HubSpot-Sequenzen-Leitfaden: So steigern Sie die Vertriebseffizienz (+ Video-Tutorials)

Sie möchten also sicherstellen, dass alle Ihre Kunden und Interessenten umgehend über eine Reihe (oder sollte ich sagen, eine Abfolge ) von Verkaufs-E-Mails kontaktiert werden.

Sie könnten in HubSpot einen Workflow einrichten, um E-Mails automatisch nach einem festgelegten Zeitplan bei einem bestimmten Auslöser zu versenden. Dies ist jedoch nicht das einzige Tool in HubSpot, das E-Mail-Folgen an Interessenten und Kunden versenden kann – es gibt auch das HubSpot Sequences-Tool.

Was sind HubSpot-Sequenzen? Wie unterscheiden sie sich von Arbeitsabläufen? Wie bieten sie einen Mehrwert für Ihr Unternehmen? Wie können Sie anfangen, sie zu nutzen?

Werfen wir einen Blick auf die Antworten auf diese Schlüsselfragen zu HubSpot-Sequenzen. Schnall dich an, denn das wird eine Reise.

Was sind HubSpot-Sequenzen?

Der Begriff „HubSpot-Sequenz“ bezieht sich auf eine automatisierte Reihe von Verkaufs-E-Mails, die von einer E-Mail-Adresse, die Sie mit Ihrem HubSpot-Posteingang verknüpft haben, an Kontakte gesendet werden. Diese E-Mail-Sequenzen sind in der Regel darauf spezialisiert, bestimmte Schwachstellen anzugehen, die der potenzielle Kunde, dem er eine E-Mail sendet, zum Ausdruck gebracht hat, um ihn besser durch den Verkaufstrichter zu bewegen.

Natürlich muss eine HubSpot-Sequenz nicht nur aus E-Mails bestehen. Sie können auch eine „Mehrkanal“-Sequenz einrichten, die Nachrichten über verschiedene Kommunikationskanäle sendet – beispielsweise Text-/SMS-Nachrichten. Eine Sequenz kann auch interne Kommunikation oder Aufgaben umfassen, die das Senden von InMail- oder Verbindungsanfragen auf LinkedIn umfassen (dafür ist ein verbundenes LinkedIn-Profil erforderlich).

Hinweis: Für den Versand von Textnachrichten sind möglicherweise separate Kommunikations-Opt-Ins des Leads oder Interessenten erforderlich, an den Sie Nachrichten senden, um den Richtlinien des Telephone Consumer Protection Act von 1991 (TCPA) zu entsprechen.

Wie unterscheiden sich Sequenzen von Workflows in HubSpot?

Dieses Tool sollte nicht mit dem Workflow-Tool verwechselt werden, das häufig für ähnliche Zwecke verwendet wird, aber neben dem Versenden von E-Mails auch über weitere Funktionalitäten verfügt. Workflows in HS können das Sequenzen-Tool tatsächlich ergänzen.

Tatsächlich nutzen viele HS-Benutzer Workflows, um Leads automatisch in ihre HubSpot-Sequenzen aufzunehmen. Normalerweise kann ein Kontakt nur in eine Sequenz aufgenommen werden, wenn ihn jemand manuell in die Sequenz einträgt.

Was ist der größte praktische Unterschied zwischen einer Sequenz und einem Workflow in HubSpot? Eine Sequenz-E-Mail wird immer von der E-Mail-Adresse gesendet, die Sie mit Ihrem HubSpot-Posteingang verknüpft haben, während Workflow-E-Mails direkt von HubSpot gesendet werden können.

Ein weiterer wesentlicher Unterschied zwischen Sequenzen und Workflows besteht darin, dass eine Sequenz den Kontakt standardmäßig abmeldet, wenn er ein Meeting bucht oder auf eine der E-Mails in der Sequenz antwortet. Dies liegt daran, dass Vertriebs-E-Mails diese Interaktionen verfolgen können, Marketing-E-Mails jedoch nicht.

Welche geschäftlichen Vorteile bietet die Verwendung von Sequenzen?

Welche Vorteile bietet die Verwendung des Sequenzen-Tools in HubSpot? Die Verwendung von Sequenzen kann Ihnen auf verschiedene Weise helfen, z. B.:

• Automatisieren Sie Nachverfolgungen für Ihr Team. Vermarkter, Kundendienstmitarbeiter und Mitglieder des Vertriebsteams sind alle unglaublich beschäftigt. Manuelles Versenden von E-Mails nacheinander, auch mit Vorlagen, bei denen lediglich ein paar Namen in der E-Mail geändert werden müssen, und dabei daran denken, dem Interessenten „X“ und die Nachricht „Y“ im Zeitfenster „Z“ zu senden, wenn Sie dies getan haben Mehr als 100 Interessenten sind unglaublich schwierig. Mit Sequenzen können Sie einfach einen Kontakt in die Sequenz aufnehmen und jeden weiteren Schritt der Sequenz automatisieren – das spart viel Zeit und Mühe, die für andere Aufgaben verwendet werden kann.
• Pflege Ihrer vertriebsqualifizierten Leads. Workflows eignen sich hervorragend für die Nachverfolgung Ihrer qualifizierten Marketing-Leads (MQLs) und unqualifizierten Leads, aber was ist mit Ihren verkaufsqualifizierten Leads (SQLs)? Wahrscheinlich möchten Sie, dass der Inhalt für diese Leads viel fokussierter und spezifischer auf sie zugeschnitten ist – und genau in diesem Bereich zeichnet sich das Sequenzen-Tool aus.
• Einblick in Sequenzinteraktionen. Das Sequenzen-Tool von HubSpot verfolgt alle Antworten und Interaktionen, die Ihre Sequenzen erhalten. Dies ist ein wesentlicher Unterschied zum Workflow-Tool, das Workflow-Interaktionen nicht automatisch verfolgt – obwohl die Interaktionen eines Leads mit bestimmten Ressourcen möglicherweise dennoch in seinem Kontaktdatensatz oder im Leistungsbericht für diese Ressource verfolgt werden. Diese Interaktionsdaten können Ihnen dabei helfen, künftige Lead-Nurturing-Bemühungen zu optimieren oder sogar ein wenig kontobasiertes Marketing zu betreiben, indem Sie diese Daten verwenden, um zielgerichtete Nachrichten speziell für sie zu erstellen.

Welche Stufe von HubSpot schaltet Sequenzen frei?

Sie sind also daran interessiert, eine Sequenz in HubSpot zu erstellen. Aber haben Sie Zugriff auf das Tool? Sequenzen sind für die folgenden HubSpot-Abonnementtypen verfügbar (Abonnementkosten in Klammern aufgeführt):

• Vertriebszentrum. Professional (450 $/Monat) oder Enterprise (1.200 $/Monat).
• Service-Hub. Professional (450 $/Monat) oder Enterprise (1.200 $/Monat).

Wenn Sie entweder Sales Hub oder Service Hub auf der Abonnementebene Professional oder Enterprise haben, herzlichen Glückwunsch! Sie haben Zugriff auf HubSpot-Sequenzen. Um auf das Tool zugreifen zu können, muss Ihnen ein „Verkaufsplatz“ oder „Serviceplatz“ zugewiesen sein. Wenn Sie sich im Sales Hub oder Service Hub befinden und die Schaltfläche „Automatisierung“ nicht angezeigt wird, wenden Sie sich an Ihren Systemadministrator und lassen Sie ihn prüfen, ob Ihnen ein Platz im Tool zugewiesen wurde.

Sie finden Ihre Sitzplatzliste sowie Angaben dazu, wer einen Sitzplatz hat, wie viele Sitzplätze verfügbar sind und mehr, indem Sie in Ihrem HubSpot-Portal auf das Zahnradsymbol klicken und im linken Navigationsbereich unter „Kontoeinrichtung“ zu „Benutzer & Teams“ gehen , und klicken Sie auf die Registerkarte „Sitze“:

Hinweis: Dieses Tool ist nicht Teil der CMS-, Marketing- oder Operations-Pakete und nicht für Konten der „Starter“-Stufe verfügbar.

Wie erstelle ich eine Sequenz?

Wie erstellt man also eine Sequenz in HubSpot? Bevor wir uns tatsächlich mit dem Tool befassen und erfahren, wie die Sequenz selbst eingerichtet wird, ist es wichtig, mit einigen Vorbereitungen für die „Vorsequenz“ zu beginnen.

Schritt 1: Beginnen Sie mit „Warum?“

Warum möchten Sie Ihren Interessenten eine Reihe von Nachrichten senden? Was ist Ihr Endziel? Während „Leads entlang des Verkaufstrichters zu Kunden zu machen“ ein weit verbreitetes Ziel ist, welche konkreten Maßnahmen sollen sie ergreifen? Es ist wichtig, dies im Hinterkopf zu behalten, da es Ihnen hilft, den Ton und den Kontext für alle Nachrichten in Ihrer Sequenz festzulegen.

Erstellen Sie beispielsweise einfach eine Folgesequenz für eine Verkaufsinteraktion? Sie können sich zum Ziel setzen, den Interessenten dazu zu bringen, ein Verkaufsgespräch oder eine Demo zu buchen. Möchten Sie einen Lead fördern, der gerade zum MQL geworden ist, indem Sie ein bestimmtes Inhaltsangebot herunterladen? Möglicherweise möchten Sie sich zum Ziel setzen, die MQL in eine SQL umzuwandeln, indem Sie andere Aktionen auf Ihrer Website ausführen lassen – und die Nachrichten Ihrer Sequenz so anpassen, dass diese Aktionen gefördert werden.

Schritt 2: Bestimmen Sie Ihre Anmeldekriterien.

Wer sollte diese bestimmten Nachrichten erhalten? Wie Workflows können Sequenzen automatisierte Registrierungskriterien nutzen, um mit dem Versenden von E-Mails, Textnachrichten und anderen Nachrichten zu beginnen, sobald ein potenzieller Kunde bestimmte Auslösebedingungen erfüllt.

Bei einer Nachbereitungssequenz für ein Verkaufsgespräch kann dies so einfach sein, dass der für den Interessenten zuständige Vertriebsmitarbeiter ihn manuell in die Sequenz einträgt. Sie können auch eine Sequenz einrichten, die ausgelöst wird, wenn ein Kontakt etwas Bestimmtes tut, wie zum Beispiel:

• Ausfüllen eines Formulars
• Besuchen Sie eine bestimmte Seite, beispielsweise eine Preisseite oder eine Demoseite
• Eintritt in eine neue Lebenszyklusphase
• Buchen Sie ein Meeting mit Ihrem Team

Schritt 3: Bestimmen Sie die Dauer der Sequenz und die Anzahl der Nachrichten.

Hier ist eine häufig gestellte Frage: Wie lang sollte eine E-Mail- (oder Nachrichten-)Sequenz sein? Die Antwort lautet: „Es kommt darauf an.“

Unterschiedliche Sequenzen haben unterschiedliche Ziele und Zielgruppen – und erfordern daher unterschiedliche Botschaften, Beharrlichkeitsgrade und sogar Aktionen innerhalb der Sequenz. Wie HubSpot in seinem eigenen Tutorial-Artikel zur Verwendung seines Sequenzierungstools feststellt: „Es gibt keinen festgelegten Zeitrahmen oder eine festgelegte Anzahl von E-Mails. Sie müssen strategisch vorgehen, was die erforderlichen Kontaktpunkte und deren Häufigkeit angeht.“

In Ihrem Prozess wird es immer zumindest ein wenig Versuch und Irrtum geben, wenn Sie herausfinden, welche Art von Botschaft bei Ihrer Zielgruppe ankommt, welche Kommunikationskanäle am besten funktionieren und wann Sie sie erreichen sollten – obwohl dies etwas ist, das die Reise eines Käufers und einen Käufer ausmacht Persona-Dokumente könnten Ihnen dabei helfen!

Schritt 4: Schreiben Sie Ihre Nachrichten für die Sequenz und laden Sie sie in HubSpot hoch.

Da Sie nun wissen, an wen Sie sich wenden und warum, ist es an der Zeit, mit dem Schreiben des Inhalts für Ihre Sequenz-E-Mails, SMS-Nachrichten und internen Benachrichtigungen zu beginnen. Hier kann die Befolgung einiger Best Practices für die E-Mail-Erstellung Ihnen dabei helfen, qualitativ hochwertige E-Mails zu erstellen, die das Engagement fördern.

Um diese Nachrichten tatsächlich verwenden zu können, müssen Sie sie in die entsprechenden Tools in HubSpot hochladen. Für E-Mails können Sie im Sequenzen-Tool eine E-Mail-Vorlage auswählen oder eine neue Vorlage erstellen. Hier ist ein Beispiel dafür, wie das aussieht:

Dieses Beispiel geht nicht auf alle Details ein, soll aber einen kurzen Überblick darüber geben, wo Sie alles finden können, was Sie für die Erstellung einer Verkaufssequenz-E-Mail von Grund auf benötigen.

Wenn Sie diese Vorlagen für Vertriebs-E-Mails erstellen, ist es oft am besten, sie einfach zu halten – als ob Sie sie gerade manuell ausgeschrieben hätten und eine kurze Rückmeldung senden würden. Die Einzelheiten ändern sich je nachdem, was Ihre Sequenz auslöst. Wenn Sie beispielsweise eine Vertriebsbesprechung nachverfolgen, können Sie die nächsten Schritte nach dem Anruf hervorheben. In der Zwischenzeit wird in einer Post-Demo-E-Mail möglicherweise um eine Antwort mit Feedback gebeten.

Schritt 5: Richten Sie jeden Schritt der Sequenz ein.

Beginnen Sie mit dem Hinzufügen Ihrer E-Mails und anderer Aktionen zur Sequenz. Es gibt mehrere Schritte, die Sie zu einer Sequenz hinzufügen können:

• Automatisierte E-Mails . Hier können Sie eine vorhandene E-Mail-Sequenzvorlage auswählen oder eine neue Vorlage erstellen.
• Manuelle E-Mail-Aufgaben . Hier senden Sie eine Erinnerung an den Kontaktinhaber, um manuell eine Folge-E-Mail an den Kontakt zu senden. Dies ist am nützlichsten für E-Mails, die eine starke Personalisierung erfordern – etwa bei der Nachbereitung eines Anrufs nach dem Verkauf, bei dem der Vertriebsmitarbeiter bestimmte Fragen und Bedenken hervorheben soll, die während des Anrufs möglicherweise aufgekommen sind.
• Aufgaben aufrufen . Richten Sie eine Erinnerung ein, damit der Vertriebsmitarbeiter/Kontaktinhaber zu einem festgelegten Zeitpunkt anruft, um mit dem Lead nachzufragen.
• Allgemeine Aufgaben . Richten Sie eine allgemeine Aufgabenerinnerung für den Kontaktbesitzer ein, die sich logisch an vorherige Aktionen in der Sequenz anschließt – z. B. die Überprüfung der Kontakteigenschaften des Leads, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand sind, das Hinzufügen des Leads zu einer manuell kuratierten Liste oder die Durchführung von Recherchen ein Lead für kontobasierte Marketinginitiativen.
• LinkedIn-Aufgaben . Wenn Sie Ihr LinkedIn-Kontoprofil verbunden haben, können Sie InMail-Aufgaben und Verbindungsanfrageaufgaben mithilfe von HubSpot-Sequenzen senden.

Um zu beginnen, klicken Sie einfach auf das kleine „+“-Symbol auf der Registerkarte „Schritte“ Ihrer Sequenz:

Schritt 7: Legen Sie Ihre Abmeldekriterien fest.

Navigieren Sie unbedingt zur Registerkarte „Automatisierung“ in Ihrem Sequenz-Tool, um Aktionen einzurichten, die Ihre Leads aus der Sequenz abmelden (damit Sie ihnen nicht weiterhin Nachrichten senden, nachdem sie das Ziel der Sequenz bereits erreicht haben). Es gibt zwei Arten von Aktionen, die Sie innerhalb einer Sequenz zum Abmelden von Kontakten verwenden können:

• E-Mail-Antwort. Sie können es so einstellen, dass ein Kontakt, der auf eine E-Mail in der Folge antwortet, automatisch von der E-Mail abgemeldet wird. Dies ist im Sequenztool standardmäßig aktiviert. Sie können es auch unabhängig einrichten, um gleichzeitig andere Kontakte desselben Unternehmens aus der Sequenz auszuschließen.
• Besprechung gebucht. Sie können einen Kontakt aus der Sequenz abmelden, wenn er ein Meeting mit Ihrem Team bucht.

Sie können das Workflow-Tool auch für detailliertere Anmelde- und Abmeldekriterien verwenden.

Schritt 8: Testen!

Okay, Sie haben alle Ihre Sequenzschritte, E-Mails, Aufgabenerinnerungen – alles hinzugefügt. Was jetzt? Es ist Zeit, die Sequenz zu testen, bevor Sie sie live übertragen, damit Kunden sie sehen können!

Testen Sie die Sequenz, bevor Sie sie starten, damit Sie sehen können, ob alles wie gewünscht funktioniert. Sie können dies tun, indem Sie einen bestimmten „Testkontakt“ auswählen, den Sie in Ihrem HubSpot-Portal eingerichtet haben, und ihn manuell für die Sequenz auswählen. Idealerweise verfügt dieser gefälschte Kontakt über eine E-Mail, auf die Sie zugreifen können, um die Automatisierung und Datenerfassung zu testen. Möglicherweise möchten Sie sich sogar für die Sequenz registrieren, um zu sehen, wie sie sich verhält.

Wann sollte ich einen Kontakt in eine Sequenz aufnehmen?

Hier ist eine häufig gestellte Frage zu Sequenzen. Wann sollten Sie jemanden für eine Sequenz anmelden und wen?

Das Wichtigste zuerst: Sie können einen Kontakt jeweils nur für eine E-Mail-Sequenz registrieren. Wenn Sie möchten, dass ein Kontakt mehrere Sequenzen abschließt, müssen Sie zunächst sicherstellen, dass er von anderen Sequenzen abgemeldet wird.

Wann sollten Sie also einen Kontakt in eine Sequenz aufnehmen? Im Allgemeinen möchten Sie einen Lead nach jeder größeren Interaktion am „Ende des Trichters“ wie einem Verkaufsgespräch oder einer Demo in eine Sequenz aufnehmen. Wenn Sie beispielsweise ein Verkaufsgespräch weiterverfolgen, möchten Sie den Kontakt so schnell wie möglich in eine Nachgesprächssequenz einbinden, damit Sie zuschlagen können, solange das sprichwörtliche Eisen heiß ist.

Eine gute Sequenz mit E-Mails und Aufgabenerinnerungen für das Vertriebsteam kann dazu beitragen, dass Ihr Unternehmen nach BOFU-Interaktionen für heiße Leads im Gedächtnis bleibt.

Können andere Teams als der Vertrieb Sequenzen verwenden?

Ja, jedes Mitglied eines Teams könnte Sequenzen als Hilfsmittel nutzen, um Kontakte zu binden. Um Sequenzen zu erstellen und auszuführen, müssen HubSpot-Benutzer jedoch Folgendes tun:

• Weisen Sie ihnen einen Sales Hub- oder Service Hub-Platz (Professional- oder Enterprise-Ebene) zu.
• Verbinden Sie ihre persönliche E-Mail-Adresse mit HubSpot – eine mit dem Konversations-Posteingang verknüpfte Team-E-Mail-Adresse kann nicht für Sequenz-E-Mails verwendet werden.
• Verfügen Sie über Berechtigungen für das Sequenzen-Tool.

Diese Anforderungen legen eine starke Grenze dafür fest, wie viele Teammitglieder das Sequenzen-Tool in Ihrem HubSpot-Portal verwenden können. Aufgrund der Einschränkung, dass Leads jeweils nur in einer Sequenz registriert werden können, ist es außerdem wichtig, sorgfältig zu entscheiden, wer Sequenzen erstellen kann und an welchen Punkten der Käuferreise Sie in eine Sequenz aufgenommen werden.

Ein weiterer wichtiger Hinweis ist, dass alle Aufgaben in einer Sequenz dem HS-Benutzer zugewiesen werden, der den Kontakt in dieser Sequenz registriert hat. Daher ist es wichtig sicherzustellen, dass die richtigen Teammitglieder die Sequenz erstellen und Kunden/Interessenten dafür anmelden.

Wie viele E-Mails können hintereinander verwendet werden?

Sie fragen sich vielleicht, wie viele E-Mails Sie hintereinander versenden können. Während Sie eine praktisch unbegrenzte Anzahl von E-Mails in einer Sequenz zusammenfassen können, gibt es feste Grenzen dafür, wie viele Sequenz-E-Mails Sie an einem Tag senden können, abhängig von Ihrem HubSpot-Abonnementtyp und den täglichen Sendelimits Ihres E-Mail-Anbieters.

Hier sind die Reihenfolge der E-Mail-Obergrenzen für HubSpot-Benutzer:

• Vertriebs- oder Service-Hub-Experte. 500/Tag
• Vertriebs- oder Service-Hub-Unternehmen. 1.000/Tag

Beachten Sie, dass „Tag“ in diesem Zusammenhang ein fortlaufender 24-Stunden-Zeitraum ist – es gibt keine festgelegte Tageszeit, zu der Ihr Limit zurückgesetzt wird.

Da diese E-Mails aus Ihrem persönlichen Posteingang gesendet werden, kann es zu weiteren Einschränkungen hinsichtlich der Anzahl der E-Mails kommen, die Sie senden können. Hier ist die Liste der Ratenbegrenzungen für verschiedene E-Mail-Anbieter von HubSpot:

• Gmail kostenlos: 350/Tag
• Google Apps: 1.000/Tag
• Exchange-Posteingang: 1.000/Tag
• Allgemeiner Posteingang: 1.000/Tag

Wenn Sie also einen persönlichen E-Mail-Posteingang zur Verwendung mit Sequenzen verknüpfen, ist es wichtig, die Beschränkungen zu berücksichtigen, die Ihr E-Mail-Anbieter für den persönlichen E-Mail-Versand festlegt.

Je nach verwendetem Posteingang können auch E-Mails Größenbeschränkungen unterliegen. Daher ist es eine gute Idee, die Anzahl der hin- und hergesendeten E-Mails zu minimieren, um diese Einschränkungen zu vermeiden und jede E-Mail so kurz und prägnant wie möglich zu halten.

Wo kann ich die Leistung meiner Sequenzen sehen?

Okay, Sie haben Ihre erste Sequenz erstellt. Wo können Sie die Leistung überprüfen? Sie können dies ganz einfach über die Registerkarte „Verwalten“ Ihres Sequenzen-Tools tun. Hier ist eine kurze Videoanleitung zur Überprüfung der Sequenzleistung:

Die Schritt-für-Schritt-Anleitung besteht darin:

• Klicken Sie in Ihrer HubSpot-Navigationsleiste auf „Automatisierung“.
• Klicken Sie im Dropdown-Menü auf „Sequenzen“.
  • Hier in der Hauptansicht können Sie die Einschreibung, die Antwortrate und die Besprechungsrate sehen.
• Navigieren Sie zu der Sequenz, die Sie überprüfen möchten, und klicken Sie darauf.
• Klicken Sie auf die Registerkarte „Leistung“.
  • Hier finden Sie detailliertere Informationen zu Registrierungen, Öffnungsraten, Bounces, No-Response-Raten und der Leistung einzelner Schritte in der Sequenz.

Sie können auch Ihre Gesamtsequenzleistung überprüfen und eine Liste hochaktiver Kontakte anzeigen, indem Sie in der Hauptansicht des Sequenzmenüs auf „Analysieren“ klicken:

Wie bearbeite ich eine aktive Sequenz?

Haben Sie etwas in Ihrer Sequenz vergessen oder eine Möglichkeit gefunden, sie zu verbessern? Keine Sorge, Sie können eine aktive Sequenz bearbeiten. Eigentlich ist es ganz einfach: Gehen Sie einfach zur Registerkarte „Schritte“ Ihrer aktiven Sequenz und nehmen Sie alle gewünschten Ergänzungen oder Änderungen vor.

Beachten Sie jedoch, dass beim Bearbeiten einer aktiven Sequenz alle Änderungen NUR für Kontakte wirksam werden, die registriert werden , nachdem Sie Ihre Änderungen an der Sequenz gespeichert haben. Jeder, der gerade an der Sequenz teilnimmt, erhält weiterhin die alte Version davon und alle darin enthaltenen Inhalte.

Angenommen, Sie haben eine zusätzliche E-Mail eingefügt, den Inhalt einiger Nachrichten geändert und die Verzögerungen bei Ihren anderen E-Mails in der Folge verkürzt, sodass die Gesamtzeit immer noch gleich bleibt. Wenn Sie auf „Speichern“ klicken, ändert sich Ihre Reihenfolge, da jeder zukünftige Kontakt über diese zusätzliche E-Mail, neuen Inhalt und die kürzere Nachrichtenverzögerung verfügt.

Allerdings erhält jeder, der sich bereits im Workflow befindet, weiterhin die „veraltete“ Version davon. Wenn Sie möchten, dass sie die aktualisierte Version erhalten, müssen Sie sich abmelden und die Sequenz erneut durchlaufen.

Wie kann ich Kontakte in Sequenzen registrieren bzw. abmelden?

Im Sequenzen-Tool selbst besteht die primäre Möglichkeit, einen Kontakt in eine Sequenz aufzunehmen, darin, dies manuell zu tun. Klicken Sie einfach auf die orangefarbene Schaltfläche „E-Mail-Kontakte senden“ und wählen Sie aus dem Menü, das von rechts eingeblendet wird, die Kontakte aus, die Sie registrieren möchten. Hier ist ein Beispiel dafür:

Sie werden feststellen, dass ich, bevor ich jeden Kontakt in die Sequenz aufnehmen konnte, zunächst fehlende Informationen ergänzen musste. Das liegt daran, dass diese Sequenz eine E-Mail zur Nachbereitung einer Besprechung enthielt, sodass ich meine Besprechungsnotizen in diese Sequenz hochladen musste, bevor sie gesendet werden konnte.

Die Abmeldung von einer Sequenz erfolgt automatisch, wenn ein Kontakt auf eine E-Mail in der Sequenz antwortet oder ein Meeting bucht. Hier ist ein Video, das die Registerkarte „Automatisierung“ im Sequenzverwaltungstool zeigt:

Möglicherweise ist Ihnen in den QuickInfos aufgefallen, dass die Auslöser „E-Mail-Antwort“ und „Meeting gebucht“ nicht deaktiviert werden können, da beide in jeder Sequenz verwendet werden. Die mittlere Option zum Abmelden aller Kontakte bei demselben Unternehmen kann jedoch nach Ihrem Ermessen aktiviert oder deaktiviert werden.

So steuern Sie die Registrierung mithilfe von Workflows

Sie können Workflows auch verwenden, um Kontakte in eine Verkaufssequenz einzubinden – praktisch jeder Auslöser, den Sie im Workflow-Tool verwenden könnten, könnte also auch ein Auslöser für den Start einer Verkaufssequenz sein.

Einige HubSpot-Benutzer finden die Wenn/Dann-Logikzweige von Workflows möglicherweise unglaublich nützlich für ihre Verkaufssequenzen. Angenommen, Sie möchten ändern, wie mit einem Kontakt umgegangen wird, je nachdem, ob er derzeit noch in eine Verkaufssequenz eingeschrieben ist. Gehen Sie dazu zu Ihrem Workflow-Tool und folgen Sie dem Teil des Workflows, der den Kontakt einschreibt Legen Sie in der Sequenz eine angemessene Verzögerung für den Abschluss der Sequenz fest und verwenden Sie dann einen Wenn/Dann-Logikzweig, um die nächsten Schritte zu bestimmen.

In diesem Beispiel sehen Sie, wie es aussieht, wenn ich dies darauf stütze, ob der Kontakt derzeit in einer Sequenz registriert ist:

Von hier aus kann ich den Interessenten in einer anderen Sequenz registrieren, seinen Lebenszyklusstatus ändern oder noch mehr Wenn/Dann-Zweige hinzufügen, um bestimmte Sequenzergebnisse zu berücksichtigen.

Um die Abmeldung mithilfe von Workflows zu erzwingen, erstellen Sie einfach einen neuen Workflow mit einem Auslöser, den Sie zum Erzwingen der Abmeldung verwenden möchten. Da Kontakte immer nur in einer Reihenfolge registriert werden können, sind keine weiteren Anpassungen erforderlich.

Hier ist ein kurzes Video-Tutorial:

Warum sollten Sie das tun wollen? Ein Grund könnte darin bestehen, dass Kontakte in eine andere Reihenfolge aufgenommen werden. Das oben gezeigte Workflow-Beispiel erzwingt die Abmeldung von einer Sequenz, sodass der Interessent in einer anderen Sequenz registriert werden kann, wenn er eine bestimmte Aktion auf der Website ausführt (in diesem Fall das Ausfüllen eines Formulars). Auf diese Weise können Workflows Ihnen helfen, die Aufnahme von Kontakten in eine bestimmte Reihenfolge basierend auf ihren Aktionen automatisch zu priorisieren, anstatt dies manuell von jemandem verwalten zu lassen.

Wie nutze ich Mehrkanalsequenzen?

Die Nutzung einer „Multi-Channel“-Sequenz ist so einfach wie das Einbinden von SMS- oder Social-Media-Nachrichten und anderen manuellen Erinnerungen an Kommunikationsaufgaben in Ihre Sequenz. Klicken Sie einfach auf das „+“-Symbol und fügen Sie die Art der Nachricht hinzu, die Sie einschließen möchten, oder eine Aufgabenerinnerung für den Kontaktinhaber, eine Mitteilung über einen anderen Kanal zu senden.

Wie verwalte ich die in einer Sequenz registrierten Kontakte?

Auf der Registerkarte „Anmeldungen“ können Sie einzelne Kontakte manuell abmelden, bearbeiten oder eine Sequenz anhalten. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Namen des Kontakts und Ihnen wird eine Schaltfläche „Aktion“ angezeigt. Klicken Sie auf diese Schaltfläche und Sie haben die Möglichkeit, den Kontakt zu bearbeiten, zu pausieren oder aus der Sequenz abzumelden. Hier ist ein kurzes Video:

Nehmen wir an, Sie haben vergessen, eine der E-Mails in der Sequenz richtig zu personalisieren. Sie können die Sequenz für diesen bestimmten Lead bearbeiten, um den Fehler zu korrigieren, oder die Sequenz anhalten, um etwas mehr Zeit zu gewinnen.

Sie können auch auf den Namen des Kontakts auf der Registerkarte „Registrierung“ klicken, um direkt zu seinem Kontaktdatensatz zu gelangen und dort basierend auf seinen Antworten auf Ihre Sequenz-E-Mails oder andere Mitteilungen manuelle Änderungen daran vorzunehmen.

Wie sollte Ihr Vertriebsteam HubSpot-Sequenzen nutzen?

Da Ihr Vertriebsteam von allen anderen Teams am häufigsten Sequenzen verwenden wird, welche „Best Practices“ sollten sie befolgen? Hier sind ein paar Tipps, die Ihrem Team helfen sollen, das Sequenzen-Tool optimal zu nutzen:

• Stellen Sie sicher, dass Vertriebsmitarbeiter sowohl Sitze als auch Berechtigungen haben. Bevor er eine Sequenz erstellen kann, muss einem Vertriebsmitarbeiter ein Vertriebs- oder Serviceplatz in Ihrem HubSpot-Portal zugewiesen werden. Darüber hinaus müssen sie Zugriff auf das Sequenzen-Tool in Ihrem Portal haben. Wenn eine dieser Voraussetzungen nicht erfüllt ist, können sie das Tool nicht verwenden – es erscheint für sie möglicherweise nicht einmal im Menü!
• Lernen Sie Ihre Buyer Personas wirklich kennen. Die Entwicklung einer Buyer-Persona ist für die Erstellung aussagekräftiger Botschaften für Ihre potenziellen Kunden von entscheidender Bedeutung. Um die Interaktion mit Ihrer Kommunikation zu fördern, ist es entscheidend zu wissen, wer sie sind, was ihre größten Sorgen sind und wie man mit ihnen spricht.
• Personalisieren Sie E-Mail-Inhalte. Achten Sie darauf, die E-Mails in einer bestimmten Reihenfolge zu personalisieren, damit sie den spezifischen Anliegen entsprechen, von denen Sie wissen, dass sie Ihnen ein potenzieller Kunde mitgeteilt hat. Dies kann wirklich dazu beitragen, dass Ihre Sequenz beim Empfänger Anklang findet.
• Sparen Sie Zeit und erstellen Sie E-Mail-Vorlagen. Erstellen Sie eine Vielzahl von E-Mail-Nachrichtenvorlagen mit Personalisierungs-Tokens und einfachen Stellen zum Kopieren/Einfügen wichtiger Besprechungsnotizen in die E-Mail. Dies kann Ihnen helfen, etwas Zeit zu sparen. Wenn Sie außerdem wissen, welche Art von Informationen Sie in Ihre personalisierten Sequenzen aufnehmen müssen, können Sie Ihre Notizen unter Berücksichtigung dieser Platzhalter verfassen.
• Nachverfolgen. Stellen Sie sicher, dass Sie während der Sequenz eine Erinnerungsaufgabe festlegen, um den Interessenten zu überprüfen und nach Möglichkeit direkt mit ihm zu kommunizieren. Manchmal kann es vorkommen, dass ein Lead aufgrund einer Situation, die außerhalb seiner Kontrolle liegt, ins Stocken gerät und einfach vergisst, auf eine E-Mail zu antworten (oder er verpasst, dass sie in seinem Posteingang ankommt). Eine abschließende Aufgabe vom Typ „Überprüfung dieses Leads“ hilft Ihnen, in Kontakt zu bleiben und den Überblick zu behalten.
• Erstellen Sie Erinnerungssequenzen für Besprechungen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kontakte, die ein Meeting buchen, es nicht vergessen! Erstellen Sie eine Erinnerungssequenz für Besprechungen, um zu verhindern, dass sie versehentlich den Termin doppelt buchen oder die Startzeit der Besprechung verpassen.

Die besten HubSpot-Sequenzen, die Ihr Vertriebsteam erstellen muss

Was sind also die wichtigsten Arten von Sequenzen, die Ihr Vertriebsteam jetzt erstellen muss ? Es gibt viele verschiedene Dinge, die Sie mit Sequenzen machen können, aber einige der am besten zu erstellenden Sequenztypen sind:

E-Mail-Sequenzen fördern

Hierbei handelt es sich um eine Sequenz, die darauf abzielt, einen neuen Kontakt, der noch nicht ganz „vertriebsbereit“ ist, dabei zu unterstützen, ihn entlang des Trichters zu einem MQL oder SQL zu entwickeln. HubSpot empfiehlt diese Art von Sequenz für „Unternehmen, die kurze Verkaufszyklen haben, wie viele Konsumgüter oder sogar einfache B2B-Technologien.“

Engagement-E-Mail-Sequenzen

Möchten Sie eine Beziehung zu einem Ihrer Interessenten aufbauen? Eine Verlobungs-E-Mail-Sequenz könnte das Richtige für Sie sein. Ähnlich einer Lead-Nurturing-E-Mail-Sequenz fördert eine Engagement-Sequenz die Interaktion mit Ihrer Website und den darauf befindlichen Inhalten, um Ihr Unternehmen für diesen Lead im Gedächtnis zu behalten. Was Sie hier suchen, sind Kontakte, die E-Mails öffnen, anklicken und beantworten. Diese Kontakte sollten bei der Aufnahme in zukünftige Sequenzen Vorrang haben.

Erinnerungssequenzen für Besprechungen

Wie bereits erwähnt: Wenn jemand ein Meeting bucht, möchten Sie sicherstellen, dass er es nicht vergisst! Erstellen Sie eine Besprechungserinnerungssequenz, die am Tag vor und am Morgen der Besprechung automatische Besprechungserinnerungen an Kontakte sendet, damit diese diese nicht versehentlich verpassen (und senden Sie in der Sequenz auch einige Aufgabenerinnerungen an Ihr eigenes Team)!

Workflows können ein nützliches Werkzeug für die Planung der Registrierung in solchen Sequenzen sein, indem sie die Abmeldung von anderen Sequenzen erzwingen und den Kontakt in dieser Sequenz registrieren.

Folgesequenzen für Besprechungen

Lassen Sie nicht zu, dass ein Kontakt Sie nach dem Meeting vergisst! Erstellen Sie eine Folgesequenz für Verkaufs- oder Demo-Meetings, die eine einfache Liste der „nächsten Schritte“ für Sie und Ihre Kontakte enthält, denen Sie folgen können, und halten Sie sie auf dem Laufenden, bis Sie den begehrten Status „Deal abgeschlossen“ erreichen.

Konvertierungs-E-Mail-Sequenzen

Möchten Sie, dass Ihre Kontakte eine bestimmte Aktion ausführen (z. B. ein Meeting buchen, eine Demo planen oder ein Formular/eine Umfrage ausfüllen)? Das ist eine Aufgabe für eine Conversion-E-Mail-Sequenz! Sie sollten sicherstellen, dass sich der gesamte Text der Sequenz um die gewünschte Aktion dreht, sodass es keine Ablenkungen gibt.

Aufgabenerinnerungssequenzen

Vertriebsmitarbeiter sind oft unglaublich damit beschäftigt, verschiedene Interessenten zu erreichen, ihre Terminkalender zu jonglieren und im Allgemeinen großartig darin zu sein, den Speck nach Hause zu bringen. Daher kann es leicht passieren, dass ein Mitarbeiter versehentlich vergisst, sich nach einem Meeting an einen bestimmten Interessenten zu wenden oder eine Kontakteigenschaft im HubSpot-Tool zu ändern.

Hier kann das Erstellen einer Aufgabenerinnerungssequenz oder das Einbinden von Aufgabenerinnerungsschritten in eine bestehende Sequenz hilfreich sein. Durch die Verwendung von Aufgabenerinnerungen behält Ihr Team den Überblick über die wichtigsten Folgeaufgaben nach der Interaktion.

E-Mail-Sequenzen zur Wiedereingliederung

Angenommen, ein Lead bleibt kalt, was können Sie tun? Das Versenden von Re-Engagement-E-Mails an Leads, die längere Zeit nicht mit Ihrer Marke interagiert haben, kann eine gute Möglichkeit sein, sie daran zu erinnern, wer Sie sind, was Sie für sie tun können, und das Interesse wiederzuwecken.

Wenn ein Kontakt nach Ende der Sequenz immer noch nicht mit Ihrer Marke interagiert, ist es möglicherweise an der Zeit, ihn als Marketingkontakt zu entfernen, um Ihre E-Mail-Liste gesund zu halten (und zu vermeiden, dass Ihr Kontaktlimit erreicht wird).

Grundlegende HubSpot-Sequenzressourcen

Wenn Sie nach weiteren Tutorials und Ressourcen zur Verwendung von Sequenzen suchen, finden Sie hier einige, die Ihnen den Einstieg erleichtern sollen:

• HubSpot Academy: Sequenzen
  • Gewinnen Sie die Aufmerksamkeit des anspruchsvollen Käufers von heute
  • Orchestrieren Sie Ihre Öffentlichkeitsarbeit mit Sequenzen und Aufgaben
• HubSpot-Wissensdatenbank: Sequenzen
• HubSpot-Community: Sequenzen

Zu vermeidende Fallstricke bei der HubSpot-Sequenz

Schnelle Bonuszeit für Inhalte: Was sind einige der größten Fehler, die Sie bei der Verwendung des Sequenztools vermeiden sollten? Hier sind einige davon, die Sie vermeiden sollten:

• Überprüfen Sie E-Mail-Vorlagen nicht, bevor Sie den Kontakt registrieren. Das ist uns allen schon einmal passiert: Wir arbeiten hektisch eine Aufgabe ab und klicken in einer E-Mail oder Sequenz auf „Senden“, wenn darin ein schwerwiegender Fehler vorliegt. Beispielsweise könnte es sein, dass Sie versehentlich eine Erinnerung zur Nachbereitung einer Besprechung mit einem Platzhaltertext an die Stelle senden, an der sich Ihre Beobachtungen/Notizen aus der Besprechung befinden sollen. Während Sie die Nachrichten in einer Sequenz für einen bestimmten Kontakt bearbeiten können , nachdem dieser registriert wurde, besteht die beste Lösung darin, zunächst die gesamte Sequenz noch einmal zu überprüfen, da es dann zu spät ist, bereits empfangene Nachrichten zu korrigieren.
• Fehler in der Betreffzeile. HubSpot hat eine Liste der sieben Todsünden von E-Mail-Betreffzeilen zusammengestellt, die häufig die Öffnungs- und Interaktionsraten von E-Mails beeinträchtigen. Die wichtigsten Dinge, die Sie vermeiden sollten, sind:
  • Betreffzeilen sind zu lang (maximal 70 Zeichen, kürzer ist jedoch besser)
  • Irreführende Betreffzeilen (die Betreffzeile sollte genau widerspiegeln, was der Leser sieht, wenn er die E-Mail öffnet)
  • Seien Sie ZU verkaufsorientiert und geben Sie keinen Hinweis darauf, warum Sie Kontakt aufnehmen (Leser neigen dazu, E-Mails, bei denen es sich offensichtlich um unaufgeforderte Versuche der Kontaktaufnahme handelt, automatisch zu ignorieren oder zu löschen).
  • Betreffzeilen sind zu allgemein gehalten (potenzielle Interessenten erhalten wahrscheinlich jede Woche Hunderte von E-Mails von anderen in Ihrer Branche, daher müssen Ihre E-Mails hervorstechen)
• Empfänger mit zu vielen E-Mails bombardieren. Wenn Sie einer Sequenz zusätzliche Schritte hinzufügen, beträgt die typische Verzögerung standardmäßig einen Tag. Einige Empfänger mögen ein so häufiges Kommunikationstempo möglicherweise nicht, es sei denn, sie haben einen dringenden Bedarf, bei dem Sie ihnen helfen. Wenn Sie zu viele E-Mails in zu kurzer Zeit versenden, steigt möglicherweise Ihre Abmelderate.
• E-Mails nicht schnell genug versenden. Am anderen Ende des Spektrums liegt das Versäumnis, E-Mails schnell genug an einen potenziellen Kunden zu senden. Eine zu lange Verzögerung nach einer Interaktion (insbesondere einem Verkaufs- oder Demo-Meeting) kann die Interaktion mit Ihrer Sequenz zerstören. Daher ist es wichtig, diese Art von Interaktionen so schnell wie möglich nachzuverfolgen. Die Verwendung eines Workflows zum Erstellen einer Aufgabenerinnerung für Kontaktbesitzer, um den Betreff in eine Sequenz aufzunehmen, kann dabei hilfreich sein.
• Verwenden von Small Talk in einer Sequenz-E-Mail. Sie haben nur begrenzten Platz in einer E-Mail-Sequenz und Ihre potenziellen Kunden haben nur begrenzte Zeit und Aufmerksamkeit, die sie Ihnen schenken können. Daher ist es am besten, zu Beginn einer Sequenz-E-Mail zu viel „Smalltalk“ zu vermeiden. Auch wenn ein bisschen Smalltalk auf der Grundlage eines tatsächlichen Meetings für die Erstellung personalisierter Inhalte von unschätzbarem Wert sein kann, wird eine lange Hetzrede über das Wetter, Gefühle oder andere nicht zusammenhängende Themen Ihren Leser dazu veranlassen, sich sofort umzuschauen.
• Es wird versucht, einen Kontakt gleichzeitig in mehrere Sequenzen aufzunehmen. Denken Sie daran: Ein Kontakt kann jeweils nur in einer Reihenfolge vorliegen. Damit sie in eine neue Sequenz eingefügt werden können, müssen sie zunächst aus der Sequenz, in der sie sich befinden, abgemeldet werden. Daher ist es wichtig, mit Ihren Sequenzen umsichtig umzugehen und sicherzustellen, dass Sie Ihre Kontakte nicht in zu viele Sequenzen einordnen davon zum gleichen Zeitpunkt.

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