Die 10 wichtigsten Dokumente, die Produktmanager vorbereiten müssen

Die schriftliche Kommunikation mit dem Engineering ist überlegen, weil sie über das gesamte Produktteam hinweg konsistenter ist, nachhaltiger ist und die Verantwortlichkeit erhöht.“ – Ben Horowitz

Wie Ben Horowitz treffend zusammenfasst, ist schriftliche Kommunikation wie ein Fluss, der jeden eintaucht, der mit ihm in Kontakt kommt. Dasselbe gilt auch in einem Geschäftsszenario.

Schriftliche Kommunikation ist in der Tat eine einheitlichere Möglichkeit, Informationen über eine Software auszutauschen, die jedem Teammitglied bekannt sein sollte. Aus diesem Grund investieren Produktmanager ihre Zeit in die Dokumentation aller Aufgaben rund um die Software.

Es versteht sich, dass das Erstellen mehrerer Dokumente für zahlreiche Prozesse dazu beiträgt, den gesamten Entwicklungsprozess organisiert zu halten und unvorhergesehene Probleme zu vermeiden, die durch Missverständnisse verursacht werden.

Um die Bedeutung der Dokumentation für Produktmanager zu bestimmen, schauen wir uns einige der Vorteile an, die sich daraus ergeben.

Warum sollten sich Produktmanager auf die Dokumentation konzentrieren?

• Um eine präzise Produktvision zu entwickeln – Dokumentation hilft Produktmanagern, die Antworten auf alle „Warums“ in Projekten zu finden, die sich um das Hauptprodukt drehen. Alles schreiben hilft den Produktmanagern, wichtige Entscheidungen zu treffen und Antworten auf Fragen wie „Für wen ist das Produkt? “ und „Warum muss die App entwickelt werden?“. Dadurch werden Verwechslungen und Fehler ausgeschlossen.

• Eine große Hilfe bei der Planung – „Sie können nicht davon ausgehen, dass Ihr Produkt die beste Lösung ist – Sie müssen es planen.“ Jetzt ist vor allem die Planung von größter Bedeutung. Wenn Manager ihre Vision klar und eloquent dokumentieren, indem sie Geschichten, Sprints und Ziele erstellen, ist das gesamte Entwicklungsteam in der Lage, eine Software zu erstellen, die auf die Bedürfnisse der Benutzer abgestimmt ist.

• Unterstützt die rechtzeitige Ausführung – Pläne sind zwecklos, wenn sie nicht rechtzeitig und auf die richtige Weise umgesetzt werden. Um eine App-Vision in eine reale und gut funktionierende Anwendung zu verwandeln, verwendet ein Produktmanager die Dokumentation und stellt eine schriftliche Kommunikation mit Designern, Ingenieuren usw. her, um sie in die richtige Richtung zu lenken und die gut formulierten Pläne auszuführen.

• Macht Teammitglieder verantwortlich – Indem die Dokumentation aller Aufgaben im Zusammenhang mit dem Produkt intakt bleibt, kann ein Produktmanager auf eine Fülle von Informationen darüber zugreifen, welche Teammitglieder was tun, und sie für ihren Anteil an Aufgaben verantwortlich machen. Halten Sie alles fest, um die Dinge einfach und transparent zu halten.

• Die Bedürfnisse der Kunden werden erfüllt – Durch die Dokumentation von der App-Idee bis zur Planung können Produktmanager leicht darauf zugreifen, welche Funktionen in die Anwendung aufgenommen werden sollten und welche Funktionen jeweils ausgeführt werden müssen. Später können sie diese Einschätzung detailliert und übersichtlich an das Team weitergeben, damit das Endprodukt genau das ist, was die Benutzer brauchen.

Meistgenutzte Dokumente von Produktmanagern

1. Dokumente zur Wettbewerbsanalyse

„Eine Möglichkeit, Ihren tatsächlichen Vorteil zu ermitteln, besteht darin, eine Wettbewerbsanalyse durchzuführen.“

Die Wettbewerbsanalyse umfasst die Untersuchung der Produkte und Dienstleistungen der Wettbewerber, des Marktanteils sowie ihrer Stärken und Schwächen. Ein Wettbewerbsanalysedokument wird einschließlich aller oben genannten Parameter erstellt, um es mit der gesamten Entwicklung zu teilen. Ein Produktmanager entscheidet erst, nachdem er die Wettbewerber ausgiebig studiert hat, wie ihre App oder Software aussehen soll.

Die Tabelle eines Mitbewerbers im Dokument könnte etwa so aussehen:

• Name des Wettbewerbers
• URL der Website des Wettbewerbers
• Genaue Anzahl der Benutzer, die es hat (um die Effektivität seiner Produkte und Dienstleistungen abzuschätzen)
• Dauer der Marktpräsenz des Wettbewerbers
• Besonderheiten und Spezialität der Wettbewerber
• Service-/Produktkosten
• Verschiedene Anmerkungen

Der Inhalt des Dokuments kann sich erheblich unterscheiden, da es mehrere Arten von Analysen gibt, die Produktmanager durchführen. Einige der bekanntesten sind die Fähigkeitsanalyse, die Wettbewerbslandschaft, die Analyse der Wettbewerbsdifferenzierung, die Imitability Ladder und die Value Proposition-Analyse.

2. Produktstrategie- und Visionsdokumente

Die Produktvision ist etwas, das ein Bild von der Zukunft des Produkts zeichnet, das wir zu schaffen streben. Es kann in Form eines Storyboards, einer Erzählung oder eines Prototyps vorliegen, der darauf abzielt, Teams, Investoren und Partner für das Produkt zu begeistern.

Produktstrategie ist die Abfolge von Produkten, die erstellt werden sollen, bis das Endprodukt erreicht ist.

Eine der besten Fähigkeiten kompetenter Produktmanager ist es, eine Produktvision zu erstellen, aber nicht nur das. Sie müssen auch eine überzeugende Produktstrategie entwickeln, um eine klare Perspektive über das Produkt zu vermitteln. Die Produktvision muss inspirierend und die Produktstrategie sehr zielgerichtet sein. Daher werden Dokumente erstellt, um alle Daten aufzuzeichnen, die sich auf die Erforschung des möglichen Produkts beziehen und wie eine Vision in die Realität umgesetzt werden kann. In erster Linie werden diese Dokumente mit den Stakeholdern zum Feedback geteilt.

3. Spezifikationen und Produktanforderungsdokumente (PRDs)

Produktanforderungsdokumente sind All-in-One-Place-Dokumente, um die unterschiedlichen Elemente einer App an einem Ort zusammenzuführen. Spezifikationsdokumente sind die gängigsten Arten von Dokumenten, die unter anderem eine Beschreibung der Funktionen der Apps enthalten.

Jede PRD kann sich voneinander unterscheiden. Diese Dokumente umreißen die Aussagen zu Forschungsproblemen, Erfolgsmetriken, die Liste der MVP-Funktionen , Details zur technischen Implementierung und so weiter.

PRDs vereinen jeden Schritt im vollständigen Bild des Produkts, zusammen mit der Wahl, ob bestimmte Merkmale eingeschlossen oder ausgeschlossen werden sollen, und identifizieren potenzielle Probleme. Produktmanager visualisieren die für Projektentwicklungsprozesse benötigte Zeit, verstehen das für die Entwicklungsprozesse benötigte Budget und entwickeln mithilfe dieses Dokuments ein umfassendes gegenseitiges Verständnis zwischen Kunden und dem Entwicklungsteam.

4. OKRs, KPIs, Erfolgskennzahlen

OKR, Akronym für Objective & Key Result, ist eine Methode, die von Produktmanagern verwendet wird, um die Ziele festzulegen und dann auf die Ergebnisse des laufenden Produktentwicklungsprozesses zuzugreifen. Das Ziel führt das Team zu den Zielen und die Ergebnisse zeigen, ob die Ziele erreicht wurden oder nicht. Es beinhaltet zwei Fragen, die dabei beantwortet werden – „Wohin wollen Sie?“. und "Bist du dort angekommen oder nicht?"

KPI (Key Performance Indicator) hingegen ist eine Art Leistungsmessung für den Erfolg des laufenden Entwicklungsprozesses. Einige Beispiele für KPIs sind Customer Lifetime Value und Trial-to-Customer Conversion Rate im Vertrieb, Web-Traffic und Conversion Rate im Marketing usw. Die jeweiligen Dokumente enthalten alle diese Ziele und ihre während des Prozesses erzielten Ergebnisse.

5. Roadmap-Dokumente

Bildquelle: Produktplan

RoadMaps sind eines der wichtigsten und wichtigsten Dokumente, die von Produktmanagern erwartet werden. Eine Roadmap ist eine Möglichkeit, das Team über die Bedeutung des Produkts zu informieren.

Ein Produktmanager entwickelt einen Produktlebenszyklus, der erklärt, was wann zu tun ist und wie der gesamte Prozess abläuft. Eine Roadmap ist ein zusammengestelltes Dokument aller Projekte, die entwickelt wurden, um eine Software oder Anwendung erfolgreich zu erstellen. Es ist ein von Produktmanagern geschaffener Weg, dem das gesamte Team folgt. Diese können als Word-Dokumente und -Decks erstellt werden.

6. Dokumente zu Entwürfen und Prototypen

Es ist schwer, etwas zum ersten Mal festzunageln. Und das gilt auch für das Produktdesign . Die anfängliche Idee ist möglicherweise nicht die endgültige, da während des Prozesses Tausende von Variationen stattfinden. Daher müssen Produktmanager ein Dokument führen, das alle Änderungen und Änderungen enthält, die am Produktdesign vorgenommen wurden.

Das Erstellen von Produktprototypen ist für Produktmanager ganz anders als für Ingenieure oder Designer. Beim Prototyping setzen Produktmanager die Erwartungen richtig und ebnen dem Team einen Weg, den sie beschreiten können.

Wenn Sie sich fragen, warum der Produktmanager ein App-Prototypdokument erstellen muss, sehen Sie sich einige Vorteile an, die dies mit sich bringt –

• Eliminierung des Risikos einer Fehlinterpretation
• Schnelle Iterationen
• Rechtfertigung der Konzepte früh im Prozess
• Höhere Qualität des technischen Feedbacks

7. User Journey- und Stories-Dokumente

User Stories und Customer Journey Maps sind zwei wichtige Werkzeuge, die zur reibungslosen Entwicklung jeder Anwendung oder Software beitragen. Produktmanager erstellen und verwalten Dokumente für diese beiden Rollen, um jedes noch so kleine Detail festzuhalten.

In den User-Story-Dokumenten werden die Möglichkeiten der Gründe untersucht, warum ein Benutzer eine bestimmte Funktion verwenden würde. Produktmanager erstellen die Dokumentation aller möglichen Katalysatoren, die dazu führen würden, dass der Benutzer eine Funktion der Anwendung verwendet. Wir könnten es als eine User Journey auf mikroskopischer Ebene betrachten.

Während in der User Journey die gesamte User Experience vom Kauf/Download des Produkts bis zur Nutzung seiner Features in einem Dokument abgebildet wird. Dies hilft Produktmanagern, es ihrem Team und interessierten Parteien (Stakeholder usw.) näher zu erläutern und ihr Vertrauen in das Produkt aufzubauen.

8. Versionshinweise und Geltungsbereich

Bildquelle: Produktplan

Wie der Name schon sagt, sind Versionshinweise die Dokumente, die mit der Veröffentlichung von improvisierten Anwendungen veröffentlicht werden. Produktmanager stellen dieses Dokument zusammen, um Benutzer über neue Spezifikationen und behobene Fehler zu informieren und die Anwendung nach dem Upgrade zu bewerben. Kein Dokument gleicht dem anderen, denn die Anwendungen unterscheiden sich stark voneinander.

Scope Notes werden auch als Scope of work document bezeichnet. Darin skizzieren Manager den Leistungsumfang, den eine Anwendung oder eine Software besitzt. Was diese Funktionen erleichtern und so weiter.

9. Interne Leitfäden und FAQs

Diese privaten internen FAQs sind für die Stakeholder vorbereitet, um sie über den gesamten Produktentwicklungsprozess auf dem Laufenden zu halten. Das Format dieser FAQs ist sehr vereinfacht. Dies kann Wireframes eines Produkts mit einer starken UX-Komponente oder einen Link zum Teilen von Wireframe-Dokumenten enthalten.

Diese internen Leitfäden enthalten alle Daten darüber, wie die Dinge im Entwicklungsprozess funktionieren. Es erfüllt zwei Funktionen, die für Produktmanager wichtig sind – es stellt sicher, dass Daten so aufgezeichnet werden, dass eine einfache Übergabe zwischen den Mitgliedern erleichtert wird, und dient als Referenz für nach außen gerichtete Rollen, um Kunden wie Vertrieb, Marketing, Kundensupport usw. zu unterstützen was nicht.

10. Leitfaden zur Kundenorientierung

Customer-Facing Guide ist ein Benutzerhandbuch in einfachen Worten. Es obliegt den Produktmanagern, dieses Dokument zu erstellen, das Anweisungen zur Verwendung dieser entwickelten Anwendung enthält.

Ohne dies können sich Benutzer zumindest in der Anfangsphase in einem Chaos bei der Bedienung des Produkts wiederfinden, bis sie den Fluss selbst herausfinden. Es ist also ziemlich klar, warum dieses Dokument so wichtig ist, dass es eines der am häufigsten verwendeten oder erstellten Dokumente von Produktmanagern ist.

Abschließende Gedanken

Zusammenfassend waren dies die Top 10 Dokumente, die von kompetenten Produktmanagern am häufigsten verwendet werden, um einen effektiven Produktmanagementprozess zu genießen.

{Schauen Sie sich die 5 besten Diagramme an, die Produktmanager verwenden, um Managementkonzepte zu erklären}

Durch die Aufteilung der Aufgabeninformationen in verschiedene Dokumente werden Missverständnisse und Diskrepanzen ausgeschlossen. Es sorgt für einen hochgradig organisierten und reibungslosen Entwicklungsprozess, der bei jedem kleinen Schritt aufgezeichnet wurde.

Häufig gestellte Fragen

F. Welche Dokumente sollte ein Projektmanager aufbewahren?

Es ist allgemein bekannt, dass die Aufbewahrung von Dokumenten eine Notwendigkeit für jeden kompetenten Produktmanager ist. Die Frage ist, welche Dokumente die wichtigsten sind. Hier ist also die Liste wichtiger Dokumente, die jeder Produktmanager aufbewahrt.

• Dokumente zur Wettbewerbsanalyse
• Produktstrategie und Visionsdokumente
• Spezifikationen und Produktanforderungsdokumente (PRDs)
• OKRs, KPIs, Erfolgskennzahlen
• RoadMaps-Dokumente
• Dokumente zu Entwürfen und Prototypen
• User Journey- und Stories-Dokumente
• Versionshinweise und Geltungsbereich
• Interne Leitfäden und FAQs
• Leitfaden zur Kundenorientierung

F. Wie viel Zeit sollte für die Planung aufgewendet werden?

Der durchschnittliche Zeitaufwand für die Planung beträgt 10 %

F. Was ist der Unterschied zwischen MRD und PRD?

Obwohl diese beiden Begriffe manchmal vertauscht werden, sind sie grundlegend unterschiedlicher Natur und dienen unterschiedlichen Zwecken.

MRD ist als Market Requirements Document bekannt und wird verwendet, um eine fokussierte Definition des Zielmarktes, der Benutzer und des Käuferprofils zu formulieren. Es ist ein Dokument, das die Bedürfnisse und Wünsche der Benutzer diskutiert.

Während PRDs All-in-One-Place-Dokumente sind, die alle verschiedenen Elemente eines Produkts an einem Ort zusammenbringen. Dieses Dokument definiert sowohl die Breite als auch den Umfang des Produkts, damit das gesamte Entwicklungsteam weiß, wie ein Produkt zu entwickeln ist.

F. Was macht PRD gut?

PRD ist ein wichtiges Dokument, weil es dabei hilft, ein Gesamtbild davon zu zeichnen, was und wie ein Produkt entwickelt werden soll.