Projektbewertungsprozess: Definition, Methoden und Schritte

Die Verwaltung eines Projekts mit vielen beweglichen Teilen kann, gelinde gesagt, eine Herausforderung sein, aber die Projektbewertung wurde entwickelt, um den Prozess so viel einfacher zu machen. Jedes Projekt beginnt mit einer sorgfältigen Planung – diese bereitet die Voraussetzungen für die Ausführungsphase des Projekts vor, während Schätzungen, Pläne und Zeitpläne das Projektteam bei der Erledigung von Aufgaben und Ergebnissen leiten.

Aber selbst mit dem Projektbewertungsprozess ist die erfolgreiche Verwaltung eines Projekts nicht so einfach, wie es sich anhört. Projektmanager müssen während des gesamten Projektlebenszyklus Kosten, Aufgaben und Zeit im Auge behalten, um sicherzustellen, dass alles wie geplant verläuft. Dazu nutzen sie den Projektbewertungsprozess und nutzen Projektmanagementsoftware, um die Arbeit ihres Teams zu verwalten und die Projektleistung zu planen und zu bewerten.

Was ist Projektevaluation?

Projektevaluation ist der Prozess der Messung des Erfolgs eines Projekts, Programms oder Portfolios. Dies geschieht durch das Sammeln von Daten über das Projekt und die Verwendung einer Bewertungsmethode, die es den Bewertern ermöglicht, Möglichkeiten zur Leistungsverbesserung zu finden. Die Projektbewertung ist auch wichtig, um die Beteiligten über den Projektstatus und alle Änderungen, die am Budget oder Zeitplan erforderlich sein könnten, auf dem Laufenden zu halten.

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Jeder Aspekt des Projekts wie Kosten, Umfang, Risiken oder Return on Investment (ROI) wird gemessen, um festzustellen, ob es wie geplant voranschreitet. Wenn es Straßenunebenheiten gibt, können diese Daten Aufschluss darüber geben, wie Projekte verbessert werden können. Grundsätzlich stellen Sie dem Projekt eine Reihe von Fragen, um herauszufinden, was funktioniert, was verbessert werden kann und ob das Projekt nützlich ist. Tools wie Projekt-Dashboards und Tracker helfen beim Bewertungsprozess, indem sie Schlüsseldaten leicht verfügbar machen.

Den Projektbewertungsprozess gibt es schon so lange wie die Projekte selbst. Aber wenn es um die Wissenschaft des Projektmanagements geht, kann die Projektbewertung in drei Haupttypen oder Methoden unterteilt werden: Vorprojektbewertung, laufende Bewertung und Postprojektbewertung. Schauen wir uns den Projektbewertungsprozess an, was er beinhaltet und wie Sie Ihre Technik verbessern können.

Projektbewertungskriterien

Die spezifischen Details der Projektbewertungskriterien variieren von einem Projekt oder einer Organisation zur anderen. Im Allgemeinen geht ein Projektbewertungsprozess über die Projektbeschränkungen, einschließlich Zeit, Kosten, Umfang, Ressourcen, Risiko und Qualität. Darüber hinaus können Organisationen ihre eigenen Geschäftsziele, strategischen Ziele und andere Metriken hinzufügen.

Methoden der Projektbewertung

Es gibt drei Punkte in einem Projekt, an denen die Evaluierung am dringendsten benötigt wird. Während Sie Ihr Projekt jederzeit evaluieren können, sind dies Punkte, an denen Sie den Prozess offiziell terminieren sollten.

1. Vorprojektbewertung

In gewisser Weise bewerten Sie Ihr Projekt vorab, wenn Sie Ihre Projektcharta schreiben, um sie den Stakeholdern vorzustellen. Sie können ein neues Projekt nicht effektiv planen, besetzen und kontrollieren, wenn Sie es nicht vorher evaluiert haben. Die Evaluierung vor dem Projekt ist der einzige sichere Weg, um die Effektivität des Projekts vor seiner Durchführung zu bestimmen.

2. Laufende Projektbewertung

Um sicherzustellen, dass Ihr Projekt wie geplant voranschreitet und alle von Ihnen gesetzten Zeitplan- und Budgetmeilensteine ​​erreicht, ist es entscheidend, dass Sie Ihre Arbeit ständig in Echtzeit überwachen und darüber Bericht erstatten. Nur durch die Verwendung von Projektmetriken können Sie den Erfolg Ihres Projekts messen und feststellen, ob Sie die Ziele und Ziele des Projekts erreichen oder nicht. Es wird dringend empfohlen, Projektmanagement-Software für die Echtzeit- und fortlaufende Projektbewertung zu verwenden.

3. Bewertung nach dem Projekt

Betrachten Sie dies als Postmortem. Bei der Post-Projekt-Evaluierung gehen Sie die Unterlagen des Projekts durch, befragen das Projektteam und die Prinzipien und analysieren alle relevanten Daten, damit Sie verstehen, was funktioniert hat und was schief gelaufen ist. Nur wenn Sie dieses klare Bild entwickeln, können Sie Probleme in anstehenden Projekten lösen.

Schritte zur Projektbewertung

Unabhängig davon, wann Sie sich für die Durchführung einer Projektbewertung entscheiden, besteht der Prozess immer aus vier Phasen: Planung, Implementierung, Fertigstellung und Verbreitung von Berichten.

1. Planung

Das ultimative Ziel dieses Schritts ist die Erstellung eines Projektbewertungsplans, eines Dokuments, das alle Details des Projektbewertungsprozesses Ihrer Organisation erläutert. Bei der Planung einer Projektevaluierung ist es wichtig, die Stakeholder und ihre kurz- und langfristigen Ziele zu identifizieren. Sie müssen sicherstellen, dass Ihre Ziele und Ziele für das Projekt klar sind, und es ist wichtig, dass Sie sich auf Kriterien festgelegt haben, die Ihnen sagen, ob diese Ziele und Ziele erreicht werden.

Sie sollten also eine Reihe von Fragen schreiben, die Sie den Stakeholdern stellen können. Diese Abfragen sollten Themen wie den Projektrahmen, Best Practices und Metriken umfassen, die den Erfolg bestimmen.

Indem Sie die Stakeholder in Ihren Projektevaluierungsplan einbeziehen, erhalten Sie im Verlauf des Projekts eine Richtung und bauen gleichzeitig eine Beziehung zu den Stakeholdern auf. Sie erhalten während der gesamten Projektphasen Fortschrittsberichte von Ihnen, und durch den Aufbau dieser anfänglichen Beziehung gewinnen Sie wahrscheinlich ihre Überzeugung, dass Sie das Projekt zu ihrer Zufriedenheit verwalten können.

2. Umsetzung

Während das Projekt läuft, müssen Sie alle Aspekte überwachen, um sicherzustellen, dass Sie den Zeitplan und das Budget einhalten. Eines der Dinge, die Sie während des Projekts überwachen sollten, ist der Fertigstellungsgrad. Dies sollten Sie tun, wenn Sie Statusberichte erstellen und sich mit Ihrem Team treffen. Um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, machen Sie das Team für die rechtzeitige Erbringung von Aufgaben verantwortlich und halten Sie Basisdaten ein, um zu wissen, wann Aufgaben fällig sind.

Vergessen Sie nicht, auf die Qualität zu achten. Es spielt keine Rolle, ob Sie das Projekt innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens abliefern, wenn das Produkt schlecht ist. Führen Sie Qualitätsprüfungen durch und delegieren Sie diese Verantwortung nicht. Nehmen Sie es stattdessen selbst in die Hand.

Die Aufrechterhaltung einer engen Beziehung zum Projektbudget ist ebenso wichtig wie die Verfolgung des Zeitplans und der Qualität. Behalten Sie die Kosten im Auge. Sie werden während des Projekts schwanken, also keine Panik. Seien Sie jedoch transparent, wenn Sie feststellen, dass ein Bedarf an mehr Mitteln wächst. Informieren Sie Ihren Lenkungsausschuss so schnell wie möglich, damit es keine Überraschungen gibt.

3. Fertigstellung

Wenn Sie mit Ihrem Projekt fertig sind, haben Sie noch viel zu tun. Sie sollten die Daten, die Sie bei der Bewertung gesammelt haben, nutzen und daraus lernen, damit Sie Probleme beheben können, die Sie im Prozess entdeckt haben. Finden Sie die kurz- und langfristigen Auswirkungen dessen heraus, was Sie in der Bewertung gelernt haben.

4. Berichterstattung und Verbreitung

Sobald die Auswertung abgeschlossen ist, müssen Sie die Ergebnisse aufzeichnen. Dazu erstellen Sie einen Projektevaluierungsbericht, ein Dokument, das Lehren für die Zukunft liefert. Liefern Sie Ihren Bericht an Ihre Stakeholder, um sie über den Fortschritt des Projekts auf dem Laufenden zu halten.

Wie werden Sie den Bericht verbreiten? Möglicherweise gibt es dafür bereits ein Protokoll in Ihrer Organisation. Vielleicht bevorzugen die Beteiligten ein Treffen, um die Ergebnisse von Angesicht zu Angesicht zu erfahren. Oder vielleicht bevorzugen sie PDFs mit leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Zielgruppe kennen und passen Sie Ihren Bericht an sie an.

Vorteile der Projektbewertung

Eine Projektbewertung ist immer ratsam und kann Ihrer Organisation eine Vielzahl von Vorteilen bringen. Wie oben erwähnt, gibt es viele Aspekte, die durch den Projektbewertungsprozess gemessen werden können. Es liegt an Ihnen und Ihren Stakeholdern, die wichtigsten zu berücksichtigenden Faktoren zu bestimmen. Hier sind einige der Hauptvorteile der Implementierung eines Projektbewertungsprozesses.

• Besseres Projektmanagement: Die Projektbewertung hilft Ihnen, Verbesserungspotenziale bei der Verwaltung Ihrer Kosten, Aufgaben, Ressourcen und Zeit leicht zu finden.
• Verbessert die Teamleistung: Die Projektbewertung ermöglicht es Ihnen, die Leistung Ihres Teams im Auge zu behalten und die Verantwortlichkeit zu erhöhen.
• Bessere Projektplanung: Hilft Ihnen, Ihre Projektbasis mit der tatsächlichen Projektleistung zu vergleichen, um eine bessere Planung und Schätzung zu ermöglichen.
• Hilft beim Stakeholder-Management: Eine gute Beziehung zu den Stakeholdern ist der Schlüssel zum Erfolg als Projektmanager. Das Erstellen eines Projektbewertungsberichts ist sehr wichtig, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Wie ProjectManager den Projektbewertungsprozess verbessert

Um Ihre Projektbewertung auf die nächste Stufe zu heben, benötigen Sie ProjectManager, ein Online-Arbeitsmanagement-Tool mit Live-Dashboards, die Echtzeitdaten liefern, damit Sie überwachen können, was jetzt passiert, im Gegensatz zu dem, was gestern passiert ist.

Mit dem Echtzeit-Dashboard von ProjectManager wird die Projektbewertung in Echtzeit gemessen, um Sie auf dem Laufenden zu halten. Die Zahlen werden dann in farbigen Grafiken und Diagrammen angezeigt. Filtern Sie die Daten, um die gewünschten Daten anzuzeigen, oder führen Sie einen Drilldown durch, um ein tieferes Bild zu erhalten. Diese Grafiken und Diagramme können auch per Tastendruck geteilt werden. Sie können die Arbeitsbelastung und Aufgaben verfolgen, da Ihr Team seinen Status in Echtzeit aktualisiert, wo immer es sich befindet und wann immer es seine Arbeit erledigt.

Die Projektbewertung mit dem Echtzeit-Dashboard von ProjectManager macht es einfach, den Bewertungsprozess während der Entwicklung des Projekts zu durchlaufen. Es liefert auch danach wertvolle Daten. Mit den richtigen Tools kann der Projektbewertungsprozess sogar Spaß machen. Sie können gerne unsere automatisierten Berichtstools verwenden, um schnell herkömmliche Projektberichte zu erstellen, mit denen Sie sowohl die Genauigkeit als auch die Effizienz Ihres Bewertungsprozesses verbessern können.

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