13 Tools für die interne Kommunikation, die jedes Team verwenden sollte

Kommunikation ist das Herzstück der meisten Organisationen.

So geben Sie Anweisungen weiter. So löst man Probleme. So äußert man Bedenken. So bauen Sie Bindungen auf.

Es ist alles.

Wenn Ihre interne Kommunikationsstrategie also nicht funktioniert – oder wenn sie nicht so effektiv funktioniert, wie Sie es sich wünschen – kann dies Ihrem Unternehmen große Probleme bereiten.

Glücklicherweise gibt es viele interne Kommunikationstools, die Ihnen bei der Lösung dieser Probleme helfen.

Die besten Tools für die interne Kommunikation

Was sind also die besten Tools für die interne Kommunikation?

1. Slack (beste Chat-App).

Manchmal ist es schön, eine kurze Frage zu stellen und eine schnelle Antwort zu bekommen. Oder beginnen Sie eine offene Diskussion über ein triviales Thema mit Ihren engsten Kollegen. Wann immer Sie ein schnelles, informelles Gespräch führen müssen, sind Chat-Apps ideal.

Heutzutage ist Slack der König des Business-Chats – es ist nicht für jeden perfekt und bietet nur einige Kommunikationstools, aber es ist eine großartige Möglichkeit, um loszulegen.

2. Gmail (bester E-Mail-Client).

Ich bin ein großer Fan von E-Mail, da sie zuverlässig ist, eine dauerhafte Aufzeichnung der Konversation hinterlässt und leicht nachverfolgt werden kann. Für mein Geld ist Gmail immer noch der herausragende Spieler im E-Mail-Bereich.

Schauen Sie sich mein Ranking der besten E-Mail-Clients an.

Und wenn Sie Google Mail optimal nutzen möchten, ist ein Analysetool wie EmailAnalytics perfekt – es kann Ihnen dabei helfen, alle E-Mail-Aktivitäten Ihres Teams zu verfolgen und zu analysieren, wodurch Ihr Team (oder sogar Ihre gesamte Organisation) letztendlich produktiver wird.

3. Jostle (bestes Intranet-Tool).

Ein Intranet funktioniert wie ein zentraler Knotenpunkt, an dem alle Mitarbeiter auf beliebige Weise kommunizieren können. Im Intranet können Sie Dateien wie Fotos, Dokumente und Videos freigeben, Sie können bestimmte Kanäle für verschiedene Personengruppen in Ihrer Organisation einrichten und die Nachrichtenübermittlung optimieren, wenn es um Verfahrensaktualisierungen und andere allgemeine Änderungen geht .

Eines der besten Beispiele für Intranet-Software ist Jostle, das umfassende interne Geschäftskommunikationsfunktionen bietet.

4. Google Groups (für Firmen-Newsletter).

Häufig müssen Sie Ihrem gesamten Team gleichzeitig über einen Mitarbeiter-Newsletter eine bestimmte Nachricht übermitteln.

Sie brauchen keine spezielle Plattform, die Ihnen dabei hilft; Sie können Ihre Unternehmens-Newsletter mit einer einfachen Vorlage und Ihrer bestehenden E-Mail-Plattform verwalten.

5. Dropbox (zur Dateifreigabe).

Sie benötigen auch eine Möglichkeit, Dateien mit Ihren Mitarbeitern (und auch mit Ihren Kunden und externen Partnern) zu teilen.

Das Speichern von Dateien, das Erstellen von Backups, das Einladen anderer Mitarbeiter zu einer Datei und sogar das Versenden von Dateien an andere können häufig am selben Ort erfolgen.

Wenn Ihnen eine Reihe von Tools zur Verfügung steht, z. B. über Google Workspace oder Office 365, stehen Ihnen wahrscheinlich mehrere Optionen für die Dateifreigabe zur Verfügung. Andernfalls können Sie eine dedizierte Filesharing-Plattform wie Dropbox anstreben.

6. Google Workspace (für die Zusammenarbeit bei Aufgaben).

Kollaborationsplattformen sind ideal, um gleichzeitig an Projekten zu arbeiten. Wenn Sie zwei Mitarbeiter haben, die gleichzeitig an derselben Tabelle arbeiten oder eine gemeinsame Diashow-Präsentation zusammenstellen müssen, benötigen sie Tools, die ihnen helfen, Doppelarbeit zu vermeiden und stattdessen ihre Arbeit zu koordinieren.

Google Workspace ist wohl der dominierende Konkurrent in diesem Bereich, da sie intuitive Tools für die Zusammenarbeit für Google-Dokumente, Tabellenkalkulationen, Präsentationen und mehr anbieten.

7. Webstuhl (für Bildschirmaufnahmen).

Möchten Sie direkt mit Ihren Mitarbeitern sprechen, ohne ein Gespräch zu eröffnen oder einen Firmennewsletter zu schreiben? Sie können Videos erstellen, hosten, streamen und aufzeichnen, um Ihre Arbeit zu erledigen.

Nehmen Sie eine Erklärung gegenüber dem Unternehmen auf oder erstellen Sie Schulungsvideos; Ihre Mitarbeiter können diese Videos nach Belieben ansehen und erneut ansehen.

Loom ist hier eine gute Wahl.

8. Zoom (für Video-Chats).

E-Mail-Konversationen und schriftliche Chats haben nicht die Körpersprache und die tonalen Hinweise, die in einer typischen Konversation vorhanden sind – weshalb Video-Chats für die meisten Teams eine so großartige Ergänzung sind.

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• 35-50 % der Verkäufe gehen an den Anbieter, der zuerst reagiert.
• Eine Nachverfolgung innerhalb einer Stunde erhöht Ihre Erfolgschancen um das 7- fache .
• Der durchschnittliche Berufstätige verbringt 50 % seines Arbeitstages mit E-Mails.

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Solange Ihre Video-Feeds nicht durch Latenz und technische Probleme beeinträchtigt werden, ist dies eine schnelle und lohnende Art der Kommunikation.

Derzeit ist Zoom eines der beliebtesten internen Unternehmenskommunikationstools für die videobasierte Kommunikation.

9. Asana (für Projektzusammenarbeit und -management).

Eine Projektmanagement-Plattform ermöglicht es Ihnen, Ihre interne Kommunikation zu zentralisieren, Aufgaben (und Fristen) festzulegen, über die Projekte zu sprechen, während sie sich entwickeln, und sogar Anweisungen weiterzuleiten.

Es gibt Dutzende großartiger Teammanagement-Tools auf dem Markt, aber Asana ist mein Favorit.

10. Joomla (für Foren).

Interne Foren funktionieren genauso wie öffentliche Foren und geben Mitarbeitern die Möglichkeit, Fragen zu stellen, Diskussionsfäden zu starten und gemeinsam an der Lösung von Problemen zu arbeiten.

Möglicherweise können Sie dafür Ihre Intranet-Plattform verwenden, aber Sie können auch eine Forum-Website speziell für diesen Zweck erstellen, indem Sie ein Tool wie Joomla!

11. Audacity (das beste Tool zum Erstellen eines Podcasts).

Podcasts sind ein großartiges Werkzeug, um mit der Masse zu kommunizieren. Aber es wird auch oft als eines der besten internen Kommunikationsinstrumente für Mitarbeiter vernachlässigt.

Der CEO Ihres Unternehmens oder andere Führungskräfte könnten regelmäßig einen Podcast veranstalten, um über die Zukunft des Unternehmens, aktuelle wichtige Entscheidungen zu sprechen oder sogar verschiedene Mitarbeiter zu interviewen, damit die interne Kultur gestärkt werden kann.

Das Beste ist, dass Sie keine ausgefallenen Tools benötigen, um loszulegen – nur eine einfache Aufnahme- und Bearbeitungssoftware (wie Audacity).

12. Donut (um Wasserkühler-Gespräche in einer Remote-Arbeitswelt zurückzubringen).

Vermissen Sie jemals die „Wasserkühler“-Gespräche mit zufälligen Kollegen, die Ihnen geholfen haben, Bindungen aufzubauen und Ihre Kollegen besser kennenzulernen?

Bestimmte Plugins zur Teambindung und andere interne Kommunikationstools konzentrieren sich darauf, diesen glücklichen Zufall wiederherzustellen – und dabei die Stärke Ihrer Unternehmenskultur zu verbessern.

Beispielsweise kann Donut verwendet werden, um Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen zu helfen, sich miteinander zu verbinden und echte, menschliche Gespräche in einer Situation zu führen, die sonst nicht entstehen würde.

13. TinyPulse (für Mitarbeiterbefragungen).

Mitarbeiterbefragungen ermöglichen es Ihnen, kritisches Feedback über das Unternehmen zu erhalten, herauszufinden, wie sich Ihre Mitarbeiter fühlen, und letztendlich Anweisungen zu erhalten, wie Sie positivere Veränderungen in der Organisation vornehmen können.

Schon eine Handvoll einfacher Fragen, die regelmäßig verteilt werden, können Ihr Unternehmen grundlegend zum Besseren verändern.

Wenn Sie Google Workspace haben, ist Forms ein großartiges Tool. Andernfalls können Sie ein spezielles Umfragetool wie TinyPulse verwenden.

Die Vorteile einer besseren internen Kommunikation

Es ist schwer zu überschätzen, wie wertvoll interne Kommunikationstools sein können.

Mit besserer interner Kommunikation werden Sie sehen:

• Produktivität. Menschen arbeiten schneller und erledigen mehr, wenn sie über gute Kommunikationsmittel verfügen, um sich zu erden und mit anderen Menschen in Kontakt zu treten.
• Effizienz. Schlechte Kommunikationstools oder das Fehlen interner Kommunikationstools können zu verschwendeter Zeit und verschwendetem Aufwand führen. Mit der richtigen Infrastruktur läuft alles viel reibungsloser.
• Weniger Fehler. Wie oft haben Sie aufgrund eines Kommunikationsfehlers eine Frist verpasst oder eine Bestellung vermasselt? Bessere interne Kommunikationstools werden Ihre Fehlerquote nicht auf null reduzieren, aber sie können diese Fehlerquote drastisch reduzieren.
• Stärkung der Unternehmenskultur. Bei der internen Kommunikation geht es auch darum, Ihre Unternehmenskultur aufzubauen und zu stärken, Teambindung aufzubauen und die Grundwerte Ihrer Organisation auf allen Ebenen zu stärken.
• Konsistenz. Je mehr Ihre Mitarbeiter kommunizieren, desto mehr Konsistenz werden Sie innerhalb der Belegschaft sehen – und in Ihren Endergebnissen.
• Moral der Mitarbeiter. Gute interne Kommunikationstools können sogar die Arbeitsmoral der Mitarbeiter steigern. Mit mehr Verbindungen und mehr Kommunikationsmöglichkeiten fühlen sich die Mitarbeiter sicherer und fühlen sich besser an den Arbeitsplatz „angepasst“.

Sind Sie bereit, die interne Kommunikation Ihres Unternehmens auf die nächste Stufe zu heben?

Genial. Wir sind bereit zu helfen.

Ich habe das perfekte nächste Tool, das Sie Ihrem Arsenal hinzufügen können: EmailAnalytics.

Mit EmailAnalytics können Sie die E-Mail-Aktivität Ihres gesamten Teams überprüfen, einschließlich der Anzahl der E-Mails, die sie täglich senden und empfangen, ihrer wichtigsten Absender und Empfänger und ihrer durchschnittlichen Antwortzeit.

Es ist der ideale Weg, um Ihre Kommunikationsproduktivität zu überprüfen und positive Änderungen vorzunehmen, um Ihre interne Infrastruktur zu verbessern.

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