Kanban-Prinzipien und Best Practices erklärt

Kanban ist ein visuelles Workflow-Tool, das, obwohl es ursprünglich als Toyota-Planungssystem verwendet wurde, jetzt mit einer agilen Methodik verbunden ist, insbesondere in der DevOps-Softwareentwicklung. Es kann auch in traditionellen Projektmanagementmethoden verwendet werden.

Mit zunehmender Popularität haben Kanban-Tafeln in Branchen Verwendung gefunden, die nach einer Möglichkeit suchen, jedem im Team den Stand ihrer Arbeit anzeigen zu lassen. Dies erfordert Echtzeitkommunikation und ein Verständnis der Kanban-Prinzipien.

Die 4 Kanban-Prinzipien

Die Kanban-Methode unterliegt einer Reihe von Prinzipien. Dies ermöglicht eine bessere Verwaltung des Prozesses, was den Arbeitsfluss verbessert. Die Kanban-Methode ändert sich ständig, und Sie sollten immer nach Möglichkeiten suchen, den Prozess zu verbessern.

Diese schrittweisen Verbesserungen sind ein Grundpfeiler der Kanban-Prinzipien. Ziel ist es, die Prozesse einer Organisation stets zu verbessern. Die vier Kanban-Prinzipien wurden entwickelt, um Kanban so einzusetzen, dass Sie den Nutzen für Ihren Geschäftsprozess immer maximieren.

Zu den Verbesserungen von Kanban gehören ein besserer Fluss, eine Verkürzung der Zykluszeit, eine Steigerung des Kundennutzens und die Entwicklung von Produkten, die die Vorhersagbarkeit erhöhen. Natürlich sind dies entscheidende Ziele für jedes Unternehmen, das hofft, im Geschäft zu bleiben.

Bevor Sie die vier Kanban-Prinzipien definieren, ist es wichtig zu beachten, dass Arbeitsmanagement-Software zu mehr Effizienz beiträgt. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die die Kommunikation in Echtzeit fördert und hybride Teams in Verbindung hält, unabhängig davon, wo und wie sie arbeiten. Starten Sie jetzt kostenlos mit ProjectManager.

1. Arbeitsablauf visualisieren

Kanban wurde entwickelt, um den Arbeitsablauf zu visualisieren. Wer die Kanban-Methode implementieren möchte, muss seinen Workflow visualisieren. Das bedeutet, Ihren Workflow auf ein Board zu bringen. Dieses Board kann, wie oben erwähnt, ein echtes Board oder eine Kanban-Software sein. Dann müssen Sie die Schritte in Ihrem Prozess oder Ihrer Produktion detailliert beschreiben, die die Dienstleistung oder das Produkt liefern.

Dies führt zu einem Kanban-Board, das an einem Ende des Spektrums sehr einfach ist (die Aufgaben, die wir zuvor beschrieben haben) oder sehr komplex sein kann, je nach Ihrem Prozess. Sobald sich der Prozess Ihrer Arbeit auf dem Board befindet, z. B. alle Arbeitselemente, können Sie damit beginnen, die Arbeit Ihres Teams zu visualisieren.

Das Board kann auch sogenannte „Swimlanes“ haben, das sind horizontale Linien, die Ihr Kanban-Board in Abschnitte unterteilen, um verschiedene Arbeitstypen in Ihrem Workflow zu visualisieren. Dies trennt Arbeiten, die einem ähnlichen Prozess folgen, von den anderen Aktivitäten auf Ihrem Board. Es kann auch verwendet werden, um mehr als ein Projekt auf einem einzigen Board zu verwalten oder um die Arbeit einer Person zu verwalten.

2. Work in Progress (WIP) begrenzen

Work in Progress (WIP) ist ein Begriff, der sich auf die Aufgaben bezieht, an denen gerade gearbeitet wird, sei es vom Team oder einem einzelnen Teammitglied. Dies ist ein wichtiges Kanban-Prinzip, da es helfen kann, Arbeitsüberlastungen zu vermeiden und den Arbeitsablauf zu verbessern.

Auch als Pull-System bezeichnet, macht es die Begrenzung des WIP wahrscheinlicher, dass Teammitglieder das abschließen, woran sie gerade arbeiten, anstatt mit der nächsten Aufgabe fortzufahren. Mit anderen Worten, bevor eine neue Kanban-Karte in die nächste Spalte verschoben werden kann, muss die Karte, an der Sie gerade arbeiten, als erledigt markiert werden.

Dadurch wird Kapazität im System geschaffen. Neue Arbeiten können nun vom Team gezogen werden. Es kann einige Zeit dauern, bis Sie herausfinden, wie hoch das WIP-Limit ist, und es ist nicht ungewöhnlich, zu beginnen, ohne auch nur ein Limit für Ihre laufende Arbeit zu haben.

Das Ziel von Lean Kanban ist es, unbegrenzt zu starten und den Bestand zu überwachen. Sobald Sie etwas Erfahrung und Daten haben, können Sie eine aufschlussreichere Entscheidung darüber treffen, wie stark Sie Ihren WIP für jede Spalte auf Ihrem Kanban-Board begrenzen sollten. Wofür Sie sich auch entscheiden, das Hinzufügen der Nummer zur Spalte ist eine großartige Möglichkeit, dem Team und den Beteiligten die begrenzte Kapazität mitzuteilen.

3. Konzentrieren Sie sich auf den Fluss

Beim Kanban-Prozess geht es darum, den Arbeitsablauf zu visualisieren und ihn so zu verwalten, um diesen Fluss zu verbessern. Daher ist die Konzentration auf den Fluss Ihres Boards ein führendes Kanban-Prinzip. Diese Prinzipien sind in Ordnung, daher können Sie, sobald Sie die beiden oben genannten Kanban-Prinzipien befolgt haben, damit beginnen, den Fluss zu verwalten.

Dies geschieht durch Hervorheben der verschiedenen Phasen des Arbeitsablaufs und des Status der Arbeit in jeder dieser Spalten. Sie sehen entweder einen reibungslosen Ablauf oder Engpässe mit sich häufenden Arbeiten, die sich auf Ihre Kapazität auswirken. Dies hängt natürlich davon ab, wie gut Sie den Workflow definiert haben und welche WIP-Limits Sie festgelegt haben.

Was Sie im weiteren Sinne suchen, ist, wie schnell sich Ihre Arbeit vom Anfang bis zum Ende Ihres Workflows bewegt. Dies kann auch als Ihr Wertstrom bezeichnet werden. Aufgrund der visuellen Natur des Kanban-Boards besteht Transparenz, die es dem Team ermöglicht, das System zu analysieren und bei Bedarf Anpassungen vorzunehmen, um den Fluss zu verbessern und die Zeit zu verkürzen, die zum Erledigen von Aufgaben benötigt wird.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, die Warte-Zwischenphasen oder Erledigt-Zwischenphasen zu betrachten und zu sehen, wie lange Aufgaben in diesen Übergabephasen verbleiben. Indem Sie die Zeit in einer Übergabephase reduzieren, können Sie die Gesamtzykluszeit reduzieren. Die Verbesserung des Arbeitsflusses führt dazu, dass Ihr Team reibungsloser und vorhersehbarer arbeitet. Bessere Prognosen bedeuten genauere Verpflichtungen gegenüber Kunden.

4. Kontinuierliche Verbesserung

Da Kanban evolutionär ist, was Veränderung bedeutet, werden Sie Ihren Kanban-Prozess ständig überprüfen und modifizieren, um den Fluss zu verbessern. Dies kann erreicht werden, indem mit kleinen Änderungen experimentiert und inkrementelle Verbesserungen vorgenommen werden, die vom gesamten Team mithilfe der wissenschaftlichen Managementmethode leicht gehandhabt werden können.

Dieses Änderungsmanagement der kollaborativen Verbesserung und experimentellen Entwicklung mithilfe der wissenschaftlichen Methode ermöglicht es Ihnen, eine Hypothese zu bilden, sie zu testen und auf der Grundlage dieser Methode fundierte Entscheidungen zu treffen. Der wissenschaftliche Ansatz der inkrementellen Veränderung ist die Basis von Lean und agilen Prinzipien.

Daher sollte ein Product Owner den Prozess immer mit dem Ziel evaluieren, eine kontinuierliche Verbesserung des Arbeitsablaufs zu erreichen. Jede Änderung wird überwacht und gemessen, um sicherzustellen, dass sie das tut, was Sie wollen, und nicht den gegenteiligen Effekt hat.

Sie können Kanban-Systemdaten zur Leistungserbringung Ihres Teams manuell auf einer physischen Tafel oder automatisch bei Verwendung einer Kanban-Software erfassen. Die digitalen Tools verfügen häufig über Dashboards und Berichte, die diese Metriken überwachen und detailliert darstellen, um bei der Bewertung der Leistung zu helfen.

Verwandte: Beste Kanban-Software

Kanban Best Practices

Es liegt auf der Hand, dass Kanban-Boards ein leistungsstarkes Tool sind, um die Zusammenarbeit zu fördern, Transparenz zu schaffen und dafür zu sorgen, dass Teams ausgelastet bleiben, während sie gleichzeitig den Arbeitsablauf und die Genauigkeit bei der Vorhersage der Lieferung an Ihre Stakeholder oder Kunden langsam verbessern. Während die Einhaltung der vier Kanban-Prinzipien erforderlich ist, gibt es andere Dinge, die Sie tun können, um das Kanban-Projektmanagement optimal zu nutzen.

1. Pull-System: Wie bereits erwähnt, liegt ein Pull-System vor, wenn keine neue Arbeit begonnen wird, bis die Aufgaben, an denen gearbeitet wird, abgeschlossen sind. Dies ist eine wesentliche Praxis in der schlanken Fertigung und dient Kanban gut, da die Teams ausgelastet bleiben. Es steuert den Fluss von Ressourcen in einem System, sodass sie nur bei Bedarf in die Pipeline gezogen werden. Das Pull-System erfüllt das Ziel des Kanban, einen kontinuierlichen Fluss zu unterstützen und Ihre Durchlaufzeit zu verbessern.
2. WIP-Limits: Das Vorhandensein von Work-in-Progress-Limits ist eine bewährte Methode, die aus der agilen Entwicklung stammt. Wie wir in den Kanban-Prinzipien besprochen haben, ist dies eine Möglichkeit, die maximale Anzahl von Aufgaben zu begrenzen, die in einer Spalte des Kanban-Boards bearbeitet werden können. Durch die Begrenzung des WIP können Sie leichter erkennen, wenn Ihr Workflow ineffizient ist. Aufgrund des Layouts des Kanban-Boards und der Verwendung von WIP-Limits kann ein Produktmanager Engpässe erkennen, bevor sie sich auf das Team auswirken, und Ressourcen neu zuweisen, um den Fluss ununterbrochen am Laufen zu halten. Aber es hilft auch, sich täglich mit dem Team zu treffen, um eine Feedbackschleife in Gang zu bringen.
3. Flow-Konzept: Flow ist eines der Prinzipien des Lean-Denkens und bezeichnet die Art und Weise, wie sich Arbeit durch ein System bewegt. Das Flusskonzept besagt, dass Sie einen guten Fluss oder ein System wünschen, in dem die Arbeit auf gleichmäßige und vorhersehbare Weise durch das System geht. Schlechter Fluss ist ein System, bei dem die Arbeit immer wieder stoppt und neu beginnt. Den Fluss konstant zu halten bedeutet eine schnellere und zuverlässigere Lieferung. Das ist mehr Wert für Ihren Kunden, Ihr Team und Ihre Organisation.

Verwenden Sie die Kanban-Boards von ProjectManager

ProjectManager ist eine Arbeitsmanagement-Software, die für hybride Teams entwickelt wurde. Unser Tool ist Cloud-basiert, was bedeutet, dass Produktbesitzer Echtzeitdaten zur Analyse des Arbeitsablaufs erhalten und Teams in der Lage sind, zusammenzuarbeiten, egal wo sie arbeiten, wie sie arbeiten oder warum sie arbeiten.

Arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen

ProjectManager ist durch und durch kollaborativ, was bedeutet, dass alle Teammitglieder miteinander verbunden sind und in Echtzeit Dokumente mit anderen Teammitgliedern teilen oder ihre Aufgaben kommentieren können. Markieren Sie jeden im Projektteam und bringen Sie ihn in die Unterhaltung ein. E-Mail-Benachrichtigungen und In-App-Benachrichtigungen sorgen dafür, dass alle immer auf dem Laufenden sind.

Mehrere Projektansichten

Aber nicht alle arbeiten gleich. Ihre agilen Teams werden die Kanban-Boards lieben, aber andere Abteilungen in Ihrem Unternehmen haben möglicherweise traditionellere Methoden, um ihre Arbeit zu verwalten. Deshalb haben wir mehrere Projektansichten. Wenn Ihr Führungsteam mit einer Wasserfallmethode arbeitet, kann es unsere interaktiven Gantt-Diagramme oder die Blattansicht verwenden, die genau wie das Gantt ist, nur ohne die visuelle Zeitleiste. Es gibt auch eine dynamische Aufgabenliste und sogar einen Kalender, der viel mehr kann, als nur wichtige Termine zu speichern.

Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit

Durch die Überwachung Ihres Arbeitsablaufs erreichen Sie kontinuierliche Verbesserungen. Unsere Software verfolgt Metriken in Echtzeit mit unserem Live-Dashboard. Im Gegensatz zu mancher Software, bei der Sie das Dashboard konfigurieren müssen, ist unsere bereit, wenn Sie es sind, und berechnet automatisch die Echtzeitdaten und zeigt sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an, um eine kontinuierliche Bereitstellung zu erreichen.

Es gibt auch Ein-Klick-Berichte, die gefiltert werden können, um nur die Informationen anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Teilen Sie es dann mit den Beteiligten, um sie auf dem Laufenden zu halten. Ressourcenplanungsfunktionen helfen dabei, Workflows auszugleichen, und Aufgabenverwaltungstools sorgen dafür, dass alle produktiv arbeiten, egal ob auf Kanban-Tafeln oder einer unserer anderen Projektansichten. Unsere Software ist die eine Lösung für Ihre Arbeitsweise.

Ressourcen zur Kanban-Methodik

Wenn Sie tiefer in Kanban eintauchen möchten und wissen möchten, wie Kanban-Software Ihrem System helfen kann, reibungslos und mit größerer Vorhersagbarkeit zu laufen, dann sehen Sie sich diese Ressourcen zur Kanban-Methodik an.

• Leitfaden zur Kanban-Methodik: Unser ultimativer Leitfaden zur Kanban-Methodik deckt vieles ab, was wir oben besprochen haben, und geht weiter auf Lean Manufacturing, agile Softwareentwicklung und Scrum ein.
• Kanban-Software-Tools: Weitere Informationen zu ProjectManager, insbesondere zu allem, was Sie mit unseren Kanban-Boards machen können, finden Sie auf unserer Kanban-Board-Software-Seite, um zu erfahren, wie Sie besser organisieren, Workflows erstellen und zusammenarbeiten können.
• Leitfaden zur Kanban-Bestandsverwaltung: Einzelheiten zum Betrieb eines Kanban-Systems finden Sie in unserem Blogbeitrag zur Kanban-Bestandsverwaltung. Es geht auf Herausforderungen ein, bietet Leitlinien und Vorteile.
• Eine Kurzanleitung zu Kanban-Karten: Kanban-Karten sind das Hauptelement der Kanban-Methodik. Sie beschreiben die Aufgabe, zeigen, wer zugewiesen ist, legen Prioritäten fest und vieles mehr, worüber Sie in dieser Kurzanleitung mehr erfahren können.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeitsmanagement- und Projektmanagementsoftware, die hybride Teams für mehr Produktivität verbindet. Schließen Sie sich den über 35.000 Fachleuten an, die bereits in so unterschiedlichen Organisationen wie der NASA, Siemens und Nestles erfolgreich sind. Fangen Sie noch heute kostenlos an!