12 Möglichkeiten zur Berechnung und Verbesserung der Lead-Reaktionszeit

Du hast eine Spur. Das ist großartig.

Aber was als nächstes passiert, wird den Ton für Ihre gesamte Verkaufsinteraktion bestimmen – und eine große Rolle dabei spielen, ob Sie den Verkauf am Ende abschließen.

Es hängt viel von einer Schlüsselvariablen ab – Ihrer Lead-Reaktionszeit.

Was ist also die Lead-Reaktionszeit und warum ist sie so wichtig für Ihre Verkaufsstrategie?

Schön, dass du gefragt hast!

Was ist die Lead-Reaktionszeit?

Ein Lead ist jemand, der Interesse an Ihren Produkten oder Dienstleistungen bekundet hat.

Mit anderen Worten, dies ist jemand, der sich als brauchbares Verkaufsziel erwiesen hat. Das ist anders als bei einem Interessenten, der zu Ihrem Zielkunden passt, aber noch kein Interesse bekundet hat.

Die Lead-Reaktionszeit ist also die Zeit, die Ihre Vertriebsmitarbeiter benötigen, um auf einen Lead zu reagieren.

Normalerweise bezieht sich dies auf die ursprüngliche Nachricht; Wenn sich ein Lead an Ihr Unternehmen wendet, wie lange muss er warten, bis er eine Antwort von jemandem hört?

Oder wie lange braucht ein Verkäufer, um eine Person zu erreichen, die Interesse an Ihrem Produkt bekundet hat und somit zu einem Lead wird?

Wie wichtig ist Lead-Response-Management?

Sie wissen wahrscheinlich bereits, dass Lead-Reaktionszeit und Lead-Response-Management wichtig sind. Und je kürzer die Reaktionszeit, desto besser.

Aber wie wichtig sind sie?

Wenn Sie Ihre durchschnittliche Lead-Reaktionszeit verkürzen können, werden Sie höhere Abschlussraten sehen. Eine Studie ergab, dass 35-50 % aller Verkäufe an den Anbieter gehen, der zuerst antwortet. Eine andere fand heraus, dass Ihre Lead-Abschlussrate um 700 % steigt, wenn Sie in weniger als einer Stunde antworten.

Wenn ein Lead mehrere konkurrierende Unternehmen erreicht und eines von ihnen schnell reagiert, während die anderen hinterherhinken, wird der Early Responder wahrscheinlich das Geschäft gewinnen.

Dafür gibt es viele Gründe, unter anderem weil die meisten Kunden den Service schätzen. Ihre Schnelligkeit und Unmittelbarkeit werden belohnt.

Ebenso sinkt Ihre Lead-Qualifikation um den Faktor 10, wenn Sie länger als 5 Minuten mit der Antwort warten. Und 90 Prozent Ihrer Kunden wollen eine „sofortige“ Antwort von Ihnen (definiert als 10 Minuten oder weniger).

Das setzt Sie und Ihr Verkaufsteam stark unter Druck.

Aber keine Sorge. Wir sind zusammen dabei.

So berechnen Sie die Vorlaufzeit

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie Ihre durchschnittliche Antwortzeit berechnen können.

Es ist im Allgemeinen in Ihrem besten Interesse, sich auf ein externes Tool zu verlassen, das Ihnen bei der Berechnung dieser Zahl hilft.

Beispielsweise können Sie in Microsoft Outlook MyAnalytics verwenden – eine Mitarbeiterproduktivitäts-App, die Teil von Office 365 ist. Oder verwenden Sie eines unserer anderen hochrangigen Outlook-E-Mail-Analysetools.

Gmail, der beliebteste E-Mail-Anbieter der Welt, hat keine integrierte Methode zur Berechnung der Lead-Antwortzeit.

Aus diesem Grund haben wir EmailAnalytics entwickelt.

EmailAnalytics ist ein Analysetool für Ihr Gmail-Konto. Sie können es mit einer beliebigen Anzahl von Konten verbinden (so dass Sie Ihr gesamtes Vertriebsteam auf einmal beobachten können) und Dutzende verschiedener Metriken messen – einschließlich der durchschnittlichen Antwortzeit.

Noch besser, Sie erhalten Zugriff auf dynamische Datenvisualisierungen, sodass Sie intuitiv Rückschlüsse auf die Daten ziehen können – und neue Wege entdecken, um Ihren E-Mail-Ansatz zu verbessern.

12 Möglichkeiten zur Berechnung und Verbesserung der Lead-Reaktionszeit

Okay, ich habe Ihnen die beste Methode zur Berechnung der Lead-Antwortzeit gegeben.

Was passiert also, wenn Sie mit den gefundenen Ergebnissen nicht zufrieden sind?

Was ist, wenn Sie diese Lead-Reaktionszeit verkürzen möchten?

Im Folgenden stelle ich Ihnen 12 unserer besten Strategien für das Lead-Response-Management vor – und verkürzt letztendlich die Zeit, die Ihre Vertriebsmitarbeiter benötigen, um auf eingehende Leads zu reagieren.

1. Nehmen Sie eine wissenschaftliche Denkweise an.

Der beste Weg, Lead-Response-Management anzugehen, ist eine wissenschaftliche Denkweise.

Führen Sie Experimente durch, um verschiedene Variablen zu testen, studieren Sie die Daten, ziehen Sie Schlussfolgerungen, aktualisieren Sie Ihre Annahmen und wiederholen Sie.

Im Bereich des Lead-Response-Managements bedeutet dies, Variablen wie die Art und Weise, wie Leads verwaltet werden, wie Ihre Vertriebsmitarbeiter geschult werden und welche Kommunikationskanäle Sie verwenden (und wie Sie sie verwenden), zu ändern.

Wiederholte Beobachtungen und Verbesserungen werden schließlich zu Durchbrüchen führen.

2. Richten Sie Benchmarks ein.

Machen Sie sich als Nächstes mit Ihren Benchmarks vertraut. Mit anderen Worten, was ist eine „gute“ Lead-Reaktionszeit und was sollte Ihr Ziel sein?

Etwa 41 Prozent der Kunden erwarten eine E-Mail-Antwort innerhalb von 6 Stunden nach dem Versand, und viele Marken bemühen sich, innerhalb von 10 Minuten auf E-Mails zu antworten.

Sehen Sie sich unseren umfassenden Leitfaden zur E-Mail-Antwortzeit an, der einige andere bemerkenswerte Studien zu „akzeptablen“ E-Mail-Antwortzeiten enthält.

Sie sollten auf jeden Fall die schnellste Reaktionszeit anstreben, aber Sie sollten auch realistische Erwartungen setzen.

3. Automatisieren Sie alles, was Sie können.

Arbeiten Sie so viel Automatisierung wie möglich in Ihre Lead-Management-Systeme ein. Wenn ein Kunde beispielsweise ein Whitepaper herunterlädt oder sich für einen E-Mail-Newsletter entscheidet, können Sie seine Informationen automatisch an ein Mitglied Ihres Vertriebsteams weiterleiten.

Verbessern Sie mit EmailAnalytics die E-Mail-Antwortzeit Ihres Teams um 42,5 %

• 35-50 % der Verkäufe gehen an den Anbieter, der zuerst reagiert.
• Eine Nachverfolgung innerhalb einer Stunde erhöht Ihre Erfolgschancen um das 7- fache .
• Der durchschnittliche Berufstätige verbringt 50 % seines Arbeitstages mit E-Mails.

VERSUCHEN SIE ES KOSTENLOS

Die Automatisierung erspart Ihnen manuellen Aufwand und spart Ihnen oft sowohl Zeit als auch Geld. Aber was noch wichtiger ist, es beschleunigt den Prozess und macht ihn konsistenter, sodass weniger Leads beim Mischen verloren gehen und vorhersehbarere Ergebnisse erzielt werden.

4. Weisen Sie Leads mit Bedacht zu.

Sie haben wahrscheinlich eine Art System, das daran arbeitet, Leads zu verschiedenen Mitgliedern Ihres Verkaufsteams zu „Quarterback“ zu machen.

Beispielsweise könnte Ihre Lead-Management-Software Details verschiedener Leads automatisch nacheinander an jedes Mitglied Ihres Teams weiterleiten und die Leads gleichmäßig verteilen. Wenn es Ineffizienzen oder Inkonsistenzen in diesem System gibt, wird es Ihre durchschnittliche Lead-Reaktionszeit völlig stören – also arbeiten Sie die Knicke aus und rationalisieren Sie es, wie Sie können.

Vermeiden Sie Überforderung Ihrer Verkäufer und streben Sie eine gleichmäßige Verteilung an.

5. Verwenden Sie mehrere Kommunikationskanäle.

Für den größten Teil dieses Artikels haben wir uns auf E-Mail konzentriert. E-Mail ist zweifellos die effizienteste (und universellste) Kommunikationsplattform für Unternehmen.

Aber auch andere Kommunikationskanäle haben ihre Vorzüge. Wenn Sie die Antwortzeiten verkürzen möchten, stellen Sie sicher, dass Sie mehrere potenzielle Kanäle nutzen.

Beispielsweise können Sie es Leads erleichtern, Sie telefonisch oder über soziale Medien zu erreichen.

6. Priorisieren Sie Leads.

Bewerten Sie Ihre Leads? Sie müssen wissen, dass einige Leads eindeutig wertvoller sind als andere.

Ein Lead, der perfekt zu Ihrer Zielgruppe passt, aus einem lukrativen Geschäft kommt und kauffreudig zu sein scheint, wird für Ihre Marke viel wertvoller sein als ein Lead, der wahrscheinlich nur Reifen tritt.

Idealerweise geben Sie jedem Lead, der sich an Ihr Unternehmen wendet, eine schnelle Reaktionszeit, aber wenn Sie sich entscheiden müssen, sollten Sie Ihre besten und am höchsten bewerteten Leads priorisieren.

Richten Sie Ihre Lead-Response-Management-Strategie immer zugunsten dieser wertvollen Möglichkeiten aus.

7. Stärken Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter.

Wir konzentrieren uns auf die Verbesserung der Antwortzeiten, also müssen wir uns natürlich auf unsere Responder konzentrieren – das Team von Vertriebsmitarbeitern, die für den Abschluss von Geschäften verantwortlich sind. Wir müssen sie stärken!

Okay, also wie machen wir das?

Wir können Vertriebsmitarbeitern mehr Tools (und bessere Tools) an die Hand geben, um auf neue Leads zu reagieren. Wir können die Zeitpläne unserer Vertriebsmitarbeiter entlasten, damit sie nicht so mit viel Arbeit belastet sind, dass schnelle Antworten unmöglich werden.

Wir können den Vertriebsmitarbeitern auch dabei helfen, zu verstehen, dass andere Arbeiten zweitrangig sind – und sie können aus Verwaltungsbesprechungen aussteigen, wenn dies bedeutet, sich um einen potenziellen neuen Kunden zu kümmern.

8. Schaffen Sie eine kollaborative Umgebung.

In diesem Sinne ist es hilfreich, eine Unternehmenskultur zu gestalten und zu fördern, die Zusammenarbeit begünstigt.

Stellen Sie sicher, dass alle Mitglieder Ihres Vertriebsteams wissen, dass die Zusammenarbeit für Ihr Unternehmen von entscheidender Bedeutung ist – und dass die Menschen nicht davor zurückschrecken, Gefälligkeiten zu erbitten oder zu gewähren.

Dies erleichtert es Ihren Vertriebsmitarbeitern, sich gegenseitig abzudecken.

Wenn ein Lead eine Antwort benötigt und der ihm zugewiesene Vertriebsmitarbeiter den ganzen Tag beschäftigt ist, kann er ihn an einen anderen Vertriebsmitarbeiter weiterleiten, dessen Zeitplan offener ist.

9. Team- und Einzelziele festlegen.

Ziele sind wichtig, um Menschen zu motivieren, die Richtung vorzugeben und Menschen zu Höchstleistungen zu ermutigen. Also ja – Ziele setzen!

Versuchen Sie beim Setzen von Zielen sowohl Ziele auf individueller Ebene als auch teamorientierte Ziele zu setzen. Teamziele werden Menschen ermutigen, enger zusammenzuarbeiten und zusammenzuarbeiten, um etwas Besseres für die Organisation zu erreichen.

Individuelle Ziele geben Ihnen die Möglichkeit, auf die Stärken und Schwächen einzelner Mitarbeiter einzugehen – und sie auszugleichen, um eine höhere individuelle Leistung zu erzielen.

Sie brauchen beides, wenn Sie erfolgreich sein wollen.

10. Prämien anbieten.

Ich bin im Allgemeinen selbstmotiviert. Ich gebe gerne mein Bestes, egal was auf dem Spiel steht. Aber viele Leute sind nicht so – sie brauchen etwas Konkreteres, wenn sie ihr Bestes geben wollen.

Aus diesem Grund kann es in Ihrem besten Interesse sein, Belohnungen und Anreize für schnellere Reaktionszeiten von Leads anzubieten. Wenn ein Mitarbeiter konstant eine durchschnittliche Reaktionszeit von 5 Minuten einhalten kann, erwägen Sie, ihm einen Geldbonus oder einen speziellen Parkplatz zu gewähren.

Selbst kleine Belohnungen können viel bewirken, um bessere Leistungen zu fördern.

11. Sammeln Sie Feedback.

Verbringen Sie Zeit damit, Feedback zu sammeln, sowohl von Kunden als auch von Ihren Vertriebsmitarbeitern. Sind Ihre Kunden mit den Reaktionszeiten zufrieden, die Sie geben (und mit Ihrer Kommunikation insgesamt)?

Haben Ihre Vertriebsmitarbeiter Ideen, wie sie schneller reagieren könnten? Hält etwas in Ihrer Organisation sie davon ab, schneller zu reagieren?

Dies ist der Ansatz „direkt aus dem Maul des Pferdes“, und er ist unglaublich wertvoll. Nehmen Sie diese Kommentare und Vorschläge ernst und erwägen Sie aktive Änderungen an Ihrer Verkaufsstrategie, um sie zu berücksichtigen.

12. Studieren Sie die Daten und finden Sie Verbesserungsmöglichkeiten.

Ich habe Ihnen gezeigt, wie Sie Ihre durchschnittliche Lead-Reaktionszeit berechnen, also nutzen Sie dieses Wissen. Wenn Sie schon dabei sind, studieren Sie andere Metriken in Bezug auf Ihre E-Mail-Aktivität, einschließlich der Anzahl der gesendeten und empfangenen E-Mails und der durchschnittlichen Thread-Länge.

Die Idee hier ist, die größten Stärken und Schwächen Ihrer E-Mail-Kommunikationsgewohnheiten herauszufinden und Wege zu finden, sie zu korrigieren.

Solange Sie ständig neue Ideen finden, experimentieren und sich verbessern, werden Sie schließlich Fortschritte machen.

Wenn Sie Ihre Lead-Reaktionszeit berechnen und bessere Möglichkeiten zur Verbesserung finden möchten, benötigen Sie ein Tool wie EmailAnalytics.

Es lässt sich direkt in Google Mail integrieren, um Ihnen alles beizubringen, was Sie über die Gewohnheiten Ihrer Vertriebsmitarbeiter wissen müssen.

Sie erfahren nicht nur ihre durchschnittliche Antwortzeit, sondern auch ihre pro Tag gesendeten und empfangenen E-Mails, ihre verkehrsreichsten Zeiten und Tage und Dutzende anderer Metriken.

Überzeugen Sie sich selbst! Melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an und greifen Sie zu. Keine Kreditkarte, keine Software zum Installieren.