Was ist Lean-Portfoliomanagement? Eine Kurzanleitung

Veröffentlicht: 2022-12-15

Viele Projekte in einem Portfolio zu verwalten, kann entmutigend sein. Sie müssen Ihre Ressourcenzuteilung strategisch planen und planen, um sicherzustellen, dass jedes Projekt das hat, was es braucht, wenn es es braucht. Es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun, und eine davon ist das schlanke Portfoliomanagement.

Lassen Sie uns zunächst Lean Portfolio Management definieren und uns dann mit seiner Funktionsweise befassen. Dies gibt Ihnen eine Vorstellung davon, ob dies die richtige Strategie für die Umsetzung Ihres Portfoliomanagements ist. Wir erklären auch, wann Sie Lean Portfolio Management einsetzen und wie Projektmanagement-Software Ihnen helfen kann, Ihre Portfolios besser zu verwalten.

Was ist Lean-Portfoliomanagement?

Lean-Portfoliomanagement ist ein Prozess, bei dem die Strategie mithilfe eines schlanken Ansatzes und agiler Portfoliooperationen und -steuerung an der Ausführung ausgerichtet wird. Lean-Projektmanagement ist Teil einer agilen Methodik, die darauf abzielt, den Kundennutzen zu steigern, indem Projektverschwendung beseitigt wird.

Das Senior-Führungsteam wendet Lean-Prinzipien an, um das Portfolio zu verwalten. Portfoliomanagement-Teams lernen die Unternehmensstrategie kennen und erfahren, wie sie diese Strategie durch Zuweisung des Budgets umsetzen können. Dabei wird das Beteiligungsportfolio über seinen Investitionslebenszyklus durch eine agile Entwicklung und Geschäftsstrategie verwaltet.

Lean-Portfoliomanagement tut dies, indem es die fünf Lean-Prinzipien anwendet. Diese Prinzipien definieren den Wert, bilden den Wertstrom ab, schaffen Fluss, schaffen Zugkraft und streben nach Perfektion. Sie schaffen einen Rahmen für die Schaffung einer effizienten Organisation aller Projekte in einem Portfolio. Portfoliomanager können Ineffizienzen finden und beseitigen, um den Wert zu steigern und die Kosten zu senken.

Natürlich müssen Sie diese Ineffizienzen zuerst finden. ProjectManager ist eine Online-Portfoliomanagementsoftware, die Echtzeitdaten liefert, um bessere Entscheidungen bei der Verwaltung eines Portfolios zu treffen. Wir verfügen über schlanke Portfoliomanagement-Tools wie ein Live-Portfolio-Dashboard, das sechs Kennzahlen im gesamten Portfolio erfasst, um einen Überblick über Leistung und Fortschritt zu erhalten. Es ist keine Einrichtung erforderlich – wir sind bereit, wenn Sie es sind. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

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Was sind die 5 Lean-Prinzipien?

Wir haben die fünf Lean-Prinzipien erwähnt, aber wenn man bedenkt, wie wichtig sie für das Lean-Portfoliomanagement sind, verdienen sie eine kurze Erläuterung.

1. Wert

Dieser wird durch die Kundenbedürfnisse aus dem Portfolio definiert. Dinge, über die man nachdenken sollte, sind der Zeitplan für die Herstellung und Lieferung eines Produkts, sein Preis und die zu erfüllenden Anforderungen oder Erwartungen.

2. Abbildung des Wertstroms

Wert ist das Endziel, und jetzt müssen Sie den Wertstrom abbilden, der alle Schritte und Prozesse umfasst, die den Erfolg eines Portfolios definieren. Dies bedeutet alles von den Rohstoffen bis zur Lieferung des Endprodukts. Es geht darum, zu identifizieren, was keinen Wert schafft, und diese Verschwendung zu eliminieren.

3. Flow erstellen

Zuerst finden und entfernen Sie die Verschwendung in Ihrem Wertstrom. Dann müssen Sie sicherstellen, dass die Schritte reibungslos ablaufen. Es sollte keine Unterbrechungen, Verzögerungen oder Engpässe geben. Dies kann im Umgang mit funktionsübergreifenden Teams schwierig sein, aber es wird die Produktivität steigern, wenn Sie erfolgreich sind.

4. Zug herstellen

Der Fluss wird den Kunden schneller einen Mehrwert bringen, was bedeutet, dass Kunden das Produkt in kürzerer Zeit als zuvor beziehen können. Dies hilft Ihnen, die Bevorratung von Materialien zu vermeiden und Ihren Gerätebestand zu rationalisieren. Das spart sowohl dem Hersteller als auch dem Kunden Geld.

5. Streben nach Perfektion

Perfektion ist ein Ziel, das unmöglich zu erreichen ist, aber das Streben danach reduziert Verschwendung und bietet den Kunden einen höheren Wert. Deshalb wollen Sie Lean Thinking zu einem Teil Ihrer Unternehmenskultur machen. Jeder, der für Sie arbeitet, sollte an dieser Art von schlankem Portfoliomanagement beteiligt sein. Sobald Sie diesen Schritt erreicht haben, stehen Sie wieder am Anfang, da Lean niemals aufhört.

Wann sollte Lean Portfolio Management eingesetzt werden?

Lean Portfolio Management wird während des gesamten Lebenszyklus Ihres Portfolios eingesetzt. Es wird während der Verwaltung des Portfolios verwendet, um sicherzustellen, dass alle Projekte Ihre strategischen Geschäftsergebnisse erfüllen und gleichzeitig Investitionsentscheidungen verbessern.

Wichtiger ist, wer Lean-Portfolio-Management und Lean-Portfolio-Management-Tools zur Verwaltung des Portfolios einsetzt. Dies sind hochrangige Personen in der Organisation. Beispielsweise sind Führungskräfte für eine effektive Umsetzung von entscheidender Bedeutung. Sie schaffen die Unternehmenskultur und tragen dazu bei, dass Lean in diesem Klima gedeiht. Außerdem gehen sie mit gutem Beispiel voran.

Hauptakteure des schlanken Portfoliomanagements

Natürlich werden auch Manager und Vorgesetzte eingebunden. Sie tragen die täglichen Auswirkungen des Lean-Denkens, da sie für den Einsatz von Lean-Techniken und die Verwendung von Lean-Portfolio-Management-Tools verantwortlich sind. Manager und Vorgesetzte coachen auch die Teams, die die Aufgaben in den Projekten im Portfolio ausführen, die schlank arbeiten sollten.

Wenn Sie Fachexperten in Ihrem Unternehmen haben, sind auch diese der Schlüssel zum Erfolg eines schlanken Portfoliomanagements. Sie sind eine wertvolle Ressource, die von Teams erschlossen werden sollte. Sogar Mitarbeiter an vorderster Front, Personalabteilung, Kunden, Lieferanten und Beschaffungspersonal müssen alle an Bord eines schlanken Portfoliomanagements sein, um die Reduzierung von Verschwendung zu maximieren und den Wert für die Kunden zu steigern.

Lean-Portfolio-Management-Schritte

Damit Lean Portfolio Management effektiv ist, muss es in der gesamten Organisation implementiert werden. Es wurde entwickelt, um jede Abteilung auf allen Ebenen des strategischen Werts ganzheitlich zu verbessern. Um dieses Ziel zu erreichen, ist es ideal, diese acht Schritte für ein schlankes Portfoliomanagement zu befolgen.

Legen Sie strategische Themen fest

Beginnen Sie damit, sich Themen zu überlegen, die Ihre strategischen Prioritäten widerspiegeln, indem Sie Ihre Strategien definieren, sie in Investitionen umwandeln und ihnen Ziele zuweisen. Diese sollten mit der Vision des Portfolios übereinstimmen. Stellen Sie sicher, dass Sie klar definierte Ziele und Metriken erstellen, um ihre Leistung zu messen. Die Verwendung einer Roadmap hilft dabei, das Portfolio über Projekte hinweg zu sehen und wie sie zueinander in Beziehung stehen. Eine Roadmap dient auch als Kommunikationskanal für Teams und Stakeholder.

Wertstrom finanzieren, verwalten und zuweisen

Der Wertstrom sind Aktivitäten, die Ihre Strategien und Ziele umsetzen, um Kunden und Ihrem Unternehmen einen Mehrwert zu bieten. Mit anderen Worten, Investitionen an Renditen ausrichten. Hier planen Sie von oben nach unten Ihr Budget und schätzen, welche Finanzierung Sie mit der Kostenmanagementplanung benötigen. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre geplanten Kosten mit Ihren tatsächlichen Kosten vergleichen, um auf Kurs zu bleiben und bei Bedarf neu zuzuweisen.

Nachfrage verwalten

Bedarf, ob betrieblich oder aufgrund einer Kundenanfrage, sollte gegenüber Ihren strategischen Prioritäten priorisiert und nach Überprüfung der geschätzten Kosten und erwarteten Vorteile durchgeführt werden. Auf diese Weise können Sie die Arbeit über Ihre Wertströme hinweg priorisieren und Anpassungen an der Arbeit entsprechend der Nachfrage vornehmen.

Nutzen Sie kontinuierliche, adaptive Planung mit Roadmaps

Pläne sind nicht in Stein gemeißelt. Beim Lean-Portfoliomanagement muss man das sich ändernde Umfeld kontinuierlich überprüfen und anpassen, um den Wert zu erhalten und Verschwendung zu vermeiden. Projekt-Roadmaps sind wertvolle Werkzeuge in diesem Prozess, da sie Portfoliomanagern helfen, indem sie ihnen einen Überblick geben, in dem sie Ressourcen strategisch neu zuweisen können, um den Wert zu erhalten und gleichzeitig Verschwendung zu vermeiden. Probieren Sie unsere Roadmap-Vorlage aus, um loszulegen.

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Roadmap-Vorlage

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Optimieren Sie die Ressourcennutzung

Nutzen Sie Ihre vorhandene Ressourcenkapazität in vollem Umfang und bleiben Sie flexibel, damit Sie bei der Anpassung von Plänen neu zuweisen können. Dies erfordert genaue Schätzungen der Ressourcen. Ein effektives Ressourcenmanagement ist unerlässlich und sollte Teil der schlanken Portfoliomanagement-Tools sein, die Sie verwenden, um Ihre Ressourcennutzung zu optimieren.

Unterstützen Sie Continuous Delivery und Reporting

Continuous Delivery ist ein agiles Entwicklungsprinzip, das oft in das Lean-Portfoliomanagement als Teil seines Wertstroms integriert wird. Dazu benötigen Portfoliomanager Echtzeitdaten, um effektivere Entscheidungen über Wertrealisierung und Kosten treffen zu können.

Kontrollieren Sie die Geschäftsergebnisse

Verfolgen Sie Ihre Ziele mit definierten Metriken und Key Performance Indicators (KPIs), um Abweichungen in Ihrem Plan zu ermitteln, und bestimmen Sie Ihre Optionen zum Angehen und Ausführen von Anpassungen, um Störungen zu reduzieren, die sich auf Ihren Wertstrom auswirken. Dies trägt dazu bei, Ihre Effizienz zu maximieren und Ihre strategischen Ziele zu verwirklichen.

Führen Sie Lean Governance durch

Lean Governance beaufsichtigt und trifft Entscheidungen über Prognosen und Budgetierung, Messungen der Portfolioleistung und koordiniert die kontinuierliche Einhaltung. Auf diese Weise werden die Schritte, die Sie zur Implementierung eines schlanken Portfoliomanagements unternommen haben, immer überprüft und verfeinert, um den Wert zu verbessern und Verschwendung zu vermeiden.

Projektmanager und Lean Portfolio Management

Der Einsatz eines Lean-Portfoliomanagement-Tools wie ProjectManager ist für die erfolgreiche Implementierung und Durchführung Ihres Lean-Portfoliomanagements unerlässlich. Unsere Software ist Cloud-basiert, was bedeutet, dass Sie Echtzeitdaten erhalten, um bessere Entscheidungen zu treffen. Wir haben mehrere Projektansichten wie Gantt-Diagramme, Kanban-Tafeln, Aufgabenlisten, Kalender und mehr, sodass jede Abteilung die gewünschten Tools verwenden kann. Alle Ansichten werden in Echtzeit aktualisiert, sodass es eine Quelle der Wahrheit gibt.

Richten Sie die Ausführung an den strategischen Zielen der Roadmap aus

Ein schlankes Portfoliomanagement hängt von der Fähigkeit ab, alle Ihre Projekte an einem Ort zu sehen. Man muss beachten, wie sie sich zueinander verhalten, was wann was braucht. Unsere Portfolio-Roadmap-Ansicht zeigt jedes Projekt in Ihrem Portfolio in einer Gantt-Diagramm-Zeitachse. Sie sehen Start- und Enddaten in Ihrem gesamten Portfolio, damit Sie Ressourcen effektiver zuweisen können. Die Roadmap kann angepasst und gefiltert werden, um genau das anzuzeigen, was Sie sehen müssen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele erreichen.

Halten Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams im Gleichgewicht

Um Verschwendung zu eliminieren und den Wert für die Kunden zu steigern, müssen Sie Ihre Belegschaft maximieren, ohne sie zu überlasten und auszubrennen. Unsere Ressourcenmanagement-Tools helfen Ihnen dabei, die Verfügbarkeit von Teams zu sehen, einschließlich weltweiter Feiertage, aber auch deren Arbeitsbelastung in Ihrem gesamten Portfolio zu überwachen. Das farbcodierte Workload-Diagramm macht es einfach zu erkennen, wer überlastet ist und wer unterlastet, im Urlaub oder einer Aufgabe zugewiesen. Sie können direkt aus der Diagrammansicht heraus neu zuweisen, um die Arbeitsbelastung auszugleichen und Ihr Team produktiv zu halten.

Sie können auch Berichte anpassen und mit nur wenigen Tastenanschlägen einen Portfoliostatus generieren lassen. Es gibt auch andere Berichte, z. B. für Arbeitszeittabellen, Arbeitsbelastung, Abweichungen und mehr. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die gewünschten Daten anzuzeigen, und dann einfach in verschiedenen Formaten mit Ihren Stakeholdern geteilt werden, damit sie auf dem neuesten Stand bleiben.