Was ist schlankes Projektmanagement?

Alle Unternehmen müssen Geld verdienen, um zahlungsfähig zu bleiben und im Geschäft zu bleiben. Die Notwendigkeit der Rentabilität ist klar – wie Sie dorthin gelangen, ist der schwierige Teil.

Eine Möglichkeit besteht darin, Ihren Kunden einen Mehrwert zu bieten und gleichzeitig weniger Abfall für das Unternehmen zu erzeugen. Dies wird allgemein als schlankes Projektmanagement bezeichnet.

Was ist schlankes Projektmanagement?

Lean-Projektmanagement konzentriert sich darauf, ein Fertigungsprojekt mit mehr Wert und weniger Verschwendung zu liefern. Dies geschieht durch die systematische Eliminierung von Verschwendung im Wertstrom des Lean-Manufacturing-Prozesses.

Um zu funktionieren, ist Lean Project Management auf kontinuierliche Verbesserung angewiesen. Das bedeutet, dass jeder Prozess im gesamten Wertstrom des Unternehmens verbessert wird, indem das Prinzip von mehr Wert und weniger Verschwendung angewendet wird.

Lean Manufacturing wurde von Toyota entwickelt, weshalb es japanische Wörter verwendet, um sich auf die Beseitigung von Verschwendung in einem Fertigungssystem (muda), Verschwendung durch Abraum (muri) und Verschwendung aufgrund ungleicher Arbeitsbelastung (mura) zu beziehen.

Die Lean-Manufacturing-Methodik hat fünf Lean-Prinzipien: Wert, Wertstrom, Pull-System, kontinuierlicher Fluss und Perfektion. Wir werden über diese unten lernen.

Was sind die Vorteile von Lean Project Management?

Als das Toyota Production System (TPS) zum ersten Mal eingeführt wurde, ermöglichte es dem Automobilunternehmen, den Wert für seine Kunden zu steigern. Der Beweis liegt im Pudding; aus dem (damaligen) Kleinwagenhersteller ist einer der größten Autohersteller der Welt geworden. Während der Begriff Lean Manufacturing erst in den 1990er Jahren auftauchte, waren die Vorteile des schlanken Projektmanagements offensichtlich. Hier sind einige:

• Mehr Einblick in den Herstellungsprozess
• Mehr Kontrolle, bessere Entscheidungsfindung und Stärkung der Teams
• Steigert Produktivität und Moral
• Bietet alternative Möglichkeiten, um Ergebnisse aus der Tür zu bekommen
• Schnellere Projekte, da auf weniger Probleme reagiert werden muss
• Steigert den Gewinn, da mehr Wert hinzugefügt und Abfall reduziert wird
• Erhöhte Kundenzufriedenheit

Wenn Unternehmen von diesen Vorteilen profitieren, haben sie mehr Mittel, um in Arbeitskräfte, Werkzeuge und Ausrüstung zu investieren. Dies schafft einen Schneeballeffekt, der noch mehr Wert schafft und noch mehr Abfall aus dem Produktionssystem reduziert. Es ist eine Win-Win-Situation im besten geschäftlichen Sinne.

Um all diese Vorteile nutzen zu können, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, die Transparenz und Verbindung bietet. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Daten über mehrere Projektansichten hinweg teilt. Die Listenansicht kann beispielsweise Aufgaben taggen, Prioritäten hinzufügen und den aktuellen Aufgabenstatus anzeigen. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos.

Die Definition eines Lean-Projekts

Lean-Projektmanagement wurde in der Fertigung entwickelt, aber die Lean-Prinzipien haben sich seitdem in vielen verschiedenen Branchen verbreitet. Ein Lean-Projekt ist einfach eines, in dem es kontinuierliche Verbesserungen gibt.

Das macht es zu einem Teil der größeren agilen Projektmanagementumgebung, da es flexibel und bereit ist, sich bei Bedarf zu ändern. Es geht darum, den Kunden und Stakeholdern einen Mehrwert zu bieten, und zwar unabhängig davon, ob Sie ein Auto oder eine App herstellen.

Einer der Aspekte eines schlanken Projekts, der es von traditionell verwalteten Projekten unterscheidet, ist die Anwendung der fünf Prinzipien des schlanken Projektmanagements. Das ist der erste Schritt in einem Lean-Projekt; die fünf Lean-Prinzipien zu identifizieren und sie dann auf Ihr Projekt anzuwenden.

Die 5 Lean-Prinzipien

Lassen Sie uns die fünf Lean-Prinzipien definieren. Diese Prinzipien gibt es schon eine Weile, wurden aber 1997 vom Lean Enterprises Institute (LEI) kodifiziert.

1. Wert: Der Wert wird von Ihrem Kunden, Klienten oder Stakeholder definiert. Der Wert kann die Qualität, der Zeitplan oder der Preis Ihrer Leistung sein – obwohl es wahrscheinlich ein bisschen von allen dreien ist. Wissen Sie, welche Anforderungen Sie benötigen und welche Erwartungen Sie erfüllen müssen.
2. Wertstrom: Sie haben den Wert definiert, jetzt ist es an der Zeit, alle Schritte und Prozesse in Ihrem Herstellungszyklus abzubilden. Diese Abfolge von Schritten wird im schlanken Projektmanagement als Wertstrom bezeichnet. Identifizieren Sie jede Aktion, die im Projekt stattfinden muss, einschließlich Design, Beschaffung, Produktion, Personalwesen, Verwaltung und mehr. Es ist hilfreich, diese Wertstromkarte auf einer Seite zu zeichnen, um den Ressourcenfluss zu veranschaulichen.
3. Kontinuierlicher Fluss: Es sollten keine Punkte vorhanden sein, die zu Engpässen führen oder die Produktion unterbrechen. Laut LEI „lassen Sie die Wertstromschritte in enger Reihenfolge erfolgen, damit das Produkt oder die Dienstleistung einen kontinuierlichen Fluss zum Kunden hat.“ Es erfordert oft funktionsübergreifende Teams, führt aber zu einer höheren Produktivität.
4. Pull-System: Dies ist, wenn der Kunde, Klient oder Stakeholder das Produkt oder die Dienstleistung nach Bedarf aus dem Projekt „zieht“. Mit anderen Worten, die Verbesserungen des vorherigen Schritts führen zu einer schnelleren Markteinführung. Der Vorteil des Pull-Systems ist keine Lagerhaltung oder Bevorratung. Das spart Geld für das Geschäft, das dann an ihre Kunden weitergegeben werden kann.
5. Perfektion: Der letzte Schritt ist die Verbreitung der Philosophie in Ihrem gesamten Unternehmen. Bei Lean geht es um kontinuierliche Verbesserung. Daher muss jeder im Unternehmen stets danach streben, sich selbst und die Prozesse, an denen er beteiligt ist, zu verbessern. Oft braucht es mehrere Durchgänge, um den Wert zu ermitteln und die Verschwendung wirklich zu reduzieren.

Was ist mit Lean Program Management?

Projekte treten nicht ordentlich nacheinander auf. Wahrscheinlicher ist, dass Projektmanager für die Überwachung einer Reihe von Projekten verantwortlich sind. Ein Portfolio besteht aus vielen Projekten, aber ein Programm besteht aus vielen verwandten Projekten. Auch diese können von einem Lean-Ansatz profitieren.

Sie können die fünf Lean-Prinzipien bei der Verwaltung eines Programms anwenden. Wenn Sie alle Ihre Projekte durch die Linse des schlanken Programmmanagements betrachten, finden Sie Bereiche, in denen es bei den Projekten Verschwendung gibt. Dann können Sie den Wert genau bestimmen und Ressourcen teilen, damit alle Projekte besser zusammenfließen.

Obwohl es nicht so bekannt ist wie Lean Project Management, ist Lean Program Management nur ein weiteres Beispiel für das fünfte Lean-Prinzip der Perfektion. Wenn Lean-Prinzipien einem Projekt helfen, helfen sie einem Programm. Kontinuierliche Verbesserung bedeutet, die Reichweite Ihres Lean-Ansatzes zu erweitern und ihn in alle Aspekte Ihres Unternehmens einzubeziehen.

Wie ProjectManager beim schlanken Projektmanagement hilft

Die Abbildung Ihres Wertstroms auf Papier ist ein guter Anfang, aber Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Verschwendung zu finden und zu eliminieren. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Teams verbindet und Echtzeitdaten für eine bessere Entscheidungsfindung liefert.

Erstellen Sie Projektpläne von Anfang bis Ende

Um Wert zu finden und Verschwendung zu beseitigen, müssen Sie das gesamte Projekt an einem Ort sehen. Sehen Sie sich alle Aufgaben an und bestimmen Sie, welche Aufgaben erhalten bleiben und welche unnötig sind. Mit dem Online-Gantt-Diagramm von ProjectManager können Sie das Projekt abbilden und Aufgabenabhängigkeiten identifizieren, die Engpässe verursachen können. Es gibt auch einen Filter zum Aufzeichnen des kritischen Pfads, mit dem Sie den effizientesten Weg zur Ausführung des Projekts sehen und die Schritte vermeiden können, die keinen Mehrwert bringen.

Erstellen Sie flexible Workflows auf Kanban-Boards

Transparenz ist der Schlüssel zu einem schlanken Projektmanagement. Dynamische Kanban-Tafeln ermöglichen Projektmanagern einen Einblick in den Produktionszyklus, ohne ihre Teams zu behindern. In der Zwischenzeit können Teams ihren Aufgabenrückstand verwalten und die Ausführung ihrer Arbeit planen. Sie können Aufgaben kommentieren und erhalten Benachrichtigungen per E-Mail oder in der App, wenn es eine Antwort oder ein Update zur Arbeit gibt.

Gleichen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams spontan aus

Das Ausbalancieren der Arbeitsbelastung ist auch die Grundlage für ein schlankes Projektmanagement. Mit unseren Ressourcenverwaltungsfunktionen können Sie die Aufgaben Ihres Teams in einem farbcodierten Diagramm sehen, das zeigt, wer zu viele oder zu wenige Aufgaben hat. Anschließend können Sie direkt aus dem Arbeitsbelastungsdiagramm heraus neu zuweisen, damit Ihr Team ausgelastet bleibt.

Sorgen Sie mit Dashboards für Effizienz

Teams können mit unseren mehreren Projektansichten arbeiten, wie sie wollen, Projektmanager können Daten über ihren Fortschritt mit Ein-Klick-Berichten und einer Übersichtsansicht vom Echtzeit-Dashboard abrufen. Es gibt sogar schlanke Programmmanagement-Berichte und -Tools wie die Roadmap, die alle Projekte in Ihrem Programm an einem Ort zeigt. Sie benötigen ein flexibles Tool wie ProjectManager, um ein schlankes Projekt durchzuführen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Aufgaben, Teams und Projekte organisiert, um die Produktivität zu steigern und Ihre Prozesse zu rationalisieren. Das Tool ist so konzipiert, dass es Mehrwert schafft und Verschwendung reduziert, genau wie Lean-Projektmanagement-Mandate. Schließen Sie sich den Zehntausenden von Teams in so unterschiedlichen Unternehmen wie der Bank of America oder Ralph Lauren an, die unser Tool nutzen, um besser zusammenzuarbeiten. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus.