Legal Project Management: Eine Kurzanleitung mit kostenlosen Vorlagen

Ein Projekt wird oft als etwas rein Physisches angesehen, wie eine Konstruktion. Die Wahrheit ist, dass ein Projekt jede Arbeit sein kann, die einen Anfang und ein Ende hat. Dazu hat auch die Rechtsbranche Projekte.

Juristisches Projektmanagement ist Juristen bestens vertraut, auch wenn sie diesen Begriff nicht unbedingt verwenden. Das Endergebnis ihrer Projekte ist typischerweise ein Vertrag, ein Testament oder eine beliebige Anzahl von Ergebnissen.

Was ist juristisches Projektmanagement?

Juristisches Projektmanagement ist, wenn Projektmanagementprinzipien auf die Erbringung juristischer Dienstleistungen angewendet werden. Es ist eine Methode, die Anwaltskanzleien verwenden, um Projekte für ihre Kunden mit größerer Produktivität durchzuführen. Es unterscheidet sich nicht wesentlich vom traditionellen Projektmanagement.

Wenn Anwaltskanzleien juristisches Projektmanagement einsetzen, tragen sie dazu bei, die Zufriedenheit ihrer Mandanten zu steigern und gleichzeitig ihre Anwaltskanzlei profitabel zu halten. Es ist eine Win-Win-Situation für alle Parteien. Die juristische Arbeit, die unter das juristische Projektmanagement fällt, kann alles sein, von Rechtsstreitigkeiten bis hin zu nicht streitigen Arbeiten.

Ein Anwalt wird in der Regel zum Projektleiter der Anwaltskanzlei. Sie spielen eine Rolle im juristischen Projektteam, um Mandanten zu helfen und die Ziele der Anwaltskanzlei zu fördern. Da Projekte zeitlich befristet sind, können alle Rechtsangelegenheiten (unabhängig von ihrer Disziplin) als Projekte betrachtet werden und unterliegen daher der Leitung des juristischen Projektmanagements.

Projektmanagement-Software hilft Rechtsteams bei der Organisation von Aufgaben. ProjectManager verfügt über interaktive Gantt-Diagramme, die Sie mit Ihrem Team und Ihren Kunden teilen können. Sie können abhängige Aufgaben verknüpfen, Meilensteine ​​festlegen und die Baselines festlegen. Sie können den tatsächlichen vs. geplanten Aufwand in Echtzeit verfolgen, um den Zeitplan einzuhalten. Sie können die Arbeit auch mit Aufgabenlisten, Kanban-Tafeln, Dashboards und mehr verwalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Der rechtliche Projektmanagementprozess

Wie bei jedem Projektmanagement gibt es auch beim legalen Projektmanagement einen Prozess. Es lässt sich in drei Grundprinzipien unterteilen:

1. Planung
2. Stakeholder aktualisieren
3. Fortschritt und Leistung messen

Es unterscheidet sich nicht von dem, wofür ein Projektmanager bei der Verwaltung eines Projekts verantwortlich ist. Sie werden sehen, dass der Prozess des juristischen Projektmanagements auch nicht so anders ist. Es folgt diesen fünf Schritten.

1. Definieren Sie Projektziele und -umfang für das Rechtsprojekt

Dieser Schritt beginnt mit dem Sammeln von Informationen und Kundenanforderungen. Sie müssen das Geschäft und die Bedürfnisse des Kunden kennen und wissen, was er von Ihnen erwartet. Sobald Ihre Recherche abgeschlossen ist, treffen Sie sich mit dem Kunden und einigen Sie sich auf die Projektphasen, Leistungen und das gewünschte Ergebnis. Sprechen Sie auch über den Projektumfang, wie lange das Projekt dauern wird und welche Kosten anfallen. Wenn dies entschieden ist, einigen Sie sich auf eine Abrechnungsvereinbarung. Sie sollten auch Risiken und andere Probleme ansprechen, die sich auf das Engagement auswirken könnten.

2. Projektplanung

Jetzt haben Sie genug Informationen, um Ihr Projekt in Phasen und Aufgaben zu unterteilen. Sie sollten auch Leistungsstandards erstellen, an denen Sie das Projekt messen können. Sobald Sie eine vollständige Liste Ihrer Aufgaben haben, müssen Sie sie in einer Zeitachse organisieren. Auch hier stellen Sie das Projektteam auf Firmen- und Kundenseite zusammen. Zu diesem Zeitpunkt schätzen Sie auch das Projektbudget. Schließlich müssen Sie einen Kommunikationsplan und einen Risikomanagementplan erstellen.

3. Führen Sie den Plan aus

Dies ist der Schritt, in dem Sie die rechtliche Arbeit erledigen. Sie weisen den richtigen Anwälten die Arbeit an den richtigen Aufgaben zu, indem Sie Aufgaben zuweisen und die Delegation von Befugnissen definieren. Der Projektmanager gibt dem Team nach Bedarf zeitnahes, objektives und spezifisches Feedback und verwaltet die Leistung und Moral des Teams. Dazu gehört die Erleichterung der Zusammenarbeit zwischen dem Team und die Aktualisierung der Kunden über den Fortschritt des Projekts.

4. Überwachung und Messung des Fortschritts

Während Sie das Projekt ausführen, müssen Sie seinen Fortschritt und seine Leistung messen, um sicherzustellen, dass es mit Ihrem Plan übereinstimmt. Dies bedeutet, den Fortschritt von Phasen und Aufgaben zu verfolgen, Umfangserweiterungen, Engpässe, Redundanzen zu vermeiden, Kundenerwartungen und andere Ineffizienzen zu erfüllen, die das Projekt verzögern oder zum Scheitern bringen können. Sie müssen das Projekt auch kontrollieren, wenn Probleme auftreten, die sich auf Ihre Zeit, Ihre Kosten oder Ihren Umfang auswirken können.

5. Überprüfung nach dem Projekt

Das Projekt ist erst beendet, wenn der Projektleiter und das Team die Ergebnisse im Hinblick auf den Projektumfang bewertet haben. An diesem Punkt müssen Sie alles identifizieren, was schief gelaufen ist, damit es in zukünftigen Projekten nicht wiederholt wird. Sie sollten sich mit Kunden treffen, um Feedback zum Projekt zu besprechen, um Erkenntnisse zu gewinnen, die auf zukünftige Projekte angewendet werden können. Alle gewonnenen Erkenntnisse müssen dokumentiert und mit der Firma geteilt werden, damit sie zukünftigen Teams als Referenz zur Verfügung stehen.

Der juristische Projektmanager

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens und Ihrer Art von Projekten sollten Sie die Einstellung eines juristischen Projektmanagers in Betracht ziehen. Ein juristischer Projektmanager ist ein Fachmann, der rechtliche Vorgänge plant und verwaltet, indem er eine Kombination aus juristischen Arbeits- und Projektmanagementmethoden verwendet. Dies ist eine relativ neue Position, die in den letzten zehn Jahren so weit gewachsen ist, dass die meisten mittelständischen bis großen Anwaltskanzleien mindestens eine haben.

Diese Juristen werden eingesetzt, um den Umfang des Projekts zu definieren. Sie sind diejenigen, die die Kickoff-Meetings leiten, mit Anwälten in Kontakt bleiben und die Mandantenbeziehungen im Projekt verwalten. Sie sind auch dafür verantwortlich, den Fortschritt der Arbeit nach Abschluss des Projekts zu verfolgen.

Ein Teil dieser Überwachung umfasst das Budget und die Kosten, die im Laufe des Projekts angefallen sind. Diese Informationen helfen dabei, das Projekt auf Kurs zu halten, bilden aber auch die Statusberichte, die den Stakeholdern vom Legal Project Manager vorgelegt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Fähigkeiten des juristischen Projektmanagers

Der Rechtsprojektmanager ist eine wachsende Position im Rechtsbereich, der der Rechtsabteilung Projektmanagementtechniken zur Verfügung stellt, um juristische Dienstleistungen und Rechtsprozesse zu adressieren. Es gibt bestimmte Fähigkeiten, die ein juristischer Projektmanager beherrschen muss, einschließlich traditioneller Projektmanagementfähigkeiten. Dazu gehören das Management komplexer Projekte unter Druck, die Führungsqualitäten, um Teams zu leiten, die Fähigkeit, Probleme zu lösen, und Fähigkeiten zum kritischen und strategischen Denken.

Natürlich muss ein juristischer Projektmanager auch über fließende juristische Kenntnisse verfügen. Das bedeutet nicht, dass sie die juristische Fakultät abgeschlossen und die Anwaltskammer bestanden haben müssen. Es wird jedoch hilfreich sein, sich mit dem rechtlichen Verfahren und der Sprache vertraut zu machen. Oft hat der juristische Projektmanager einen Hintergrund als Rechtsanwaltsfachangestellter oder Rechtsassistent.

Legal Project Management-Zertifizierung

Ein Projektmanagement-Training ist immer sinnvoll. Es gibt Projektmanagement-Zertifizierungen wie Project Management Professional (PMP), die vom Project Management Institute (PMI) angeboten werden und die sehr hilfreich sein können, um zu verstehen, wie man ein juristisches Projekt verwaltet, und Ihnen dabei helfen, einen Job als juristischer Projektmanager zu bekommen.

Sie müssen keine Zertifizierung haben, um sich für die Position zu qualifizieren, aber ein juristischer Hintergrund mit Projektmanagementhintergrund wird Sie zu einem attraktiveren Kandidaten machen. Es gibt eine Organisation namens Legal Project Management (LPM) Institute, die eine Reihe von Kursen und LPM-Zertifizierungen anbietet. Aber oft reicht schon eine Ausbildung zum Rechtsanwaltsfachangestellten oder die Mitarbeit an juristischen Projekten aus, um einen Fuß in die Tür zu bekommen.

Gehalt als Legal Project Manager

Laut Glassdoor hat eine juristische Karriere als juristischer Projektmanager eine durchschnittliche Grundvergütung von 86.565 $. Das ist der nationale Durchschnitt, wobei das untere Ende des Spektrums bei etwa 57.000 $ und das obere Ende bei etwa 132.000 $ liegt.

Rechtliche Projektmanagement-Tools

Es gibt nur wenige Softwarelösungen, die speziell für das juristische Projektmanagement entwickelt wurden, obwohl sich jedes Projektmanagement-Tool, das bei Projektmanagementprozessen hilft, als hilfreich bei der Planung, Überwachung, Verfolgung und Berichterstattung Ihres Projekts erweisen wird. Jedes Tool mit Aufgabenverwaltungsfunktionen wird sich ebenfalls als hilfreich erweisen.

Ein Dashboard, das das Projekt überwacht und Ihnen Einblicke in den Fortschritt und die Leistung des Projekts ermöglicht, hilft Ihnen dabei, den Zeitplan einzuhalten und Ihr Budget einzuhalten. In diesem Sinne benötigen Sie auch Reporting-Tools, die verschiedene Berichte erstellen, die detaillierter sind und mit Stakeholdern geteilt werden können.

Es ist auch am besten, ein kollaboratives Tool zu haben, um Teams zu verbinden, egal ob sie in Ihrem Büro oder in einem anderen Außenbüro arbeiten. Es werden auch verschiedene Abteilungen in der Firma zusammenarbeiten, daher ist eine kollaborative Plattform, die für alle einfach zu bedienen ist, ein Plus.

Rechtliche Projektmanagement-Vorlagen

Wenn Sie noch nicht bereit sind, Software für das Management von Rechtsprojekten auszuprobieren, gibt es Vorlagen, die Ihnen dabei helfen können, Rechtsprojekte zu verwalten, um die Kundenzufriedenheit aufrechtzuerhalten. Die folgenden Vorlagen stehen alle zum kostenlosen Download zur Verfügung.

Projektbudget-Vorlage

Juristische Projekte haben Budgets und diese kostenlose Budgetvorlage sammelt alle finanziellen Details, einschließlich Schätzungen, damit Sie wissen, wie viel Geld Sie für die Verwaltung Ihres Projekts aufbringen müssen.

Vorlage für Gantt-Diagramme

Diese kostenlose Gantt-Diagrammvorlage für Excel hilft Ihnen dabei, alle Aufgaben für Ihr Projektmanagementteam auf der linken Seite zu organisieren, mit Start- und Fälligkeitsdatum, Priorität und mehr, während Sie auf der rechten Seite das gesamte Projekt auf einer Zeitachse sehen Aufgaben und Dauerleisten.

Risikoregister-Vorlage

Alle Projekte sind riskant. Risiken zu identifizieren und dann Probleme zu verfolgen, die in Ihrem Projekt auftreten, ist die Art und Weise, wie Sie Ihren Kunden dienen. Mit diesem kostenlosen Risikoregister für Excel können Sie jedes Risiko nach Priorität und seinen potenziellen Auswirkungen auf das Projekt definieren.

Arbeitsplan Vorlage

Teams zu führen bedeutet, eine klare Vorstellung davon zu haben, wer was wann tut. Mit dieser kostenlosen Arbeitsplanvorlage können Sie den wöchentlichen Arbeitsplan Ihres Teams organisieren und den Arbeitsablauf besser verwalten, damit alle produktiv arbeiten können.

Wie ProjectManager beim rechtlichen Projektmanagement hilft

Vorlagen sind statisch und erfordern die Pflege, die Sie von wichtigeren Aufgaben abhält. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die die geschäftige Arbeit automatisiert und Ihre Teams in Echtzeit mit E-Mail- und In-App-Benachrichtigungen verbindet, um alle über Updates und Kommentare auf dem Laufenden zu halten, wenn sie entweder im Büro oder anderswo zusammenarbeiten.

Erstellen Sie ganz einfach Teampläne

Die Planung Ihrer Teams ist mit ProjectManager ganz einfach. Sobald Sie den Plan in Ihrem Gantt-Diagramm erstellt haben, können sie an einer beliebigen der mehreren Projektansichten arbeiten, Aufgabenliste, Arbeitsblatt, Kalender oder Kanban-Tafel. Letzteres visualisiert den Arbeitsablauf und gibt Teams die Autonomie, ihren Rückstand zu verwalten und ihre Aufgaben gemeinsam zu planen. Projektmanager erhalten Transparenz in den Prozess und können Ressourcen neu zuweisen, wenn sie potenzielle Engpässe sehen, um die Teams am Laufen zu halten.

Verfolgen Sie die protokollierten Stunden

Arbeitszeittabellen rationalisieren nicht nur die Abrechnung, sondern geben Projektmanagern einen Einblick, wie viel Zeit ihr Team an Aufgaben arbeitet, was hilfreich ist, wenn Kunden wissen möchten, welche Arbeit wohin ihre abrechenbaren Stunden gehen. Arbeitszeittabellen können Aufgaben automatisch ausfüllen und werden gesperrt, sobald sie an den Projektmanager übermittelt wurden, damit sie nicht manipuliert werden können.

Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit

Projektmanager können mit Ein-Klick-Berichten für Arbeitszeittabellen, Projektabweichungen, Kosten und mehr tiefere Einblicke erhalten. Diese Berichte können gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie sehen möchten, und dann mit Stakeholdern geteilt werden. Echtzeit-Dashboards verfolgen sechs Projektmetriken für einen Überblick über Fortschritt und Leistung, wann immer Sie möchten, ohne komplizierte Einrichtung. Sie sind bereit, wenn Sie es sind.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeitsmanagement-Software für hybride Teams und flexibel genug, um in den Bereichen Recht, professionelle Dienstleistungen, IT, Bau oder jede Art von Projekt zu arbeiten. Schließen Sie sich den über 35.000 Fachleuten an, die unser Tool bereits bei Organisationen wie der NASA, Siemens und Nestles nutzen. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager!