Was ist der Level of Effort (LOE)? Plus 5 Tipps zur Aufwandsschätzung

Level of Effort (LOE) ist ein Projektmanagementbegriff, der sich auf eine bestimmte Art von Projektaktivität bezieht, die als Unterstützungsaktivitäten bezeichnet wird. Support-Aktivitäten liefern keine Ergebnisse, sondern treiben Aufgaben an, die dies tun. Daher gibt der Aufwand an, wie viel Arbeit diese Aufgaben erfordern, um sie abzuschließen.

Diese Arbeit kann viele Formen annehmen, wie z. B. das Aktualisieren von Projektdokumenten, das Warten von Ausrüstung, das Einreichen von Ausgaben usw. Das verbindende Merkmal dieser Arbeit ist, dass sie regelmäßig durchgeführt werden muss, um eine größere Aufgabe zu unterstützen.

Beispiele für den Aufwand

Der beste Weg, um den Aufwand zu verstehen, besteht darin, sich allgemeine Unterstützungsaktivitäten anzusehen, die in fast jedem Projekt stattfinden. Unten finden Sie einige Beispiele für den Aufwand.

Stakeholder managen

Stakeholder-Management ist die Kunst, starke Beziehungen zwischen allen an einem Projekt Beteiligten zu schaffen. Gutes Stakeholder-Management erfordert ständige Kommunikation und Transparenz. Je nach Umfang und Größe des Projekts steigt und fällt der Aufwand für Stakeholder-Management-Aktivitäten, und es ist wichtig, sich dessen bewusst zu sein, wie viel Energie dafür benötigt wird. Das Stakeholder-Management umfasst das Senden regelmäßiger Updates, das Planen von Meetings, das Hosten von Anrufen, das Erstellen von Dokumenten usw.

Aktualisieren von Berichten

Alle Projekte bedürfen einer gründlichen Dokumentation in Form von Projektberichten. Diese Berichte sollten während des gesamten Projektlebenszyklus erstellt werden, um den Fortschritt zu überprüfen und mit dem Projektplan zu vergleichen. Ein gängiges Beispiel ist ein Budgetbericht. Um einen genauen Budgetbericht zu erstellen, müssen Sie mit unterstützenden Aktivitäten wie dem Einreichen von Belegen und Ausgaben, der Kommunikation mit Stakeholdern, der Aufzeichnung von Kostenänderungen usw. Schritt halten.

Kommunikation mit Kunden

Je nach Projekt kann die Kommunikation mit Kunden sehr wichtig sein. Wenn Sie beispielsweise eine Produktaktualisierung planen, ist es wichtig, mit Kunden darüber zu sprechen, was sie verbessert und/oder geändert sehen möchten. Dazu gehören das Versenden von E-Mails, das Anfordern von Bewertungen, das Veröffentlichen von Umfragen und das Tätigen von Telefonanrufen.

Warum ist die Aufwandsberechnung wichtig?

Anstrengung ist eine Ressource wie alles andere. Wenn wir an Ressourcen denken, denken wir an konkrete Dinge wie Geld und Materialien, aber es ist genauso wichtig, an Aufwand zu denken.

Wie Sie sich vorstellen können, erfordert das Erreichen einiger Ergebnisse mehr Arbeit als andere. Das bedeutet, dass sie ein höheres Maß an Anstrengung haben, aber es bedeutet nicht unbedingt, dass sie schwieriger sein müssen. Wenn wir die LOE für Leistungen kennen, können Sie tatsächlich vorhersehen, wie viel Arbeitsaufgaben erfordern, und besser vorbereitet sein. Tools zur Ressourcenplanung helfen bei diesem Prozess. Mit ProjectManager können Sie Ressourcenpläne erstellen und die Arbeitsbelastung Ihres Teams in einem Tool für eine bessere Ausführung verwalten. Versuchen Sie es kostenlos.

Wann sollte LOE berechnet werden?

Der Aufwand sollte bereits in der Planungsphase eines Projekts bei der Aufgabenerstellung kalkuliert werden. Aufgaben mit höherem Aufwand erfordern mehr Arbeit. Im Allgemeinen findet diese Arbeit während der gesamten Aufgabe oder des Projekts in regelmäßigen Abständen statt, daher ist es wichtig zu verstehen, wie viel Aufwand insgesamt erforderlich ist.

Die Ermittlung des Aufwands während der Planungsphase hilft, die Arbeitslast gleichmäßig zu verteilen und ermöglicht einen genaueren Zeitplan. Wenn bestimmte Teammitglieder in ihrem Workflow zu vielen Aufgaben mit hohem LOE zugewiesen sind, ist es möglicherweise an der Zeit, Aufgaben neu zu verteilen.

Was ist Aufwandsschätzung?

Um den LOE einer Aufgabe zu kennen, müssen Sie etwas üben, das als Aufwandsschätzung bezeichnet wird. Aufwandsschätzung ist der Prozess, durch den wir abschätzen, wie viel Zeit, Energie oder Geld die zu erbringenden Leistungen erfordern, damit wir dies auf einer Skala einstufen können.

Die Aufwandsschätzung ist neben der Ressourcenschätzung und der Kostenschätzung eine der Kernkomponenten der Projektschätzung. Diese Schätzungen sind die Grundlage einer fundierten Projektplanung. Je genauer Ihre Schätzungen sind, desto genauer wird Ihr Gesamtprojektplan sein und desto weniger Abweichungen müssen Sie berücksichtigen.

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Beispiele für Aufwandsschätzungen

Mit der Aufwandsschätzung quantifizieren wir den LOE für verschiedene Ergebnisse und die Aufgaben, die sie erfordern. Je nach Team, Projekt, Projektleiter oder Organisation kann der Aufwand unterschiedlich eingeschätzt werden. Aber unabhängig von der Aufwandsschätzungsmethode setzen sich alle unten stehenden Beispiele dafür ein, dass sich das Team zusammensetzt, um das Ausmaß des Aufwands als Gruppe zu diskutieren und zu entscheiden.

Während der Projektplanungsphase und des Projektplanungstreffens erstellen Sie Aufgaben, um dieses Projekt und seine Ergebnisse zu unterstützen. Wenn die Aufgaben erstellt wurden, ist es an der Zeit, ihren Aufwand über die Aufwandsschätzung zu bestimmen. Mit anderen Worten, wie viel Zeit und Energie (in Form von Unterstützungsaktivitäten) wird jede Aufgabe erfordern? Hier sind einige gängige Vorgehensweisen vieler Teams:

• Rang nach Priorität: Es ist immer eine gute Idee, das Team bezüglich der Priorität von Aufgaben auf die gleiche Seite zu bringen. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, sie jeder Aufgabe eine Prioritätsstufe in Form einer Zahl zuweisen zu lassen. Dann können Aufgaben in der Reihenfolge der höchsten oder niedrigsten Priorität aufgelistet werden. Je höher die Priorität einer Aufgabe ist, desto mehr Aufwand kann erforderlich sein, um sie zu erledigen.
• Sortieren nach Kategorien: Eine weitere hilfreiche Methode zum Schätzen des Aufwands ist das Sortieren von Aufgaben in vorgegebene Kategorien, wie z. B. niedrige, niedrige-mittlere, mittlere, hohe und höchste Priorität. Das Einsortieren in diese „Kästchen“ ist hilfreich, um Aufgaben miteinander zu vergleichen und abzuschätzen, welche mehr oder weniger aufwändig sind.
• Numerischen Wert zuweisen: Die vielleicht eindeutigste Methode zur Aufwandsschätzung besteht darin, jeder Aufgabe einen numerischen Wert auf einer vorgegebenen Skala zuzuweisen. Viele Teams verwenden die Standardskala von 1 bis 10, aber es ist nicht ungewöhnlich, kleinere oder größere Skalen zu sehen. Wenn eine Skala festgelegt wurde, weisen die einzelnen Teammitglieder den Aufgaben Werte zu und vergleichen ihre Einschätzungen miteinander. Gemeinsam wird das gesamte Team zu einem Konsens darüber kommen, wo jede Aufgabe auf der Skala liegen sollte.

Ein Beispiel für eine Level-of-Effort-Skala

Es gibt viele verschiedene Methoden, um mit der Aufwandsschätzung zu beginnen. Die Teams können sich sogar dafür entscheiden, mehr als eine dieser Methoden zu verwenden und ihre Ergebnisse zu kombinieren. Sobald sie zu einer endgültigen Entscheidung gekommen sind, müssen sie ihre Entscheidungen anhand von Aufgaben darstellen, die auf einer Skala aufgetragen sind.

Diese Skala sollte verwendet werden, um LOE für alle Aufgaben im Vergleich zueinander darzustellen. Verschiedene Projekte können je nach Größe, Umfang und anderen Merkmalen unterschiedliche Arten von Aufwandsskalen verwenden. Dies ist in Ordnung, solange das Team die verwendete Aufwandsskala versteht und die Kriterien für die Darstellung von Aufgaben auf der Skala konsistent sind.

So berechnen Sie den Aufwand

Nachdem wir uns nun die konzeptionelle Berechnung des Aufwands angesehen haben, schauen wir uns ein Beispiel aus der Praxis im Rahmen eines einfachen Projekts an. Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Projekt zur Verbesserung der Kommunikation zwischen Mitarbeitern, die remote arbeiten, und verwenden diese drei Schritte, um LOE zu bestimmen:

1. Entscheiden Sie, wie genau Ihre Schätzungen sein müssen: Genauigkeit ist immer wichtig, aber einige Projekte erfordern ein höheres Maß an Genauigkeit als andere. Es kann hilfreich sein, das Gesamtbild zu betrachten, indem Sie die Ergebnisse untersuchen und entscheiden, wie flexibel Ihre LOE-Projektionen sein können. In diesem Fall können wir mit Sicherheit sagen, dass eine moderate Genauigkeit vorhanden sein sollte, aber eine gewisse Differenzierung führt nicht zum Scheitern des Projekts.
2. Verwenden Sie eine Methode zur Aufwandsschätzung: An diesem Punkt des Projekts haben Sie Ihre Aufgabenliste erstellt. Jetzt ist es an der Zeit, eine der drei oben beschriebenen Methoden zu verwenden, um den Aufwand für jede Aufgabe zu schätzen. Es gibt natürlich viele andere Methoden, die Sie verwenden können, solange Sie dieselbe Metrik verwenden, um alle Aufgaben in einem Projekt zu messen. Vergessen Sie außerdem nicht, die allgemeinen Verwaltungs- und Wartungszeiten zu berücksichtigen, da die meisten Supportaktivitäten erst nach Abschluss des Projekts endgültig eingestellt werden.
3. Fügen Sie der LOE-Skala Werte hinzu: Wenn Sie die Aufwandsschätzung für Aufgaben abgeschlossen haben, sollte jede Aufgabe eine Zahl haben oder in eine Kategorie eingeordnet werden. Von diesem Punkt an können Sie sie von der niedrigsten bis zur höchsten Anstrengungsstufe einstufen. Jetzt kann sich das gesamte Team darauf beziehen, wenn es an Aufgaben herangeht, und der Projektmanager kann Aufgaben aus einem anderen Blickwinkel sehen.

Wie ProjectManager beim Aufwand hilft

ProjectManager gibt Benutzern alles, was sie brauchen, um den Aufwand zu berechnen und diese Informationen umzusetzen. Da ProjectManager eine Cloud-basierte Lösung ist, die automatisch aktualisiert wird, arbeiten Sie immer mit den aktuellsten Daten. Dadurch entfällt die Sorge, dass Dinge wie der Aufwand nicht auf dem neuesten Stand sind.

Die Berechnung des Aufwands kann die Berücksichtigung von Dingen umfassen, wie z. B. wie viele Teammitglieder einer Aufgabe zugewiesen werden sollten, wie viele Ressourcen erforderlich sind, wie viele Stunden Aufgaben dauern und mehr. Mit ProjectManager leben all diese Informationen in der Aufgabe selbst. Es geht auch darum zu bestimmen, welche Aufgaben unterstützende Aktivitäten erfordern. Diese unterstützenden Aktivitäten können dann zu unseren Aufgabenverwaltungsfunktionen hinzugefügt werden.

Überprüfen Sie den Fortschritt, um auf Kurs zu bleiben

Überprüfen Sie den Aufgabenfortschritt, die geleisteten Arbeitsstunden und die Beauftragten – alles über das Projekt-Dashboard, Kanban-Tafeln oder Aufgabenlisten. Überprüfen Sie dann die Arbeitszeittabellen, um zu sehen, wie lange ähnliche Aufgaben in der Vergangenheit gedauert haben, und treffen Sie bessere Vorhersagen für die Zukunft.

Wenn Sie ein agiles Projekt durchführen, benötigen Sie Tools zur Unterstützung Ihrer Sprints. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software mit leistungsstarken Funktionen zur Aufgaben- und Ressourcenverwaltung, mit denen Sie sicherstellen können, dass Ihr Team niemals überlastet wird. Sehen Sie, wie ProjectManager Sie bei Ihren Schätzungen unterstützen kann, indem Sie noch heute eine kostenlose 30-Tage-Testversion absolvieren.