So schreiben Sie einen Aktionsplan (Beispiel enthalten)

Was ist ein Aktionsplan?

Im Projektmanagement ist ein Aktionsplan ein Dokument, das die Aktionsschritte auflistet, die zum Erreichen von Projektzielen und -vorgaben erforderlich sind. Daher verdeutlicht ein Aktionsplan, welche Ressourcen Sie benötigen, um diese Ziele zu erreichen, erstellt einen Zeitplan für die Aufgaben oder Aktionselemente und bestimmt, welche Teammitglieder Sie benötigen, um all dies zu tun. Was Projektziele, Projektziele, Aktionselemente und Aktionsschritte sind, werden wir später in diesem Leitfaden definieren.

Ein Aktionsplan dokumentiert die Ausführung des Projektplans. Das heißt, es ist eine detaillierte Liste der Arbeit, die getan werden muss, um die Projektziele zu erreichen, einschließlich der Aktionsschritte, die erforderlich sind, um vom Beginn des Projekts bis zum Ende zu gelangen. Ein Aktionsplan ähnelt einem Projektimplementierungsplan und ist während der Projektplanungs- und Projektdurchführungsphase sehr hilfreich.

Sie ermitteln nicht nur die Aktionsschritte und den Zeitplan, sondern bestimmen auch, wen Sie für Ihr Projektteam zusammenstellen, um an diesen Aufgaben zu arbeiten.

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So schreiben Sie in 10 Schritten einen Aktionsplan für das Projektmanagement

Die Vorteile eines Aktionsplans sind einfach: Sie haben nun skizziert, welche Aktionsschritte und welche Ressourcen erforderlich sind, um Ihre erklärten Projektziele zu erreichen. Indem Sie dies alles in einem einzigen Projektmanagementdokument zusammenfassen, können Sie erfolgreicher planen, wie Sie Ihren Projektplan ausführen.

Die Leute werden vom Projektmanagement-Jargon überwältigt, wenn sie ein Projekt planen müssen, aber das Wort Aktion kann jeder verstehen. Die Grundlagen für die Erstellung eines Aktionsplans für jedes Projekt folgen diesen vier grundlegenden Schritten der Projektplanung:

1. Definieren Sie Ihre Projektziele

Es gibt einen Unterschied zwischen Projektzielen und Projektzielen. Projektziele beziehen sich auf die übergeordneten Ziele, die das Projekt erreichen soll. Diese stimmen im Allgemeinen mit der strategischen Planung und den Geschäftszielen von Organisationen überein.

2. Definieren Sie Ihre Projektziele

Die Projektziele sind viel spezifischer als die Projektziele. Projektziele beziehen sich auf die Leistungen und Meilensteine, die abgeschlossen werden müssen, um Ihre Projektziele zu erreichen.

3. Aktionsschritte definieren

Die Aktionsschritte sind eine Gruppe verwandter Aufgaben oder Aktionselemente, die ausgeführt werden müssen, um Projektergebnisse zu produzieren.

4. Aktionspunkte identifizieren und priorisieren

Aktionselemente sind kleine, individuelle Aufgaben, die die in Ihrem Aktionsplan beschriebenen Aktionsschritte bilden. Zuerst müssen Sie Aufgabenabhängigkeiten zwischen ihnen identifizieren und diesen Aktionselementen dann eine Prioritätsstufe zuweisen, damit sie nacheinander ausgeführt werden.

5. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Nachdem Sie die für die Umsetzung Ihres Aktionsplans erforderliche Arbeit aufgeteilt haben, müssen Sie Ihren Projektteammitgliedern Aktionspunkte zuweisen und ihre Rollen und Verantwortlichkeiten definieren.

6. Ressourcen zuweisen

Wie Ihr Projektplan hat auch Ihr Aktionsplan Ressourcenanforderungen. Nachdem Sie Ihre Aktionsschritte und Aktionselemente identifiziert haben, können Sie besser verstehen, welche Ressourcen für jede Aufgabe benötigt werden, und sie entsprechend zuweisen.

7. Setzen Sie sich SMARTe Ziele

Ihr Aktionsplan muss überwacht und kontrolliert werden, um seine Leistung zu messen. Deshalb ist es wichtig, dass Sie sich SMARTe Ziele für Ihre Aktionspunkte, Aktionsschritte und Ihre Projektziele setzen. SMARTe Ziele stehen für spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitnah.

8. Legen Sie einen Zeitplan für Ihren Aktionsplan fest

Als Projektmanager müssen Sie Ihr Bestes tun, um abzuschätzen, wie lange es dauern wird, Ihre Aktionselemente und Aktionsschritte abzuschließen. Sobald Sie dies tun, haben Sie eine Zeitleiste. Sie können Projektmanagementtechniken wie PERT-Diagramme oder die Methode des kritischen Pfads verwenden, um die Dauer Ihres Projektaktionsplans besser abzuschätzen.

9. Schreiben Sie eine Aktionsplanvorlage

Erstellen oder verwenden Sie eine einfache Aktionsplanvorlage, um Aufgaben, Fristen und Aufgaben zu sammeln. Dies ist der Ort, an dem alles, was mit Aufgaben zu tun hat, in Ihren Projektaktionsplan gehört, sodass Sie einen Platz für all diese wichtigen Informationen haben.

Das Schreiben einer Aktionsplanvorlage ist eine großartige Idee, da Sie dieses Format während des gesamten Projekts verwenden müssen. Aus diesem Grund haben wir eine kostenlose Aktionsplanvorlage erstellt, die Sie herunterladen können.

10. Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool

Verwenden Sie ein Projektmanagement-Tool, um bei der Sache zu bleiben. ProjectManager verfügt über Projektplanungsfunktionen, mit denen Sie Projektfortschritt und -leistung überwachen und darüber berichten können. Verschaffen Sie sich mit unseren Live-Dashboards einen Überblick über den Aktionsplan. Im Gegensatz zu anderen Tools müssen Sie das Dashboard nicht einrichten.

Es ist sofort einsatzbereit, wenn Sie unsere Projektplanungstools öffnen. Darüber hinaus berechnen wir die verschiedenen Metriken wie Projektabweichung, Arbeitsbelastung und mehr. Sie werden in leicht lesbaren Diagrammen und Grafiken angezeigt. Teilen Sie sie mit Stakeholdern, um sie jederzeit über Aktionsschritte zu informieren. Klingt gut? Probieren Sie unser Tool kostenlos aus, indem Sie diese 30-Tage-Testversion nutzen.

Tipps zum Schreiben eines Aktionsplans

Wenn Sie einen Aktionsplan haben, wie arbeiten Sie damit, um ein erfolgreiches Projekt durchzuführen? Hier sind einige Tipps, die Ihnen bei der Umsetzung Ihres Aktionsplans helfen:

• Konzentrieren Sie sich auf Prioritäten und das, was jetzt fällig ist, wenn Sie Aktionsschritte identifizieren und Ihren Zeitplan für den Aktionsplan festlegen
• Markieren Sie die Aktionsschritte abgeschlossen
• Lassen Sie Ihre Teammitglieder auf einer Projektmanagement-Plattform arbeiten
• Benachrichtigungen einrichten
• Besprechen Sie anstehende oder letzte Aufgaben

Beispiel für einen Aktionsplan

Folgen Sie diesem Beispiel, um zu sehen, wie Aktionspläne normalerweise mit Projektplanungssoftware erstellt werden.

Aufgaben

ProjectManager kann Ihnen helfen, Ihren Aktionsplan zu erstellen und ihn dann auszuführen. Sammeln Sie alle Ihre Aufgaben in Aktionsschritten in unserer Listenansicht, die mehr kann als einfache To-do-Listen-Apps. Im Gegensatz zu ihnen können wir Aktionselemente priorisieren, Tags anpassen und den Prozentsatz der Fertigstellung für jede Aufgabe anzeigen. Unsere Cloud-basierte Projektmanagement-Software liefert Ihnen Echtzeitdaten, die Ihnen helfen, einen Aktionsplan zu erstellen und sich daran zu halten.

Beachten Sie Phasen und Aufgaben

Es ist wichtig, alle Phasen des Projektzeitplans zu notieren, um zu wissen, welche Aktionsschritte und Aufgaben wann stattfinden werden. Sie sollten auch Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen, um sicherzustellen, dass die Arbeit ordnungsgemäß ausgeführt wird.

Fortschritt verfolgen

Sobald Sie mit dem Projekt beginnen, müssen Sie den Fortschritt der durchgeführten Arbeiten grafisch darstellen. Dies führt uns zur Zeitleiste, in der Sie für jede Ihrer Aufgaben ein Start- und Fälligkeitsdatum sowie die geplante Dauer haben, damit Sie dies als Grundlage verwenden und sicherstellen können, dass Sie bleiben am Ziel. Sie können Ihre Projektzeitachse in einem Gantt-Diagramm erstellen.

Hinweis Ressourcen

Schließlich listet Ihr Aktionsplan Ressourcen auf. Wer ist für welche Aufgabe zuständig und um welche Materialien geht es? Was sind das für Kosten? Sie sollten auch einen Abschnitt im Aktionsplan für Notizen haben, die in keine der anderen Kategorien fallen. ProjectManager verfügt über Ressourcenverwaltungsfunktionen, mit denen Sie Ressourcen für jeden Aktionsschritt und jede Aufgabe Ihres Aktionsplans zuweisen können.

Verwalten Sie Ihr Projekt mit einem Aktionsplan

Einen Plan zusammenzustellen, ist nur der erste Teil des Managements eines Projekts. Denken Sie daran, es ist nichts, was Sie schreiben und weglegen können, sondern ein lebendiges Dokument, das Sie während des gesamten Projektlebenszyklus begleiten sollte. Jennifer Bridges, PMP, bietet im folgenden Video weitere Tipps zum Erstellen eines Aktionsplans.

Hier ist ein Screenshot als Referenz:

Wie ProjectManager Ihren Aktionsplan unterstützen kann

Wenn Sie einen Aktionsplan erstellen und dann Maßnahmen ergreifen möchten, indem Sie ein Projekt ausführen, überwachen und darüber berichten, dann brauchen Sie ProjectManager. Unsere Cloud-basierte Projektmanagement-Software kann Ihren Aktionsplan in ein Online-Gantt-Diagramm importieren. Jetzt können Sie Ihre Aufgaben organisieren, Abhängigkeiten verknüpfen und Meilensteine ​​setzen. Darüber hinaus können Sie nach dem kritischen Pfad filtern. Wenn Sie mit der Planung fertig sind, legen Sie die Baseline fest. Auf diese Weise können Sie jederzeit den geplanten und den tatsächlichen Fortschritt Ihres Projekts sehen, um auf Kurs zu bleiben. Probieren Sie unser Tool noch heute kostenlos aus.

Von dort aus können Sie Aufgaben zuweisen und Teams eine kollaborative Plattform zum Kommentieren und Teilen relevanter Dokumente bieten. Abhängige Aufgaben können verknüpft werden, um Engpässe zu vermeiden, und wenn sich die Dinge ändern, kann der Zeitplan einfach durch einfaches Ziehen und Ablegen von Start- und Enddaten bearbeitet werden.