So verwalten Sie Ad-hoc-Projekte und Ad-hoc-Anfragen

Projekte verlaufen selten wie geplant. Es besteht immer die Möglichkeit, neue Daten, Projekt- oder Produktaktualisierungen, Bewertungen oder eine beliebige Anzahl von Last-Minute-Anfragen zu erhalten. Wie gehen Sie mit diesen Ad-hoc-Anfragen um?

Ad-hoc bedeutet, dass es spezifisch ist – etwas, das nicht wiederholt wird. Ad-hoc-Projekte und Ad-hoc-Anfragen werden im Projektmanagement auftreten und Sie müssen wissen, wie Sie damit umgehen.

Was ist ein Ad-Hoc-Projekt?

Ein Ad-hoc-Projekt geschieht unerwartet, normalerweise als Reaktion auf ein Problem. Projekte werden fast immer im Voraus geplant, aber ein Ad-hoc-Projekt wird dem Team ohne Zeit für eine vorherige Planung aufgebürdet.

Das ist eines der Dinge, die ein Ad-hoc-Projekt von einem traditionellen Projekt im Projektmanagement unterscheiden. Ein weiterer Grund ist, dass ein Ad-hoc-Projekt normalerweise eine schnelle Abwicklung beinhaltet. Ad-hoc-Projekte konzentrieren sich auch auf ein Ziel (oder eine Gruppe von Personen) und verbrauchen tendenziell weniger Ressourcen, einschließlich Teammitglieder.

Zusammenfassend ist ein Ad-hoc-Projekt, wenn etwas auftaucht, das eine sofortige Reaktion erfordert. Wie bei jedem Projekt steht nur eine begrenzte Zeit zur Verfügung, um es abzuschließen, aber der Zeitrahmen ist fast immer eng.

So verwalten Sie Ad-hoc-Projekte: 5 Best Practices

Da ein Ad-hoc-Projekt aus dem Nichts zu kommen scheint, wird ihm oft nicht die Aufmerksamkeit geschenkt, die ein bewussteres Projekt erhalten würde. Sie müssen jedoch weiterhin den Fortschritt verfolgen und darüber berichten, um Ihre strategischen Initiativen zu erfüllen.

Eine bewährte Methode für die Verwaltung von Ad-hoc-Projekten ist die Verwendung von Projektmanagementsoftware. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, mit der Sie Ihre Projekte in Echtzeit planen, planen und verfolgen können. Überwachen Sie Ressourcen und die Zeit Ihres Teams mit dem Live-Dashboard. Es ist keine Einrichtung erforderlich. ProjectManager sammelt und berechnet die Daten und zeigt dann Zeit, Kosten, Abweichungen und mehr an. Es ist wie ein sofortiger Statusbericht für Ihr Ad-hoc-Projekt. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus.

1. Risiken nicht vernachlässigen

Es ist einfach, Abstriche zu machen, wenn es auf die Zeit ankommt. Ad-hoc-Projekte sind in der Regel weniger bürokratisch, aber das bedeutet nicht, dass Sie eine Risikobewertung ignorieren sollten. Jede Finanzanalyse wird Ihnen sagen, dass Risiken ein Projekt ruinieren können. Sie werden zwar keine Zeit für einen vollständigen Risikomanagementplan haben, aber Sie müssen Risiken priorisieren, die wahrscheinlich sind und sich negativ auf das Projekt auswirken könnten.

2. Bleiben Sie flexibel

Unabhängig davon, welche Methodik Sie bei Ihren Projekten anwenden, Sie werden nicht die Zeit haben, eine Wasserfallstruktur im Voraus zu planen. Ein agiler Projektansatz eignet sich besser für Ad-hoc-Projekte. Sie sind iterativer, sodass Sie bei Bedarf schnell umschwenken können, und neigen dazu, mit einer kleineren Gruppe an kleineren Sprints zu arbeiten.

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3. Sie brauchen noch einen Plan

Es bleibt nicht genug Zeit, um alle Due-Diligence-Prüfungen wie Kostenschätzungen durchzugehen, die ein traditionelleres Projekt auf den Weg bringen würden. Aber auch ein Ad-hoc-Projekt braucht eine Richtung. Wenn Sie kein Plan- oder Anforderungsmanagement haben, um Ihre Ressourcen zu verwalten, Fristen festzulegen und Aufgaben zu priorisieren und zuzuweisen, wird dies nach hinten losgehen und einen längeren Zeitrahmen schaffen, als Sie sich leisten können.

4. Arbeitsanforderungen standardisieren

Es gibt viele Methoden, um Arbeitsabläufe zu beschleunigen, wie E-Mail, Text, Sprachnachrichten oder einen schnellen persönlichen Austausch. Diese Methoden mögen den Eindruck erwecken, als würden sie den Prozess beschleunigen, tatsächlich verursachen sie jedoch Probleme. Erstellen Sie einen Workflow, der einem festgelegten Muster folgt, das zentralisiert, für alle zugänglich, priorisiert und sogar kommentiert werden kann, um die Zusammenarbeit zu fördern.

5. Ermöglichen Sie Transparenz

Jeder Aspekt des Projekts sollte für alle im Projektteam sichtbar sein. Dies bedeutet Updates und alle Änderungen. Es muss eine zentrale Quelle der Wahrheit geben, die Hybrid-Teams, unabhängig davon, ob sie remote arbeiten, in verschiedenen Abteilungen arbeiten oder unterschiedliche Tools verwenden, die Transparenz bietet, die sie benötigen.

Tools zum Verwalten von Ad-hoc-Projekten

Projektmanagement-Software verfügt über Funktionen, mit denen Sie Projekte und Ad-hoc-Projekte gleichermaßen steuern können. Sie können sie verwenden, um ein Team zusammenzustellen und ihm Aufgaben mit Fristen, Beschreibungen und Prioritäten zuzuweisen. So bringen Sie schnell und unkompliziert den Ball ins Rollen Ihres Teams.

Teams brauchen ein kollaboratives Tool, mit dem sie besser kommunizieren und zusammenarbeiten können. Dies kann Teil einer Projektmanagement-Software oder von Chat- und Messaging-Apps sein, die Teams verbinden, egal wo sie sich befinden.

Schließlich benötigen Sie ein Tool, das Berichte erstellt, um das Projekt zu verwalten und die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten. Diese Berichte sollten in der Lage sein, Daten zu filtern, damit Sie die Details liefern können, die Projektmanager benötigen, sowie allgemeinere Berichte für Stakeholder. Je einfacher es ist, diese Berichte zu teilen, desto besser.

Was ist eine Ad-Hoc-Anfrage?

Eine Ad-hoc-Anfrage oder Ad-hoc-Aufgabe ist eine nicht eingeplante Anfrage. Ein Ad-hoc-Projekt ist ein größeres Unterfangen, aber die Definition ist im Grunde dieselbe. Sie liegen außerhalb des Projektumfangs.

Eine andere Art, eine Ad-hoc-Anfrage zu betrachten, ist eine Unterbrechung und ein Killer für die Teamproduktivität. Sie ziehen Sie vom Projekt ab und können Verzögerungen verursachen und Geld kosten. Das Worst-Case-Szenario: Eine Ad-hoc-Anfrage kann ein Projekt aus der Bahn werfen und zum Scheitern führen.

Eine Ad-hoc-Anfrage kann alles sein, von einem Meeting, das in letzter Minute einberufen wird und Sie von der Terminarbeit abhält. Es kann sich um Papierkram handeln, der in letzter Minute erneut zugewiesen wird, oder um neu delegierte Aufgaben. Auch die Beantwortung von E-Mails könnte unter die Ad-hoc-Anfrage fallen. Alles, von dem Sie nicht wussten, dass es kommen würde, das Sie von der Hauptausrichtung Ihrer Arbeit abbringt, ist eine Ad-hoc-Anfrage.

So verwalten Sie Ad-hoc-Anfragen: 5 Best Practices

So wie Sie ein Ad-hoc-Projekt verwalten würden, können Ad-hoc-Anfragen mit einer Projektmanagement-Software gesteuert werden.

Ein Arbeitsmanagement-Tool hilft Ihnen bei der Priorisierung, Zusammenarbeit, Überwachung und Berichterstattung über den Fortschritt Ihrer Ad-hoc-Anfragen. Hier sind einige andere Dinge, die Sie bei der Verwaltung von Ad-hoc-Anfragen beachten sollten.

1. Planen

Ja, planen. Sie können zwar keinen Plan für etwas haben, von dem Sie nicht wissen, dass es passieren wird, aber Sie können sich genügend Zeit nehmen, um auf Ad-hoc-Anfragen zu reagieren, ohne Ihren Zeitplan negativ zu beeinflussen. Verwenden Sie einen Projektstrukturplan, um die Ad-hoc-Anfrage abzubilden.

Wenn Sie einen agilen Projektmanagementansatz für Ihre Arbeit zulassen, ermöglicht dies eine größere Flexibilität, sodass Sie von einer Aufgabe zur nächsten wechseln können, indem Sie wissen, wie Sie diese Arbeit priorisieren und mit dem Rest Ihres Teams in kooperativer Kommunikation bleiben. Die Verwaltung von Ad-hoc-Aufgaben in einem Ad-hoc-System ist eine Möglichkeit, den Überblick zu behalten.

2. Ad-Hoc-Anfragen filtern

Es wird immer Ad-hoc-Anfragen geben, und einige davon müssen sofort bearbeitet werden, andere können warten, und es gibt möglicherweise sogar einige, die Sie ignorieren können. Aber sie kommen manchmal mit großer Häufigkeit und können überwältigend sein.

Der Teamleiter sollte der Ansprechpartner für alle Ad-hoc-Anfragen sein, damit sich das Team auf seine Aufgaben konzentrieren kann. Dann kann der Teamleiter die Ad-hoc-Anfragen priorisieren und die Arbeit dem Teammitglied zuweisen, das die Kapazität hat, sie zu übernehmen.

3. Haben Sie einen Prozess

Sie brauchen einen Prozess für die geplante Arbeit und Sie brauchen auch einen für die Ad-hoc-Anfragen. Nur weil es sich um eine Ad-hoc-Anfrage handelt, heißt das nicht, dass sie nicht im System sein und nachverfolgt werden kann. Stellen Sie sicher, dass alle Ad-hoc-Anfragen in das von Ihnen verwendete Arbeitsverwaltungstool eingehen.

Diese Anfragen sollten auch im Tool geliefert werden, aber manchmal wird das nicht der Fall sein. Unabhängig davon, woher sie stammen, muss die Ad-hoc-Anfrage im Tool leben, um sie handhabbar zu machen.

4. Fortschritt verfolgen

Ohne ein Tool, mit dem Sie Ihren Fortschritt verfolgen können, arbeiten Sie blind. Sie müssen Ad-hoc-Anfragen verwalten, was bedeutet, dass Sie die Arbeitsbelastung Ihres Teams in Echtzeit kennen, damit Sie die Ad-hoc-Anfrage zuweisen und dann den Arbeitsfortschritt verfolgen können.

Daher möchten Sie mit einem Cloud-basierten Tool arbeiten, das Ihnen Live-Daten liefert, damit Sie genau wissen, wo sich die Aufgabe und das Team jetzt und nicht gestern befinden.

5. Ressourcen zuweisen

Um Ad-hoc-Ressourcen verwalten zu können, sind Ressourcenverwaltungstools erforderlich, mit denen Sie Ressourcen nach Bedarf neu zuweisen können, um die Arbeit zu erledigen, ohne die andere bereits laufende Arbeit zu beeinträchtigen.

Manchmal kann das bedeuten, dass Sie zusätzliche Teammitglieder anfordern müssen, um die Ad-hoc-Anfragen zu bearbeiten. Wenn Sie die Ressourcenverwaltungstools haben, die die aktuelle Zuweisung Ihres Teams anzeigen können, können Sie Ihren Fall besser verkaufen.

Wie ProjectManager bei Ad-hoc-Projekten hilft

ProjectManager ist ein Cloud-basiertes Arbeitsmanagement-Tool, das flexibel genug ist, um Ad-hoc-Projekte zu verwalten. Automatisierte Benachrichtigungen per E-Mail und im Tool standardisieren den Ad-hoc-Anfrageprozess und dann können Teams zugewiesen werden und in Echtzeit mit den Transparenzmanagern und Stakeholdern zusammenarbeiten, die erforderlich sind, um ihre Bemühungen zu verfolgen.

Nehmen Sie neue Anfragen auf Kanban-Boards auf

Ad-hoc-Anfragen können den Kanban-Tafeln hinzugefügt werden, damit sie in den größeren Arbeitsablauf integriert werden können. Manager können die Priorität festlegen, Beschreibungen hinzufügen und die Aufgabe Teammitgliedern zuweisen. Das Team kann dann seinen Rückstand verwalten und den Sprint gemeinsam planen, indem es auf Aufgabenebene kommentiert. In der Zwischenzeit hat der Projektmanager Transparenz über den Prozess und kann alle Engpässe in der Zukunft erkennen und Ressourcen neu zuweisen, um sie zu lösen.

Ressourcen effektiv zuweisen

Um zu wissen, wer im Team die Kapazität hat, die Ad-hoc-Anfrage zu übernehmen, verfügt ProjectManager über Ressourcenverwaltungsfunktionen in Echtzeit, wie z. B. ein Arbeitsbelastungsdiagramm. Das Workload-Diagramm ist farbcodiert, damit Sie leicht erkennen können, wem zu viele oder zu wenige Aufgaben zugewiesen wurden. Der Projektmanager kann dann die Arbeitsbelastung ausgleichen und aussagekräftigere Zuweisungen vornehmen.

Generieren Sie Fortschrittsberichte für Stakeholder

Die Interessengruppen, die die Ad-hoc-Anfragen gestellt haben, werden wissen wollen, wie die Arbeit vorangeht. Hier kommt die Berichtsfunktion von ProjectManager ins Spiel. Erstellen Sie Abweichungen, Arbeitszeittabellen und andere Berichte mit einem Klick. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie mit Stakeholdern teilen möchten, und dann als PDF weitergegeben oder ausgedruckt werden.

ProjectManager wurde entwickelt, um jede Art von Projekt zu verwalten, einschließlich Ad-hoc-Projekte, unabhängig davon, ob Ihr Team unter einem Dach oder verteilt ist. Mit sicheren Stundenzetteln kennen Sie immer den Status der Arbeit Ihres Teams an seinen Aufgaben, unabhängig vom Standort oder der Abteilung in der Organisation. Diese Art von Kontrolle und Transparenz verhindert, dass Ad-hoc-Anfragen Ihre Produktivität beeinträchtigen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Arbeit organisiert und hybride Teams verbindet. Es hat die Flexibilität, Ad-hoc-Anfragen zu bearbeiten und Sie und Ihr Team produktiv arbeiten zu lassen. Schließen Sie sich den Zehntausenden an, die unsere Software bereits in Organisationen von der NASA bis zu Nestles und Siemens verwenden. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!