8 Schritte für ein besseres Problemmanagement

Probleme passieren. Und wenn Sie möchten, dass Ihr Projekt ein Erfolg wird, müssen Sie einen Plan haben, um schnell und effektiv auf auftretende Probleme zu reagieren. Diese Schritte sind Teil eines Best-Practice-Issue-Management-Prozesses und bilden den Kern eines guten Projektmanagements.

Was ist Problemmanagement?

Probleme sind alles, was im Laufe Ihres Projekts auftaucht und sich auf den Plan auswirkt. Probleme können zuvor definierte Risiken sein oder nicht. Was Sie vermeiden möchten, ist eine Form der kollektiven Projektamnesie, bei der Probleme auftauchen und nie gelöst werden. (Probleme tauchen auf komische Weise wieder auf, wenn sie nicht gelöst werden.)

Das Problemmanagement in einem Projekt beginnt mit einem Plan, der Aktivitäten und Geschäftsregeln definiert, um Probleme zu verwalten und zu kontrollieren, die während eines Projekts auftreten.

Arten von Projektproblemen

Das erste, was Sie für das Problemmanagement tun müssen, ist natürlich, die Probleme zu identifizieren. Es kann viele Probleme geben, von denen einige unter diese vier Kategorien fallen.

1. Hauptproblem: eines, das den Fortschritt oder den erfolgreichen Abschluss des Projekts behindern könnte und sofortige Aufmerksamkeit erfordert.
2. Gelegenheit: Nicht alle Probleme sind schlecht, einige können eine unvorhergesehene Gelegenheit bieten.
3. Besorgnis: ist kein großes Problem, aber Sie sollten sich dessen bewusst bleiben, da es sich zu etwas entwickeln könnte, das Aufmerksamkeit erfordert.
4. Situation: ist ein weiteres Problem, das Anlass zur Sorge oder ein großes Problem geben kann, sich aber aus situativer Sicht entwickelt.

Einige Beispiele für diese Probleme sind Probleme mit dem Personal von Lieferanten, technische Ausfälle, Materialknappheit oder Verzögerungen und super erfolgreiche Werbung. Sie können mit der Protokollierung Ihrer Probleme mit unserer kostenlosen Vorlage zur Problemverfolgung beginnen.

Vorlagen sind großartig, aber sie bieten nicht die Issue-Management-Funktionen von Projektmanagement-Software. ProjectManager verfügt über mehrere Projektansichten, die es jedem im Team ermöglichen, so zu arbeiten, wie er möchte. Beispielsweise gibt es eine Aufgabenlistenansicht, die die Aufgaben eines Teammitglieds in Bezug auf ein Problem oder mehrere Probleme sammeln kann. Siehe Priorität, Status und mehr. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager!

8 Schritte für ein konsistentes Issue-Management

Es gibt so viel über Issue Management zu wissen. Ein großes Thema, mit dem sich jeder Projektleiter während seines Projekts auseinandersetzen muss.

Im Gegensatz zum Risiko ist ein Problem kein potenzielles Problem. Ein Problem tritt im Hier und Jetzt auf.

Die Verwaltung von Problemen unterscheidet sich nicht von der Verwaltung eines Projekts, da es einen Prozess und einen Plan zur Umsetzung der Strategie erfordert. Diese Schritte helfen Ihnen, einen Rahmen zu haben, um Probleme zu kontrollieren, wenn sie in Ihrem Projekt auftreten.

1. Register erstellen

Der einzige Weg, um zu beginnen, besteht darin, Probleme zu identifizieren und sie in einem Dokument zu sammeln, damit Sie mit der Reaktion beginnen und den Fortschritt bei der Lösung verfolgen können. Idealerweise erstellen Sie online ein gemeinsames Dokument. Auf die gleiche Weise können Sie Risiken oder Änderungen verwalten, Sie möchten Probleme verwalten, indem Sie sie in einem Protokoll oder Register verfolgen. Ohne einen Prozess oder ein Tool zum Melden des Problems geht es im Durcheinander des Projekts verloren. Sie müssen Probleme melden und andere benachrichtigen, damit andere bestätigen können, ob das Problem weiterhin besteht.

2. Melden Sie sich umgehend

Timing ist wichtig. Wenn Sie zulassen, dass die Berichterstellung verzögert wird, verlieren Sie die Gelegenheit, das Problem zu lösen, bevor es zu groß wird, um es zu beheben, oder so viele Ressourcen erfordert, dass es ein Projekt zum Scheitern bringt. Kommunikation ist der Schlüssel, und Kanäle müssen offen sein, um diese Informationen so schnell wie möglich an die richtigen Personen weiterzugeben. Wenn Sie umgehend Bericht erstatten, lösen Sie das Problem besser umgehend. Auf einem bekannten Problem zu sitzen, bedeutet Ärger.

3. Protokollprobleme

Stellen Sie sicher, dass die Leute wissen, wer Probleme protokollieren kann und dass sie dies tun. Wenn es niemanden gibt, der das Problem protokolliert, werden Sie Probleme haben, die durch das Raster fallen. Das macht mehr Risse in Ihrem Projekt, bis es schließlich einfach auseinander fällt. Sie möchten diesen Vorgang detailliert protokollieren. Nichts ist zu klein. Es mag Ihnen unbedeutend erscheinen, aber es könnte der Schlüssel zur Lösung des Problems sein. Außerdem bietet ein Protokoll ein Archivierungstool für die zukünftige Verwendung.

4. Aktionen zuweisen

Setzen Sie auch der Handlung einen Namen, damit die Verantwortlichkeiten klar definiert sind. Probleme werden nur gelöst, wenn es eine klare Verantwortlichkeit gibt, jemanden, der mit der Identifizierung, Verfolgung und Schließung des Problems beauftragt ist. Sie müssen eine zentrale Person haben, die mit allem, was mit diesem Problem zu tun hat, beauftragt ist und nicht weitermacht, bis das Problem geschlossen ist. Verantwortlichkeit ist im Issue-Management von entscheidender Bedeutung.

Verwandte: Kostenlose Aktionsplanvorlage

5. Fortschritt überwachen

Gehen die Leute ihren Aktionspunkten nach? Überprüfen Sie den Status regelmäßig. Der Status des Problems ist eine entscheidende Unterscheidung. Wenn das Problem behoben wurde, aber unnötigerweise noch Ressourcen daran arbeiten, dann ist das ein anderes Problem. Benachrichtigen Sie alle regelmäßig. Um zu verhindern, dass einem Vorgang unnötig Ressourcen zugewiesen werden, möchten Sie vollständige Transparenz haben. Jeder muss den Status des Problems kennen, um möglichst effizient arbeiten zu können. Projekt-Dashboards können jeden über den Problemstatus informieren.

6. Bewerten Sie die Auswirkungen

Definieren Sie die Eskalationsskala und stellen Sie sicher, dass die ergriffenen Maßnahmen gemessen werden. Aber eskaliere angemessen. Sie möchten nicht alle Ihre Ressourcen dort einsetzen, wo nur einige benötigt werden. Allerdings sollten Sie auch keine unnötigen Hindernisse errichten, um eine schnelle Genesung zu verhindern.

7. Beschluss genehmigen

Stellen Sie sicher, dass Probleme doppelt überprüft werden, nachdem sie als gelöst markiert wurden. Während es einen Verantwortlichen für das Problem gibt, muss es jemanden geben, der den Prozess verwaltet, damit er die Arbeit überprüfen und sicherstellen kann, dass sie mit dem Gesamtprojekt und den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmt. Erst wenn alle diese Enten in einer Reihe sind, kann das Problem geschlossen werden.

8. Schließen Sie es aus

Das ist, wenn wir zu unserem letzten Schritt kommen. Schließe das Problem. Gelöste Probleme aus der Liste entfernen. Das fühlt sich gut an, oder?

Kostenlose Vorlagen zur Unterstützung des Problemmanagements

Problemmanagement ist ohne Projektmanagementsoftware schwierig, um Teams in Echtzeit zu verbinden und Managern dabei zu helfen, diese Probleme im Auge zu behalten, während sie an der Lösung arbeiten. Aber wenn Sie nicht bereit sind, in diese Tools zu investieren, gibt es andere Möglichkeiten, den Issue-Management-Prozess zu verwalten. ProjectManager hat Dutzende von kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen, die Ihnen helfen können. Hier sind nur einige.

Vorlage zur Problemverfolgung

Unsere kostenlose Vorlage zur Problemverfolgung für Excel enthält alles, was Sie zum Erfassen, Verfolgen und Lösen von Problemen benötigen, sobald sie in Ihrem Projekt auftreten. Es gibt Spalten, um das Problem zu beschreiben und dann seine potenziellen Auswirkungen auf das Projekt zu notieren. Über ein Pulldown-Menü können Sie die Priorität festlegen, damit Sie wissen, woran Sie zuerst arbeiten müssen. Auch Issue Owner, Daten und Status werden auf der Vorlage erfasst.

Projekt-Dashboard-Vorlage

Sobald Sie diese Vorlage zur Problemverfolgung haben, sollten Sie sie mit unserer kostenlosen Projekt-Dashboard-Vorlage für Excel ergänzen. Obwohl es nicht wie bei unserer Software in Echtzeit aktualisiert wird, können Sie es verwenden, um den Fortschritt und die Leistung Ihres Teams zu verfolgen, während es an der Lösung von Projektproblemen arbeitet.

Vorlage für den Projektstatusbericht

Sie haben Ihre Probleme in Vorlagen, die Ihnen helfen können, den Fortschritt zu verfolgen, aber Sie müssen auch Ihren Stakeholdern über diesen Fortschritt berichten. Hier kommt unsere kostenlose Vorlage für Projektstatusberichte für Excel ins Spiel. Hier finden Sie Platz für die Daten, die Sie benötigen, um die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten, von wichtigen Projekthighlights bis hin zu den Aktionselementen, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

3 Dinge, die Sie in Ihrem Issue-Management-Prozess vermeiden sollten

Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um Ihren Issue-Management-Prozess zu unterstützen. Genauso wichtig sind die Dinge, die Sie vermeiden müssen. Stellen Sie bei der Arbeit am Problemmanagement sicher, dass Sie nicht auf diese schlechten Praktiken hereinfallen.

1. Kein Problemprotokoll verwenden: Es könnte sich anfühlen, als wäre ein Problemprotokoll nur ein weiterer nutzloser Papierkram. Wenn Probleme auftreten, lösen Sie sie einfach. Aber ein Problemprotokoll ist ein Ort, an dem Teams Probleme identifizieren und Manager ihre Lösung analysieren, nachverfolgen und aufzeichnen können, um später darauf zurückgreifen zu können.
2. Problemtyp nicht identifizieren: Wenn Sie wissen, mit welchem ​​Problemtyp Sie es zu tun haben, können Sie die richtigen Teammitglieder nachverfolgen und zuweisen. Es gibt Unterschiede zwischen technischen, Geschäftsprozess- und Ressourcenproblemen und sie erfordern unterschiedliche Ansätze.
3. Problemstatus nicht notieren: Auch hier mag es sich wie Zeitverschwendung anfühlen, aber den Status eines Problems zu kennen (offen, untersuchen, implementieren, eskalieren oder gelöst) ist unerlässlich, wenn Sie Probleme während Ihres gesamten Projekts verfolgen.

Projektmanager und Problemmanagement

Probleme sind unvermeidlich. Sie sind Teil der Verwaltung eines jeden Projekts. Aus diesem Grund verfügt ProjectManager, eine Cloud-basierte Projekt- und Arbeitsmanagementsoftware, über einfache Issue-Management-Tools, die Probleme in Echtzeit verfolgen.

Kanban-Boards für Issue-Management-Workflows

Erhalten Sie Transparenz in den Prozess Ihres Teams, während es Projektprobleme mit Kanban-Tafeln identifiziert und löst. Mehrere Projektansichten bedeuten, dass Manager mit Gantt-Diagrammen planen können, während Teams mit Kanban-Boards arbeiten, die es ihnen ermöglichen, ihren Rückstand zu verwalten und gemeinsam Sprints zu planen. Manager können den Workflow anpassen, um Aufgabengenehmigungen zu automatisieren und ihre Arbeit zu überwachen, um Ressourcen nach Bedarf neu zuzuweisen, um Engpässe zu vermeiden.

Echtzeit-Dashboards zur Problemverfolgung

Weitere Übersicht bieten Echtzeit-Dashboards, die keine Einrichtung erfordern. Das Live-Dashboard erfasst automatisch Projektdaten, fasst die Zahlen zusammen und zeigt Zeit, Kosten und weitere Metriken in farbenfrohen Grafiken und Diagrammen an.

Berichte zur Feinabstimmung Ihres Issue-Management-Prozesses

One-Click-Reporting hält Sie über den Fortschritt auf dem Laufenden und liefert detaillierte Daten, um Stakeholdern Problemlösungen zu präsentieren. Alle Berichte, von Statusberichten bis hin zu Arbeitszeittabellen, können gefiltert werden, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Als PDF oder Ausdruck mit Stakeholdern teilen.

Alles in allem ist ProjectManager die ideale Software für die Verwaltung von Projektproblemen. Fangen Sie noch heute kostenlos an!

Wenn Sie mehr über Projektprobleme erfahren möchten, sehen Sie sich das Tutorial-Video unten an.

Sehen Sie sich ein Video zum Verwalten von Projektproblemen an

Wenn Sie eher ein visueller Lerntyp sind, ist ProjectManager genau das Richtige für Sie. Wir haben Hunderte von Schulungsvideos auf unserer Website und noch mehr Blogbeiträge, die sich auf alle Aspekte des Projektmanagements konzentrieren. In diesem Lernvideo vermittelt Ihnen Jennifer Bridges, PMP, die Grundlagen zum Umgang mit Projektproblemen.

Hier ist ein Screenshot für Ihre Referenz.

Viel Erfolg bei Ihren Projekten!

Pro-Tipp: Ein Problem kann ein Risiko sein, das in Ihrem Projekt aufgetreten ist, daher ist es sinnvoll, den Umgang mit Projektrisiken aufzufrischen. Es gibt einen Prozess zum Risikomanagement, der auch beim Umgang mit Problemen helfen kann.