Wiederkehrende Aufgaben im Projektmanagement verwalten

Veröffentlicht: 2022-12-22

Es ist uns allen passiert. Verpassen Sie ein Meeting oder eine wichtige Aufgabe, die jede Woche oder jeden Monat ansteht. Sobald wir tief in unsere Arbeit vertieft sind, kann es schwierig sein, uns an wiederkehrende Aufgaben zu erinnern. Im Projektmanagement kann das Übersehen wiederkehrender Aufgaben ein Projekt schnell aus der Bahn werfen oder ein Teammitglied könnte ein wichtiges Update verpassen.

Wiederkehrende Aufgaben als Teil einer Projektmanagement-Software zu haben, ist unerlässlich. Wenn Sie das nicht glauben, lassen Sie sich überzeugen. Lassen Sie uns zunächst klären, was eine wiederkehrende Aufgabe ist, und einige gängige Beispiele hinzufügen. Dann besprechen wir, wie Sie wiederkehrende Aufgaben im ProjectManager planen können, damit Sie sich nie wieder Sorgen machen müssen, eine zu verpassen.

Was sind wiederkehrende Aufgaben?

Eine wiederkehrende Aufgabe ist eine Arbeit, die regelmäßig anfällt. In Projektmanagement-Software ist eine wiederkehrende Aufgabe eine Aufgabe, die so eingestellt werden kann, dass sie einen Benutzer darauf hinweist, dass sie jeden Tag, jede Woche, jeden Monat oder mit welcher Häufigkeit ihres Auftretens fällig ist.

Die Verwendung wiederkehrender Aufgaben trägt zur Rationalisierung von Prozessen bei. Dies befreit Teams davon, andere Tools wie Online-Kalender oder physische To-Do-Listen verwenden zu müssen, um diese Aufgaben im Auge zu behalten. Es kann mehr geistiger Raum für die Arbeit genutzt werden, anstatt abgelenkt zu sein oder wichtige wiederkehrende Aufgaben zu verpassen.

Je mehr eine Projektmanagement-Software Prozesse automatisieren kann, desto weniger Zeit wird ein Teammitglied von seiner Arbeit abgezogen. Während Online-Kalender oder Smartphones hilfreich sind, bedeutet das Verlassen Ihres Tools, dass Sie Ihre Arbeit unterbrechen und Sie verlangsamen.

ProjectManager bietet Ihnen viele Optionen für das Aufgabenmanagement, z. B. benutzerdefinierte Workflows auf Kanban-Tafeln und Automatisierung. Unsere Funktion für wiederkehrende Aufgaben ermöglicht es Benutzern beispielsweise, eine Reihe sich wiederholender Aufgaben zu erstellen und zu bearbeiten, und sie funktioniert in allen unseren Projektansichten. Das bedeutet, dass Sie an dem gewünschten Tool arbeiten können und automatische Benachrichtigungen erhalten, die Sie über anstehende wiederkehrende Aufgaben informieren. Keine Problemumgehungen mehr, wie z. B. das Erstellen einzigartiger Aufgaben, die Sie während des gesamten Projekts daran erinnern. Wiederkehrende Projekte sparen Zeit und halten Teams produktiv. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Kalenderansicht im ProjectManager — Mit ProjectManager können Sie alle Ihre regelmäßigen und wiederkehrenden Aufgaben in einer bequemen Ansicht sehen. Mehr erfahren

Beispiele für wiederkehrende Aufgaben

Auch wenn sie klein erscheinen mögen, sind wiederkehrende Aufgaben im Projektmanagement wichtig. Die Veranschaulichung der Vielfalt und Häufigkeit wiederkehrender Aufgaben kann sich als hilfreich erweisen, um zu verstehen, wie wichtig sie für das Aufgabenmanagement sind. Sehen wir uns einige Beispiele für wiederkehrende Aufgaben an.

Treffen

Das offensichtlichste Beispiel für eine wiederkehrende Aufgabe ist eine Besprechung. Sie haben wahrscheinlich täglich oder zumindest wöchentlich Standup-Meetings mit Ihrem Team. Dann gibt es unternehmensweite Meetings, abteilungsübergreifende Meetings zur Förderung der Zusammenarbeit etc.

Aber Begegnungen sind wichtig. Ja, sie können sich wie ein Zeitfresser anfühlen, aber mit einer angemessenen Agenda sind sie hervorragende Mittel, um relevante Projektinformationen zu liefern. Schon ein verpasstes Meeting kann sich nachteilig auf das Projekt auswirken. Aber wenn Sie zu beschäftigt mit der Arbeit sind, können Sie leicht ein Meeting verpassen. Hier kann eine wiederkehrende Aufgabe helfen, Sie an Ihre Projektbesprechungen zu erinnern.

Berichte

Natürlich sind Team- oder Firmenmeetings nur eine Art wiederkehrender Aufgaben. Projektmanager haben Statusberichte, die sie normalerweise wöchentlich durchführen. Diese halten den Projektmanager über den Fortschritt und die Leistung seines Teams auf dem Laufenden oder informieren die Stakeholder, was beides unglaublich wichtig ist.

Ohne Nachverfolgung Ihres Projekts wird es wahrscheinlich hinter dem Zeitplan zurückbleiben oder sein Budget überschreiten, was zu Mehrausgaben oder Schlimmerem führen kann. Auch die Stakeholder müssen auf dem Laufenden bleiben, um ihre Erwartungen zu verwalten und sicherzustellen, dass das Projekt wie geplant voranschreitet.

Andere Beispiele für wiederkehrende Aufgaben könnten andere Meeting-Typen sein, sei es mit Führungskräften oder Kunden. Es gibt auch andere Berichte außerhalb von Statusberichten. Projektberichte müssen als wiederkehrende Aufgaben geplant werden, um sicherzustellen, dass keine dieser Fristen unbemerkt vergeht.

So planen Sie wiederkehrende Aufgaben mit ProjectManager

ProjectManager hat wiederkehrende Aufgaben als Teil seiner größeren Aufgabenverwaltungsfunktionen und erspart Benutzern, jede Aufgabe einzeln zu erstellen. Mit unserer Funktion für wiederkehrende Aufgaben können Sie eine Aufgabe erstellen und deren Häufigkeit Ihren Bedürfnissen anpassen.

Wenn Sie eine Aufgabenkarte öffnen, können Sie eine Beschreibung hinzufügen, Tags, Fälligkeitsdaten, Prioritäten anpassen, Anhänge hinzufügen und Kommentare hinzufügen. Jede Aufgabe in unserer Software kann in eine wiederkehrende Aufgabe umgewandelt werden. Sie müssen lediglich die Wiederholungseinstellungen in der Aufgabenkarte aktualisieren, die sich zwischen dem Fälligkeitsdatum der Aufgabe und der Priorität befindet.

Wiederkehrende Aufgaben des Projektmanagers

Um festzulegen, wann es wiederholt wird, klicken Sie auf Wiederholung, um ein Popup-Fenster zu erstellen. Standardmäßig ist keine Wiederholung eingestellt, und in einem Dropdown-Menü können Sie auswählen, ob sie täglich, wöchentlich, monatlich oder über Jahre wiederholt wird. Hinweis: Sie können die Aufgabe an Werk- und Wochentagen wiederholen.

Als nächstes wird es ein Enddatum geben, da es sich um ein Projekt handelt. Unter „Ende“ können Sie auf die Schaltfläche klicken, um das Kalendersymbol aufzurufen, und das Datum auswählen, an dem die wiederkehrende Aufgabe enden soll. Oder Sie können die Nach-Schaltfläche wählen und eine bestimmte Anzahl von Aufgaben oder Ereignissen für die wiederkehrenden Aufgaben planen, nach denen sie enden. Sobald Sie auf Speichern geklickt haben, sind Sie fertig.

Sie können die wiederkehrende Aufgabe wie jede andere Aufgabe im Tool bearbeiten. Aktualisieren Sie eine Aufgabe und diese Änderungen wirken sich auf alle wiederkehrenden Aufgaben aus. Sie können die Änderung auch auf diese einzelne Aufgabe anwenden.

Die wiederkehrende Aufgabe wird in allen Projektansichten angezeigt. Unsere Software verfügt über mehrere Projektansichten, weil wir verstehen, dass das, was ein Projektmanager möglicherweise benötigt, um ein Projekt zu planen, nicht dasselbe Tool ist, das das Projektteam verwendet, um diesen Plan auszuführen. Nachfolgend sind die Funktionen aufgeführt, in denen es wiederkehrende Aufgaben geben kann.

Kanban-Boards

Kanban-Boards sind ein großartiges Werkzeug, um den Workflow eines Projekts zu visualisieren. Sie haben Karten, die Aufgaben darstellen, die sich von Spalte zu Spalte bewegen, während sich diese Aufgabe von einer Produktionsphase zur nächsten bewegt. Das Tool kann angepasst werden, sodass jeder Spaltentitel Ihrem Projektzyklus entspricht.

Aufgabenlisten

Ein weiteres Tool, das Projektteams bevorzugen, ist die Aufgabenliste. Dies ist mehr als nur eine To-Do-Liste, sondern eine Sammlung Ihrer Arbeit, die die Priorität der Aufgabe, ihre Fälligkeitsdaten, die zugewiesene Person, ihren Status und den Prozentsatz der Fertigstellung anzeigt.

Projektkalender

Die Projektkalenderansicht ist das Projekt, das im Format eines klassischen Kalenders angezeigt wird. Es zeigt den Monat, die Daten, die Arbeitsbelastung und die Projekte an. Sie können den Kalender anzeigen, um das Fälligkeitsdatum und die Dauer oder die Aufgabe und den Beauftragten anzuzeigen. Es ist ein guter Überblick über wichtige Termine und eine beliebte Ansicht für Interessengruppen, die kein Interesse daran haben, sich im Unkraut zu verlieren.

Gantt-Diagramme

Gantt-Diagramme sind eines der beliebtesten Projektmanagement-Tools. Sie organisieren Ihre Aufgaben, verknüpfen Abhängigkeiten und können Projektmeilensteine anzeigen. Sie sind ein unverzichtbares Planungs- und Planungstool. Was unsere Gantt-Diagramme einzigartig macht, ist, dass Sie nach dem kritischen Pfad filtern und eine Baseline festlegen können. Sobald Sie die Baseline festgelegt haben, können Sie Ihren geplanten Aufwand in Echtzeit mit Ihrem tatsächlichen Aufwand vergleichen, um Ihnen zu helfen, den Zeitplan einzuhalten.

Stundenzettel

Arbeitszeittabellen sind sichere Dokumente, die Aufgaben aus mehreren Projekten hinzufügen und bei Bedarf automatisch ausgefüllt werden. Nach der Übermittlung werden sie gesperrt und an die Person mit der Genehmigungsberechtigung übermittelt. Da Arbeitszeittabellen in der Regel wöchentlich eingereicht werden, hilft eine wiederkehrende Aufgabe dem Teammitglied, diese rechtzeitig zu erledigen, und der Manager überprüft sie schnell.

Vorlagen für die Aufgabenverwaltung

Wiederkehrende Aufgaben sind ein fester Bestandteil des Zeitmanagements und ein nützliches Feature in unserer Software. Aber wenn Sie noch nicht bereit sind, auf Projektmanagement-Software umzusteigen, bieten wir Dutzende von kostenlosen Projektmanagement-Vorlagen an. Da wir über Aufgabenverwaltung gesprochen haben, sind hier einige der kostenlosen Aufgabenverwaltungsvorlagen, die Sie jetzt herunterladen können.

Projektstrukturplan-Vorlage

Bevor Sie Ihre Aufgaben verwalten können, müssen Sie wissen, was sie sind. Ein Projektstrukturplan (WBS) ist ein hierarchisches Baumdiagramm, das Ihnen dabei hilft, Projektergebnisse und die zu ihrer Fertigstellung erforderlichen Aufgaben zu identifizieren. Laden Sie unsere kostenlose Projektstrukturplan-Vorlage für Excel herunter und stellen Sie sicher, dass Sie bei der Planung Ihrer Aufgaben keine wichtigen Ergebnisse verpassen.

Vorlage für Gantt-Diagramme

Wie bereits erwähnt, sind Gantt-Diagramme beliebte Tools zur Aufgabenverwaltung. Sie listen alle Ihre Aufgaben auf und zeigen sie dann auf einer Zeitleiste an. Sie können das gesamte Projekt an einem Ort sehen, was Ihnen hilft, Ressourcen besser zu verwalten. Verwenden Sie die kostenlose Gantt-Diagrammvorlage für Excel, um Ihre Projektaufgaben visuell zu verfolgen.

Projektaufgaben-Tracker-Vorlage

Es ist wichtig, wiederkehrende Aufgaben zu haben, aber auch die Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu verfolgen, um zu sehen, ob Sie im Zeitplan liegen. Mit unserer kostenlosen Projektaufgabenverfolgungsvorlage für Excel können Sie Ihre Aufgaben, die Fälligkeitsdaten, die Priorität und vor allem den Status auflisten. So sehen Sie auf einen Blick, welche Aufgaben pünktlich sind.