Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Optimierung Ihrer Cold-E-Mail-Zustellbarkeit

Egal, wie viel Zeit und Mühe Sie in Ihre E-Mail gesteckt haben, es spielt keine Rolle, wenn Sie sich nicht auch auf einen anderen Bereich konzentrieren: Zustellbarkeit kalter E-Mails.

Jede fünfte E-Mail erreicht nie den Posteingang. Stellen Sie sich vor, sie hätten es alle überstanden. E-Mail wäre ein nutzloser Kanal. Leider können dieselben Strategien und Protokolle, die versuchen, Spam abzufangen, auch dazu führen, dass Ihre E-Mail in der Schwebe, im Spam-Ordner oder auf der Registerkarte „Werbeaktionen“ verweilt.

Zustellbarkeitsprobleme können Ihre Öffnungs- und Klickraten, Ihr Engagement, Ihre Conversions, Ihre Reichweite und alles andere, was Sie mit einer E-Mail-Kampagne erreichen möchten, zunichte machen.

Die Optimierung der Zustellbarkeit ist ein Muss in der Welt der E-Mail-Kommunikation und des Marketings. Lassen Sie uns eintauchen.

Cold-E-Mail-Zustellbarkeit: Die Grundlagen

Die E-Mail-Zustellbarkeit ist eine Reihe von Schritten oder Prozessen, die ausgeführt werden, um Ihre E-Mail in den Posteingang einer anderen Person zu platzieren. Wenn Sie glauben, eine gültige E-Mail-Adresse zu haben und auf die Schaltfläche „Senden“ zu klicken, bedeutet dies, dass Ihre Nachricht erfolgreich zugestellt wurde, liegen Sie falsch.

Ich werde hier ein wenig zu stark vereinfachen: Wenn Sie bei einer E-Mail auf „Senden“ klicken, gehen die ISPs und E-Mail-Server Ihres Empfängers schnell eine lange Checkliste durch, bevor sie Ihnen Zugriff auf einen Posteingang gewähren (wo Sie möglicherweise immer noch als Spam oder „Ende oben in einer der Registerkarten). Sie gucken auf:

• Ihr Ruf als Absender, einschließlich Missbrauchsmeldungen, Volumen (zu viel zu früh ist ein Warnsignal), schwarze Listen und Spam-Fallen.
• Ihre Inhalte. Ist es spammig oder zu werblich (Text-zu-Bild-Verhältnis, lange Links, Text-zu-HTML-Verhältnis)? Enthält es Spam auslösende Wörter oder Obszönitäten?

Zustellbarkeit ist ein bewegliches Ziel, langsamer als SEO-Algorithmen, aber dennoch in Bewegung. Ressourcen wie Return Path können Ihnen helfen, auf dem Laufenden zu bleiben.

Missbrauchsberichte

Sie können jede E-Mail, die in Ihrem Posteingang ankommt, als Spam markieren. Dies hilft den E-Mail-Dienstanbietern (ESPs) wie Gmail, Spam besser zu erkennen und Ihren Posteingang sauberer zu halten. Das ist gut.

Jedes Mal, wenn jemand eine Ihrer E-Mails als Spam meldet, wird sie jedoch zu einem Missbrauchsbericht über Sie als Absender hinzugefügt. Zu viele, und Sie werden als fragwürdiger Absender gekennzeichnet und Ihre E-Mails werden gekennzeichnet oder für die Zustellung blockiert. Das ist schlecht.

Die übliche Schwelle über einen Monat des Sendens liegt je nach gesendetem Volumen zwischen 0,5 % und 0,15 %.

Um Missbrauchsmeldungen zu vermeiden, senden Sie Ihren Empfängern nur personalisierte und relevante Nachrichten.

Redewendung

Wähle deine Worte sorgfältig. Machen Sie sie nicht zu verkaufsstark und vermeiden Sie die Verwendung des Dollarzeichens, zu vieler fettgedruckter Wörter, Großbuchstaben, KOSTENLOS!! und Emojis in kalten und geschäftlichen E-Mails.

Wenn die Server eines davon finden, sehen sie sich dich und deine Nachricht viel, viel genauer an.

Mit der Einführung der DSGVO-Gesetzgebung im vergangenen Jahr haben die großen E-Mail-Anbieter wie Microsoft, Google und Yahoo aggressivere Funktionen für ihre Spamfilter implementiert. Niemand will bei Verstößen gegen die neuen Regeln gefunden werden. Auch das ist im Allgemeinen eine gute Sache, aber es macht Ihre Arbeit nur ein wenig schwieriger.

Links und Bilder

Eine sichere Möglichkeit, von Spamfiltern erwischt zu werden, ist das Versenden von E-Mails mit Unmengen von Links, Bildern oder Gifs. Zu viele Links sind oft ein Zeichen für Spam-E-Mails, daher empfehlen wir, nicht mehr als 2 in einer E-Mail zu haben, einschließlich der Signatur. Bilder und Gifs werden genauso behandelt wie Links. Wenn Sie sie also in Ihre E-Mails aufnehmen müssen (wovon wir generell abraten), verwenden Sie nicht mehr als einen.

Aufwärmen einer neuen Domain? Alle Wetten sind aus. Beginnen Sie sicherheitshalber ohne Links in Ihrer E-Mail und konzentrieren Sie sich darauf, Antworten zu erhalten, bevor Sie mit dem Versenden kalter E-Mails beginnen.

Schwarze Liste

Schwarze Listen werden normalerweise erstellt, wenn entweder eine bestimmte IP-Adresse oder eine Absenderdomäne für Spam-ähnliches Verhalten gekennzeichnet wird.

Wenn Sie auf einer der kritischen E-Mail-Blacklists landen, müssen Sie durch Hürden springen, um von ihnen entfernt zu werden … wenn es überhaupt möglich ist. Die Lösung? Tun Sie nichts, um auf die schwarze Liste zu kommen.

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Außerdem sollten Sie wissen, dass neue Domains für geringes Engagement bestraft werden können.

Wie funktioniert das?

Nehmen wir an, Sie haben eine E-Mail-Liste mit etwa 10.000 E-Mail-Adressen, und etwa 6.000 dieser Kontakte sind bei G Suite oder Gmail. Sie senden eine 4-E-Mail-Sequenz, die nur eine Öffnungsrate von 5 % generiert. Das bedeutet, dass 22.800 E-Mails von Ihrer neuen Domain ungeöffnet auf Gmail-Servern liegen.

Sie können sehen, wie das ein paar digitale Augenbrauen hochziehen könnte , oder? In diesem Szenario könnte Ihre Domain-Reputation von mittel auf niedrig herabgestuft werden, was sich auf alle zukünftigen E-Mails auswirken würde und dazu führen könnte, dass Sie von niedrig auf schlecht abstürzen. An diesem Punkt ist das Spiel für diese Domain vorbei.

Die Lösung? Arbeiten Sie hart daran, qualitativ hochwertige, wertvolle und relevante E-Mails mit einer sauberen Liste zu versenden.

Warum Anhänge, HTML und Bilder in Cold-E-Mail schlecht sind

Wenn Ihr potenzieller Kunde eine E-Mail von jemandem erhält, den er nicht kennt, besteht bereits ein gewisses Maß an Misstrauen. Wenn die E-Mail sie auffordert, einen Anhang zu öffnen (das kann alles sein), steigt der Verdacht noch mehr.

In der Vergangenheit haben Betrüger E-Mail-Anhänge verwendet, um die Computer von Menschen mit Malware oder Viren zu infizieren, daher werden die Verbraucher (und E-Mail-Anbieter) dies als Warnsignal sehen.

Dasselbe gilt für Bilder. Spammer haben Bilder verwendet, um die Online-Sicherheit des Empfängers zu gefährden, so dass viele Anbieter sie einfach daran hindern, in E-Mails von unbekannten Absendern angezeigt zu werden.

Es ist verständlich, warum Menschen das Bedürfnis verspüren, Anhänge und Bilder in ihre kalten E-Mails einzufügen. Sie haben ein sehr kurzes Zeitfenster, um die Aufmerksamkeit der Leute zu erregen (deshalb sind Betreffzeilen so wichtig), und es besteht der Drang, zusätzliche Informationen einzufügen, wo immer Sie können.

Dies zieht die Leute auch dazu, HTML zu verwenden. Im Wesentlichen ermöglicht Ihnen dies, Ihre E-Mails aufzupeppen und sie eher wie eine Webseite aussehen zu lassen (denken Sie an Farbe, Kopfzeilen, Multimedia) und nicht nur an eine reine Text-E-Mail.

Leider versuchen auch Spammer mit diesen Methoden, die Aufmerksamkeit der Leute auf sich zu ziehen.

Es ist wichtig zu erkennen, dass Ihre E-Mail nur eine Einführung ist. Es wurde entwickelt, um ein Gespräch zu beginnen und Menschen dazu zu bringen, mit Ihrem Unternehmen zu interagieren (indem sie Sie anrufen, Ihre Website besuchen usw.).

Es ist nicht realistisch, dass Sie den Verkauf an Ort und Stelle über eine E-Mail abschließen, also müssen Sie den Interessenten nicht mit allen Informationen, die Sie haben, auf einmal treffen. Stattdessen können Sie die Beziehung ausbauen, indem Sie sie schrittweise mit Informationen vertraut machen und ihnen ermöglichen, zu erkunden, was Ihr Unternehmen zu bieten hat.

Wenn Sie wichtige Informationen teilen müssen, können Sie dies tun, ohne Anhänge, HTML und Bilder zu verwenden:

• Erstellen Sie gezielte Zielseiten für verschiedene Interessenten
• Teilen Sie einen Link zur Datei auf DropBox, Google Drive, YouTube usw.

E-Mail-Anbieter sind zu Recht besorgt um die Sicherheit ihrer Kunden, daher blockieren sie E-Mails, die Flaggen auslösen. Anhänge, HTML und Bilder können alle Anzeichen von Spam-E-Mails sein, sodass Sie Gefahr laufen, Ihre Zustellbarkeit zu ruinieren.

Kalte E-Mail-Zustellbarkeit und die Sicherheit Ihrer Server gehen Hand in Hand

Die Zustellbarkeit von E-Mails ist wie viele Dinge im digitalen Marketing. Es gibt keine Zauberformel, aber es gibt Best Practices, die Sie befolgen müssen, um die besten Erfolgschancen zu haben.

Wenn Sie eine Cold-E-Mail versenden, müssen Sie den Kunden und seinen E-Mail-Anbieter davon überzeugen, dass es wertvoll ist. Um zu beurteilen, ob dies der Fall ist, werden Kunde und E-Mail-Anbieter anhand vieler verschiedener Daten entscheiden, ob die E-Mail ihren Posteingang erreicht und ob sie sie lesen werden.

Eines ist jedoch sicher, wenn Ihre Server kompromittiert und von Leuten übernommen werden, die Spam und andere bösartige E-Mails versenden, dann werden sowohl Ihre potenziellen Kunden als auch ihre E-Mail-Anbieter eine einfache Entscheidung treffen müssen.

Wenn Dritte Zugriff auf Ihre E-Mail-Reichweite erhalten, können sie eine vertrauenswürdige Domain schnell in eine schwarze Liste verwandeln. Ihre E-Mails werden als Spam gemeldet, die Leute werden massenhaft auf die Schaltfläche zum Abbestellen klicken, und noch schlimmer, die Online-Sicherheit vieler Leute wird gefährdet.

Sie haben viel Zeit damit verbracht, einen guten Ruf für Ihre IP-Adresse oder Absenderdomäne aufzubauen, aber eine Sicherheitsverletzung kann diese gute Arbeit im Handumdrehen ruinieren. Wenn Ihre Server kompromittiert sind, wird Ihre Zustellbarkeit beeinträchtigt.

Zustellbarkeit und die Sicherheit Ihrer Server gehen Hand in Hand.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Maximierung Ihrer Kalt-E-Mail-Zustellbarkeit

An dieser Stelle sollten Sie die Grundlagen verstanden haben: Ihre E-Mails werden anhand von Missbrauchsmeldungen, Blacklists und den einzelnen ESP-Spamfiltern und -Checklisten überprüft. Sie müssen diesen Spießrutenlauf erfolgreich durchlaufen, um es in den Posteingang zu schaffen.

Verschaffen Sie sich mit diesen Schritten einen Vorsprung, um die Chancen zu maximieren, dass Sie es bis zur Ziellinie schaffen.

Schritt 1: Ihre DNS-Einträge

Das Domain Name System (DNS) ist Teil der Infrastruktur des Internets. Ehrlich gesagt müssen Sie es nicht im Detail verstehen, aber es gibt einige Teile, die Ihre E-Mail-Zustellbarkeit beeinflussen können.

Wenn ein Element falsch ist oder fehlt, könnten Sie von einem Server blockiert werden, bevor Sie es überhaupt zum Spamfilter geschafft haben.

In Bezug auf E-Mail besteht Ihr Datensatz aus:

• Sender Policy Framework (SPF) . Dies bestätigt, dass Sie der sind, für den Sie sich ausgeben. Das wird natürlich mit den ESPs und Filtern viel Gewicht haben.
• DomainKeys Identified Mail (DKIM) . Dies ist eine bessere Möglichkeit, sich zu authentifizieren. Stellen Sie es sich wie die Schlüssel zum Entsperren der Nachricht vor.
• Domain Message Authentication Reporting and Conformance (DMARC) . Früher war dies optional, aber mit Änderungen, die Google und Microsoft an ihren Algorithmen vorgenommen haben, ist es jetzt absolut notwendig. Microsoft hat kürzlich angekündigt, dass sie alle E-Mail-Konten, für die DMARC nicht eingerichtet ist, in Spam-Ordner verweisen werden.

Der SPF wird in der Mailed-by:-Zeile angegeben. Es muss für Unternehmensserver übereinstimmen. Einige ESPs wie Mailshake ermöglichen Ihnen die Aktualisierung. Sie sollten mehrere SPF-Datensätze zu einem „flachen“ Datensatz zusammenführen.

Das DKIM ist Ihre signierte von: Zeile. Es sollte die from: Domäne widerspiegeln. So checken Sie in G Suite ein: admin.google.com > Apps > GSuite > Gmail > E-Mail authentifizieren > Datensatz generieren > Authentifizieren.

Schließlich ist DMARC derzeit nicht erforderlich, wird jedoch zunehmend für größere Unternehmensserver benötigt. Ein Tool wie dmarcian kann Ihnen dabei helfen.

Schritt 2: Führen Sie eine saubere Liste

Haben Sie eine zielgerichtete und bereinigte Liste von Empfängern. Senden Sie nur relevante Inhalte. Wenn zu viele Personen Ihre Nachrichten als Spam markieren oder Sie zu viele Bounces erhalten, sind Sie getoastet. Verifizieren Sie zumindest Ihre E-Mail-Adressen, entfernen Sie Hard Bounces sofort und Soft Bounces nach mehreren Versuchen.

Schritt 3: Verwenden Sie einen seriösen Anbieter

Verwenden Sie ein G Suite-E-Mail-Konto (dh nicht Gmail.com oder nicht Hotmail.com). G Suite ist ein vertrauenswürdiger E-Mail-Dienstleister, erschwinglich und bietet zahlreiche Tools und Integrationen.

Schritt 4: Verwenden Sie einen besseren DNS-Manager

Mit einem robusten DNS-Manager wie Cloudflare können Sie Ihren SPF, DKIM und DMARC mühelos verwalten.

Schritt 5: Beginnen Sie langsam

Verwenden Sie eine neue Domain oder Adresse? Sie müssen es mit den ESPs und Filtern aufwärmen. Beginnen Sie mit nicht mehr als 50 pro Tag und steigern Sie sich von dort aus. Seien Sie so konsistent wie möglich mit Volumen und Sendeplan. Zu viel zu früh und Sie werden wahrscheinlich markiert.

Folgen Sie einem System, das in etwa so aussieht:

• Woche 1: 50
• Woche 2: 85
• Woche 3: 100
• Woche 4: 150
• Woche 5: 250
• Woche 6: 380

und so weiter…

Es gibt keine Regel oder genaue Zahl. Es ist eine Frage des Testens und Bewertens. Wenn Sie jemals die Quote von Google erreichen oder Absprünge von mehr als 5 % sehen, empfehlen wir, zum vorherigen Limit zurückzukehren und eine weitere Woche zu warten.

Wenn Sie einen idealen Punkt gefunden haben, sollten Sie vor allem so viel wie möglich mit dem Volumen und dem Sendeplan übereinstimmen. Zu viel zu früh und Sie werden wahrscheinlich markiert.

Schritt 6: Fügen Sie ein einfaches Opt-out hinzu

Eine einfache Abmeldeoption ist nicht nur eine Anforderung, sondern auch besser, als wenn der Empfänger keine andere Wahl hat, als Sie als Spam zu melden. Da die meisten Leute, die Cold-E-Mails versenden, lieber keinen Link zum Abbestellen in ihre E-Mails aufnehmen würden (obwohl Sie dies in Mailshake tun können), sollten Sie am besten deutlich machen, wie sich jemand abmelden kann.

Bei Mailshake wird jeder, der mit den Worten „Abbestellen“, „Entferne mich“ oder ähnlichen Sätzen antwortet, automatisch von Ihrer Liste entfernt, wodurch er effektiv abgemeldet wird. Eine Möglichkeit wäre hier, so etwas in Ihre Signatur aufzunehmen:

PS. Du willst nichts mehr von mir hören? Antworten Sie mit dem Wort „Abbestellen“ und ich streiche Sie von meiner Liste!“

Schritt 7: Optimieren Sie die Öffnungs- und Antwortraten

Engagement ist der Name des Spiels. Tun Sie alles, was Sie können, damit die Empfänger Ihre E-Mail öffnen und auf ihre Nachricht antworten (was auch immer das bedeuten mag).

Dies bedeutet auch, dass Sie Ihre Kopie im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Abgesehen von einer Strategie, um Ihr Engagement hoch zu halten, haben wir viele Kunden gesehen, die am Ende immer schlechtere Zustellbarkeitsraten verzeichneten, selbst mit qualitativ hochwertigen Listen und gutem Text, weil sie monatelang genau denselben Text verwendet haben.

Eine einfache Methode, um sicherzustellen, dass Ihre Kopie frisch bleibt und Spam-Fallen voraus ist, besteht darin, sie konsequent AB-Testen zu lassen.

Schritt 8: Verwenden Sie einen Namen im Von-Feld

Öffnen Sie eher eine Cold-E-Mail von [email protected] oder [email protected]?

Verwenden Sie niemals das gefürchtete donotreply@, aus welchem ​​Grund auch immer. Sei ehrlich. Sei authentisch. Sei ein Mensch.

Es gibt noch viel mehr, was Sie tun könnten und sollten. Die Maximierung Ihrer Zustellbarkeit ist ein langes Spiel und umfasst Reputation, Authentifizierung, Inhalt und mehr.

Aber beginnen Sie mit diesen neun und gehen Sie von dort aus weiter. Der Versuch, zu viel auf einmal zu erledigen, kann schnell verwirrend werden und sich überwältigend anfühlen.

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Ihr Werkzeugkasten

Sehen Sie sich diese Tools an, die Ihnen auf Ihrem Weg zu einer besseren Zustellbarkeit helfen:

• Mailshake verfügt über einen Echtzeit-E-Mail-Analyzer.
• MX Toolbox kann den Zustand von DNS-Einträgen überprüfen.
• Mail Tester kann Punkte sammeln und eine Zustellbarkeits-Checkliste mit zu behebenden Dingen bereitstellen.
• GlockApps hilft Ihnen dabei, die Registerkarte „Aktionen“ zu verlassen (Sie möchten und müssen den Posteingang und nur den Posteingang aufrufen). Es kostet 30 $/Monat, bietet aber Platzierungsergebnisse – Posteingang, Tabs, Spam, Fehlende – und warum Sie dort landen.
• Postmaster Tools ist kostenlos von Google. Es ist wichtig, Ihre „Domain-Reputation“ Monat für Monat zu verfolgen. Überprüfen Sie es mindestens zweimal im Monat.

Letztendlich können Sie immer daran arbeiten, die Zustellbarkeit von E-Mails zu verbessern. Machen Sie es zu einer Priorität.

Und gehen Sie zu diesem Posteingang.