Tipps und Vorlagen für Meeting-Agenda für produktive Kundenanrufe im digitalen Marketing

Veröffentlicht: 2021-10-23

Haben Sie sich während eines Kundenmeetings gequält? Sie müssen sich mit einer unerwarteten Leistungsfrage oder einer neuen Beförderung auseinandersetzen, die der Kunde in letzter Minute in Ihr Team geworfen hat? Oder vielleicht an einem altmodischen Spiel der Unbeholfenheit der Konferenzleitung teilnehmen? Meetings sollten sich produktiv anfühlen und Ihr Team gemeinsam voranbringen. Meetings sollten niemals auslaugen oder ablenken und die richtigen PPC-Themen müssen besprochen werden, um Ihre Beziehung auf ein gemeinsames Ziel zu bringen.

Die Grundlage eines guten Meetings ist eine gut durchdachte Agenda, die lange vor dem Anruf gesendet wird – idealerweise am Tag vor dem Meeting, damit alle Parteien einen Moment Zeit haben, um ihre eigenen Gesprächsvorschläge zu überprüfen oder hinzuzufügen. Im Folgenden finden Sie einige Hinweise zum Erstellen einer umsetzbaren Agenda für digitale Marketing-Meetings mit 2 Vorlagen, die Sie für Ihre eigenen zukünftigen Meetings verwenden können.

Warum sind Tagesordnungen für den Erfolg eines Meetings so wichtig?

Dafür gibt es mehrere Gründe:

1) Agendas legen Erwartungen fest, wie die Zeit verbracht wird, wer teilnehmen wird und welche Themen behandelt werden.

2) Agendas reduzieren Ablenkungen und eliminieren Ableger, „Bunny Trail“-Gespräche

3) Eine gut durchdachte Agenda gibt Ihrem Kunden das Gefühl, gehört zu werden

4) Agenden können als Erfolgsbilanz für die im Konto geleistete Arbeit dienen

  • Wenn Sie Ihre Agenda über eine Workflow-Automatisierungssoftware wie Basecamp oder Asana senden – umso besser! Sie haben ein laufendes Protokoll über alle besprochenen Themen und getroffenen Entscheidungen. Das Versenden von Tagesordnungen per E-Mail ist in Ordnung, aber es macht das Nachverfolgen vergangener Gespräche mühsam.

5) Tagesordnungen ermöglichen es allen Parteien, ihre Sitzungen voller Zuversicht und Gewissheit zu verlassen, welche nächsten Schritte unternommen werden und welche Maßnahmen erforderlich sind.

Vor diesem Hintergrund – was macht eine gute Agenda aus? Hanapin erfordert, dass alle Kundengespräche einige Schlüsselelemente enthalten, die speziell auf die Bedürfnisse digitaler Vermarkter zugeschnitten sind:

1. Zuerst den Haushalt aus dem Weg räumen

Haushaltsgegenstände können sein:

  • Legen Sie im Voraus eine bestimmte Meeting-Länge fest, falls Sie einen harten Stopp haben und die Länge des Meetings begrenzen müssen
  • Besprechen Sie Abwesenheiten, Ergänzungen und bevorstehende Feiertage von Teammitgliedern, die den Arbeitsablauf unterbrechen könnten usw.
  • Wenn zukünftige Besprechungszeiten angepasst, QBRs geplant oder zusätzliche Teams in bestimmte Besprechungstypen eingebunden werden müssen, z der Kalender lädt ein, während alle Parteien noch telefonieren, wenn möglich! Das Koordinieren von Besprechungseinladungen per E-Mail ist schwierig und zeitaufwändig. Nutzen Sie daher die Echtzeit-Konversation, um zukünftige Besprechungsvorbereitungen zu erledigen.

2. Vermeiden Sie Überraschungen: Geben Sie dem Kunden ein „Was gibt es Neues?“ Aufzählungszeichen

  • Dieser Aufzählungspunkt der Agenda kann so einfach sein wie: „Kundenunternehmen / Branchen-Updates“
  • Sprechen Sie den Kunden mündlich an, um zu sehen, ob ihm in letzter Zeit etwas in den Sinn kommt. Gibt es neue Werbeaktionen? Rollt ihr Content-Team ein neues Projekt ein? Werden Videos produziert? Finden Budgetgespräche intern statt? Geben Sie dem Kunden Zeit, über die Geschehnisse in seiner Branche zu sprechen. Dieser Schritt ist für Agenturen von entscheidender Bedeutung, die sich manchmal von der Branche ihres Kunden abgekoppelt fühlen. Als vertrauenswürdiger Partner sollten Sie genau so viel über das Geschehen in seiner Branche wissen wie der Kunde. Es wird immer Ihre Marketingstrategie beeinflussen!

3. Fügen Sie monatliche oder vierteljährliche Budgetprognosen hinzu

  • Berühren Sie die Basis, wie die Budgets voraussichtlich ausgegeben werden.
  • Dies vermeidet böse Gespräche über die Budgetzuweisung. Es kann auch in das Leistungsgespräch einfließen, wenn Sie bestimmte Möglichkeiten sehen, das Budget besser für KPI-Rockstar-Kampagnen oder -Kanäle auszugeben.

4. Halten Sie den Abschnitt zu Leistungsaktualisierungen einfach und vertiefen Sie ihn durch Unterhaltungen oder Berichte/Screenshots mit Hyperlinks

Strategien, Zielgruppen, Ausrichtung, Kampagnen… Leistungsaktualisierungen können schnell zu kompliziert werden. In einer knallharten Agenda lassen sich Leistungsaktualisierungen in 3 Teile unterteilen:

1) Was läuft gut:

  • Gibt es Tests, die Ziel-KPIs erfüllen oder übertreffen?
  • Kommen Sie mit einer Empfehlung zum Meeting, wie Sie wichtige Vorteile nutzen können, sei es durch Verschiebung von Budgets, Ausweitung der Ausrichtung auf positives Wachstum oder Ausweitung eines kleinen Tests.

2) Was läuft schlecht:

  • Was verursacht die Leistungsverzögerung?
  • Was können wir gegen diese wunden Punkte tun und was ist die ETA für diese Maßnahmen?

3) Nächste Schritte:

  • Zu ergreifende Maßnahmen mit Details darüber, wer sie ausführen wird
  • Jede Aktion sollte immer an ein Datum gebunden sein – eine Frist, zu der der Kunde die abgeschlossene Arbeit erwarten kann, oder ein Datum, an dem Ihr Team Feedback oder Vermögenswerte vom Kunden erwarten kann. Denken Sie daran – ETAs sind nicht nur für Sie! Sie sind auf jedes Projekt anzuwenden, unabhängig davon, wer für den Vorwärtsdrang verantwortlich ist.

5. Ein paar richtungsweisende Weisheiten für digitale Vermarkter:

  • Fügen Sie Konferenzdetails wie einen Link zur Bildschirmfreigabe, eine Telefonnummer und eine PIN hinzu, damit der Kunde die Kalendereinladung nicht nach diesen Informationen durchforsten muss.
  • Niemand mag eine sperrige Agenda!
    • Anstatt Absätze mit Informationen über eine kürzlich durchgeführte Prüfung oder ein Projekt zusammen mit sperrigen Anhängen einzufügen, verweisen Sie entweder auf andere E-Mails zum Projekt oder verwenden Sie Hyperlinks in der Agenda, damit alle Parteien problemlos auf Projektthreads in Basecamp oder Asana, Google-Dokumenten und -Tabellen zugreifen können. usw. Dadurch werden die Tagesordnungen übersichtlich und auf den Punkt gebracht.
  • Stellen Sie sicher, dass das Besprechungsdatum im Betreff der E-Mail oder Nachricht enthalten ist
    • Dies macht den Rückblick auf alte Agenden viel einfacher, wenn Sie sich für bestimmte historische Momente in Ihrer Agentur-Kunden-Beziehung interessieren.
    • Dies gilt auch für Berichte oder Audit-Dokumente – geben Sie an, wann der Bericht abgeschlossen wurde und den Zeitraum der Daten, die für die Überprüfung abgerufen wurden.
  • Verwenden Sie die Sprache „wir“ anstelle von „Ich werde Ihnen diesen Bericht bis Freitag zusenden“. Wenn Sie andere Teammitglieder haben, die sich dazu verpflichten, an dem Konto zu arbeiten, erkennt dies ihre Teilnahme an und weckt Vertrauen in das Team. Schließlich ist die Agentur ein Team und die Agentur-Kunde-Beziehung auch ein Team! Hier arbeitet niemand allein. Dasselbe gilt für das Anrufen bestimmter Teammitglieder, es sei denn, Sie möchten den Kunden darauf vorbereiten, eine E-Mail von einem bestimmten Teammitglied zu erhalten.

Vorlagen für Meeting-Agenda:

Beispiel 1: Kurzversion

Guten Tag, im Anhang finden Sie den wöchentlichen Leistungsbericht. [Die 90-Tage-Roadmap und das Statusdokument finden Sie unter diesem Hyperlink.]

Wir freuen uns darauf, morgen um 15:30 Uhr EST mit Ihnen zu sprechen.

Tagesordnung

  • Unternehmens- / Branchen-Updates
  • Budgetabstufung
  • Leistungsupdates:
    • Top-Performer in Google Ads/Problembereiche und nächste Schritte
    • Facebook Ads Top-Performer / Krisenherde & nächste Schritte
  • Aktionselemente:
    • Anzeigenerweiterungen (ETA-Datum)
    • X Überprüfung (ETA-Datum)
    • Promo-Start (ETA-Datum)

Beispiel 2: Detaillierte Version

Betreff: X Kunden-/Agenturname Digitales Marketing Meeting Agenda – 13. November 2019

Guten Morgen Kundenname und Team,

Unten finden Sie den Link zum Statusdokument und zur Tagesordnung für unser Treffen morgen um 11 Uhr EST. Bitte lassen Sie es uns wissen, wenn Sie unserer Diskussion zusätzliche Punkte hinzufügen möchten. Wir freuen uns auf unseren Anruf morgen! Konferenzinfo: Google Hangout Link für Bildschirmfreigabe
Telefon: XXX-XXX-XXXX
Pin: ?XXXXXXXX# [Status-Dokument-Link]

13. November 2019 Tagesordnung:

1. Hauswirtschaft

  • Das Google Display-Audit ist abgeschlossen: Vereinbaren Sie einen Termin für die Überprüfung.
  • Hinweis: Wir werden unser Treffen in der Thanksgiving-Woche (27. November) nicht haben.

2. Kundenunternehmen/Branchen-Updates

3. 1. bis 12. November MTD Budgetabstufung & Leistungsübersicht

  • Google-Suche: $X | X Konvertierungen | CPA: X $ – Wird auf dem Ziel des idealen Budgettempos ausgeführt (wir erhöhen die Ausgaben für X-Kampagnen, um die Lücke aufgrund hoher Qualität und niedrigem CPL zu schließen.)
    • Markensuche: $X | X Konvertierungen | CPA: X $
    • Nicht-Markensuche: $X | X-Konvertierungen | CPA: X $
  • Google-Display: X $ | X Konvertierungen | CPA: $X – % über dem idealen Budgettempo laufen
  • Facebook-/Instagram-Werbung: $X | X Konvertierungen | CPA: $X – Laufende % bei idealem Budgettempo

4. Überprüfen Sie die wöchentliche Leistung

[Link zum Wochenbericht]

  • Top-Performer:
    • Kurze Hinweise zur Leistung – was läuft gut, wie Sie diese Chancen nutzen.
  • Problemstellen:
    • Was funktioniert nicht und was können wir verbessern. [Hyperlink zum Bericht, bei dem wir schlechte Leistungen untersucht haben – um während des Meetings zu teilen und zu diskutieren.]

5. Nächste Schritte – Aktionspunkte & ETAs

  • Klient:
    • Wir warten auf die Überprüfung und Genehmigung von X, bevor wir die Y-Kampagne starten. ETA: 15. November
  • Agentur:
    • Kürzlich abgeschlossen: Nicht-Markenschnitte vom 11. bis 12. November abgeschlossen
    • X Anzeigengruppen werden am Montag, den 18. November eingeführt.
    • Erstellung eines neuen Budgetabstufungsbogens – ETA: 18. November.
    • Verfeinerung/Erweiterung von Google Local Ads – 25. November
    • Überprüfung der Suchanfrage wird am 27. Nov. abgeschlossen

Natürlich werden Sie durch das Kennenlernen Ihres Kunden herausfinden, welche Art von Agenda er bevorzugt – ob er viele Details oder nur eine kurze Diskussionsskizze benötigt. Stellen Sie sicher, dass es einfach, umsetzbar und vorhersehbar ist. Agendas sollten sich nie zeitaufwändig anfühlen, aber sie eignen sich gut, um Gespräche zu lenken und Prioritäten der Arbeit zu setzen, während Sie als vertrauenswürdige Agentur eine digitale Marketingbeziehung mit Ihren Kunden aufbauen.

Vergessen Sie auch nicht, nach Ihren Meetings eine kurze Besprechung mit den nächsten Schritten zu senden! Dies kann so einfach sein, dass Sie dem Kunden mitteilen, dass Sie seinem Statusdokument die nächsten Schritte und ETAs hinzugefügt haben, oder in Form einer Wäscheliste mit den nächsten Aktionen für das Konto. Dies wird alle beruhigen und von Woche zu Woche Erwartungen wecken.