Schritte zur Besprechungsplanung: So planen Sie eine Besprechung

Es ist verständlich, warum Menschen oft über die Aussicht auf ein Treffen meckern. Sie können eine langwierige und nicht sehr effektive Zeitnutzung sein. Aber Treffen sind wichtig. Sie sind eine großartige Möglichkeit, mit einer Gruppe zu kommunizieren und dafür zu sorgen, dass diese Gruppe besser zusammenarbeitet. Um das mit Besprechungen verbundene Stigma zu beseitigen, lernen Sie die Besprechungsplanung.

Was ist Meetingplanung?

Die Besprechungsplanung legt die Tagesordnung für die Besprechung fest. Dazu gehört, wer anwesend sein wird, wann und wo die Besprechung stattfindet und was während und nach der Besprechung geschieht. Es strukturiert die Besprechung, um zu vermeiden, dass jemand wertvolle Zeit verschwendet, und kann auch Richtlinien dafür erstellen, wann jemand sprechen darf, wer die Besprechung leitet und wer das Besprechungsprotokoll führt.

Mit ProjectManager, einer preisgekrönten Projektmanagementsoftware, können Sie nicht nur die Tagesordnung des Meetings erfassen und unter den Teilnehmern teilen, sondern auch alle während des Meetings erstellten Aktionspunkte auflisten. Diese Aufgaben können einer Aufgabenliste, einem Kanban-Board oder einer Kalenderansicht hinzugefügt und Einzelpersonen mit Fälligkeitsterminen, Priorität und Notizen zugewiesen werden. Sie können sogar Dateien an die Aufgabe anhängen, sodass alle, wenn sie das Meeting verlassen, sofort loslegen können. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum ist die Planung von Meetings wichtig?

Meetings sind ein großartiges Mittel, um Informationen effizient an eine Gruppe von Menschen weiterzugeben. Es gibt natürlich auch andere Möglichkeiten, wie zum Beispiel E-Mail oder Dokumentation, aber ein Meeting bietet Raum für Fragen und Feedback. Dadurch wird sichergestellt, dass alle auf dem gleichen Stand sind, bevor die Besprechung unterbrochen wird. Meetings können auch dazu beitragen, Bindungen in Teams aufzubauen, die eine bessere Zusammenarbeit fördern.

Besprechungen sind wichtige Kommunikationsmittel in Projekten, verschwenden jedoch oft Zeit und tragen nicht zur Effizienz bei. Jennifer Bridges, PMP, zeigt Ihnen, wie Sie ein produktives Meeting planen.

Hier ist eine Aufnahme des Whiteboards als Referenz!

Schritte zur Besprechungsplanung

Wenn Sie ein produktives Meeting planen, müssen Sie sich die Fragen „Wer, Was, Warum, Wo und Wie“ stellen, die häufiger mit Journalismus in Verbindung gebracht werden. Hier sind 6 Schritte zur effektiven Besprechungsplanung:

1. Bestimmen Sie den Zweck des Treffens

Vereinbaren Sie kein Meeting, ohne vorher zu verstehen, warum es ein Meeting geben sollte. Wenn es keinen guten Grund für ein Treffen gibt, treffen Sie sich nicht. Aber wenn ja, dann sollte dieser Zweck klar definiert und fokussiert sein. Sie möchten in einer Besprechung nicht mehr abbeißen, als Sie kauen können.

2. Legen Sie Ziele für Ihr Meeting fest

Bei Besprechungen soll eine Gruppe von Menschen von einem Punkt zum anderen gebracht werden, sei es, um ihnen Klarheit über ein bestimmtes Thema zu verschaffen oder einzelnen Personen Arbeit zuzuweisen. Stellen Sie sicher, dass Sie ein Ziel vor Augen haben, bevor Sie das Meeting vereinbaren. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass das Ziel erreicht wurde, bevor die Besprechung unterbrochen wird.

3. Identifizieren Sie, wer an der Besprechung teilnehmen soll

Nicht jeder muss an jeder Besprechung teilnehmen. Laden Sie keine Personen ein, die kein Interesse daran haben, sich an dem zu beteiligen, was in der Besprechung besprochen wird. Beschränken Sie die Teilnahme auf diejenigen, die in irgendeiner Weise mit dem Thema der Besprechung befasst sind.

4. Benachrichtigen Sie die Teilnehmer im Voraus

Das Treffen sollte so rechtzeitig angekündigt werden, dass jeder sicherstellen kann, dass er den Termin in seinem Kalender eingetragen hat. Bauen Sie niemals ohne Vorankündigung ein Meeting auf. Möglicherweise können sie nicht teilnehmen, und selbst wenn sie es könnten, werden sie über die Plötzlichkeit verärgert sein. Es zeigt, dass sie sich nicht um ihre Zeit kümmern.

5. Bereiten Sie den Inhalt für Ihr Meeting vor

Lassen Sie vor der Sitzung eine Tagesordnung verfassen. Dadurch erhalten Sie einen Überblick darüber, was während des Treffens besprochen wird. Wenn Sie unterstützende Unterlagen zur Aushändigung benötigen, lassen Sie diese unbedingt vor der Besprechung ausdrucken. Das Letzte, was Sie tun möchten, ist, unvorbereitet zu sein. Es ist nicht professionell.

6. Definieren Sie die Dauer Ihres Meetings

Meetings können die Tendenz haben, sich immer weiter hinzuziehen. Um zu vermeiden, dass ein Meeting nie endet, legen Sie ein Zeitlimit fest. Wie viel Zeit benötigen Sie realistischerweise, um das zu erledigen, was das Meeting erfordert? Das ist die Dauer des Treffens.

7. Erstellen Sie eine Besprechungsagenda

Wir haben bereits die Notwendigkeit einer Agenda erwähnt. Jetzt können Sie es schreiben. Beginnen Sie mit einem Eisbrecher, damit sich alle wohl fühlen, und listen Sie dann die Themen auf, einschließlich aller Erkenntnisse oder Aktionspunkte, die vor dem nächsten Meeting erledigt werden müssen.

8. Schreiben Sie ein Besprechungsprotokoll

Es sollte ein Sekretär ausgewählt werden, der das Sitzungsprotokoll führt, das eine kurze Zusammenfassung der wichtigsten während der Sitzung angesprochenen Punkte darstellt. Dies kann das Gesagte des Besprechungsleiters und der Anwesenden sowie alle Aktionspunkte umfassen, die vor der nächsten Besprechung ausgeführt werden.

Schließlich ist es wichtig, Besprechungsprotokolle zu erstellen, um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Teammitglieder die wichtigsten Punkte Ihrer Besprechung nicht vergessen. Unsere kostenlose Vorlage für Besprechungsprotokolle ist ein großartiges Tool, das Sie bei diesem Prozess unterstützt.

Wenn Sie all diese Dinge tun, werden sich die Teammitglieder nicht jedes Mal beschweren, wenn Sie eine Besprechung einberufen, sondern erhalten den Marschbefehl und sind gespannt darauf, was als nächstes zu tun ist.

Herausforderungen der Meetingplanung

Meetings können der Fluch der Existenz eines Teammitglieds sein, sagte Jennifer. Es ist nicht so, dass Projektbesprechungen nicht wichtig wären, es ist nur so, dass sie manchmal ein größeres Problem darstellen, wie zum Beispiel:

• Die falschen Leute in den falschen Meetings haben
• Mangelnde Kommunikation über das Meeting
• Während des Meetings herrscht Unklarheit
• Mangelnde Planung für das Treffen

Jennifer bemerkte, dass der letzte Punkt, wenn er richtig geplant wird, alle anderen von ihr angesprochenen Probleme lösen wird. Das sorgt für ein produktives Meeting und ein glückliches Team. Die Überwachung der Gesundheit und Zufriedenheit Ihres Teams scheint keine Priorität zu haben, aber wenn Sie ein erfolgreiches Projekt haben wollen, müssen Sie genau das tun.

Kostenlose Vorlagen für die Besprechungsplanung

ProjectManager bietet viele kostenlose Projektmanagement-Vorlagen für Excel und Word, die Sie jetzt herunterladen können. Es gibt Vorlagen, die jede Phase eines Projekts abdecken, einschließlich dieser drei, die Ihnen dabei helfen können, ein Meeting erfolgreicher zu gestalten.

Vorlage für Sitzungsprotokolle

Um das Protokollieren einfacher zu machen, verwenden Sie unsere kostenlose Vorlage für Besprechungsprotokolle für Word. Es bietet Platz zum Erfassen der Teilnehmer, der Tagesordnung des Meetings und aller Erkenntnisse aus dem Meeting sowie zum Zeitpunkt des nächsten Meetings.

Vorlage für einen Aktionsplan

Die meisten Besprechungen enden mit Aktionspunkten, die den Anwesenden zugewiesen werden und die sie vor der nächsten Besprechung erledigen müssen. Verwenden Sie unsere kostenlose Aktionsplanvorlage für Excel, um alle diese Aufgaben, die zugewiesenen Personen, den Zeitplan für deren Erledigung und mehr aufzulisten.

Task-Tracker-Vorlage

Sobald Sie mit der Ausführung der Aufgaben in Ihrem Aktionsplan begonnen haben, ist es wichtig, unsere kostenlose Aufgabenverfolgungsvorlage für Excel zu verwenden, um sicherzustellen, dass sie wie geplant erledigt werden. Sie können den Status Ihrer Arbeit überwachen und sicherstellen, dass Sie auf dem richtigen Weg bleiben.