So führen Sie eine Bedarfsanalyse durch

Was braucht Ihr Projekt, Unternehmen oder Ihre Organisation? Es ist keine einfache Frage. Die Beantwortung dieser Frage sollte Sie jedoch nicht überfordern. Führen Sie einfach eine Bedarfsanalyse durch, um Ihre Projektanforderungen genau zu ermitteln.

Was ist eine Bedarfsanalyse?

Wie oben erwähnt, ist eine Bedarfsanalyse ein Prozess, um die Bedürfnisse einer Organisation oder eines Projekts herauszufinden. Dies geschieht durch die Identifizierung eines Ist- und Soll-Zustandes, ähnlich einer Gap-Analyse. Der Bedarfsanalyseprozess ist ein systematischer Prozess, der in vielen Branchen und Disziplinen wie dem Gesundheitswesen, der Betriebswirtschaft, dem Personalwesen und dem Projektmanagement eingesetzt wird.

1. Einleitung
2. Datensammlung und Analyse
3. Endgültige Produktion

Im Projektmanagement kann die Bedarfsanalyse die Organisation ansprechen und wenn das Projekt auf ihre Bedürfnisse ausgerichtet ist. Es kann auch als systematischer Prozess innerhalb eines Projekts verwendet werden, der herauszufinden versucht, wie weit die aktuellen Bedingungen des Projekts im Vergleich zu den erforderlichen Bedingungen für einen erfolgreichen Abschluss entfernt sind.

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Der Prozess der Bedarfsanalyse beginnt mit Fragen, um die Bedürfnisse Ihres Projekts, Unternehmens oder Ihrer Organisation zu ermitteln. Sobald Sie Ihre Bedürfnisse identifiziert haben, bestimmt die Gap-Analyse, wie die Lücke zwischen dem aktuellen Stand der Organisation und dem, wo sie zu einem späteren Zeitpunkt stehen muss, geschlossen werden kann.

Sobald Sie eine Bedarfsanalyse durchgeführt haben, sollten Sie diese Ergebnisse in eine Richtung für Ihr Projekt umwandeln. Der Einsatz von Projektmanagement-Software hilft, diesen Prozess zu rationalisieren. ProjectManager ist eine cloudbasierte Arbeits- und Projektmanagementsoftware mit mehreren Projektansichten. Sie können die Fragen zur Bedarfsanalyse auf unseren Kanban-Tafeln auflisten, und alle Details werden in Ihrem Gantt, Arbeitsblatt, Ihrer Aufgabenliste und Kalenderansicht erfasst, was es einfacher macht, die Antworten auf diese Fragen in einen Projektplan umzuwandeln. Beginnen Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Fragen zur Bedarfsanalyse

Sie können diese Fragen verwenden, um mit dem Bedarfsanalyseprozess zu beginnen. Diese Beispielfragen funktionieren für jede Branche.

• Werden Ihre Dienstleistungen und/oder Produkte pünktlich an die Kunden geliefert? Wenn die Antwort auf diese Frage nein lautet, müssen Sie herausfinden, warum. Wenn die Antwort ja lautet, sollten Sie sich den Prozess ansehen, um festzustellen, ob es Bereiche gibt, in denen Sie den Betrieb weiter optimieren können, um noch mehr Zeit zu sparen.
• Ist das Unternehmen profitabel oder erreicht es jährlich seine finanziellen Ziele? Wenn Sie kein Geld verdienen oder nicht einmal die Ziele erreichen, die Sie sich selbst gesetzt haben, müssen Sie die finanziellen Bereiche Ihres Unternehmens untersuchen, um herauszufinden, warum. Wenn ja, dann stellt sich die Frage, wie Sie es noch besser machen können.
• Werden regelmäßig Leads generiert? Dies ist eine Frage, die sich auf den Verkauf Ihres Unternehmens bezieht, aber auch mit der finanziellen Seite zusammenhängt. Sie benötigen eine gewisse Anzahl an Leads, um Verkäufe zu tätigen. Je mehr Leads, desto größer die Wahrscheinlichkeit, Geschäfte abzuschließen. Daher ist die Generierung von Leads von entscheidender Bedeutung, und wenn Sie in dieser Hinsicht hinterherhinken, müssen Sie herausfinden, warum.
• Gibt es eine klare Vision für das Unternehmen? Das Leitbild ist das Leitdokument für jedes Unternehmen. Wenn dieses Leitbild nicht klar ist, wird es jeden Aspekt Ihrer Arbeit negativ beeinflussen. Wenn es klar ist, sollten Sie die Bedarfsanalyse regelmäßig überprüfen, da die Vision aktualisiert werden könnte, wenn das Unternehmen wächst und sich verändert.
• Wird die Qualität der Arbeit kontinuierlich überwacht? Der Erfolg eines jeden Unternehmens hängt von der Qualität seiner Arbeit ab. Wenn Sie kein Tool haben, das diese Qualität überwacht, um sicherzustellen, dass Sie immer die Qualitätserwartungen erfüllen, müssen Sie sich eines besorgen. Wenn Sie eine haben, muss sie möglicherweise aktualisiert werden.

Warum ist eine Bedarfsanalyse wichtig?

Wie wir bereits gesagt haben, kann es schwierig sein, die Bedürfnisse eines Projekts zu erkennen, besonders wenn Sie sich mitten in einem Projekt befinden. Mit einem systematischen Prozess, der den Projektplan Stück für Stück sorgfältig durchgeht, ist es wahrscheinlicher, dass alle Probleme, die nicht erfüllt werden, offensichtlich werden. Dann kann die Lücke zwischen Bedarf und Ist-Zustand geschlossen werden.

Es gibt verschiedene Arten von Bedarfsanalysen, die jeweils eine Vielzahl von Lücken aufdecken können; es kann eine Lücke in Wissen, Praktiken, Fähigkeiten oder Werkzeugen schließen. Die Bedarfsanalyse hilft zu zeigen, was im Projekt funktioniert und was nicht. Dann kann behoben werden, was nicht funktioniert. Dies hilft einer Organisation oder einem Projekt, indem es effizienter wird.

Die Bedarfsanalyse ist ein leistungsstarkes Planungsinstrument, da sie nicht nur die Bedürfnisse auf einer Ebene des Projekts oder der Organisation, sondern auf allen Ebenen bewertet. Sie erhalten einen ganzheitlichen Ansatz, bei dem beide Bedürfnisse von einer hohen bis zu einer granularen Ebene sehen. Dies hilft, Ihren Plan zu informieren und spezifische Maßnahmen bereitzustellen, die ergriffen werden müssen, um Verbesserungen vorzunehmen.

Arten der Bedarfsanalyse

Es gibt nicht die eine Art von Bedarfsanalyse, sondern sieben. Sie können beispielsweise eine Gap-Analyse oder Diskrepanzanalyse durchführen, um die Leistung mit dem zu vergleichen, was Sie beabsichtigt hatten. Es gibt auch eine Reflexion über Aktion und Reflexion in Aktion. Ersteres blickt zurück, um festzustellen, was gut gemacht wurde und was verbessert werden könnte. Letzteres ist dasselbe, nur bei Aktionen, die gerade stattfinden.

Sie können auch Tagebuch, Tagebuch, Logbuch führen oder im Rahmen einer Selbsteinschätzung wöchentliche Rückblicke machen. Dann gibt es die Peer-Review, bei der andere Fachleute sich die Arbeit ansehen und Ihnen Feedback und Ratschläge geben. Beobachtung ist auch wichtig, einfach ein Auge auf Aufgaben zu haben, während sie Geschäftsprozesse durchlaufen.

Es gibt auch sogenannte Critical Incident Review und Significant Event Auditing, die die Kompetenzen eines Unternehmens für die Qualitätssicherung identifizieren können. Schließlich ist eine Praxisüberprüfung eine routinemäßige Überprüfung der Arbeit, die Bedürfnisse und Verbesserungsbedarf identifizieren kann. Diese sieben Techniken zur Bedarfsanalyse sind nicht nur auf das Projektmanagement beschränkt, sondern können auf viele Branchen angewendet werden.

So führen Sie eine Bedarfsanalyse in 7 Schritten durch

Für eine umfassende Bedarfsanalyse, die Lücken identifizieren und die Anforderungen Ihrer Projekte optimal erfüllen kann, haben wir sieben Schritte identifiziert. Diese Schritte sind in fast jeder Disziplin oder Technik relevant, die Sie vielleicht bevorzugen.

1. Identifizieren Sie den Sponsor des Projekts

Der Projektsponsor ist nicht einfach ein Stakeholder, sondern ein leitender Sponsor, der eine Führungskraft in der Organisation ist. Diese Person wird dabei helfen, die Bedarfsanalyse zu leiten und sie an den Zielen der größeren Organisation auszurichten.

Der Sponsor kann auch Unterstützung für die Bedarfsanalyse erhalten. Sie sind in einer ausreichend hohen Position innerhalb der Organisation, um Abteilungsleiter mit dem Prozess in Einklang zu bringen, was Hürden beseitigen kann, die den Fortschritt blockieren könnten. Der Sponsor wird von allen Beteiligten unterstützt, indem er die Richtung und vor allem die Finanzierung des Projekts anbietet. Sie stellen sicher, dass alle am Erfolg des Prozesses beteiligt sind.

2. ROI-Modell erstellen

Durch die Definition des Return on Investment (ROI) und des Nutzens des Projekts für die Organisation rechtfertigt eine Bedarfsanalyse das finanzielle Engagement.

Es wird auch im weiteren Sinne zeigen, dass das Projekt selbst von Wert ist. Das Projekt ist den Aufwand, die Zeit und die Kosten wert, die es erfordert, da es einen erheblichen Return on Investment bringt. Teil dieses ROI-Modells sollte daher auch ein Kostenplan, Kapitaleinsatz und der Personalbedarf für das Projekt sein.

3. Erforderliche Workstreams identifizieren

Hier wird jede Abteilung analysiert, einschließlich der Workstreams und Teammitglieder darin. Damit dieser Schritt funktioniert, muss Transparenz vorhanden sein.

Es gibt auch Workstreams außerhalb der Organisation, z. B. wenn Projekte mit Anbietern, Auftragnehmern und anderen Organisationen zusammenarbeiten. Daher müssen alle Silos im Projekt entfernt werden, damit dieser Schritt funktioniert.

4. Workstream-Leiter befragen

Sobald Sie die Workstreams identifiziert haben, die mit dem Projekt in Zusammenhang stehen, ist es an der Zeit, mit den Leitern jedes dieser Workstreams zu sprechen, um ihren Prozess zu verstehen. Sie werden alle Schmerzpunkte entdecken wollen, die sie erleben. Sehen Sie sich auch an, wie sich diese Bedarfsanalyse auf ihre Arbeit auswirkt. Diese letzteren Daten werden Ihnen helfen, Bedarfslücken zu schließen.

Indem Sie die Kommunikationskanäle zwischen allen Workstreams öffnen, die Teil des größeren Projekts sind, fördern Sie eine bessere Kommunikation während der gesamten Projektausführung. Das hilft Managern, aber auch den Teams, die am Projekt arbeiten.

5. Treffen Sie sich mit Teams

Sie haben sich mit Workstream-Leitern getroffen, jetzt ist es an der Zeit, Meetings mit ihren Teams zu vereinbaren. Sie möchten mit jedem Teammitglied sprechen, egal wo in der Organisation es arbeitet. Die Teams sind Ihre Truppen an der Front und haben Erfahrung und Perspektive, die sich oft nicht im Management widerspiegeln.

Teams können Ihnen einen Überblick über das Projekt geben, wo die Probleme zuerst auftauchen. Sie können Informationen bereitstellen, die für die Lösung dieser Probleme von entscheidender Bedeutung sind.

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Ihre Aufgabe ist es, die Ziele des Projekts deutlich zu machen. Lassen Sie den Teammitgliedern Zeit, Fragen zu stellen und sie in ein Gespräch zu verwickeln. Lassen Sie die Teammitglieder ehrlich sein und ihre Beschwerden in einem sicheren Raum anhören, ohne Urteil oder Strafe. Sie zeigen Ihnen Bereiche im Projekt, die behoben werden müssen. Bauen Sie ihr Vertrauen auf, und Vorsätze sind effektiver.

6. Generieren Sie ein Team und einen Zeitplan

Mit all den Daten, die Sie zusammengestellt haben, ist es jetzt an der Zeit, ein Team zusammenzustellen, um auf die angesprochenen Probleme zu reagieren und die Informationen so zu planen, dass alle verschiedenen Teile zugewiesen und eine Verantwortlichkeit bereitgestellt werden, die auf den Projektanforderungen basiert.

Dieser Zeitplan wird geteilt, digital gespeichert, damit alle darauf zugreifen können, und an öffentlichen Orten, an denen sich die Teams versammeln, physisch ausgehängt. Die Verbesserungen müssen über alle Abteilungen und Teams hinweg effektiv kommuniziert werden.

7. Pre-Executive Report-Out

In diesem letzten Schritt erhalten die Daten und der Zeitplan die Genehmigung der Geschäftsleitung. Ohne Zustimmung der Führungsebene werden die bei einer Bedarfsanalyse aufgedeckten Lücken nicht geschlossen. Wenn sich alle auf das weitere Vorgehen geeinigt haben, und nur dann, kann es umgesetzt werden.

Beispiel für eine Bedarfsanalyse

Stellen wir uns ein hypothetisches Beispiel für eine Bedarfsanalyse vor, um ein klareres Bild davon zu bekommen, wovon wir sprechen. In diesem Fall stellen wir uns ein produzierendes Unternehmen vor, das Probleme hat, sein Produkt rechtzeitig an die Kunden zu liefern. Das wäre der erste Schritt, den geschäftlichen Bedarf zu identifizieren, den sie haben. Sie hätten jedoch eine Analyse durchlaufen können, um festzustellen, dass sie die Produktionsfristen nicht einhielten.

Der nächste Schritt wäre die Durchführung einer Gap-Analyse, um eine Vorstellung von der aktuellen Situation und der Lücke zwischen dieser und dem gewünschten Zustand zu erhalten. Dies könnte zu Problemen mit der Produktionsmethode, dem Schulungsbedarf Ihres Teams oder effizienteren Werkzeugen führen. Nehmen wir an, das Werk hat kürzlich die Werkzeuge, die es zur Herstellung seiner Produkte verwendet, aufgerüstet, aber das Team schöpft das Potenzial der neuen Ausrüstung nicht aus.

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Dies führt zum nächsten Schritt, nämlich der Bewertung von Schulungsmöglichkeiten, um die Teams mit den neuen Tools vertraut zu machen. Sie müssen Schulungsprogramme, Kosten, Rentabilität, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, den Zeitaufwand für Schulungen und die Frage, wie Sie während dieses Schulungsprozesses wettbewerbsfähig bleiben, recherchieren. An diesem Punkt erstellen Sie einen Bericht, in dem der Schulungsbedarf erläutert wird, und empfehlen einen weiteren Weg.

Bedarfsbewertungsvorlagen

Wenn Sie eine Bedarfsanalyse durchführen möchten, kann Ihnen eine Projektmanagement-Software helfen, insbesondere bei der Umsetzung Ihres Verbesserungsplans. Wenn Sie jedoch noch nicht bereit sind, diesen Schritt zu gehen, haben wir kostenlose Vorlagen für das Projektmanagement, die Ihnen dabei helfen. Unsere Website enthält Dutzende von Projektmanagementvorlagen für jede Phase Ihres Projekts. Hier sind einige, die mit einer Bedarfsanalyse einhergehen.

Vorlage zum Sammeln von Anforderungen
Eine Bedarfsanalyse bedeutet, viele Daten zu erfassen. Unsere kostenlose Vorlage zum Sammeln von Anforderungen für Word ist ein großartiges Tool, um all diese Dokumente zu sammeln. Es gibt ein Deckblatt, um den Bedarf zu identifizieren, einen Abschnitt für den Projektplan, in dem erläutert wird, wie Sie Ihren Plan umsetzen können, um die gefundene Lücke zu schließen, einen Ort, an dem Sie die Gedanken der Beteiligten zu den Zielen und Zielen niederschreiben können, und vieles mehr.

Vorlage für Aktionselemente
Während Sie den Prozess der Bedarfsanalyse durchlaufen, werden Sie sich Aufgaben ausdenken. In unserer kostenlosen Vorlage für Aktionselemente für Excel können Sie sie erfassen. Jetzt haben Sie eine Liste der Aufgaben, die Sie Ihrem Team zuweisen müssen. Sie wissen, welche Arbeiten erledigt werden müssen, was die Frist ist und vieles mehr. Das Wer, Was und Wann ist der Beginn eines Zeitplans.

Vorlage Projektplan
Der Zeitplan, den Sie mit der Vorlage für kostenlose Aktionspunkte begonnen haben, führt Sie zum Projektplan, um das umzusetzen, was Sie in der Bedarfsanalyse gelernt haben. Unsere kostenlose Projektplanvorlage für Word bietet Platz für alles, was Sie zur Ausführung Ihres Projektplans benötigen, von Zielen über Aktivitäten und Aufgaben bis hin zu den Ressourcen, die Sie benötigen, um die Arbeit zu erledigen.

Wie ProjectManager bei einer Bedarfsanalyse hilft

Sobald Sie einen Plan haben, um auf die Lücken zu reagieren, die Sie in Ihrer Bedarfsanalyse entdeckt haben, kann dieser Plan in ProjectManager, einer cloudbasierten Arbeits- und Projektmanagementsoftware, eingerichtet werden. Wir helfen Ihnen, Ihre Aufgaben zu planen und die Arbeit zu planen, um das zu erreichen, was Sie aus Ihrer Bedarfsanalyse benötigen.

Organisieren Sie Aufgaben in interaktiven Gantt-Diagrammen

Bringen Sie alle Ihre Aufgaben in Ordnung, wenn Sie mit unserem Online-Gantt-Diagramm planen, wie Sie Ihre Anforderungen erfüllen können. Sie können abhängige Aufgaben verknüpfen, um Verzögerungen zu vermeiden, Meilensteine ​​hinzufügen, um den Fortschritt zu verfolgen, und sogar nach dem kritischen Pfad filtern.

Jetzt können Sie Ihren gesamten Zeitplan auf einer Zeitachse anzeigen, um sich einen Überblick zu verschaffen. Legen Sie dann eine Baseline fest und Sie können den geplanten Aufwand in Echtzeit mit dem tatsächlichen Aufwand vergleichen, um diesen Zeitplan einzuhalten.

Verwenden Sie mehrere Projektansichten, um so zu arbeiten, wie Sie es möchten

Wenn Sie Ihrem Team Aufgaben zuweisen, arbeiten diese möglicherweise in einer agilen Umgebung, die für Gantt-Diagramme nicht geeignet ist. Aus diesem Grund bieten wir mehrere Projektansichten an, um alle zufrieden zu stellen.

Agile Teams können Kanban-Boards verwenden, um ihren Rückstand zu verwalten und Sprints zu planen, während Manager einen Einblick in ihren Prozess erhalten, um Ressourcen nach Bedarf neu zuzuweisen und Engpässe zu vermeiden. Andere Teammitglieder möchten möglicherweise eine Aufgabenliste oder eine Kalenderansicht haben. Es liegt an Ihnen. Alle Ansichten werden zusammen aktualisiert, sodass es immer eine Signalquelle der Wahrheit gibt.

Verfolgen Sie Fortschritt und Leistung auf Echtzeit-Dashboards

Auch wenn Ihre Teams an unterschiedlichen Projektansichten arbeiten oder sogar aus der Ferne arbeiten, können Sie ihre Arbeit dennoch mit unserem Echtzeit-Dashboard überwachen. Es gibt keine Einrichtung wie bei einfachen Tools, und wir sammeln automatisch Echtzeitdaten, berechnen sie und zeigen die Ergebnisse dann in farbenfrohen Diagrammen an, die sechs Projektmetriken verfolgen.

Natürlich haben wir Statusberichte und mehr nur einen Tastendruck entfernt, die gefiltert und mit Stakeholdern geteilt werden können. Passen Sie den Workflow an, um Ihre Prozesse zu rationalisieren, und fügen Sie Aufgabengenehmigungen hinzu, um Statusänderungen zu kontrollieren. Außerdem arbeiten wir bis ins Mark zusammen und helfen Teams, besser zusammenzuarbeiten. Sie können sogar alle Ihre Bedarfsanalysedokumente für die zukünftige Verwendung speichern, da wir über unbegrenzten Dateispeicher verfügen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Arbeits- und Projektmanagementsoftware, die hybride Teams verbindet, egal wo, wann oder wie sie arbeiten. Mehrere Projektansichten und eine kollaborative Plattform helfen Ihrem Team, produktiver zu arbeiten, während Sie Transparenz über diesen Prozess haben, damit sie mit Ressourcenmanagement-Tools voll ausgelastet bleiben. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.