Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung? Warum die besten Agenturen und Marken NDA-Dokumente und -Verträge verwenden

Unabhängig davon, ob Sie sie als Geheimhaltungsvereinbarung (NDA), Vertraulichkeitsvereinbarung (CA), vertrauliche Offenlegungsvereinbarung (CDA) oder etwas anderes bezeichnen, beziehen Sie sich letztendlich auf dasselbe: Eine NDA ist ein rechtsgültiger Vertrag, der festlegt heraus, wie Sie vertraulich Informationen oder Ideen teilen.

Was ist eine Geheimhaltungsvereinbarung und wie funktioniert sie?

Normalerweise müssen Sie irgendwann während einer neuen Geschäfts- oder Produkteinführung vertrauliche Informationen mit einem Dritten besprechen, z. B. einer Bank, einem Investor, einem Buchhalter oder anderen.

Anstatt davon auszugehen, dass diese Gespräche automatisch vertraulich erfolgen, können Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung schreiben und die betreffende Person bitten, diese zu unterschreiben, bevor Sie mit Ihren Gesprächen beginnen. Sie sind daher gesetzlich verpflichtet, keine Details Ihres Unternehmens oder Produkts an Dritte außerhalb Ihres Unternehmens weiterzugeben.

Die Art von Informationen, die Sie mit einer NDA schützen können, ist mehr oder weniger unbegrenzt. Es ist jedoch üblich, dass sie sensible Informationen in Bezug auf eine Person oder rechtliche Angelegenheiten oder Details zu einem neuen Produkt oder Konzept abdecken, um dem Erfinder beim Schutz des Urheberrechts oder Patents zu helfen. Dies kann für Agenturen, die an großen Projekten arbeiten, unglaublich wichtig sein.

So schreiben Sie eine Geheimhaltungsvereinbarung

Bevor Sie mit der Zusammenstellung Ihrer Vereinbarung beginnen, ist es wichtig, die folgenden Punkte zu berücksichtigen:

Welche Informationen fallen unter Ihre NDA?

Auch wenn Sie nicht jeden Teil Ihrer vertraulichen Informationen in der NDA detailliert angeben müssen (es ist schließlich vertraulich!), sollten Sie jedoch sicherstellen, dass Sie die Vereinbarung angemessen formulieren, damit sie klar ist.

Sie müssen abdecken, auf wen sich die Vereinbarung bezieht, welche Informationen jede Partei nicht offenlegen darf und – am wichtigsten – was als „Offenlegung“ gilt.

Mit der Verbreitung von Social Media und der Leichtigkeit ungezwungener Gespräche möchten Sie nicht, dass etwas durch die Ritzen rutscht, was letztendlich den Erfolg des Projekts zunichte machen könnte.

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Benötigen Sie die Hilfe eines Anwalts, um eine Geheimhaltungsvereinbarung zu schreiben?

Die kurze Antwort darauf lautet: Nein. Geheimhaltungsvereinbarungen können knifflige Dokumente sein, aber Sie brauchen rechtlich keinen Anwalt, um die NDA zu erstellen (oder überhaupt zu überprüfen).

Wenn möglich, ist es jedoch ratsam, jemanden mit juristischem Hintergrund zu beauftragen, Ihnen bei der Erstellung einer NDA zu helfen und alle Parteien zur Unterzeichnung zu bewegen – insbesondere, wenn Sie mit äußerst sensiblen Informationen zu tun haben. Ein Anwalt oder ein Rechtsteam kann Schlupflöcher entdecken, die Sie vergessen haben, zu schließen, oder Terminologie in der Vereinbarung verwenden, die Sie später schützen könnte.

Wie restriktiv muss Ihre Geheimhaltungsvereinbarung sein?

Vergessen Sie nicht, dass die andere Partei je nachdem, welche Art von Informationen Sie schützen möchten, diese möglicherweise irgendwann mit Ihren Kollegen oder anderen zukünftigen Mitarbeitern besprechen muss.

Sie müssen möglicherweise auch Kopien von Informationen erstellen, die Sie zu Arbeitszwecken geschützt haben. Versuchen Sie, so realistisch wie möglich zu sein, wenn Sie die Grenzen für Ihre Vereinbarung festlegen.

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Wie lange sollte das Geheimhaltungsdokument gelten?

Die meisten NDAs werden eingerichtet, um Informationen für 3-5 Jahre zu schützen. Davon abgesehen gibt es keinen festgelegten Zeitraum, den Sie verwenden müssen. Beachten Sie jedoch, dass Informationen, die einmal veröffentlicht wurden, nicht erneut geschützt werden können. Daher ist es möglicherweise ratsam, Ihren NDA-Zeitraum etwas länger festzulegen, als Sie derzeit erwarten.

Welche Art von NDA sollten Sie benötigen?

Wenn Sie die einzige Partei sind, die Informationen offenlegt, können Sie eine Einwegvereinbarung treffen. Wenn jedoch beide Parteien vertrauliche Informationen offenlegen, sollte sie als „gegenseitige“ NDA eingerichtet werden.

Sobald Sie die oben genannten Punkte berücksichtigt haben, können Sie mit der Erstellung der NDA beginnen. In der Regel finden Sie einige wiederkehrende Elemente einer NDA, und dann können einige Vereinbarungen maßgeschneiderte Aspekte enthalten, je nachdem, welche Informationen geschützt werden usw.

Häufig verwendete Elemente in den meisten NDAs sind:

• Eine Identifizierung der Parteien, die an der Sitzung teilnehmen oder an der Vereinbarung beteiligt sind
• Ein Umriss und eine Definition dessen, was in dieser Vereinbarung als vertraulich gilt
• Der Umfang der Geheimhaltungspflicht der empfangenden Partei
• Alle Ausschlüsse von der vertraulichen Behandlung, z. B. alles, was ausdrücklich nicht durch die Vereinbarung geschützt ist

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Mustervorlage für eine Geheimhaltungsvereinbarung

Es ist wahrscheinlich am besten, um zu präsentieren, worum es bei NDA genau geht, indem Sie sich die Vorlage ansehen, die Unternehmen häufig verwenden. Hier ist ein Beispiel dafür, wie NDA normalerweise aussieht.

Wie bereits erwähnt, sollte zunächst geklärt werden, wer die Parteien dieses Vertrages sind. Zu den Informationen, die die Parteien bereitstellen sollen, gehören ein Firmenname, ein Gründungsstaat und eine Rechtsform sowie die Anschrift der Partei.

Die „offenlegende Partei“ ist diejenige, die die Informationen schützt, während die „empfangende Partei“ diejenige ist, die denselben Informationen ausgesetzt ist.

Als nächstes ist es wichtig, sich auf grundlegende Definitionen von Schlüsselbegriffen zu einigen. Die Parteien sollten den Begriffen „Geschäftsgeheimnis“ und „vertrauliche Informationen“ besondere Aufmerksamkeit schenken.

Obwohl der Unterschied zwischen den beiden sehr subtil ist, ist es wichtig, dass Sie sorgfältig definieren, welche Arten von Informationen oder welche genauen Informationen unter die einzelnen Begriffe fallen.

Dies ist wahrscheinlich der wichtigste Teil der NDA. Alles, was über den in diesem Teil des Vertrages definierten Umfang der Informationen hinausgeht, sind Informationen, die die empfangende Partei frei mit jedermann teilen kann.

Die folgenden beiden Abschnitte dienen dazu, sicherzustellen, dass die empfangende Partei keine Informationen veröffentlichen darf, die in Geschäftsgeheimnissen und vertraulichen Informationen enthalten sind.

Von der empfangenden Partei kann sogar erwartet werden, dass sie das vernünftigerweise Erforderliche tut, um eine unbefugte Offenlegung der Geschäftsgeheimnisse zu verhindern. Diese Regeln sollten der empfangenden Partei auch nach Beendigung der Beziehung zwischen den Parteien auferlegt werden.

Danach befasst sich die NDA mit Ausnahmen. Zu diesen Ausnahmen gehören am häufigsten Fälle, in denen das Gesetz oder die gerichtliche Anordnung die Offenlegung von Informationen erfordert, die die empfangende Partei erhalten hat.

Der empfangenden Partei ist es nicht untersagt, dem Gericht solche Informationen zur Verfügung zu stellen, aber selbst dann sollte sie die offenlegende Partei im Voraus darüber informieren.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Verpflichtung der empfangenden Partei, sensible Dokumente an die offengelegte Partei zurückzugeben, sobald die Beziehung zwischen beiden beendet ist.

Schließlich ist auch der letzte Abschnitt von großer Bedeutung, da er festlegt, welcher Landkreis oder welcher Staat für die Vereinbarung zuständig ist. Dies kann den Unterschied ausmachen, seien Sie also vorsichtig und stellen Sie sicher, dass Sie die Gesetze eines bestimmten Landes, Bundesstaates oder Bezirks gründlich studiert haben.

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Warum sollten Marken einen Geheimhaltungsvertrag verwenden?

Geheimhaltungsvereinbarungen können sehr nützlich sein, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob sensible Informationen, die Sie preisgeben, durch andere Gesetze geschützt sind, wie z. B. das Gesetz des Vertrauens oder des geistigen Eigentums.

Der Schutz Ihrer Ideen, Patente, nichtöffentlichen Buchführungszahlen sowie Kunden- oder Kontaktlisten kann entscheidend sein, um sich einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber konkurrierenden Unternehmen zu verschaffen.

Eine Geheimhaltungsvereinbarung ist besonders praktisch, wenn Sie mit potenziellen Partnern oder Investoren sprechen, die auf den ersten Blick nicht allzu glaubwürdig erscheinen.

Aber auch im laufenden Tagesgeschäft können sensible Informationen preisgegeben werden, manchmal sogar unbeabsichtigt. Daher kann es auch sinnvoll sein, mit allen Ihren Mitarbeitern eine Geheimhaltungsvereinbarung zu unterzeichnen.

Wann verwenden Agenturen eine Geheimhaltungsvereinbarung?

Es gibt eine Vielzahl von Fällen, in denen diese Vereinbarung für Ihr Unternehmen von Vorteil sein kann. Hier sind einige der häufigsten:

• Den Verkauf Ihres Produkts, Konzepts, Ihrer Technologie oder sogar Ihres Unternehmens verhandeln
• Lizenzverhandlungen
• Outsourcing und Untervergabe eines Projekts, insbesondere wenn es auf neuen Technologien und Ideen basiert
• Einstellung von Mitarbeitern, die Zugang zu vertraulichen Informationen haben
• Besprechung sensibler Informationen mit potenziellen neuen Partnern
• Vorstellung neuer Pläne und Ideen bei potenziellen Investoren
• Empfangen von Dienstleistungen, die von Ihrer Agentur verlangen, sensible Geschäftsinformationen an das Unternehmen, das die Dienstleistungen erbringt, weiterzugeben (z. B. Buchhaltung oder digitales Marketing)

Abschluss

Das Verfassen einer Geheimhaltungsvereinbarung ist keine sehr zeitaufwändige Aufgabe, aber es ist wichtig, sie richtig zu machen.

Insgesamt empfehlen wir Ihnen:

• Überlegen Sie, welche Informationen Sie vor Ihren Mitarbeitern, Subunternehmern, Partnern oder Investoren schützen möchten und warum?
• Überlegen Sie, wie lange die Vereinbarung gültig sein soll und wie restriktiv sie sein muss, um die erforderlichen Informationen effizient zu schützen
• Stellen Sie ein paar Dollar für einen qualifizierten Anwalt bereit, um die Vereinbarung auszuarbeiten. Sie möchten nicht, dass Ihr Unternehmen aufgrund falscher Formulierungen oder anderer kleinerer rechtlicher Feinheiten leidet

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