Wie man leistungsstarke Non-Profit-Stewardship-E-Mail-Reisen macht, die Aufmerksamkeit erregen

Lassen Sie uns das aus dem Weg räumen – es gibt keinen einheitlichen Stewardship-Plan, der für alle gemeinnützigen Organisationen gilt. Mein Ziel ist es jedoch, Überlegungen anzustellen, an die Sie möglicherweise nicht denken mussten, wenn Sie im öffentlichen oder privaten Sektor außerhalb des dritten Sektors arbeiten.

Aber warte, was ist eine Stewardship-Reise?

In der gemeinnützigen Welt ist eine Stewardship-Reise eine Reihe von Mitteilungen, die Sie an Ihre Unterstützer senden, um eine Beziehung über Print, E-Mail, SMS und andere Kanäle zu pflegen. Oder was wir normalerweise eine Erziehungsreise nennen würden.

Okay, wer sind diese Unterstützer?

Unterstützer sind alle, die eine gemeinnützige Organisation in irgendeiner Weise unterstützen, von Spendern über Unternehmenspartner bis hin zu prominenten Botschaftern. Sie haben wahrscheinlich gleich in diesem Satz bemerkt, dass dies eine große Gruppe von Menschen abdecken kann.

Dies kann der größte Unterschied zwischen einer Non-Profit-Stewardship-Reise und einer allgemeinen Pflegereise aus dem Privatsektor sein. Wenn ein E-Commerce-Unternehmen möglicherweise nur mit Kunden zu tun hat, ist die Wahrscheinlichkeit groß, dass die Unternehmensführung einer gemeinnützigen Organisation folgende Aufgaben übernehmen muss:

• Freiwillige , die sich auf eine große Veranstaltung vorbereiten, um Spenden aus der Öffentlichkeit zu sammeln
• Spendensammler , die für einen Marathon trainieren, um so viel Geld wie möglich zu sammeln
• Unterstützer, die möglicherweise mehr in die Sache investiert werden müssen, bevor sie spenden
• Unternehmenspartner , die Informationen und Medienpakete benötigen, um das Bewusstsein intern und extern zu schärfen

Diese decken nur einige der Zielgruppen-Reisen ab, auf die Sie eingehen müssen.

Vor diesem Hintergrund konzentriert sich dieser Artikel speziell auf Best Practices für die Erstellung einer E-Mail- Stewardship-Reise.

6 Schritte, um loszulegen

Wenn es richtig gemacht wird, ist E-Mail-Marketing mit einem Return on Investment (ROI) von 36:1 laut Litmus' State of Email Report sehr effektiv. Es gibt viele Möglichkeiten, wie gemeinnützige Organisationen ihren E-Mail-Prozess verbessern können. Einer von ihnen? Nutzen Sie die Kraft automatisierter E-Mails für Ihre Stewardship-Reise. So starten Sie.

1. Ein klares Ziel haben

Eine gute Stewardship-Reise sollte zielorientiert sein, daher ist die wichtigste Frage: "Was ist der Zweck dieser Reise?"

Sollen potenzielle Unterstützer zu regelmäßigen Spendern werden? Geht es darum, Spendenaktionen zu unterstützen, um so viel Geld wie möglich für ihre Veranstaltung zu sammeln? Ist es, einen erstmaligen Freiwilligen an Bord zu nehmen?

Was auch immer Sie für ein Endergebnis auf Ihrer Reise als Führungskraft anstreben, es sollte auf einen klaren, einzigartigen Zweck ausgerichtet sein.

Halte dein Team auf Kurs E-Mail-Briefings stellen sicher, dass Ziel, Messaging, Zielgruppe und Timing einer E-Mail klar sind – vom Anfang bis zur Ausführung. Verhindern Sie, dass Ihre E-Mails bei der Übersetzung verloren gehen, und bleiben Sie mit Ihrem ursprünglichen Zweck und Ihrer Strategie auf dem Laufenden. Holen Sie sich Ihre kostenlose E-Mail-Briefvorlage →

2. Stellen Sie sicher, dass die Erstanbieterdaten blitzsauber sind

Natürlich sollten die Daten, die Sie zur Hand haben, so sauber wie möglich sein. Dies kommt ins Spiel, um sicherzustellen, dass Sie eine relevante Stewardship-Reise für Ihre Unterstützer erstellen können.

Beginnen Sie immer mit den Grundlagen: Vorname und E-Mail-Adresse . Sie können dann mit progressivem Profiling weitere Informationen entlang ihrer Reise anfordern.

Abhängig von der Stewardship-Reise haben Sie möglicherweise bereits weitere Informationen. Für Freiwillige wissen Sie beispielsweise bereits:

• Geschichte des freiwilligen Engagements
• Bevorzugte Gebiete für Freiwilligenarbeit
• Weitere Informationen, die für ihre Beziehung zu Ihrer Wohltätigkeitsorganisation relevant sind

Sie sollten darauf achten, nur die notwendigsten Daten zu verwenden, die den Abonnenten die beste Benutzererfahrung bieten.

Vor diesem Hintergrund sollte Ihr E-Mail-Dienstleister (ESP) eine stabile Verbindung zu Ihrem Customer-Relationship-Management-Tool (CRM) haben. Auf diese Weise haben Ihre automatisierten E-Mails immer aktuelle Informationen über Ihre Unterstützer – insbesondere, wenn es um deren Zustimmung geht.

Sie sollten auch die Standards Ihrer Richtlinien in Bezug auf Ihre Daten in Übereinstimmung mit Ihren lokalen Datenschutzgesetzen akribisch einhalten.

3. Segmentiere deine Unterstützer

Abhängig von Ihrer gemeinnützigen Organisation haben Sie möglicherweise viele Arten von Unterstützern, darunter Spender, Spendenaktionen und Unternehmenspartner, um nur einige zu nennen. Da die Bedürfnisse jedes dieser Zielgruppen so unterschiedlich sind, sollten sie getrennte Verantwortungswege haben. Dies kann jedoch sehr schnell kompliziert werden, insbesondere wenn Unterstützer mehr als eine Art von Publikum sein können.

Stellen Sie daher sicher, dass Sie eine detaillierte Dokumentation darüber haben, welche Kampagnen live sind und an welche Zielgruppen sie gehen. Die Visualisierung dieser Reisen mit Hilfe von Software ist eine großartige Möglichkeit, sich besser darüber Gedanken zu machen, wie sich diese Reisen kreuzen können, damit Sie bessere Wege planen können.

4. Unterscheiden Sie zwischen Transaktions- und Direktmarketing

Aus Gründen der E-Mail-Einwilligung, der Daten und des Datenschutzes ist es wichtig, zwischen Transaktions- und Marketingnachrichten zu unterscheiden. Sowohl nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union als auch des Vereinigten Königreichs umfasst Direktmarketing „jedes Material, das die Ziele und Ziele der Organisation fördert“. Dies ist auch für CAN-SPAM in den USA und CASL in Kanada wichtig.

Wie Sie sich vorstellen können, kann sich dies auf eine ganze Reihe von Inhalten erstrecken, die im E-Mail-Marketing enthalten sind. Berücksichtigen Sie dies bei der Planung Ihrer E-Mail-Reisen und stellen Sie sicher, dass Ihre Daten Markierungen enthalten, die angeben, ob sich jemand für Marketingnachrichten ganz oben entschieden hat, damit Sie die richtigen Ausschlüsse vornehmen können.

5. Beginnen Sie mit den nicht verhandelbaren Reisen

Jetzt, da Sie Ihr Fundament haben, sollten die ersten Reisen zu Beginn Ihre Willkommens- und Dankesreisen sein. Dies ist in unserem täglichen Leben üblich und besonders wichtig im Zusammenhang mit der Pflege einer Beziehung durch eine E-Mail-Stewardship-Reise.

Willkommen

Eine Willkommens-E-Mail sollte sofort eingehen, nachdem sich ein Abonnent für den Empfang von E-Mails angemeldet oder in ein automatisiertes Programm eingeschrieben wurde.

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Der Inhalt soll den Ton angeben. Es sollte einen Klappentext über die Mission der gemeinnützigen Organisation geben und daran erinnert werden, wofür sich der Abonnent angemeldet hat. Es ist auch gut, die Erwartungen zu verwalten, welche E-Mails die Abonnenten in Zukunft erwarten können.

Dieses Beispiel von Help for Heroes wurde erstellt, um neue Unterstützer im Charity-Shop willkommen zu heißen.

Es hat nicht nur eine freundliche Kopie, die den Ton angibt, sondern enthält auch praktische Links zu verschiedenen Bereichen der Website und verstärkt das Charity-Branding.

Danke schön

Nachdem sich ein Unterstützer bekehrt oder irgendwelche Maßnahmen ergriffen hat, ist es wichtig, ihm zu danken. Achten Sie darauf, Formulierungen einzufügen, die sie auch daran erinnern, wem sie geholfen haben. Wenn Sie im E-Commerce gearbeitet haben, ist dies das Gegenstück zum Lebenszyklus, den Sie als Nachkauf erkennen würden.

Sie können auch ein Bild einfügen, das in sozialen Medien geteilt werden kann, damit Unterstützer ihre Erfolge teilen können! Schließlich können treue Abonnenten die besten Fürsprecher für Ihre Marke sein, daher ist es sinnvoll, ihnen die Werkzeuge dafür zur Verfügung zu stellen.

Dieses Beispiel des Amerikanischen Roten Kreuzes zeigt, wie viel insgesamt von Unterstützern während ihrer Giving Tuesday-Kampagne gespendet wurde.

Beachten Sie, dass Nachrichten wie „Danke an Unterstützer wie Sie“ und die Ansprache des Lesers mit den Worten „Ihre Großzügigkeit und Ihr Mitgefühl machen den Unterschied“ dem Text eine intimere und persönlichere Note verleihen.

6. Fügen Sie weitere Lebenszyklus-Checkpoints hinzu

Sobald Sie das oben Genannte erreicht haben, ist es an der Zeit, zusätzliche Kontrollpunkte in der Stewardship-Reise hinzuzufügen, um den Unterstützern ein nahtloses und relevantes Erlebnis zu bieten.

Erinnerungen

Wenn die Stewardship-Reise dazu dienen soll, Unterstützer für ein bestimmtes Ereignis zu gewinnen, ist es von Vorteil, Erinnerungen mit Uhrzeiten und Datumsangaben zu haben. Wenn Sie grundlegende Informationen darüber haben, in welchem ​​Bereich oder in welchem ​​Bundesland sich Ihre Unterstützer befinden, können Sie hilfreiche Wegweiser zur Anfahrt zum Veranstaltungsort und die Kontaktinformationen der Mitarbeiter, die Ihnen zur Verfügung stehen, hinzufügen.

Dieses Beispiel der Lung Cancer Research Foundation enthält alle wichtigen Informationen, die Unterstützer daran erinnern, wann und wo sie an ihrer Veranstaltung teilnehmen können. Darüber hinaus haben sie Informationen darüber aufgenommen, wie Menschen teilnehmen können, wenn sie es an diesem Tag nicht schaffen, um sicherzustellen, dass alle Unterstützer an diesem besonderen Anlass beteiligt sind.

Bonus: Beachten Sie den Spenden-Button in der Fußzeile. Stellen Sie sicher, dass Sie Spenden-Buttons in Ihre Kopf- oder Fußzeile einfügen, um ein reibungsloses Erlebnis zu gewährleisten!

Herzliche Glückwünsche

Für Fundraising-Stewardship-Reisen ist es eine großartige Idee, den Unterstützern zu gratulieren, wenn sie bestimmte Meilensteine ​​​​erreicht haben, und sie zu ermutigen, weiterzumachen. Videoinhalte können unglaublich mächtig sein und so viel mehr sagen, als eine Menge Kopien können. Diese Faux-Video-Technik ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Video in E-Mails zu präsentieren.

Nonprofit New York schickte eine E-Mail mit dem Betreff „Wir sind fast auf halbem Weg!“ um die Fortschritte zu teilen, die sie in Richtung ihres Ziels gemacht haben, und die Unterstützer zu motivieren, weiter zu spenden.

Sie erklären sogar, wie die Spenden verwendet werden, um ihr Publikum mit der breiteren Gemeinschaft zu verbinden, die sie unterstützen.

Umfragen

Nach einer bestimmten Zeit nach einer Veranstaltung oder vielleicht in regelmäßigen Abständen können Sie eine kurze Umfrage einfügen, die Unterstützer ausfüllen können. Sie können die Ergebnisse anonymisieren und Ihre Unterstützer wissen lassen, damit sie ihre ehrliche Meinung äußern können, und Sie erhalten bessere Daten, um die Produkte und Dienstleistungen Ihrer Wohltätigkeitsorganisation weiter zu verbessern. Geben Sie außerdem unbedingt an, wie lange die Umfrage dauern wird.

Women of Email macht das wunderbar und macht es kurz und bündig:

Tipps zur Optimierung Ihrer Fahrten

Hier sind einige hilfreiche Tipps, die Sie bei der Durchführung Ihrer Stewardship-Reisen berücksichtigen sollten.

Betrachten Sie kürzere Arbeitsabläufe im Vergleich zu längeren Fahrten

Abhängig von Ihrem ESP ist es möglicherweise möglich, eine Stewardship-Reise zu erstellen, die mehrere Zielgruppen umfasst. Es ist jedoch aus mehreren Gründen am besten, eine einzelne Reise für jede Zielgruppe zu erstellen:

Einfacher zu ändern

Es empfiehlt sich, jede Marketing-Automatisierung zu pausieren, wenn Sie Änderungen am Workflow vornehmen müssen. Bei einem langen und komplizierten Weg der Verwaltung ist es wahrscheinlicher, dass Sie einen größeren Teil von Menschen betreffen. Wenn Sie sich für einzelne, fokussierte Fahrten entscheiden, werden Sie auch nur kleinere Personengruppen gleichzeitig betreffen.

Einfacher zu entpicken

Wenn während der Reise etwas schief geht, ist es viel einfacher, in einem kürzeren Workflow rückwärts zu arbeiten, um das Problem zu beheben. Und je einfacher dies ist, desto schneller können Sie das Problem beheben und die Reise wieder starten.

Bessere Testmöglichkeiten

Wenn Ihre Stewardship-Reise auf ein einziges Ziel ausgerichtet ist, sind Sie besser in der Lage, qualifizierte und gezieltere E-Mail-A/B-Tests durchzuführen. Weniger Variablen bedeuten zuverlässigere Ergebnisse, und das ist großartig, um Ihre E-Mail-Reisen zu verbessern.

Nicht einstellen und vergessen

„Einstellen und vergessen“ sollte bei automatisierten E-Mails nicht der Fall sein. Dies ist umso wichtiger, wenn Begünstigte oder Unterstützer in den Inhalten dargestellt werden. Sollten sie ihre Erlaubnis, im Marketing vorgestellt zu werden, widerrufen, ist es wichtig, zu verfolgen, welche E-Mails sofort geändert werden müssen, und über einige Fallback-Inhalte zu verfügen.

Deine Unterstützer verdienen das beste Abonnentenerlebnis

Keine Reise für die Verwaltung gleicht der anderen, aber mit den obigen Überlegungen können Sie Reisen planen, die nicht nur die Ziele Ihrer gemeinnützigen Organisation erfüllen, sondern auch Ihren Unterstützern das bestmögliche Abonnentenerlebnis bieten. Glückliche Unterstützer sind hilfreiche Unterstützer, und das ist Gold in der gemeinnützigen Welt.

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Najmah Salam ist ein selbsternannter E-Mail-Geek, der in einer Vielzahl von Branchen gearbeitet hat, darunter E-Commerce, Reisen, gemeinnützige Organisationen und SaaS. Sie entwirft in ihrer Freizeit auch E-Mail-Swag, spielt Ukulele und liebt RPG-Spiele. Derzeit ist sie E-Mail-Marketing-Managerin bei Filtered.