So erstellen Sie eine Kollaborationsplattform wie Microsoft Teams

Qualitätssoftware ist heute wichtiger denn je für die Arbeit. Hier werden wir darüber sprechen, wie man eine Kollaborationsplattform erstellt, die Kosten für die Erstellung dieser Art von Software und wie Sie den Prozess angehen können.

Wie unterscheiden sich Collaboration-Tools für Unternehmen von Kommunikationsplattformen?

Remote-Arbeit wird seit Jahren immer beliebter, aber 2020 hat uns allen so einen Tritt in den Hintern gegeben, dass wir jahrelang ein Schleudertrauma haben werden. Die Nachfrage nach Software aller Art zur Verwaltung von Remote-Teams ist in den letzten Monaten stärker gestiegen als im gesamten Jahr 2019. Server sind so stark belastet, dass sie ausfallen.

Ehrlich gesagt brauchen wir für Zeiten wie diese und darüber hinaus mehr Unternehmenskommunikationssoftware.

Unternehmenskommunikationssoftware ist der Sammelbegriff für eine Reihe von Tools, einschließlich Tools für die Zusammenarbeit.

Kommunikationsplattformen wie Facebook Workplace sind im Grunde soziale Netzwerke. Sie unterstützen die vielen Facetten der arbeitsbezogenen Kommunikation. Das bedeutet auch, über außerschulische Aktivitäten zu kommunizieren – Interessen zu teilen, After-Work-Treffen zu organisieren und mehr. Letztendlich existieren Facebook Workplace und ähnliche Plattformen, um die Mitarbeiter eines Unternehmens zu vereinen, indem sie Menschen einander und dem Unternehmen näher bringen.

Microsoft Teams, Trello und Slack hingegen sind Tools für die Teamzusammenarbeit. Dabei geht es weniger um den Unternehmensgeist als vielmehr um die eigentliche Arbeit. Und obwohl es äußerst wichtig ist, Mitarbeitern zu helfen, Bindungen zu knüpfen, ziehen es einige Unternehmen vor, dies nicht mit interner Software zu tun. Diese Unternehmen entscheiden sich für Plattformen wie MS Teams und Slack.

Möchten Sie wissen, wie Sie eine Kollaborationsplattform wie Microsoft Teams erstellen? Hier ist eine allgemeine Anleitung.

1. Beginnen Sie mit der Geschäftsanalyse

Bevor Sie mit der Entwicklung Ihrer Collaboration-Software beginnen, müssen Sie die Daten recherchieren und analysieren . Der Erfolg Ihres Produktes hängt von der Qualität Ihrer Analyse ab. Wenn Sie also selbst kein Spezialist sind, ist es sinnvoll, einen zu beauftragen. Wenn Sie planen, die Entwicklung an ein Softwareentwicklungsunternehmen auszulagern, haben viele dieser Unternehmen Projektmanager und Analysten, die diese Arbeit für Sie erledigen können.

Die Unternehmensanalyse ist an sich ein weites Thema und ein Prozess, der Zeit und fachliche Fähigkeiten erfordert. Sie können die Informationen, die Sie zum Aufbau einer erfolgreichen Kommunikations- und Kollaborationsplattform benötigen, in einer Vorlage namens Lean Canvas sammeln.

Die Lean Canvas ist eine Sammlung von Fragen, deren Antworten Ihnen helfen, Ihr Produkt so gut wie möglich zu machen – und dann noch besser:

• Welches Problem versucht Ihr Produkt zu lösen?
• Wie wird Ihr Produkt das Problem lösen?
• Was ist an Ihrem Produkt einzigartig?
• Wer sind Ihre Konkurrenten?
• Gibt es einen Vorteil, den Sie nutzen können, den Ihre Konkurrenten nicht können?
• Für wen bauen Sie Ihr Produkt?
• Wie wollen Sie die Leistung Ihres Produkts messen?
• Wie können Sie Ihr Produkt bewerben?
• Wie wollen Sie Einnahmen erzielen?

Normalerweise liegt es in der Verantwortung des Projektmanagers, all dies und einige zusätzliche Informationen zu sammeln und zu organisieren. Anhand dieser Informationen können Sie erste grobe Abschätzungen von Zeit und Kosten für die Entwicklung vornehmen. Diese Schätzungen sind sehr ungefähr und ändern sich mindestens einmal – wenn Sie und das Team die benötigten Funktionen festlegen – aber wahrscheinlich mehr als einmal, da jederzeit neue Ideen auftauchen können, Funktionen kommen und gehen und neue Technologien häufig eingeführt werden . Es ist jedoch ein Anfang.

2. Entscheiden Sie, welche Art von Tools für die Online-Zusammenarbeit Sie entwickeln möchten

Auch innerhalb des Marktes für Collaboration-Tools gibt es verschiedene Arten von Plattformen.

• Microsoft Teams ist ein aktuelles Kollaborationstool, das in Microsoft 365 enthalten ist. Sein größter Vorteil ist die nahtlose Integration mit allen anderen Microsoft-Tools, einschließlich Skype for Business.

• Slack ist in erster Linie eine Messenger-App. Es ist ein großartiges Tool für die Teamzusammenarbeit, da es Ihnen ermöglicht, Kanäle und Unterkanäle, Threads und Entwürfe zu erstellen, Dateien zu speichern und eine Verbindung zu einer Vielzahl anderer Tools herzustellen, die Sie möglicherweise bereits verwenden.

• Trello und Asana sind Projektmanagement-Tools, bei denen ein Teamleiter Aufgaben hinzufügen, sie Teammitgliedern zuweisen und zwischen Boards verschieben kann (z. B. To Do – In Progress – Completed). Diese Plattformen haben keinen In-App-Chat, aber Benutzer können Kommentare zu Aufgaben hinterlassen. Beide bieten eine Integration mit Slack für die Kommunikation.

Sie müssen wissen, welche Art von Collaboration-Software Sie erstellen möchten, bevor Sie mit der Entwicklung beginnen, da verschiedene Typen unterschiedliche Funktionen haben.

3. Erstellen Sie ein Navigationskonzept

Ein Navigationskonzept ist eine von UI/UX-Designern erstellte Skizze Ihrer Plattform . Es ist noch kein Design – es gibt keine Farbschemata, Symbole oder Schriftarten. Eine Skizze ist ein möglichst vollständiger Satz von Bildschirmen, die erstellt wurden, um eine Visualisierung der Plattform zu erstellen. Welche Taste führt wohin? Wie werden die Elemente platziert? Was geht nach was? Wie ist alles verbunden? Ein Navigationskonzept hilft Ihnen und dem Team, auf die gleiche Seite zu kommen und das Produkt ähnlich zu sehen.

4. Prototypen bauen

Bevor Sie Ihr gesamtes Geld in das vollständige Produkt stecken, müssen Sie die Idee validieren. Ausgestattet mit den gesammelten Informationen können Sie testen, ob die Idee an sich tragfähig ist und ob Ihr Produkt tatsächlich benötigt wird. Sie können Ideen über Umfragen validieren oder Prototypen mit mittlerer Genauigkeit verwenden .

Diese Art von Prototyp hat eine ausgeprägtere Visualisierung als ein Navigationskonzept und soll Ihrer Testgruppe von Benutzern zeigen, was die Software wie kann. Sie können die aus dem Feedback gewonnenen Daten verwenden, um Anpassungen am Produkt vorzunehmen.

Nachdem Sie Ihre Idee validiert haben, können Sie eine UX-Strategie erstellen. Dies ist die letzte Vorentwicklungsphase. Eine UX-Strategie umfasst eine detaillierte Benutzeroberfläche und High-Fidelity-Prototypen. Diese Prototypen sind noch kein vollständiges Design – sie sind oft schwarz-weiß und haben verallgemeinerte Schriftarten und Schaltflächen – aber sie bieten ein gründliches Verständnis dafür, was sich wo befindet und wie alles verbunden ist.

5. Wählen Sie ein Monetarisierungsmodell

Wenn Sie einen Slack- oder Trello-Klon für Ihren eigenen internen Gebrauch erstellen, müssen Sie ihn nicht monetarisieren. Allerdings bauen Unternehmen diese Art von Software nur selten für sich selbst. Wir vermuten, dass Sie, wenn Sie nach der Erstellung einer Website oder App für die Online-Zusammenarbeit gesucht haben, diese als Service für andere Unternehmen anbieten möchten.

Wenn es um Apps für die Arbeit geht, sind Monetarisierungsmodelle ziemlich Standard. Von der Verwendung von Anzeigen wird dringend abgeraten, da sie die Leute von ihren Aufgaben ablenken. Einmalige Zahlungen können verwendet werden, werden jedoch im Allgemeinen nicht empfohlen. Die am häufigsten verwendeten Optionen zur Erzielung eines ROI aus Kollaborations- und Kommunikationstools sind :

• Abo-Modell
• Freemium-Modell

Das Abonnementmodell beinhaltet monatliche oder jährliche Zahlungen, in der Regel mit einer Probezeit. Das Freemium-Modell ist, wenn Sie eine Grundausstattung kostenlos und zusätzliche Funktionen gegen eine Gebühr anbieten. Die Gebühr für Freemium-Apps kann einmalig oder Abonnement-basiert sein.

6. Erstellen Sie ein MVP/MLP

Heutzutage ist der Markt mit fast allem übersättigt, einschließlich Collaboration-Tools für Unternehmen. Es ist wichtig, Ihr Collaboration-Tool so schnell wie möglich zu starten, um zusätzliche Daten zu sammeln und frühzeitig Einnahmen zu erzielen. Dafür ist ein MVP oder Minimum Viable Product da . Es ist eine Plattform mit grundlegenden Funktionen, die zwischen einer Landingpage und einem vollständigen Produkt gestartet wird.

Es gibt jedoch eine Alternative – ein MLP oder minimal liebenswertes Produkt. Der Unterschied besteht darin, dass ein MLP einen starken Fokus auf das Interface-Design und die Benutzerfreundlichkeit legt, nicht nur auf die Funktionalität. Indem Sie Ihr Produkt liebenswert machen, heben Sie es von der Konkurrenz ab.

7. Überwachen Sie die Metriken

Nach dem Start eines MVP oder MLP ist es wichtig, seine Leistung zu überwachen . Durch die kontinuierliche Überwachung von Kommentaren und Metriken, für die Sie sich während der Geschäftsanalyse entschieden haben, wissen Sie, was an Ihrem Produkt gut ist und was noch mehr Arbeit erfordert. Dies wird Ihnen auch dabei helfen, die nächsten Funktionen zu priorisieren.

Entwicklung von Kollaborationsplattformen: unverzichtbare Funktionen

Je nachdem, welche Art von Collaboration-Tool Sie erstellen, unterscheiden sich die Funktionen. Wir werden versuchen, die wichtigsten Funktionen in verschiedenen Apps abzudecken, um ein vollständigeres Bild zu erhalten.

Plaudern

Apps wie Trello und Asana haben diese Funktion nicht, wie bereits erwähnt, und das ist tatsächlich eine der Hauptbeschwerden, die Benutzer über diese Plattformen haben. Die Chat-Funktionalität innerhalb einer Kollaborationsplattform ist für Unternehmen unerlässlich. Einfache und einfache Kommunikation erhöht die Leistung.

Für eine reibungslosere Kommunikation sollten Benutzer in der Lage sein, private Einzelgespräche sowie Gruppenchats zu führen. Slack hat beispielsweise #channels – Chats, die einzelnen Themen oder Projekten gewidmet sind und denen die Leute bei Bedarf beitreten und sie verlassen können. Discord hat ein ähnliches System.

Suche

Benutzer müssen in der Lage sein, in einem Chat nach einer Nachricht oder in einem Board nach einer Aufgabe zu suchen. Das versteht sich von selbst, oder? Manchmal müssen Benutzer Nachrichten finden, die Monate zurückliegen , und manchmal gibt es in einem Chat tausend Nachrichten pro Tag. Die Suche ist ein Muss für die Arbeitskommunikation und Zusammenarbeit.

Sprach- und Videoanrufe

Es ist allgemein bekannt, dass Menschen schneller denken und effektiver laut kommunizieren als schriftlich. Aus diesem Grund haben viele Unternehmen tägliche oder wöchentliche Meetings, um die Probleme zu besprechen, mit denen sie konfrontiert sind. Dies ist zum Beispiel in der Softwareentwicklung üblich – Teams, die an demselben Projekt arbeiten, treffen sich, um Probleme zu diskutieren und Lösungen zu finden, indem sie die wildesten Ideen wegwerfen.

Wenn wir schreiben, neigen wir dazu, jedes Wort zu überdenken, damit wir nichts Dummes sagen. Bei der Problemlösung kann eine Lösung, die seltsam oder albern erscheint, das Team jedoch in die richtige Richtung lenken. Wenn Sie eine App wie Slack oder Microsoft Teams entwickeln möchten, benötigen Sie daher eine Anruffunktion.

Datenaustausch

Nicht jede Art von Arbeit beinhaltet den Austausch von Dateien, und bei Diensten wie Google Docs und Google Sheets kann es ausreichen, einen Link in einer Nachricht zu teilen. Die Möglichkeit, eine Datei direkt im Chat-Fenster abzulegen, ist jedoch für die meisten Benutzer wertvoll. Es ist nur manchmal schneller.

Geteiltes Lager

Microsoft Teams ermöglicht die Zusammenarbeit in Dokumenten und bietet ein gemeinsames Laufwerk zum Speichern. Slack verfügt über die Registerkarten Dateien und Gespeichert, auf denen Benutzer problemlos auf alles zugreifen können, was in Nachrichten kein Klartext ist. Ob Ihre App nur den Zugriff auf Dateien oder die Möglichkeit bieten soll , Dokumente gemeinsam zu bearbeiten, ohne die App zu verlassen , hängt von der Art der Teams ab, die Ihre Kommunikations- und Kollaborationsplattform nutzen.

Bildschirm teilen

Die Bildschirmfreigabe ist für die Remote-Zusammenarbeit wirklich wertvoll. Meistens ist es Teil einer Videoanruffunktion. Durch die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen können Teammitglieder ihre Aussagen visuell unterstützen. Bei Videokonferenzen ist es möglich, Bildschirme beim Erstellen von Berichten und Präsentationen zu teilen. In Verhandlungen und Online-Meetings mit Kunden oder Partnern können Benutzer Diagramme und Diagramme teilen, um eine Aussage zu unterstützen. Die Bildschirmfreigabe ist praktisch, wenn Sie ein Projekt vor Investoren präsentieren oder über den Projektfortschritt berichten.

Zuweisen / @Erwähnungen

Das Zuweisen und Erwähnen von Features lässt sich auf ähnliche Weise umsetzen, weshalb wir sie hier zusammengestellt haben.

• Wenn Sie ein Projektmanagement-Tool wie Trello entwickeln möchten, müssen Sie eine Funktion implementieren, um Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen.
• In Google Docs ist es möglich, eine Person zum Auschecken eines Dokuments einzuladen, indem Sie sie in einem Kommentar @erwähnen.
• Für einen Slack-ähnlichen Messenger lenkt die Erwähnung eines Benutzers in einem Gruppenchat seine Aufmerksamkeit und kann mit erweiterter Funktionalität verwendet werden, um leicht auf ihn gerichtete Nachrichten zu finden.

Organigramm

Wenn Sie Software für große Teams oder Organisationen erstellen, sollten Sie ein Organigramm hinzufügen. Auf diese Weise wissen neue Mitarbeiter, mit wem sie sprechen, oder finden Personen, mit denen sie über bestimmte Themen sprechen müssen. Als IT-Autor benötige ich beispielsweise manchmal Hilfe von iOS-, Android-, Backend- und Frontend-Entwicklern. Ich kann ein Organigramm verwenden, um herauszufinden, wer in der von mir benötigten Abteilung verfügbar ist, und sie mit Erwähnungen oder Direktnachrichten erreichen.

Admin-Moderation

Wenn es um geschäftliche Zusammenarbeit geht, muss man eine gewisse Kontrolle darüber haben, wer welchen Gruppen beitritt. Ein Berechtigungssystem kann implementiert werden, um es der Unternehmensleitung und Teamleitern zu ermöglichen, Mitglieder hinzuzufügen oder zu entfernen, Nachrichten anzuheften und mehr. Die einfachste Version dieser Funktion ist, wie bei den meisten Messengern, das Hinzufügen eines Admins und mehrerer Moderatoren. Eine andere Möglichkeit besteht darin, mehrere Admins für den gesamten Firmenaccount und einen Moderator für jeden Gruppenchat einzurichten. Dies wird die Überwachung der Kommunikation einfacher machen, da sie von einem Team von Personen durchgeführt wird, anstatt von einer Person oder wer will.

Benachrichtigungen

Denken Sie bei der Entwicklung von Tools für die Zusammenarbeit für Unternehmen daran, dass Benutzer es sich nicht leisten können, Nachrichten zu verpassen. Benachrichtigungsoptionen sind ein Muss in jedem Kommunikationstool, aber in einem arbeitsorientierten ist es eine der wichtigsten Funktionen.

Wenn Sie eine mobile App erstellen, verwenden Sie Push-Benachrichtigungen. Wenn Sie eine kollaborative Website entwickeln, verwenden Sie Popup-Benachrichtigungen, hervorgehobene Zähler für ungelesene Nachrichten in einem Seitenmenü oder eine Browsererweiterung.

Integrationen

Die meisten Unternehmen arbeiten heute mit verschiedenen Softwaretools und zögern, auf etwas ganz anderes umzusteigen.

Der größte Vorteil von Slack sind wohl seine über 800 Integrationen . Slack-Benutzer können externe Dokumenteditoren in Slack integrieren. Anstelle eines internen Kalenders gibt es Integrationen mit Google Kalender und Outlook Kalender. Slack kann mit Trello, Microsoft 365, Google Drive, Jira und vielen, vielen weiteren Diensten verbunden werden.

Trello kann mit Google Drive, Dropbox, Slack, Jira und anderen betrieben werden.

Microsoft Teams bietet auch eine Reihe von Integrationen, wenn auch nicht so viele wie Slack. Auf der anderen Seite ist Teams eine Software für Microsoft 365-Benutzer, was bedeutet, dass sie mit einer Reihe nativer Apps geliefert wird, die Unternehmen seit Jahren verwenden, sodass möglicherweise nicht so viele Integrationen erforderlich sind.

Abhängig von Ihrer Idee und Ihrem Budget kann es bequemer sein, Integrationen zu verwenden, anstatt bestimmte Funktionen von Grund auf neu zu entwickeln.

Sicherheit

Geschäft bedeutet Geld und sensible geschäftliche und persönliche Daten. Der Schutz Ihrer geschäftlichen Kommunikations- und Kollaborationsplattform vor Hackern ist unerlässlich. Besprechen Sie bei der Zusammenarbeit mit einem Outsourcing-Unternehmen, welchen Schutz Ihr Team implementieren kann. Ihre Plattform muss vor allen bekannten Schwachstellen geschützt werden. Nachrichten und Dateien müssen verschlüsselt werden und Sie sollten die Multi-Faktor-Authentifizierung verwenden.

Starkes Backend

Server sind der Eckpfeiler der Kollaborations- und Kommunikationstools für Unternehmen. Nachrichten und Dateien müssen lange gespeichert, schnell abgerufen, über die Cloud zwischen Geräten synchronisiert und umfassend geschützt werden.

Kosten für die Erstellung einer Kollaborationsplattform

Wenn Sie eine Microsoft Teams-ähnliche App erstellen, möchten Sie wahrscheinlich zuerst mit einer Web-App oder Desktop-App beginnen und später eine mobile App erstellen. Ein Dienst wie Slack hingegen könnte zuerst eine mobile App und dann eine Web-App sein. Da Sie jedoch eine App für die Arbeit erstellen – sowohl aus der Ferne als auch im Büro –, benötigen Sie wahrscheinlich sowohl eine mobile als auch eine Webanwendung . Aber Sie müssen sie natürlich nicht gleichzeitig machen. Führen Sie Recherchen durch und befragen Sie Ihre Zielgruppe, um festzustellen, welche Plattform für Ihre Benutzer am wichtigsten ist.

Hier ist eine Reihe von Spezialisten, die Sie für eine Web-App benötigen:

• 1 Projektmanager
• 1 Webdesigner
• 1 Frontend-Entwickler
• 1-2 Backend-Entwickler
• 1-2 Fachkraft für Qualitätssicherung

Für eine mobile App sieht das Team so aus:

• 1 Projektmanager
• 1 UI/UX-Designer
• 1 mobiler Entwickler für jede Plattform (iOS und Android)
• 1-2 Backend-Entwickler
• 1 Spezialist für Qualitätssicherung

Wenn Sie sich sowohl für eine Web-App als auch für eine mobile App entscheiden, benötigen Sie keine zwei Projektmanager; einer wird reichen. Dasselbe gilt für Backend-Entwickler und QAs, da derselbe Server für mobile und Webanwendungen verwendet werden kann und QAs sowohl Web- als auch mobile Apps testen können. Das Testen für mehrere Plattformen dauert jedoch länger, daher sollten Sie möglicherweise einen anderen QA beauftragen, um Ihre App schneller starten zu können. Normalerweise dauert es am längsten, Android-Apps zu testen.

Die Kosten, um nur eine Website für die Zusammenarbeit zu erstellen , sind mit etwa 55.440 US-Dollar am niedrigsten , und der Start einer Website dauert normalerweise am wenigsten: Erwarten Sie etwa zwei bis vier Monate.

Die Kosten für die Erstellung einer Collaboration-App wie Microsoft Teams für eine mobile Plattform sind höher als die Kosten für eine Web-App – etwa 61.600 US-Dollar und fünf Monate bis ein Jahr Entwicklungszeit, je nach Komplexität und Anzahl der Funktionen.

Laut einer Studie von Buffer aus dem Jahr 2019 wird Remote-Arbeit bleiben – auch wenn sich die Welt von der Pandemie erholt. Die Leute gewöhnen sich schnell an seine Vorteile. Es ist also an der Zeit, in Collaboration-Software zu investieren.

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