So erstellen Sie einen Betriebsplan, den Sie tatsächlich verwenden werden

Sie haben wahrscheinlich einen Geschäftsplan, der Ihnen hilft, ein System für Wachstum zu schaffen und einen finanziellen Ausblick für die Zukunft zu bieten. Ein Businessplan ist oft notwendig, wenn Sie Investoren anziehen oder eine Finanzierung beantragen möchten.

Möglicherweise haben Sie auch einen strategischen Plan, der Ihre Richtung für die nächsten Jahre vorgibt. Aber was ist mit einem Betriebsplan?

Ein operativer Plan ist wie eine Gebrauchsanweisung, die darlegt, wie Sie Ihren strategischen Plan umsetzen. Es enthält:

• Eine Liste von Aufgaben und Prozessen in Ihrem Unternehmen
• Eine detaillierte Erklärung der Rollen und Verantwortlichkeiten für Sie und Ihre Mitarbeiter
• Ein Zeitplan für das Erreichen Ihrer strategischen Ziele

Der Unterschied zwischen operativen und strategischen Plänen

Während strategische und operative Pläne leicht verwechselt werden können, arbeiten sie Hand in Hand und bieten unterschiedliche Vorteile. Zum Beispiel:

• Ein strategischer Plan definiert die Ziele einer Organisation, während ein operativer Plan umreißt, was getan werden muss, um diese Ziele zu erreichen. Um einen operativen Plan zu erstellen, müssen Sie zuerst einen strategischen Plan haben.
• Ein strategischer Plan gilt für die gesamte Organisation, während ein operativer Plan abteilungsspezifisch ist. Verschiedene Abteilungen haben einzigartige Funktionen zum Erreichen von Unternehmenszielen. Angenommen, der strategische Plan sieht eine Umsatzsteigerung um 10 % vor. In diesem Fall kann der Betriebsplan der Finanzabteilung die Berechnung von Gewinnspannen beinhalten, während die Marketingabteilung Kampagnen zur Umsatzsteigerung durchführt.
• Ein strategischer Plan umfasst einen festgelegten Zeitraum, in der Regel fünf oder zehn Jahre. Im Gegensatz dazu beschreibt ein Betriebsplan die Maßnahmen zur Umsetzung dieser Strategie in wöchentlichen, monatlichen, vierteljährlichen oder jährlichen Zeitplänen. Zum Beispiel könnte der Plan der Marketingabteilung einen wöchentlichen Posting-Zeitplan für soziale Medien und eine monatliche Überprüfung der Engagement-Metriken beinhalten.

Wie ein Betriebsplan Startups hilft, zu überleben – und schneller voranzukommen

Ein Plan kann wie fruchtloses Grübeln über die Zukunft erscheinen – Sie erstellen nur ein weiteres Dokument, das in Dropbox oder Google Drive verloren geht. Aber das ist eher ein Zeichen für einen schlechten Plan als eine Kritik an der Planung.

Startups denken möglicherweise, dass sie zu klein sind, um einen Betriebsplan zu benötigen, und einige rechtfertigen eine begrenzte oder keine Planung mit „Agilität“. Doch laut University Lab Partners, einem unabhängigen Forschungsprojekt, das in Zusammenarbeit mit der University of California, Irvine, gegründet wurde, ist mangelnde Planung einer der Hauptgründe, warum Start-ups scheitern.

Ohne einen Plan müssen Geschäftsinhaber die Bemühungen des Unternehmens täglich überdenken und neu priorisieren. Zumindest ist es zeitaufwändig; Nicht selten führt dies zu inkonsistenten und sogar konkurrierenden Bemühungen und verwandelt einen geradlinigen Weg zu strategischen Zielen in eine verschnörkelte, schleifende Linie.

Ein Betriebsplan kann auch die Teamarbeit verbessern, indem er die Verantwortlichkeiten und damit die Verantwortlichkeiten klar umreißt. Jedes Mitglied des Teams versteht besser seine Rolle und was von ihm erwartet wird. Jeder kann seinen Teil dazu beitragen und jeder Teil arbeitet auf die strategischen Ziele hin.

Ein Betriebsplan hilft auch dabei, isolierte Informationen aus anderen Bereichen des Unternehmens zu identifizieren. Beispielsweise könnte ein strategisches Ziel zur Steigerung der Gewinnmargen im Betriebsplan das Marketingteam auffordern, das Bewusstsein für die rentabelsten Produkte zu schärfen. Diese Anfrage ist ein natürlicher Anreiz für die Zusammenarbeit mit Vertriebs- oder Datenteams, die die Daten zu den Margen für den Produktbestand besitzen.

Schließlich kann ein Betriebsplan die Produktivität verbessern. Mitarbeiter können schneller arbeiten, weil sie genau wissen, was zu tun ist. Aufgaben, die nicht zu den operativen und strategischen Zielen passen, können von ihrer Platte rutschen.

Eine Gallup-Studie ergab, dass Klarheit der Erwartungen eines der grundlegendsten Bedürfnisse von Mitarbeitern ist – und für die Leistung von entscheidender Bedeutung ist. Doch wie eine andere Gallup-Umfrage ergab, weiß nur etwa die Hälfte der Mitarbeiter, was von ihnen bei der Arbeit erwartet wird. Ein gut geschriebener Betriebsplan setzt Ziele und Erwartungen schriftlich um.

Wie man einen Betriebsplan schreibt, der die Mühe wert ist

Um einen operativen Plan zu erstellen, benötigen Sie zunächst einen strategischen Plan, um die Ziele und Zeitpläne Ihrer Organisation zu identifizieren. Jedes Projekt und jede Aufgabe im Betriebsplan knüpft an das „Warum“ Ihres Betriebsplans an.

Wenn das strategische Ziel beispielsweise darin besteht, den Jahresumsatz in zwei Jahren um 40 % zu steigern, gibt es viele Projekte – Elemente des Betriebsplans – die Sie dorthin bringen könnten. Wie entscheiden Sie, welche Projekte Sie verfolgen?

• Sehen Sie sich Ihre Daten an. Wo liegen die größten Chancen?
• Sprechen Sie mit Ihrem Team. Welche Gründe führen zu den meisten Neins zum Verkauf oder bereiten dem Kundensupport die meisten Kopfschmerzen?
• Informieren Sie sich über Ihre Branche. Wo legen Branchenstudien nahe, dass Unternehmen das meiste Geld auf dem Tisch lassen? Beispielsweise werden fast 70 % der E-Commerce-Warenkörbe aufgegeben, und E-Mails mit aufgegebenen Warenkörben haben beeindruckende Öffnungs- und Klickraten.

Sie können eine Vielzahl von potenziellen Projekten identifizieren, die Ihnen helfen, Ihre strategischen Ziele zu erreichen, wie zum Beispiel:

• Durchführung einer Social-Media-Marketing-Kampagne
• Veröffentlichen eines herunterladbaren Assets, um E-Mail-Anmeldungen zu fördern
• Implementierung eines Empfehlungsprogramms für Bestandskunden
• Teilnahme an einer Industriemesse

Priorisieren Sie Projekte basierend auf ihren wahrscheinlichen Auswirkungen auf Ihr strategisches Ziel, weisen Sie dann Teammitgliedern Verantwortlichkeiten zu und unterteilen Sie das Projekt in umsetzbare Aufgaben.

Identifizieren (oder fragen Sie!) in dieser Phase, ob Mitarbeiter zusätzliche Ressourcen benötigen. Benötigt die Person, die die soziale Kampagne durchführt, beispielsweise eine Automatisierungsplattform, um Posts im Voraus zu planen oder Rollup-Statistiken zum Post-Engagement anzuzeigen?

Unterteilen Sie jedes Ergebnis in einzelne Aufgaben und weisen Sie Fristen zu. Um beispielsweise eine Social-Media-Kampagne zu erstellen, kann die Aufschlüsselung wie folgt aussehen:

• Der Vertriebsleiter identifiziert Produkte oder Dienstleistungen, die beworben werden sollen.
• Der Buchhalter stellt ein Budget für die Kampagne bereit.
• Der Marketingleiter schreibt ein Kreativ-Briefing, um Messaging-Richtlinien festzulegen, und weist Teammitglieder an, die Kreativ-Assets auszuführen.
• Der Werbetexter schreibt drei Textversionen, um das Engagement zu testen.
• Der Grafikdesigner erstellt grafische Assets für die Kampagne.

Wenn Sie ein Kleinunternehmer sind, können Sie all diese Rollen und Verantwortlichkeiten übernehmen. Oder, wenn Sie nur wenige Mitarbeiter haben, kann eine Person mehrere Funktionen übernehmen. Die wichtige Arbeit besteht darin, die Aufgaben aufzuschlüsseln und zuzuweisen.

Wenn es darum geht, realistische Fristen festzulegen, ist es hilfreich, den Input der Mitarbeiter einzuholen, insbesondere wenn eine Person an mehreren Projekten oder mehreren Teilen desselben Projekts arbeitet. Aber seien Sie vorsichtig, wenn Sie den Mitarbeitern zu viel Zeit geben. Menschen neigen dazu, lange Fristen hinauszuzögern, und das Parkinson-Gesetz legt nahe, dass „Arbeit sich ausdehnt, um die Zeit auszufüllen, die für ihre Fertigstellung zur Verfügung steht“.

Fristen werden versäumt. Aber eine Frist zu haben bedeutet, dass Sie wissen, sobald eine Aufgabe nicht rechtzeitig abgeschlossen wird – so können Sie das Problem lösen und das größere Projekt wieder auf Kurs bringen. Ein Projekt, das in Aufgaben mit Fristen unterteilt ist, ist ein gutes Zeichen dafür, dass Sie einen soliden Betriebsplan haben.

Woher wissen Sie, ob Ihr Betriebsplan funktioniert?

Sobald Ihr Betriebsplan steht, müssen Sie die Auswirkungen Ihrer Bemühungen grafisch darstellen – auf einer granularen Ebene. Wenn Ihr strategisches Ziel beispielsweise darin besteht, Ihren Kundenstamm zu erweitern, und Ihr Betriebsplan eine E-Mail-Marketingkampagne umfasst, können einige KPIs helfen, den Erfolg zu messen:

• E-Mail-Öffnungsrate, die hauptsächlich die Stärke der Betreffzeile widerspiegelt
• Klickrate, die die Effektivität der Kopie und des Angebots bewertet
• Zielseiten-Conversion-Rate, die die Relevanz der Zielseite misst

Alles zusammenzusetzen, vom strategischen Plan über den operativen Plan bis hin zu Ergebnissen, Aufgaben und Messungen, mag entmutigend erscheinen. Einige Frameworks wie Objectives and Key Results oder OKRs können dabei helfen.

Mit OKRs sind Ziele die Ziele, die Ihr Unternehmen erreichen möchte, und Schlüsselergebnisse sind, wie Sie den Fortschritt in Richtung dieser Ziele messen. Sie können unternehmensweite, abteilungsbezogene und individuelle OKRs haben – alle ineinander verschachtelt – die dabei helfen, die Arbeit der Mitarbeiter mit den übergeordneten Zielen zu verbinden.

Ein Rückblick, um Ihren Betriebsplan zu bewerten – und den nächsten zu verfeinern

Wenn Sie ein Projekt abgeschlossen haben, planen Sie ein Postmortem-Meeting. Fassen Sie während des Meetings das Projekt zusammen, überprüfen Sie die Ergebnisse und bestimmen Sie, was funktioniert hat und was nicht.

Dokumentieren Sie die Übung, damit Sie Best Practices sowie Verbesserungsbereiche identifizieren können. Hast du dir zu viel vorgenommen? Wurden Aufgaben nicht ausreichend aufgeteilt? Gab es akuten Bedarf an einer fehlenden Ressource?

Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, beim nächsten Mal einen besseren Betriebsplan zu erstellen. Es kann einfach den Prozess der Betriebsplanung effizienter machen. Was Tage gedauert haben mag, kann nur noch Stunden dauern, wenn die Leute mit dem Prozess vertraut sind.

Das Ergebnis? Ein Prozess, vor dem sich niemand fürchtet, ein Plan, der alle auf dem Laufenden hält, und die bestmögliche Chance, ehrgeizige strategische Ziele zu erreichen.

Illustration von Sjoerd van Leeuwen