Leistungsberichte für Projekte: Eine Kurzanleitung

Für ein erfolgreiches Projekt benötigen Sie ein Gesamtbild Ihrer Arbeitsleistungsinformationen (WPI). Leistungsberichte liefern diese Informationen, indem sie Leistungsmessung, Qualitätssicherung und Verantwortlichkeitsdaten in einen Kontext stellen.

Leistungsberichte (wie ein Projektstatusbericht) können mehr als nur wichtige Leistungsindikatoren anzeigen. Sie können auch Verbesserungspotenziale aufzeigen und Projektrisiken identifizieren. Projektmanagement-Software kann bei dieser Berichterstattung helfen, aber lassen Sie uns zunächst die Projektleistungsberichterstattung genauer betrachten.

Was ist Leistungsberichterstattung?

Leistungsberichterstattung ist der Prozess der Dokumentation und Definition der Projekte, Produkte oder Dienstleistungen, die ein Unternehmen durchführt, und der Messung seines Erfolgs mit einem Berichtssystem, das Umfang, Kosten, Qualitätssicherung und Zeitplan abdeckt. Die Leistungsberichterstattung wird verwendet, um festzustellen, wie gut das Unternehmen arbeitet und ob es seine Ziele und Ziele erreicht.

Dazu sammeln Sie Daten aus bestimmten Arbeiten und analysieren sie. Sobald diese Analyse abgeschlossen ist, können Sie Vorschläge machen, um die Entscheidungsfindung in Ihren Geschäftsprozessen zu verbessern.

Es gibt verschiedene Ziele für die Leistungsberichterstattung. Beispielsweise kann sich ein Leistungsbericht auf ein Projekt oder Teammitglied konzentrieren, er kann sich aber auch auf das gesamte Unternehmen erstrecken. Leistungsberichte weisen in der Regel diese gemeinsamen Datenpunkte auf:

• Unternehmensziele und Ziele
• Fünf-Jahres-Vision
• Leistungskennzahlen (KPI)
• Häufigkeit der KPI-Messung
• Quelle der überwachten Daten

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Warum ist die Leistungsberichterstattung wichtig?

Leistungsberichte bieten einen Einblick in die Leistung eines Unternehmens und ermöglichen es Ihnen, Ihre Aktivitäten zu verfolgen und Ihre Stärken und Schwächen zu skizzieren.

Ein Leistungsbericht kann auch verwendet werden, um Ihre Leistung im Vergleich zu Ihren Mitbewerbern zu bewerten. So wissen Sie, wo Sie zu kurz kommen und können Ihren Wettbewerbsvorteil erhöhen. Aber Leistungsberichte können auch Ihre Belegschaft überwachen.

Mit der Leistungsberichterstattung können Sie Jahresberichte erstellen und die Vorschriften einhalten, wenn Ihr Unternehmen durch Kodizes und Branchenregeln reguliert wird. Aber die meisten Unternehmen nutzen es, um ihre Geschäftsleistung zu verbessern und eine klare und effektive Kommunikation zu schaffen.

Sie können gesammelte Daten effektiver ausführen und organisieren, indem Sie Projektmanagement-Software verwenden. ProjectManager sammelt Echtzeitdaten, um die Berichterstattung genauer zu machen. Das Live-Dashboard berechnet diese Daten automatisch und zeigt sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an, die Projektmetriken wie Zeit, Abweichung und mehr zeigen. Es ist keine Konfiguration erforderlich. ProjectManager gibt Ihnen einen sofortigen Leistungsbericht. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus!

So implementieren Sie Leistungsberichte

Die Leistungsberichterstattung kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Im Allgemeinen wird der Prozess jedoch ähnlichen Schritten folgen. Verwenden Sie diese Tipps, um Ihren eigenen Leistungsbericht zu erstellen:

1. Know Your Audience: Wer ist Ihre Zielgruppe für den Bericht? Während Führungskräfte die wahrscheinlichsten Personen sind, denen Sie Berichte zustellen werden, wirkt sich dies auch auf die Mitarbeiter des Unternehmens aus. Definieren Sie je nachdem, für wen der Leistungsbericht bestimmt ist, ob er allgemein oder spezifisch ist, damit er für ihn nützlich ist.
2. Ziele definieren: Der nächste Schritt besteht darin, zu wissen, was der Leistungsbericht bewirken soll. Was ist das Leitbild Ihres Unternehmens bzw. die Ziele des Projekts? Auf diese Weise können Sie Ihre Leistung bewerten und messen, um festzustellen, ob Sie diese Ziele erreichen.
3. Schreiben Sie eine Zusammenfassung: Der Leistungsbericht enthält viele Daten, weshalb Sie ihn mit einer Zusammenfassung beginnen möchten, die dem Leser einen kurzen Überblick über die Details gibt. Diese Zusammenfassung ist wichtig, weil sie eine klare und prägnante Zusammenfassung der Fakten bietet.
4. Teilen Sie eine Leistungsbewertung: Hier beschreiben Sie die Teile des Unternehmens oder Projekts, die Sie bewerten. Dazu können der Finanzstatus des Unternehmens oder Projekts, Branchenvergleiche und nichtfinanzielle quantitative Daten gehören.
5. Machen Sie es visuell: Nichts lässt Menschen schneller einschlafen als ein Grabstein voller Text. Das Hinzufügen von Visuals verschönert die Seite nicht nur, sondern liefert auch leicht verdauliche Daten, die auf einen Blick verstanden werden können.
6. Vergessen Sie nicht, es zu prüfen: Rechtschreibfehler, Grammatikfehler oder andere Tippfehler mindern die Wirkung des Berichts und wirken unprofessionell. Es ist am besten, es von einer anderen Person Korrektur lesen zu lassen, da sie eher kleine Fehler entdeckt.

Arten von Berichten

Verwenden Sie einen Leistungsbericht, um das tatsächliche Projekt mit dem Plan zu vergleichen. Dies können Sie für verschiedene Datenpunkte tun. Die sechs gängigen Arten von Leistungsberichten umfassen Folgendes:

• Projektstatusbericht: Erfasst den Status des Projekts zu diesem Zeitpunkt in seinem Lebenszyklus. Ein Statusbericht ist eine Momentaufnahme des aktuellen Umfangs, der Zeit, der Kosten und der Qualität des Projekts.
• Fortschrittsbericht: Stellt fest, was seit dem letzten Fortschrittsbericht im Projekt abgeschlossen wurde.
• Prognosebericht: Schätzt, was in einem Projekt erwartet wird, wie z. B. die zukünftige Leistung und den erwarteten Status des Projekts zu diesem Zeitpunkt. Dies dient der besseren Ressourcenauslastung.
• Trendbericht: Vergleicht die Leistung des Projekts mit dem gleichen Zeitraum im vorherigen Bericht. Dies kann monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich erfolgen.
• Abweichungsbericht: Stellt die Differenz zwischen dem tatsächlichen und dem geplanten Fortschritt eines Projekts dar.
• Earned Value Report: Integriert Umfang, Zeitplan und Kostenleistung mithilfe von Earned-Value-Management-Techniken. Dieser Bericht ist häufig Bestandteil des Projektstatusberichts.

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So analysieren Sie Leistungsberichte und reagieren darauf

Sobald Sie die Leistungsberichte für Ihre Organisation oder Ihr Projekt eingerichtet haben, besteht der nächste Schritt darin, diese Berichte zu analysieren und Maßnahmen zu ergreifen. Manager sind in der Regel diejenigen, die mit dieser Aufgabe betraut werden, obwohl sie oft an spezialisierte Analysten ausgelagert wird, die sich mit Business Intelligence auskennen.

Die Daten, die Sie analysieren müssen, können quantitativ sein, z. B. Verkaufs- und Marketingergebnisse, oder qualitativ, z. B. Antworten, die Sie auf Kundenumfragen erhalten. Unabhängig von der Art der Daten, die Sie analysieren, benötigen Sie eine Struktur, um den Prozess detailliert darzustellen, beginnend mit der Festlegung von Zielen und endend mit einem Aktionsplan.

Es ist wichtig, dass Sie einen Zeitraum für Ihre Analyse festlegen, egal ob es sich um einen Monats-, Quartals- oder Jahresbericht über das Projekt oder das Unternehmen handelt. Dieser Zeitraum sollte lang genug sein, damit Sie Trends in den Daten erkennen können. Es ist hilfreich, Berichte zu haben, die Daten filtern können, die sich nicht auf Ihre Analyse beziehen.

Achten Sie bei der Überprüfung der Daten darauf, was sich auf das Ziel Ihrer Analyse bezieht. Identifizieren und dokumentieren Sie als Nächstes die Trends, die Sie sehen, insbesondere was am wichtigsten ist und mit Ihren Analysezielen übereinstimmt. Dann sollten Sie die Ergebnisse zusammenfassen und einen Aktionsplan entwickeln, der Ihnen hilft, Ihre Leistung zu verbessern.

Wie man die Informationen verbreitet

Sobald Sie die gesamte Arbeit der Leistungsberichterstattung und -analyse erledigt haben, müssen Sie diese Informationen weitergeben.

Die Berichte müssen veröffentlicht werden. Die Stakeholder werden offensichtlich ein Interesse daran haben, was die Leistungsberichterstattung enthüllt hat. Aber um die notwendigen Verbesserungen vorzunehmen, zu denen Sie die Daten führen, muss auch Ihr Team informiert werden.

Die Ergebnisse Ihrer Leistungsberichtsanalyse sollten auf Ihre Zielgruppe zugeschnitten sein. Ob ein Memo, eine E-Mail oder sogar ein Bericht über den Bericht, Sie müssen sich für das beste Mittel entscheiden, um die Daten an Ihr Publikum zu liefern. Um Ihren Aktionsplan besser umzusetzen, möchten Sie vielleicht auch ein Meeting einberufen.

Wie ProjectManager bei der Leistungsberichterstattung hilft

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die den Fortschritt Ihres Projekts in Echtzeit verfolgt. ProjectManager hilft Ihnen, Aufgaben und Ressourcen zu organisieren, um Ihr Projekt zu planen. Es verfügt auch über Funktionen zum Messen der Leistung und zum Teilen dieser Erkenntnisse mit Ihren Stakeholdern und Ihrem Team, um Verbesserungen voranzutreiben.

Erstellen Sie Projektzeitpläne in Gantt-Diagrammen

Bevor Sie die Leistung messen können, müssen Sie eine Baseline festlegen. Wenn Sie einen Projektzeitplan erstellen, können Sie mit dem Gantt-Diagramm von ProjectManager Abhängigkeiten verknüpfen, nach kritischen Pfaden filtern und eine Baseline festlegen. Mit dem Gantt können Sie den geplanten gegenüber dem tatsächlichen Aufwand überprüfen und Berichte erstellen, um die Projektabweichung zu messen.

Verfolgen Sie die Zeit genau auf Stundenzetteln

Wenn Sie die Leistung einzelner Teammitglieder messen, liefern Ihnen die sicheren Stundenzettel von ProjectManager Daten darüber, wie lange sie brauchen, um ihre Aufgaben zu erledigen. Stundenzettel können auch sich wiederholende Aufgaben automatisch ausfüllen und den Gehaltsabrechnungsprozess weiter rationalisieren, indem Stundenzettel gesperrt werden, sobald sie für mehr Sicherheit eingereicht wurden.

Erstellen Sie Leistungsberichte in Sekunden

ProjectManager ist auch alles, was Sie zum Erstellen von Leistungsberichten benötigen. Sie können Status- und Portfolioberichte, Projektpläne, Aufgaben, Arbeitszeittabellen, Verfügbarkeit, Arbeitsbelastung und Abweichungen generieren. Alle unsere Berichte sind anpassbar, filtern, um nur die gewünschten Daten anzuzeigen, und können als PDF-, Excel- oder CSV-Format gespeichert werden, damit Sie die Ergebnisse analysieren und mit Ihren Stakeholdern und Ihrem Team teilen können.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die die Projektleistung plant, überwacht und darüber berichtet. Ressourcenmanagement-Tools sorgen dafür, dass die Teams voll ausgelastet sind, und mit unseren vielfältigen Projektansichten können sie so arbeiten, wie sie es möchten. Mit ProjectManager bleiben Teams produktiv und Projekte auf Kurs, egal wo und wann. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!