Ein Leitfaden zur Erstellung des perfekten PR-Kalenders 2023

Eine der wichtigsten Komponenten erfolgreicher Öffentlichkeitsarbeit ist die Aktualität. Aktualität gibt Medien und ihrem Publikum einen Grund, sich um Ihre Marke zu kümmern. Der Kampf besteht darin, aufeinander abzustimmen, was für Ihre Marke zeitgemäß ist, was für die Zielmedien zeitgemäß ist und was für alle Zielgruppen zeitgemäß ist – alles gleichzeitig. Dazu müssen Sie nicht nur mit den Trends in Ihrer Branche Schritt halten, sondern sie vor fast allen anderen kommen sehen. Ein perfektes PR-Beispiel? Geschenkführer für die Feiertage. Käufer denken normalerweise erst im November darüber nach oder lesen sie, aber PR- und Marketingabteilungen arbeiten bereits im Frühjahr oder Sommer daran. Sie brauchen Zeit, um Ihren Plan zusammenzustellen, Medienunternehmen anzusprechen und ihnen alles zu besorgen, was sie brauchen, um ihren Geschenkführer bis zum Beginn der Weihnachtseinkäufe zusammenzustellen. Aus diesem Grund verdienen erfolgreiche PR-Profis wie Sie ein High Five dafür, dass es funktioniert. Wie können Sie über Trends, Jahreszeiten, die Aktivitäten der Medien und die Aktivitäten Ihres Unternehmens auf dem Laufenden bleiben und alles zusammenarbeiten lassen? Wenn Sie wie jeder der PR-Profis sind, die ich kenne, hilft ein akribischer Kalender auf jeden Fall – ein Hauptkalender, der den saisonalen Kalender mit dem Marketingkalender Ihrer Marke und den redaktionellen Kalendern der Medien kombiniert, von denen Sie berichten möchten. Ein solcher PR-Content-Kalender ist mehr als eine große Terminliste. Es ist eine Strategie und ein Projekt für sich, das alles abbildet, was für die PR-Berichterstattung erforderlich ist, und von Ihrer Zielberichterstattung, Zielen und Kampagnen aus rückwärts arbeitet. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, einen eigenen zu erstellen.

Was ist ein PR-Kalender?

Ein PR-Kalender ist ein Projektkalender oder -plan, der alle Schlüsselkomponenten auflistet, die für das Pitchen und Sichern von PR oder Medienberichterstattung erforderlich sind. Es kann sie auch in Bezug auf Ihre anderen wichtigen Marketingkampagnen und Geschäftsveranstaltungen abbilden, sodass Sie sehen können, wie Ihr PR-Zeitplan mit dem Rest des Geschäftsplans übereinstimmt. Ein wichtiger Hinweis zu Ihrem PR-Kalender ist, dass es sich nicht nur um einen Kalender mit Veröffentlichungsterminen oder endgültigen Fristen handelt. Es zerlegt die verschiedenen Schritte des Prozesses und alle damit verbundenen Aufgaben in eine überschaubare Zeitleiste. All die kleineren Fristen, kampagnenbezogenen Besprechungen und Termine sowie Anfragen nach Assets vom Designteam und Angebote von Führungskräften. Alle To-Dos, die Sie sich im Voraus ausdenken können, sind erforderlich, um eine hervorragende Abdeckung zu erzielen. Welche To-Dos anstehen, hängt natürlich von der individuellen PR-Strategie Ihres Unternehmens ab. Eine Auswahl dessen, was in einem PR-Kalender stehen könnte, beinhaltet:

• Die Termine Artikel oder andere Medienberichterstattung gehen live.
• Veröffentlichen Sie Termine für die Inhalte Ihrer Marke rund um die Kampagne (z. B. eine Preisankündigung, Pressemitteilung oder das Teilen von Neuigkeiten in sozialen Medien).
• Fristen für Angebote, die Sie, Ihr Team oder Ihre Führungskräfte Journalisten unterbreiten.
• Versandtermine für den Versand von Produktmustern an Rezensenten und Influencer.
• Fristen für Pitches und Award-Einreichungen.

Alles, was Sie tun oder sich merken müssen, um die Landabdeckung zu gewährleisten, ist Freiwild.

Warum brauchen PR- und Marketingteams einen PR-Kalender?

Es gibt bereits Business-Kalender, Marketing-Kalender, Content-Kalender und mehr. Warum muss es auch PR-Kalender geben und warum sollte Ihr Team einen haben? Geht es nur darum, sich organisiert zu fühlen? Nun, ja und nein. Unterschätzen Sie nicht die Auswirkungen auf die Leistung und Produktivität, die eine Überforderung Ihres Marketingteams haben kann. Wenn jemand nicht weiß, was vor sich geht oder was erledigt werden muss, kann dies zu Verwirrung führen, die zu Projektverzögerungen und Fehlern führt. Deshalb geht es bei einem PR-Kalender um mehr als nur um Organisation und Farbcodierung. Es geht um:

Ausrichtung der Öffentlichkeitsarbeit an anderen Geschäftsaktivitäten

Stellen Sie sich die verschiedenen Kalender in Ihrem Google Kalender als unterschiedliche Ebenen Ihrer PR und Ihres Marketings vor. Sie zeigen jeweils eine separate Ansicht, aber alle zusammen erhalten das Gesamtbild. Der gesamte Geschäftskalender ist der Kern, auf dem alles andere basieren sollte. Der Marketingkalender ist die zweite Ebene – wie Sie Ihren Hauptkalender Ihren Kunden durch Dinge wie Produkteinführungen und Kampagnen mitteilen. Der Content-Kalender kann eine dritte Ebene sein, die zeigt, welche Inhalte Sie zur Implementierung dieser Kampagnen verwenden werden. Betrachten Sie Ihren PR-Kalender als letzte Schicht; zeigt, wie Sie Werbung und Sichtbarkeit nutzen, um Ihre Marketingbotschaften zu verstärken. Wenn Sie sich alle ansehen, erhalten Sie ein umfassendes Verständnis dafür, wie die Öffentlichkeitsarbeit mit anderen Geschäfts- und Marketingaktivitäten zusammenhängt.

Planung von PR rund um Feiertage und Trends

Eine weitere Möglichkeit, wie ein PR-Kalender die Arbeit Ihres gesamten Teams erleichtert, ist die Möglichkeit, im Voraus saisonale Feiertage oder Trends zu planen, denen sich Ihre Marke für die Öffentlichkeitsarbeit anschließen möchte. Zum Beispiel die Geschenkführer, über die wir zuvor gesprochen haben. Diese wichtigen, zeitkritischen Kampagnen können sich schnell an Sie heranschleichen, wenn Sie sie – und die erforderliche Vorbereitungsarbeit – nicht im Voraus geplant haben. Mit einem Kalender können Sie saisonale Trends oder für Ihre Branche relevante Ereignisse sofort blockieren und sie als jährlich wiederkehrende Elemente in Ihren Kalender aufnehmen – sie werden sich nie wieder einschleichen.

Einfachere interne und externe Zusammenarbeit

Wenn Sie schließlich so viel zusammenarbeiten, wie es die Öffentlichkeitsarbeit erfordert, haben Sie viele verschiedene Personen, für die Sie verantwortlich sind – externe Mitarbeiter wie Journalisten und Verleger, Kollegen und Mitarbeiter sowie Freiberufler, die mit Ihrem Unternehmen arbeiten. Ein PR-Kalender kann mit allen an den Projekten Beteiligten geteilt werden und hilft Ihnen bei der Zusammenarbeit und Kommunikation, ohne externe Fristen zu verpassen, die die Reichweite beeinträchtigen könnten.

Renditen im Jahresvergleich

Schließlich wird ein PR-Kalender Ergebnisse für die kommenden Jahre liefern. Der erste erstellte Kalender startet jedes Jahr nach seinem Planungsprozess mit einem Ideengerüst. Inhalte – Pressemitteilungen, Blogposts, Kampagnen usw. – können kreativ umfunktioniert werden, wodurch viel Zeit gespart wird. Sie sind also bereit, sich für Ihr Team, die Kontakte, mit denen Sie zusammenarbeiten, und sich selbst zu organisieren. Wo fängst du an?

1. Wählen Sie Ihr Format

Zuerst müssen Sie entscheiden, wo Ihr PR-Kalender erscheinen soll. So sehr ich Papierkalender und Marker liebe, ich empfehle sie nicht für ganze Marketing- und PR-Pläne. Das bedeutet, dass Sie zwischen einer guten alten Tabellenkalkulation, einem einfachen digitalen Kalender oder einem speziellen redaktionellen Kalendertool wählen können. Es gibt einige Vor- und Nachteile für jede Option, also bedenken Sie die Bedürfnisse Ihres eigenen Teams.

2. Entscheiden Sie sich für Ihre Inhaltstypen

Sobald Sie sich entschieden haben, wo der PR-Kalender erscheinen soll, ist es an der Zeit, Ihre Kampagnen und Prozesse darin aufzubauen. Einer der ersten Schritte, die Sie benötigen, besteht darin, die Arten von Inhalten zu identifizieren, die Sie benötigen, um Ihre Inhalte und Ihre PR-Berichterstattung zu implementieren und zu erweitern. Das könnte beinhalten:

• Stellplätze
• Veranstaltungen
• PR-Kampagnen
• Blog-Inhalt
• Beiträge/Kampagnen in sozialen Medien
• Begleitmaterial drucken

Wenn es PR ist, kann (und sollte) es auf einem Kalender geplant werden. Eine gute Möglichkeit, die Dinge zu strukturieren, besteht darin, jedem Inhaltsformat eine eigene Kategorie in dem von Ihnen verwendeten Tool zuzuweisen.

3. Planen Sie Ihren Veröffentlichungsrhythmus

Als nächstes sollten Sie überlegen, wie "voll" Ihr Kalender werden wird. In Worten ausgedrückt, wie häufig Inhalte im Rahmen Ihrer Strategie veröffentlicht werden sollen, unabhängig davon, ob es sich um „Earned“- oder „Owned“-Medien handelt. Dabei sollten Sie einige verschiedene Faktoren berücksichtigen. Zuallererst, für wie viel eigene Inhalte zu veröffentlichen und Reichweite zu erzielen, hat Ihr Team die Kapazität? Besonders wenn Sie Designer einbeziehen, um Assets zu erstellen, Führungskräfte, um Angebote zu machen, und mehr kollaborative Arbeit leisten, müssen Sie Fristen für den Rest Ihres Teams einhalten. Sie möchten auch genügend Leerraum oder freie Zeit lassen, um auf aktuellere Trends und Ereignisse zu reagieren, sobald sie auftauchen. Zweitens, welche saisonalen Trends oder Kampagnen werden die größte Wirkung haben? Sie möchten für Ihre Zielgruppe so gut wie möglich im Gedächtnis bleiben, aber es lohnt sich auch, Inhalte in „ruhigeren“ Zeiten zu verschieben, während Ihr Team hinter den Kulissen an einem großen Projekt arbeitet, bei dem das Unternehmen die gesamte PR und das Marketing abzieht hält für kurze Zeit an. Sobald Sie die Einschränkungen kennen, mit denen Sie arbeiten, können Sie Ziele für Ihre Inhaltskadenz festlegen, z. B. monatliche Videos, wöchentliche Blogposts und Presseberichterstattung sowie tägliche Social Posts.

4. Brainstorming & Inhaltsideen hinzufügen

Sobald Sie die Struktur und den Rhythmus Ihres Kalenders festgelegt haben, können Sie mit dem Brainstorming von Inhalten und PR-Ideen beginnen und diese in die leeren Felder des Kalenders einfügen. Sie sollten sich Gedanken machen wie:

• Story-Winkel, um Medien zu platzieren
• Gastinhalte und Gedankenführung
• Inhalte für Ihren Firmenblog
• Social Media und E-Mail-Kampagnen
• Inhalte, die Veranstaltungen, Auszeichnungen und andere PR fördern

Sie sollten auch versuchen, die Dinge so weit wie möglich nach relevanten Themen oder saisonalen Trends zu organisieren.

5. Fügen Sie branchenspezifische Inhalte hinzu

PR-Kalender ändern sich je nach Branche. Der Inhalt, der für ein Unternehmen benötigt wird, kann für ein anderes völlig unnötig sein. Der Hinweis auf branchenspezifische Inhalte passt den Kalender an Ihre Bedürfnisse an. Erwägen Sie, die folgenden Themen hinzuzufügen:

6. Fügen Sie Kontaktinformationen hinzu

PR erfordert die Zusammenarbeit vieler Menschen. Um einen stetigen Fluss von Aktivitäten zu schaffen, fügen Sie die Kontaktinformationen für die gesamte erforderliche interne und externe Kommunikation hinzu. Das beinhaltet:

7. Bewegliche Teile organisiert halten

Schließlich müssen Sie Ihren neuen Kalender tatsächlich verwenden und pflegen. Es klingt offensichtlich, aber den Redaktionskalender zu überprüfen, wenn Sie jeden Tag mit der Arbeit beginnen, ist eine neue Gewohnheit, die Sie sich aneignen sollten. Hier sind ein paar Möglichkeiten, wie Sie den Aufbau dieser Gewohnheit erleichtern können:

• Legen Sie Richtlinien zur Farbcodierung fest, um die Informationen für „schnelle Überprüfungen“ leicht verständlich zu machen.
• Blockieren Sie die Zeit, um den Kalender jede Woche zu aktualisieren.
• Rufen Sie den Kalender in Teambesprechungen (oder direkt danach) auf.

Wenn Sie außerdem ein spezielles redaktionelles Kalendertool wie den Marketingkalender von CoSchedule verwenden, können Sie Inhalte planen, indem Sie den Kalender mit Ihrem WordPress-Blog, Ihren Social-Media-Profilen und Ihrem E-Mail-Marketingtool verbinden. Auf diese Weise können Sie Ihre ausgehenden Inhalte aus demselben Kalender entwerfen und sogar planen. Spezielle Tools erleichtern auch die Untergliederung von Projekten in bestimmte Aktionen mithilfe von Projekt- und Aufgabenvorlagen und anderen Funktionen, die in einer selbst erstellten Tabelle möglicherweise nicht verfügbar sind. Ein PR-Kalender beseitigt das überwältigende Gefühl, mehrere Projekte in mehreren Schritten zu jonglieren. Aber nur wenn ein Kalender maximal ausgeschöpft ist, können PR-Ziele erreicht werden. Verwenden Sie die folgenden vier Ideen, um Ihren Kalender optimal zu optimieren.

Seien Sie flüssig

Ihr Kalender ist nicht in Stein gemeißelt. PR-Möglichkeiten können zufällig auftauchen, bestimmte Ereignisse erfordern im Nachhinein Maßnahmen, also gehen Sie fließend vor. Eine Veränderung zu begrüßen oder auf eine Situation zu reagieren, löst oft Innovationen aus.

Berücksichtigung der Vorlaufzeit

Der beste PR-Plan ist nicht überstürzt. Berücksichtigen Sie die angemessene Vorlaufzeit zwischen Projektbeginn und Projektabschluss. Ein großzügiger Zeitrahmen ermöglicht es, Fristen bequem einzuhalten und inhaltliche Änderungen vorzunehmen.

Verwenden Sie relevante Hashtags

Verwenden Sie relevante Hashtags, um Inhalte mit aktuellen Ereignissen zu verknüpfen. Das Erstellen von Inhalten im Voraus spart Zeit, aber die Benutzer beschäftigen sich mit Trends. Halten Sie Inhalte frisch, indem Sie ein Hashtag hinzufügen.

Bewerten Sie frühere PR-Aktivitäten

Die Bewertung der PR-Aktivitäten der vergangenen Jahre bewertet Erfolge, zeigt Verbesserungspotenziale auf und zeigt, wie man am besten vorankommt. Denke über folgende Fragen nach:

• Was hat bei Ihnen gut funktioniert? Was ist gefloppt?
• Welche Ideen haben die Erwartungen übertroffen? Wie können diese Ideen erweitert werden?
• Woher haben Sie die Aufmerksamkeit der Medien bekommen?
• Woher erhielten wichtige Wettbewerber die Aufmerksamkeit der Medien?

Verwenden Sie von hier aus Ihre Antworten, um Ihren PR-Kalender sorgfältig zu entwickeln oder zu ändern.

Jetzt loslegen

Ein PR-Kalender beseitigt die Reibung und das überwältigende Gefühl, mehrere Projekte in mehreren Phasen zu jonglieren. Allerdings nur, wenn Sie es verwenden. Wenn Sie noch keinen Kalender haben, um sich um alles zu kümmern, ist es an der Zeit, jetzt einen in Ihre Strategie einzuführen. Um Hilfe bei der Erstellung zu erhalten, probieren Sie unsere kostenlose PR-Kalendervorlage aus oder werfen Sie noch heute einen Blick auf unsere Software. Dieser Beitrag wurde ursprünglich am 1. Juli 2020 veröffentlicht. Er wurde am 29. Dezember 2021 und erneut am 20. Dezember 2022 aktualisiert.