Prozessimplementierung: Eine Kurzanleitung

Wenn ein Unternehmen wächst, muss es nach neuen Prozessen oder Möglichkeiten zur Verbesserung der bestehenden Prozesse suchen. Vielleicht möchte das Unternehmen sein Wachstum skalieren und aufrechterhalten oder die Produktivität und Effizienz steigern. Was auch immer die Ziele sind, durch die Prozessimplementierung werden diese Ziele erreicht.

Wenn Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern möchten, müssen Sie wissen, was Prozessimplementierung ist und warum sie so wichtig ist. Darüber hinaus erklären wir, was ein Prozessimplementierungsplan ist und welche Schritte zur Erstellung eines Implementierungsprozesses erforderlich sind. Dann erfahren Sie, wie Projektmanagement-Software Ihnen dabei helfen kann, Verschwendung zu reduzieren und Zeit zu sparen.

Was ist Prozessimplementierung?

Die Prozessimplementierung ist ein strategischer Ansatz zur Einführung neuer Verfahren oder Geschäftsprozesse in einer Organisation. Ein Unternehmen implementiert Veränderungen, wenn es Aufgaben rationalisieren, effizienter werden, die Anzahl von Fehlern reduzieren oder das Unternehmenswachstum vorantreiben möchte. Es gibt nur einige Beispiele, aber jede Änderung an Geschäftsprozessen erfordert eine Prozessimplementierung.

Wie Sie sich vorstellen können, geschieht dies nicht aus einer Laune heraus. Geschäftsziele werden durch einen strukturierten Plan mit klaren Richtlinien für die Umsetzung der Strategie erreicht. Das bedeutet, Aufgaben aufzulisten, die während des täglichen Betriebs des Unternehmens erledigt werden. Es beinhaltet Change Management und berührt alle Abteilungen, weshalb die Personalabteilung involviert ist.

Geschäftseinheiten haben verständlicherweise Angst vor Stagnation. Selbstgefälligkeit ist das erste Anzeichen dafür, dass ein Unternehmen in Schwierigkeiten steckt, da Konkurrenten immer nach einem Vorteil suchen, den sie ausnutzen können. Durch die Prozessimplementierung kann ein Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben, indem es über einen Rahmen zur Verwaltung von Veränderungen verfügt.

Was ist ein Prozessimplementierungsplan?

Um die strategischen Ziele eines Unternehmens zu erreichen, muss es einen Prozessimplementierungsplan geben. Es ist das Dokument, das die Schritte definiert, die das Projektteam von dort aus führen, wo es sein gemeinsames Ziel erreichen kann. Es wird auch als strategischer Plan bezeichnet.

Der Prozessimplementierungsplan umfasst die Strategie, den Prozess und die Maßnahmen, die zum Erreichen des strategischen Ziels erforderlich sind. Diese Pläne sind gründlich und decken alles ab, vom Umfang des Implementierungsplans bis zu den Kosten, die ihn finanzieren, wie z. B. das Budget. Alle notwendigen Schritte werden detailliert beschrieben, einschließlich Start- und Enddaten und der Projektdauer. Dies ähnelt dem Änderungsmanagement, das Änderungen steuert und sie während ihres gesamten Lebenszyklus verwaltet.

Ein Prozessimplementierungsplan teilt dem Team den Aufwand mit, sodass jeder weiß, was zu tun ist, wann es erledigt sein wird und wer was tun wird. Ein Plan ist für eine reibungslose Prozessimplementierung unerlässlich. Ohne einen Plan, um die Strategie in umsetzbare Schritte umzusetzen, gibt es keine Roadmap, die das Projektteam von Anfang bis Ende anleitet.

Wenn Sie ein so großes Unterfangen mit großen geschäftlichen Auswirkungen übernehmen, ist es ratsam, Projektmanagement-Software zu verwenden, um die Arbeit zu erleichtern. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die es Teams ermöglicht, ihren Prozessimplementierungsplan in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Gantt-Diagramme organisieren die Schritte auf einer visuellen Zeitachse, um das Projekt an einem Ort zu zeigen. Es können Teams zugewiesen und eine Baseline festgelegt werden, um den geplanten Aufwand in Echtzeit mit dem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen. Jetzt können Sie sicherstellen, dass Sie den Zeitplan einhalten und das Budget nicht überschreiten. Holen Sie sich ProjectManager noch heute kostenlos.

Warum ist die Prozessimplementierung wichtig?

Die Prozessimplementierung ist aus vielen Gründen wichtig. Wir haben oben ein paar skizziert, aber es verdient einen genaueren Blick. Zum einen ist es eine großartige Möglichkeit, Ihnen dabei zu helfen, Ihre Projektressourcen in ein qualitativ hochwertigeres Ergebnis umzuwandeln. Wenn Sie ein Hersteller sind, kann Ihnen dies helfen, Fehler von Mitarbeitern bei ihrer Arbeit zu reduzieren. Es kann auch eine konsistentere und zuverlässigere Ausgabe gewährleisten. Auch wenn es nur um Dokumentation geht, kann die Prozessimplementierung dazu beitragen, dass auch wirklich alle die Dokumente abzeichnen.

Sie können auch die Prozesseffizienz verbessern, sei es durch wiederholbare Prozesse oder die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben, die Arbeitsabläufe optimieren und rationalisieren. Dies kann Verschwendung reduzieren, es Teams ermöglichen, sich auf komplexere Aufgaben zu konzentrieren und Ressourcen effizienter zuzuweisen. Mitarbeiter, die von einfachen Aufgaben befreit sind, die automatisiert werden können, können mehr Jobs übernehmen.

Wenn Sie die Einhaltung von Branchenstandards fördern möchten, kann die Prozessimplementierung bei der Dokumentation helfen, damit Sie sich an alle Gesetze halten, die Ihr Unternehmen regeln. Es kann Ihnen helfen, die Qualitätsrichtlinien einzuhalten, wenn die Dokumentation Ihre Arbeit leitet. Mitarbeiter können diese organisatorischen Prozesse und ihre Rollen darin besser verstehen, was zu einer besseren Leistung führt.

Wir haben bereits erwähnt, dass die Prozessimplementierung die Skalierung eines Unternehmens erleichtert, insbesondere wenn Aufgaben die Koordination vieler Personen oder Abteilungen erfordern. Neue Prozesse können dazu beitragen, ein effektiveres Arbeitssystem zu schaffen. Dies führt zu weiteren Verbesserungen, wenn Prozesse kontinuierlich evaluiert und weiterentwickelt werden. Schließlich umfassen diese Verbesserungen eine bessere Überwachung und Messung der Leistung, wenn Sie Key Performance Indicators (KPIs) verwenden, um den Erfolg Ihrer Prozessimplementierung zu bestimmen.

Der Implementierungsprozess in 7 Schritten

Um die Vorteile neuer Prozesse in Ihrem Unternehmen zu nutzen, müssen Sie wissen, wie man sie umsetzt. Die folgenden sieben Schritte helfen Ihnen, die Vorteile der Prozessimplementierung zu nutzen.

1. Bilden Sie ein Projektteam

Die Prozessimplementierung ist die Ausführung eines Plans. An den meisten Plänen sind mehrere Personen beteiligt, daher besteht der erste Schritt darin, Ihr Team basierend auf den Erfahrungen und Fähigkeiten der Beteiligten zusammenzustellen. Die richtigen Leute zu haben bedeutet, dass Sie sie nutzen können, um bessere Ansätze zu entwickeln. Höchstwahrscheinlich werden Sie auch abteilungsübergreifend arbeiten, was bedeutet, dass Sie Teams haben müssen, die in der Lage sind, funktionsübergreifend zu arbeiten.

2. Definieren Sie Ihren Geschäftsprozess

Mit dem richtigen Team an Bord geht es im nächsten Schritt darum, die Ziele zu definieren. Sie können Techniken wie die Abbildung von Geschäftsprozessen anwenden, die dabei helfen, die Prozesse, auf die Sie abzielen, zu implementieren oder zu verbessern. Sie müssen sich auch alle Aufgaben in Ihrem Prozessimplementierungsplan ansehen und die Ressourcen ermitteln, die das Team benötigt, um das Projekt erfolgreich durchzuführen und zu liefern. Das Team kann Managern helfen, bei der Entwicklung eines Aktionsplans zusammenzuarbeiten.

3. Legen Sie Ziele und Ziele für die Prozessimplementierung fest

Wenn Sie den Geschäftsprozess definieren, müssen Sie Ziele und Vorgaben erfüllen. Sobald diese festgelegt sind, ist es wichtig, eine Gap-Analyse durchzuführen, um den Weg zum Erreichen Ihrer Ziele aufzuzeigen. Die Gap-Analyse definiert, wo Ihr Unternehmen steht und wo es hin will. Es ist von entscheidender Bedeutung, Ziele festzulegen, damit Ihr Unternehmen versteht, wie es dorthin gelangen kann, wo es hin möchte.

3. Erstellen Sie einen Implementierungsplan

Nachdem Sie mit Ihrem Team ein Brainstorming durchgeführt, Geschäftsprozesse definiert und Ihre Ziele für die Implementierung neuer Prozesse festgelegt haben, ist es an der Zeit, den Plan zu schreiben. Sie sollten alles haben, was Sie brauchen, wie z. B. die Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts erforderlich sind. Jetzt müssen Sie die Aufgaben definieren, die Sie von Anfang bis Ende begleiten. Geben Sie die Phasen des Projekts, die Dauer und den Zeitplan sowie die Rollen und Verantwortlichkeiten aller Beteiligten an.

5. Bringen Sie Ihr Team an Bord

Damit die Prozessimplementierung ein Erfolg wird, muss das Team die neuen Geschäftsprozesse verstehen. Dazu gehören wahrscheinlich Schulungen, Workshops, Seminare, Präsentationen oder Tutoring und Team-Mentoring.

6. Implementieren Sie Ihren verbesserten Geschäftsprozess

Jetzt sind Sie bereit, die Prozesse mit klaren Zielen und einem konkreten Verbesserungsziel zu implementieren. Während dieses Schritts sollten Sie den Prozess überwachen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Meilensteine ​​erreichen. Mit messbaren KPIs stellen Sie sicher, dass Sie Ihre zielgerichtete Implementierungsstrategie erreichen.

7. Führen Sie eine Überprüfung nach der Implementierung durch

Nachdem Sie den Prozessimplementierungsplan ausgeführt haben, sollten Sie ihn überprüfen, um zu sehen, was richtig und wo falsch gelaufen ist. Dies hilft, neue Prozessimplementierungspläne zu informieren, kann aber auch nützlich sein, um die Schritte zu verfeinern, um sicherzustellen, dass Sie die von Ihnen definierten Ziele erreichen.

ProjectManager hilft bei der Prozessimplementierung

Die Verwaltung einer Prozessimplementierung erfordert viele verschiedene Tools. Sie müssen Teams, Ressourcen und Kosten verwalten und Ihren Fortschritt und Ihre Leistung überwachen, um sicherzustellen, dass Sie den Zeitplan Ihres Implementierungsplans einhalten. ProjectManager ist eine preisgekrönte Software mit den Funktionen, die Sie zum Planen, Verwalten und Verfolgen Ihres Projekts in Echtzeit benötigen.

Verwenden Sie mehrere Projektansichten

Funktionsübergreifende Teams benötigen eine Reihe leistungsstarker Tools, die aufeinander abgestimmt sind. Manager erstellen einen Implementierungsplan in einem Gantt-Diagramm, das Aufgaben organisiert, alle vier Arten von Abhängigkeiten verknüpft und sogar nach dem kritischen Pfad filtern kann. Teams werden verschiedene Tools verwenden, um diese Jobs auszuführen. Wenn sie in einer agilen Umgebung arbeiten, möchten sie ihre Sprints mithilfe der Kanban-Board-Ansicht abbilden, um ihren Rückstand zu verwalten und Sprints zu planen. Wenn sie Hersteller sind, bevorzugen sie möglicherweise unsere robusten Aufgabenlisten. Unabhängig davon, welches Tool Sie verwenden, werden alle Daten gleichzeitig in Echtzeit aktualisiert, sodass alle gemeinsam an denselben aktuellen Informationen arbeiten.

Verfolgen Sie den Fortschritt in Echtzeit

Wenn Sie einen Implementierungsplan im Gantt-Diagramm haben, können Sie eine Baseline festlegen. Dadurch wird der Plan erfasst und Sie können ihn mit Ihrem tatsächlichen Fortschritt vergleichen. Verschaffen Sie sich mit unserem Echtzeit-Dashboard einen Überblick über das gesamte Projekt. Es sammelt Live-Daten und zeigt sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an, die Zeit, Kosten, Arbeitsbelastung und mehr zeigen. Es ist keine zeitaufwändige Konfiguration wie bei leichtgewichtiger Software erforderlich. Es ist bereit, wenn Sie es sind. Und wenn Sie weitere Details wünschen, verwenden Sie unsere anpassbaren Berichtstools, die auch geteilt werden können, um Stakeholder auf dem Laufenden zu halten.

Um sicherzustellen, dass Ihre Prozessimplementierung mit Ihren verfügbaren Ressourcen funktioniert, um die Geschäftsziele zu erreichen, müssen Sie jeden Schritt des Prozessimplementierungsplans verwalten. Unsere Software verfügt über Aufgabenverwaltungs-, Risikomanagement- und Ressourcenverwaltungsfunktionen, mit denen Sie Ihre Ziele erreichen können, unabhängig davon, ob es sich um ein Projekt, eine Prozessimplementierung oder einen Änderungsmanagementplan handelt.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die es Teams ermöglicht, ihren Implementierungsprozess zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Unsere kollaborative Plattform ermöglicht es Teams, Dateien, Kommentare und mehr auszutauschen, unabhängig davon, ob sie sich in verschiedenen Abteilungen oder verschiedenen Zeitzonen befinden. Treten Sie Teams bei Avis, Nestle und Siemens bei, die unsere Software einsetzen, um erfolgreich zu sein. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.