Beschaffungsverträge: Arten von Verträgen und Best Practices

Wie Sie die Artikel zusammenstellen, die Sie für die Durchführung des Projekts benötigen, wird als Beschaffung bezeichnet. Dies ist eine ausgefallene Art zu sagen, wie Sie die Waren und Dienstleistungen erhalten, die Sie für ein Projekt benötigen. Wenn Sie keine ständige oder zumindest kontrollierte Versorgung mit dem Zeug haben, das Sie zur Durchführung des Projekts benötigen, geraten Sie aus der Bahn und gefährden den Erfolg des Projekts.

Wenn Sie Verbrauchsmaterialien von Dritten benötigen, ist es wichtig, dass Sie eine Vereinbarung treffen, um sicherzustellen, dass Sie das bekommen, was Sie brauchen, und dass es geliefert wird, wenn Sie es brauchen. Alle diese Details werden in einem sogenannten Beschaffungsvertrag festgelegt. Ohne Beschaffungs-Contracting gibt es kein Projekt.

Grundlagen des Beschaffungsvertrags

Es gibt viele Arten von Verträgen in der Beschaffung, aber bevor wir darauf eingehen, müssen wir ein solides Verständnis dafür haben, was Beschaffung ist und warum sie für den Projekterfolg entscheidend ist. Beschaffung bezieht sich auf die Techniken, strukturierten Methoden und Mittel, die eine Organisation verwendet, um das zu bekommen, was sie zu einem guten Preis und termingerecht benötigt, und gleichzeitig starke Beziehungen zu Lieferanten und Anbietern aufzubauen.

Zuerst müssen Sie die Waren oder Dienstleistungen identifizieren, die Sie benötigen. Sobald Sie das wissen, können Sie damit beginnen, eine Liste von Lieferanten zu recherchieren, die Ihre Anforderungen zu einem Preis liefern können, der im Rahmen Ihres Budgets liegt. Dann gehen Sie in die Verhandlungsphase, um sicherzustellen, dass diese Bedürfnisse erfüllt werden. Wenn dies der Fall ist, schließen beide Parteien eine Bestellung ab, wobei der Preis, die Lieferung und der Zahlungsvorgang definiert sind.

Anschließend werden die Lieferungen zum vereinbarten Termin geliefert, und diese Lieferung wird geprüft, um sicherzustellen, dass sie der Vereinbarung entspricht. Sie führen dann eine gute Vertragsverwaltung und sparen sich den Papierkram, wie Sie es bei jeder Geschäftstransaktion tun würden. Je reibungsloser dieser Prozess ist, desto zufriedener werden alle Beteiligten sein und desto wahrscheinlicher wird eine Bindung zwischen beiden Parteien aufgebaut, um sicherzustellen, dass die zukünftige Beschaffung auch so verläuft. Ein solider Vertrag ist notwendig, um ein erfolgreiches Projekt zu liefern.

Was ist Beschaffungs-Contracting?

Beschaffungsverträge sind der Prozess des Aufbaus rechtsverbindlicher Vereinbarungen zwischen Auftragnehmern und Lieferanten im Zuge der Verwaltung eines Projekts. Diese Verträge werden für Projekte benötigt, um benötigte Materialien, Lieferungen und Dienstleistungen zu erhalten.

Die Verwendung von Verträgen und Beschaffung hilft dem Käufer und dem Verkäufer, sich über diese Materialien, Waren und Dienstleistungen zu einigen. Diese Vereinbarung umfasst die Zahlung von Rechnungen und die Einhaltung der Vertragsbedingungen. Ein Beschaffungsvertrag ist ein rechtsverbindliches Dokument zwischen dem Käufer und dem Verkäufer, das nicht nur die geschäftlichen Beziehungen definiert, sondern auch ihre beiderseitigen Interessen schützt.

Zu den Parametern des Beschaffungsvertrags gehören die Auswahl des Anbieters und des Produkts, die Überprüfung des Anbieters, die Entscheidung über die Geschäftsbedingungen durch Verhandlungen und die Verwaltung dieses Prozesses durch Bestellung, Zahlung und Lieferung des Materials, der Lieferung oder der Dienstleistung.

Warum ist Beschaffungs-Contracting wichtig?

Beschaffungsverträge sind wichtig, weil sie dazu dienen, Gewinne zu maximieren und Unternehmen in einem wettbewerbsintensiven Markt handlungsfähig zu halten. Der Beschaffungsvertrag gibt beiden Parteien die Möglichkeit, in dem Vertrauen zusammenzuarbeiten, dass keiner den anderen ausnutzt. Es hilft dem Unternehmen auch, seine Ressourcen zu diversifizieren, um effektiver zu arbeiten, indem es Arbeiten an Dritte auslagert, die diese kostengünstiger erledigen können.

Arten von Beschaffungsverträgen

Wenn es um Verträge geht, gibt es mehr als eine Möglichkeit, eine Vereinbarung zu treffen. Diese unterschiedlichen Vertragsarten im Beschaffungswesen bieten für die eine oder andere Seite unterschiedliche Risiken und eignen sich für Bauvorhaben, bei denen der Umfang von vornherein mehr oder weniger feststeht. Die drei wichtigsten Arten von Beschaffungsverträgen sind:

• Festpreisvertrag : Der Festpreis- oder Pauschalvertrag liegt vor, wenn der für die Materialien, Waren oder Dienstleistungen zu zahlende Betrag zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses festgelegt ist und sich danach nicht mehr ändert, unabhängig davon, ob es sich um externe oder interne Auswirkungen handelt die die Kosten in die Höhe treiben oder den Zeitplan verzögern. Der Vorteil dieser Art von Vertrag besteht darin, dass die Rollen und Verantwortlichkeiten beider Parteien im Hinblick darauf, was geliefert werden soll und wie viel das kosten wird, klar umrissen sind. Dies sind die gebräuchlichsten, unkompliziertesten und am einfachsten zu verwaltenden Vertragsarten.
• Kostenerstattungsvertrag: Ein Kostenerstattungs- oder Kostenkontrollvertrag liegt vor, wenn der Käufer zustimmt, für Materialien und Ausrüstung sowie alle indirekten Kosten wie Gehälter und Nebenkosten zu zahlen, die Teil der Herstellung des Produkts oder der Dienstleistung sind. Damit sich dies für den Käufer lohnt, wird ihm eine feste Gebühr oder ein Prozentsatz des Gewinns über dem Einstandspreis zugesprochen. Damit liegt der Großteil des Risikos auf den Schultern des Verkäufers. Sie werden nur erstattet, nachdem die Kosten überprüft wurden. Ändert sich der Projektumfang, trägt der Verkäufer etwaige Mehrkosten. Damit sich dies für den Verkäufer lohnt, bauen sie zusätzliche Kosten ein, die Anpassungen auf ein Minimum beschränken und ihr Endergebnis verbessern.
• Zeit- und Materialvertrag: Zeit- und Materialverträge erstatten Lieferanten die von ihnen verwendeten Materialien und zahlen für die Zeit, die sie für das Projekt aufwenden. Dadurch tut der Verkäufer so, als wäre er ein Drittmitarbeiter des Auftragnehmers. Dieser Vertrag funktioniert am besten, wenn der Umfang des Projekts schwerer zu definieren ist, da der Vertrag eine gewisse Flexibilität zulässt. Wenn Sie jedoch einen dieser Verträge verwenden, muss der Käufer mehr Aufsicht bieten, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt und das Budget nicht überschreitet.

Schlüsselprozesse und Best Practices für Beschaffungsverträge

Obwohl der Vertrag unterschrieben ist, ist der Prozess damit noch nicht abgeschlossen. Es gibt natürlich die Arbeiten, die vertraglich vereinbart wurden und die den Vertragsbedingungen entsprechen.

Betonen Sie Transparenz

Eine Sache, die Sie tun können, um sicherzustellen, dass die Dinge reibungslos funktionieren, ist, Transparenz in Ihrem Beschaffungsprozess zu priorisieren. Ein größerer Einblick in die Lieferantenleistung trägt dazu bei, diese Beziehungen zu stärken, und arbeitet darauf hin, die besten Ergebnisse für alle Beteiligten zu erzielen.

Überwachung der Fortschritte

Sie sollten die Vertragsbedingungen genau überwachen und verwalten, insbesondere die mit der Arbeit verbundenen Ausgaben, um die Kosten zu senken. Anstatt Tabellenkalkulationen zu verwenden, die ständig aktualisiert werden müssen und oft Gefahr laufen, ältere Versionen in Umlauf zu bringen, sollten Sie diese Prozesse besser mit einem digitalen Tool automatisieren.

Identitätseffizienz

Die Optimierung des Beschaffungsprozesses ist ebenfalls von entscheidender Bedeutung. Die Erfassung und Überwachung von Lieferanten trägt dazu bei, dass die Vertragsbedingungen eingehalten werden. Die Verwendung eines Online-Projektmanagement-Tools senkt die Kosten, indem manuelle Fehler vermieden werden, die die Arbeit verlangsamen können, während Sie auf die Vertragseinhaltung hinarbeiten.

Wie ProjectManager bei der Beschaffung hilft

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Sie bei der Planung, Überwachung und Berichterstattung über Ihre Projektbeschaffung unterstützt. Die Überwachung und Verfolgung Ihrer Beschaffung stellt sicher, dass die Kosten und der Zeitplan den Bedingungen und der Reue des Vertrags entsprechen. Es gibt Möglichkeiten, dies besser zu tun, als eine Tabellenkalkulation zu verwenden.

Verwenden Sie unser Online-Gantt-Diagramm, um Ihre Verträge zu verwalten. Die visuelle Zeitleiste des Gantt ermöglicht es Ihnen, den gesamten Lebenszyklus des Vertrags an einem Ort zu sehen und alle damit verbundenen Ressourcen und Kosten zu verfolgen. Legen Sie das Start- und Enddatum für den Vertrag fest. Wenn dem Tool Statusaktualisierungen hinzugefügt werden, können Sie Ihren Fortschritt überprüfen, um festzustellen, ob die Vertragsbedingungen eingehalten werden.

Fügen Sie dem Gantt Kosten und Ressourcen hinzu, und Sie können die Materialien planen, die Sie zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt benötigen. Da unsere Software cloudbasiert ist, sind alle Projektinformationen in Echtzeit, sodass Sie Live-Daten verfolgen können. Beispielsweise sammelt das Echtzeit-Dashboard Informationen und berechnet sie automatisch, um sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen anzuzeigen, um eine Übersicht über Projektabweichungen, Kosten, Zeit und mehr zu erhalten.

ProjectManager.com ist eine Cloud-basierte Software, mit der Sie Beschaffungen effizienter organisieren und verwalten können. Verfolgen Sie Verträge mit unbegrenztem Dateispeicher, erstellen Sie Beschaffungspläne und überwachen und verfolgen Sie deren Fortschritt in Echtzeit, um sicherzustellen, dass alle Vertragsbedingungen erfüllt werden. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus.

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