10 Produktivitätssysteme zum Ausprobieren, die tatsächlich funktionieren

Wer möchte nicht produktiver sein?

Nun, eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, ein Produktivitätssystem zu implementieren. Und es gibt viele zur Auswahl!

Werfen wir einen Blick auf die 10 beliebtesten Produktivitätssysteme, die Sie ausprobieren können.

Was ist ein Produktivitätssystem?

Ein Produktivitätssystem ist im Grunde eine Reihe von Strategien, Verfahren und Philosophien, die darauf abzielen, Menschen dabei zu helfen, produktiver zu sein.

Es könnte ein einfacher Satz von Regeln sein, die Sie, wenn sie befolgt werden, bei der Arbeit halten können, oder eine Möglichkeit, Ihre Aufgaben zu organisieren, um sie leichter zu erledigen (oder irgendetwas dazwischen).

Das ultimative Ziel der „Produktivität“ unter diesen Systemen ist eine Kombination aus besser:

• Priorisierung. Ein Teil davon, produktiver zu sein, ist zu wissen, worauf man sich konzentrieren muss. Wenn Sie 8 Stunden Arbeit und 10 Stunden Aufgaben haben, müssen Sie herausfinden, welche 2 Stunden Aufgaben Sie fallen lassen oder delegieren können. Auf diese Weise maximieren Sie den Wert Ihrer 8 Arbeitsstunden.
• Fokus. Produktivitätssysteme versuchen auch, Ihren Fokus zu verbessern. Wenn Sie Ablenkungen vermeiden und sich ausschließlich auf Ihre Arbeit konzentrieren können, werden Sie am Ende mehr erledigen.
• Effizienz. Eingebunden in diese Konzepte versuchen Produktivitätssysteme auch, Ihre Gesamteffizienz zu steigern. Mit anderen Worten, eines Ihrer Ziele ist es, die Geschwindigkeit zu erhöhen, mit der Sie Aufgaben zufriedenstellend erledigen können.

Produktivitätssysteme, die funktionieren

Werfen wir ohne weiteres einen Blick auf einige der besten Produktivitätssysteme, denen Sie im Jahr 2021 folgen können:

1. Die grundlegende To-do-Liste.

Es ist ein Oldie, aber ein Goodie. Und rollen Sie nicht mit den Augen, es sei denn, Sie haben es tatsächlich versucht!

Die grundlegende To-do-Liste ist aus gutem Grund ein Klassiker. Die Idee ist einfach; Brechen Sie alle Ihre Projekte, Ziele und Verantwortlichkeiten in verdauliche, leicht zu zählende Aufgaben auf.

Erstellen Sie Listen dieser Aufgaben und legen Sie Prioritäten für sie fest – A-Prioritäten sind dringend, B-Prioritäten können ein paar Tage warten und C-Prioritäten können für eine Weile zurückgestellt werden.

Es kann schwierig sein, dieses System konsistent zu halten, und es ist nicht für alle Arbeitsstile oder alle Personen ideal.

Es ist jedoch ein großartiger Ausgangspunkt, wenn Sie noch nie zuvor ein Produktivitätssystem ausprobiert haben.

2. Die Pomodoro-Technik.

Die Pomodoro-Technik hat bescheidene Ursprünge in den 1980er Jahren, entwickelt von Francesco Cirillo. Die Grundidee besteht darin, einen Timer zu verwenden, um Ihren Arbeitstag in kurze Sprints mit Pausen dazwischen zu unterteilen. Sie können zum Beispiel 25 Minuten arbeiten, 5 Minuten Pause machen und wiederholen. Nach 3 Iterationen dieses Zyklus können Sie eine lange Pause machen (von 20 bis 30 Minuten).

Verschiedene Studien haben gezeigt, dass unterschiedliche Zeitintervalle „ideal“ sind, und die individuellen Vorlieben variieren stark. Es wird also einiges an Experimentieren erfordern, um herauszufinden, welches Muster konzentrierter Arbeit und abwechselnder Pausen für Sie am besten funktioniert.

Allerdings ist es großartig, wenn Sie während Ihrer „Konzentrationszeit“ häufig Pausen einlegen und konzentriert bleiben, um Ihre Leistung zu steigern (und Ihre Moral einigermaßen hoch zu halten).

3. Die Eisenhower-Matrix.

Die Eisenhower-Matrix enthält keine Tipps oder Vorschläge, wie man effizienter arbeiten kann. Im Kern ist es ein einfaches Priorisierungssystem. Aber wenn es richtig eingesetzt wird, kann es Ihnen helfen, jeden Tag viel mehr zu erreichen.

Die Eisenhower-Matrix wird manchmal als „Dringend-Wichtig“-Matrix bezeichnet, weil sie die Aufgabenpriorität sowohl nach Dringlichkeit als auch nach Wichtigkeit kategorisiert. Die Dringlichkeit einer Aufgabe bezieht sich darauf, wie schnell sie erledigt werden muss, während ihre Bedeutung darin besteht, wie wirkungsvoll sie für Ihre langfristigen Ziele ist.

Eine Aufgabe kann dringend, aber nicht wichtig und wichtig, aber nicht dringend sein.

Sobald Sie Ihre Aufgaben richtig nach Dringlichkeit und Wichtigkeit in Kategorien eingeteilt haben, können Sie sich zuerst auf Ihre dringenden und wichtigen Aufgaben konzentrieren – und jeden Tag mehr Fortschritte machen.

4. Das Getting Things Done (GTD)-System.

Ursprünglich von David Allen entwickelt (und Gegenstand seines beliebten gleichnamigen Buches), ist Getting Things Done ein Produktivitätssystem, das Ihnen helfen soll, Ihre Produktivität im Laufe der Zeit zu verbessern.

GTD ist im Wesentlichen ein 5-stufiger Prozess:

Schritt 1 ist Erfassen, in dem Sie alles aufschreiben, was Sie beschäftigt (einschließlich aller Ihrer Aufgaben und aktuellen Sorgen).

Schritt 2 ist Klären, wo Sie diese chaotischen Gedanken in Aufgaben und Aktionselemente umwandeln können.

Schritt 3 ist Organisieren, wo Sie Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit priorisieren (kommt Ihnen das bekannt vor?).

Schritt 4 ist Reflektieren, wo Sie nach Belieben Anpassungen vornehmen können.

Schritt 5 ist Engage, wo Sie beginnen können, Ihre Aufgaben nacheinander zu erledigen.

GTD ermutigt Praktiker auch, Aufgaben basierend auf dem Zeithorizont in 6 Bereiche zu unterteilen:

• aktuelle Aktionen
• laufende Projekte
• Schwerpunkte
• 1-2 Jahresziele
• langfristige Visionen
• und allgemeine Lebensziele.

5. Das Zen to Done (ZTD)-System.

Das von Leo Babauta entwickelte und von GTD inspirierte System Zen to Done (ZTD) folgt einigen ähnlichen Prinzipien.

ZTD unterscheidet sich von GTD dadurch, dass es sich mehr auf die persönliche Entwicklung und die Optimierung von Gewohnheiten konzentriert als auf einzelne Aufgaben und Projekte.

Unter ZTD folgen Sie einem ähnlichen Prozess bei GTD, skizzieren alle Ihre Gedanken und reduzieren sie schließlich auf eine Handvoll „wichtigster Aufgaben“ (MITs), die Sie jeden Tag erledigen möchten.

Im Laufe der Zeit werden Sie Ihre Gewohnheiten, Systeme und Verhaltensweisen bewerten und verbessern, sich an Routinen halten und Ihre MITs ohne Ablenkung absolvieren.

6. Das tägliche Trifecta-System.

Das tägliche Trifecta-Produktivitätssystem ist eine Möglichkeit, Ihre gesamten Arbeitsziele zu vereinfachen und zu organisieren. Die Idee ist, sich auf 3 Hauptdinge zu konzentrieren, die Sie jeden Tag erreichen möchten; Sie können diese am Abend vor der Arbeit oder am Morgen aufschreiben.

Wenn du alle 3 Dinge im Laufe des Tages erledigst, gewinnst du! So einfach ist das.

Offensichtlich hat diese Strategie einige Schwächen. Nicht alle Aufgaben und Ziele haben das gleiche Gewicht, und nicht alle sind leicht zu quantifizieren, daher kann es schwierig sein, es auf „3“ Dinge zu reduzieren.

Es ist jedoch eine großartige Möglichkeit, Ihren Fokus einzugrenzen und sich gut zu fühlen, wenn Sie ein tägliches Ziel erreichen.

7. Bullet-Journaling.

Vor einiger Zeit bei Hipstern beliebt, ist Bullet Journaling mehr als nur ein Kunstprojekt, das man auf Instagram zeigen kann. Von Ryder Carroll als Lösung entwickelt, um trotz ADHS fokussiert und leistungsfähig zu bleiben, können Sie mit Bullet Journaling in nahezu allen Lebensbereichen mehr Produktivität erreichen.

Bullet Journaling stützt sich normalerweise auf handschriftliche (und wörtliche) Tagebücher, um Ihre Gedanken zu organisieren.

Sie erstellen einen Index, skizzieren Ihre Ziele und üben das „schnelle Protokollieren“, das sich auf ein System von Symbolen und Abkürzungen stützt, um eine prägnante Schrift und Kommunikation zu erstellen – und Sie erstellen dieses System selbst.

Hier ist viel Raum für Flexibilität und persönliche Anpassung. Es ist nicht für jeden eine ideale Lösung, aber wenn Sie die Idee der Handschrift mögen und Ihre Gedanken oft verstreut sind, könnte es perfekt sein.

8. Der „Friss-den-Frosch“-Ansatz.

Mach dir keine Sorgen. Wir essen in diesem System keine echten Frösche. Wenn nicht…

Mark Twain sagte einmal: „Wenn es Ihre Aufgabe ist, einen Frosch zu essen, tun Sie es am besten gleich morgens. Und wenn es deine Aufgabe ist, zwei Frösche zu essen, isst du am besten zuerst den größten.“

Die ganze Idee des „Eat the Frog“-Produktivitätssystems besteht darin, Ihre Aufgaben und Prioritäten von den schwierigsten bis zu den am wenigsten schwierigen zu organisieren.

Wenn Sie das Schwierigste an Ihrem Tag zuerst tun, stellen Sie sicher, dass Sie dabei mit höchster Konzentration, Produktivität und Energie arbeiten – und wenn Sie fertig sind, wird Ihnen alles automatisch einfacher erscheinen.

Es ist super einfach, aber es funktioniert (zumindest für einige von uns).

9. Das Kanban-Tafelsystem.

Ein Kanban-Board soll Ihnen helfen, Ihre Aufgaben visuell zu organisieren. Sie können verschiedene Spalten erstellen, um die verschiedenen Phasen eines bestimmten Prozesses darzustellen, z. B. „Brainstorming“, „Vorbereitung“, „Ausführung“ und „Nachbereitung“.

Dann können Sie Karten erstellen, um verschiedene Kunden, Projekte oder Aufgaben darzustellen, und diese Karten über jede Spalte verschieben, wenn Sie neue Meilensteine ​​​​erreichen.

Es ist vorteilhaft, weil es visuell ist – und es kann öffentlich gemacht werden, was es nützlich macht, als Team organisiert zu bleiben.

Allerdings lassen sich nicht alle Aufgaben leicht auf Karten- und Spaltenform reduzieren, was sie für abstrakte Aufgaben und Projekte schlechter geeignet macht.

10. Das Seinfeld-Produktivitätssystem.

Ja, das Seinfeld.

Einem Bericht zufolge hat Jerry Seinfeld dazu beigetragen, ein auf Konsistenz basierendes Produktivitätssystem zu fördern und bekannt zu machen. Die Idee ist einfach.

Um sich selbst zum Schreiben zu ermutigen, investierte Seinfeld in einen großen Wandkalender und markierte jeden Tag, an dem er erfolgreich schrieb, mit einem roten Kreuz. Im Laufe der Zeit erzeugte dies eine tiefgreifende psychologische Wirkung; Er baute eine wiederholbare Gewohnheit auf und wagte es nicht, „die Kette zu brechen“.

Jeden Tag, an dem er über das Schreiben nachdachte, war er motiviert, sein Ziel zu erreichen – und sei es aus keinem anderen Grund, als ein rotes X in den Kalender zu setzen und den Streak am Laufen zu halten.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Sie mit diesem Ansatz kreativ werden können. Sie könnten sich auf eine bestimmte Weise belohnen. Sie könnten etwas anderes als einen Kalender verwenden, um Ihren Fortschritt zu verfolgen.

Aber wenn Sie daran interessiert sind, etwas konsequent zu tun, es jeden Tag zu tun und es zu visualisieren und/oder zu feiern, kann es einfacher sein, diese Gewohnheit zu etablieren.

Der Wert von Produktivitätssystemen

Warum brauchen Sie ein Produktivitätssystem? Warum kannst du dich nicht einfach zusammenreißen und härter arbeiten?

Nun, um fair zu sein, Sie können wahrscheinlich härter arbeiten. Aber Tastaturtasten mit mehr Kraft zu tippen und mehr Stunden im Büro zu verbringen, wird Sie nur so weit bringen.

Produktivitätssysteme bieten Ihnen mehrere Vorteile, darunter:

• Sie arbeiten wahrscheinlich schon so hart wie Sie können. Was können Sie also wirklich tun, um besser zu arbeiten? Produktivitätssysteme geben Ihnen Orientierung. Sie geben Ihnen neue Strategien zum Ausprobieren, neue Prioritäten zum Befolgen und neue potenzielle Ziele, die Sie sich selbst setzen können.
• Da Sie dieses System regelmäßig befolgen, profitieren Sie auch von Konsistenz. Anstatt ohne Plan in den Arbeitstag zu gehen und die Prioritäten schnell zu ändern, haben Sie etwas Regelmäßiges, an dem Sie sich verankern können.
• Einigkeit im Team. Wenn Sie ein Team leiten, sind Produktivitätssysteme sogar noch wertvoller. Da Sie das gesamte Team um ein einziges System herum koordinieren können, können Sie alle auf dem gleichen Stand halten – und möglicherweise auch mehr Zusammenarbeit fördern.
• Erfolgs-/Fehlermetriken. Woher wissen Sie, ob Sie Ihre Produktivitätsziele erreichen? Wie können Sie feststellen, ob Sie die Dinge richtig machen? Gute Produktivitätssysteme haben klare Metriken für Ihren Erfolg und Misserfolg; Es sollte offensichtlich sein, ob Sie dem System richtig folgen und ob Sie innerhalb dieses Systems Fortschritte machen.

Egal, ob Sie fest entschlossen sind, bei einem Produktivitätssystem zu bleiben, oder mehrere nacheinander ausprobieren möchten, eines ist sicher; Es ist schwer zu wissen, ob Ihr Produktivitätssystem funktioniert.

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