So erstellen Sie einen Programmmanagementplan

Ein Programm ist eine Sammlung von Projekten, die aufeinander bezogen sind und daher gemeinsam verwaltet werden, um maximale Effizienz zu erzielen. Die Vorteile der Verwaltung dieser ähnlichen Projekte lassen sie besser zusammenstehen als alleine.

Das bedeutet jedoch nicht, dass Programme nicht den gleichen Laserfokus auf die Planung erfordern, den einzelne Projekte erfordern. Ein Programmmanagementplan funktioniert ähnlich wie jeder Projektplan, da er Richtlinien, Verfahren und Prozesse definiert, um Ihre Programmziele und -ziele zu verfolgen und zu erreichen.

Programmmanagement vs. Projektmanagement

Bevor wir erklären, was ein Programmmanagementplan ist, ist es wichtig, dass wir uns über den Unterschied zwischen Programm- und Projektmanagement im Klaren sind. In vielerlei Hinsicht ähneln sie sich – abgesehen von einem grundlegenden Unterschied.

Dieser Unterschied besteht darin, dass Ihre Bemühungen im Projektmanagement ausschließlich darauf gerichtet sind, schnell ein endgültiges Ergebnis zu liefern, ohne die Qualität zu beeinträchtigen und den vereinbarten Zeitrahmen und das vereinbarte Budget einzuhalten. Das Programmmanagement folgt jedoch dem Leitstern, Vorteile für die Organisation durch Synergien aus dem gemeinsamen Management mehrerer Projekte zu schaffen.

Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass Projekte ausgelagert werden können. Die Organisation, die das Projekt durchführt, arbeitet für einen Stakeholder, der Teil dieser Organisation sein kann oder nicht. Ein Immobilienunternehmen, das einen Wolkenkratzer errichtet, wird wahrscheinlich Angebote von Bauunternehmern einholen, anstatt das Projekt intern auszuführen.

Programme werden jedoch fast immer innerhalb einer Organisation verwaltet. Das heißt, der Programmmanager ist kein Vertragsarbeiter, sondern ein Teil des größeren Unternehmens; und der Programmmanager ist integral mit ihren strategischen Zielen und Zielsetzungen verbunden.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Projekte temporär sind und eine Dienstleistung oder ein Produkt liefern, und Programme sind eine Gruppe verwandter Projekte, die gemeinsam verwaltet werden, um Vorteile zu erzielen, die einzeln nicht erreicht werden können.

Was ist ein Programmmanagementplan?

Alles zu verwalten erfordert einen Plan, und das gilt sicherlich für Programme.

Ein Programmmanagementplan existiert, um das Programm und seine Ziele zu verwalten, auszuführen und zu kontrollieren. Daher wird der Programmplan, wie jeder Plan, den Überblick und die Strategie für das Programm skizzieren. Dazu muss das Programm klar definiert und sein Umfang umrissen werden.

Der Plan wird von einem Programmmanager entwickelt, der die Strategie und Ziele des Programms versteht. Ein Programmplan befasst sich mehr mit Nutzen als mit Ergebnissen. Seine Erfolgsparameter sind nicht die gleichen wie bei einem Projekt, da es nicht unbedingt eine qualitativ hochwertige, pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefernde Leistung erfordert. Bei einem Programmplan hängt der Erfolg davon ab, wie das Programm die Bedürfnisse und Vorteile der Organisation erfüllt.

Schlüsselelemente eines Programmmanagementplans

Jedes Programm wird Abhängigkeiten und Einschränkungen haben. Der Programmplan muss diese identifizieren und in den Plan aufnehmen. Dazu gehört auch, wie die Vorteile des Programms durch seine Verwaltung realisiert werden.

Da ein Programm eine Sammlung vieler Projekte ist, ist es hilfreich, eine Roadmap in den Plan aufzunehmen. Eine Roadmap wird normalerweise als Zeitachse erstellt, auf der die Aufgaben, aus denen das Projekt besteht, Punkte mit Start- und Enddatum sind. Da es sich jedoch um ein Programm handelt, sind mehrere Projekte auf der Zeitachse abgebildet, was bei der Strategieplanung und Zusammenarbeit hilft.

Der Plan umfasst Governance, eine Organisationsstruktur und den Prozess, der zur Planung, Kontrolle und Ausführung des Programmplans verwendet wird. Dazu gehören ein Zeitplan, Kommunikationsplan, Beschaffung, Risiken, Abschlussverfahren und alle anderen allgemeinen Aspekte der Erstellung eines Projektplans.

Sie müssen wichtige Leistungen definieren. Sogar ein Programm hat Ergebnisse, da es aus Projekten besteht. Die Ergebnisse sind vielleicht nicht der Hauptgrund für das Programm, aber sie sind wichtige Meilensteine, die verstanden werden müssen.

Tipps zum Erstellen eines Programmverwaltungsplans

Bei der Erstellung eines Programmmanagementplans müssen Sie bestimmte Dinge beachten. Sie ähneln in der Regel der Erstellung eines Projektmanagementplans, sind sich aber der Unterschiede zwischen beiden bewusst. Denken Sie daran, dass ein Projektplan auf sein Ergebnis ausgerichtet ist, Programme jedoch ein strategischeres Ziel für PMOs haben.

Listen Sie Ziele und Zielsetzungen auf

Das erste, was jeder, der einen Plan erstellt, tun muss, ist zu definieren, was er erreichen möchte. Listen Sie die Ziele auf, um sicherzustellen, dass Ihr Plan innerhalb dieser Parameter bleibt. Du kannst deine Ziele nicht erreichen, wenn sie nicht klar sind.

Daher ist die Kommunikation, wie in allen Projekten, von größter Bedeutung. Ohne einen festgelegten Kanal, eine festgelegte Häufigkeit und Ziele, an die Ihre Nachrichten gerichtet sind, wird es Probleme geben.

Kommunikation planen

Zur Kommunikation gehört es, die Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Im Fall von Programmen sind die Stakeholder diejenigen in Ihrer Organisation, normalerweise auf Führungsebene, die den Return on Investment in Ihrer Programmberichterstattung widerspiegeln möchten. Der Programmplan muss diese Kommunikation umreißen, wie oft und mit welchen Materialien, einschließlich der Definition ihrer Erwartungen.

Erstellen Sie eine Zeitleiste

Als nächstes müssen Sie sich mit dem Zeitplan und dem Umfang aller Projekte in Ihrem Programm befassen. Dies bedeutet Ihr Gesamtbudget und wie es im Rahmen Ihres Programms regiert. Sie müssen ein Gleichgewicht zwischen diesen beiden Aspekten des Programms finden. Sie haben zwar keinen Zeitplan, der mit einer qualitativ hochwertigen Leistung endet, aber Sie haben eine Reihe kleinerer Fristen, die jedem Projekt inhärent sind und in Ihrem Programmplan verwaltet werden müssen.

Binden Sie Ihre Stakeholder ein

Stellen Sie sicher, dass Sie nicht nur mit Stakeholdern, sondern auch mit Ihrem Team planen. Transparenz ist wichtig. Das Team steht an vorderster Front Ihres Projekts und wird Ihnen durch sein Engagement und seine Beobachtung wertvolle Daten liefern. Im Gegenzug möchten Sie, dass sie den Programmplan kennen, damit sie fundierte Entscheidungen treffen können, wenn sie zum Handeln gezwungen werden.

Sobald Sie sich mit Stakeholdern und den Teams getroffen haben, die für die Ausführung der verschiedenen Projekte verantwortlich sind, haben Sie sowohl eine Makro- als auch eine Mikroansicht des Projekts. Dies wird Ihren Programmplan informieren, wenn Sie ihn fertigstellen.

Wie ProjectManager bei Programmmanagementplänen hilft

Vergessen Sie nicht, dass all diese Planung durch ein Online-Programmverwaltungstool wie ProjectManager erleichtert werden kann. Unser Online-Tool stellt sicher, dass Sie über die aktuellsten Informationen verfügen, um bessere, datengestützte Entscheidungen zu treffen.

Ein Programm zu verwalten ist schwierig, aber es ist noch schwieriger, wenn Sie von Projekt zu Projekt springen, um Daten zu sammeln. Mit unserer Übersichtsansicht Projekte erhalten Sie eine Liste aller Projekte in Ihrem Programm. Sie sehen den Projekttitel, wer es verwaltet, das ausführende Team und den Status. Von dieser übergeordneten Ansicht aus können Sie Ihr Programm verwalten.

Erstellen Sie benutzerdefinierte Programm-Dashboards

In der Übersichtsansicht Projekte können Sie Ihre Projekte auch organisieren und gruppieren. Wenn Sie bestimmte Projekte auswählen und in einem Ordner gruppieren, können Sie im Übersichts-Dashboard nach dieser Gruppe filtern, das sechs Diagramme mit Programmkennzahlen wie Zustand, Arbeitsbelastung und Fortschritt anzeigt. Mit dieser allgemeinen Ansicht des Fortschritts und der Leistung Ihres Programms können Sie Probleme erkennen und Änderungen vornehmen, um die Effektivität Ihres Programms zu optimieren.

Verfolgen Sie Ihre Projekte mit einer Roadmap

Ein weiteres leistungsstarkes Tool ist die Programm-Roadmap, die alle Projekte in Ihrem Programm sammelt und sie auf einer Gantt-Diagramm-Zeitachse anzeigt. Sie sehen an einem Ort alle Ihre Programme bis auf die Task-Ebene und wie sie zueinander in Beziehung stehen und ob es Abhängigkeiten gibt. Dies ist jedoch keine statische Ansicht. Filtern Sie nach Bearbeiter, Projektmanager oder Kunde, sehen Sie Dauer, geplante Start- und Enddaten und mehr. Zeigen Sie den Stakeholdern während Präsentationen wichtige Kennzahlen.

Um die Ressourcen an die Kapazität Ihres Programms anzupassen, haben wir ein robustes Ressourcenmanagement für Ihr gesamtes Programm. Funktionen helfen Ihnen, die Ressourcen in Ihrem Programm zu verfolgen, zu verwalten und darüber zu berichten. Unsere Arbeitsbelastungsseite bietet Ihnen die Tools, um die Arbeitsbelastung Ihres Teams auszugleichen, um die Produktivität zu steigern.

ProjectManager ist ein preisgekröntes Online-Tool, das Programme bei der Organisation unterstützt, um ihre Rentabilität zu maximieren. Unser Echtzeit-Dashboard, dynamische Roadmaps und Ein-Klick-Berichte geben Ihnen die Tools zum Verwalten, Verfolgen und Berichten über Fortschritt und Leistung, um Ihr Programm an den allgemeinen strategischen Zielen auszurichten. Erfahren Sie, wie wir Ihren Programmverwaltungsplan unterstützen können, indem Sie noch heute diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.