Projektannahmen: Eine Kurzanleitung

Annahmen zu treffen ist normalerweise verpönt. Im Projektmanagement sind Projektannahmen jedoch für die Planung eines Projekts unerlässlich. Aber wie unterscheiden sich Projektannahmen von den Annahmen, die uns in unserem täglichen Leben oft in die Irre führen?

Werfen wir einen Blick darauf, wie Projektannahmen im Projektmanagement definiert werden und warum sie so wichtig sind. Dann lernen wir etwas über ein Projektannahmeprotokoll und wie sich Annahmen von Einschränkungen und Risiken unterscheiden. Zur weiteren Verdeutlichung fügen wir sogar ein Beispiel für eine Projektannahme hinzu.

Was sind Projektannahmen?

Eine Projektannahme wird in der Projektplanung verwendet, um einen Faktor zu definieren, der wahr, real oder sicher ist, auch wenn es keinen Beweis gibt. Sie müssen davon ausgehen, dass es bestimmte Wahrheiten gibt, um mit der Planung Ihres Projekts fortzufahren.

Das bedeutet nicht, dass alle Projektannahmen wahr sind; manchmal sind sie es und manchmal nicht. Deshalb müssen Sie, wenn Sie eine Projektannahme treffen, sehr vorsichtig sein und sie gut analysieren.

Eine Annahme im Projektmanagement kann ein Ereignis oder Umstand sein, von dem man erwartet, dass er während des Lebenszyklus des Projekts eintritt. Sie können es sich als fundierte Vermutung vorstellen. Projektmanager verfügen in der Regel über jahrelange Erfahrung und haben aus früheren Projekten gelernt. Das gibt ihren Annahmen mehr Glaubwürdigkeit als manche Anfänger.

Die Planung eines Projekts basiert auf vielen Annahmen. Je vernünftiger diese Annahmen sind, desto besser ist das Projekt. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Ihnen hilft, Annahmen in einen realisierbaren Projektplan umzuwandeln. Unsere interaktiven Gantt-Diagramme organisieren Ihre Aufgaben, verknüpfen Abhängigkeiten, um Verzögerungen zu vermeiden, und filtern sogar nach kritischen Pfaden. Dann können Sie eine Baseline festlegen, um die Projektabweichung in Echtzeit zu überwachen und auf Kurs zu bleiben. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum sind Projektannahmen wichtig?

Projektannahmen sind wichtig, weil Sie ohne sie vorankommen können. Es gibt einfach keine Möglichkeit, alles in einem Projektplan zu beweisen. Sie schätzen Kosten, Dauer und mehr. Annahmen öffnen die Tür zum Projekt und seiner Planung.

Durch die Identifizierung von Projektannahmen können Sie besser verstehen, ob die Ziele und Aktivitäten des Projekts realistisch und in dem Ihnen zur Verfügung stehenden Zeitrahmen erreichbar sind. Die Analyse von Annahmen ist Teil des Projektrisikomanagements.

Wenn Sie Ihre Projektannahmen analysieren und sie sich als falsch herausstellen, müssen Sie Ihren Projektplan überarbeiten. Aus diesem Grund müssen Projektannahmen während des gesamten Lebenszyklus des Projekts identifiziert, verfolgt und verwaltet werden.

Erstellen eines Projektannahmeprotokolls

Um Annahmen zu identifizieren, zu verfolgen und zu verwalten, müssen Sie ein Projektannahmenprotokoll erstellen. Dies ist ein wichtiges Datenelement für die Erstellung Ihres Projektplans und dessen Überprüfung während des gesamten Projektverlaufs.

Während der Initiierungsphase eines Projekts erstellt ein Projektmanager das Annahmeprotokoll. Es informiert über das Schreiben des Projektauftrags. Hier treffen Sie allgemeine Annahmen. Während der Durchführung des Projekts werden Annahmen auf der Grundlage von Aufgaben getroffen, die als niedriger eingestuft werden.

Obwohl Sie das Projektannahmeprotokoll in einer frühen Phase des Projekts erstellen, sollte es regelmäßig überprüft und überarbeitet werden. Dann können Sie falsche Annahmen schließen und aktive weiterhin verfolgen.

Wenn Sie ein Annahmenprotokoll erstellen, stellen Sie sicher, dass Sie für jede Annahme Folgendes angeben.

• Die Datumsübernahme wird protokolliert
• Um welche Kategorie es sich handelt, z. B. Budget, Zeitplan usw.
• Nennen und beschreiben Sie die Annahme
• Auswirkung der Annahme, z. B. hoch, mittel oder niedrig
• Schätzen Sie die Unsicherheit der Annahme von hoch, mittel bis niedrig ein
• Weisen Sie einen Eigentümer zu, der für die Übernahme verantwortlich ist
• Definieren Sie einen Aktionsplan, um die Auswirkungen zu mindern, wenn die Annahme zutrifft
• Legen Sie das Datum für die nächste Annahmenüberprüfung fest
• Beachten Sie den Status der Annahme, z. B. geschlossen oder offen

Projektannahmen vs. Projektbeschränkungen

Projektannahmen sind eines von vielen Dingen, die ein Projektmanager berücksichtigen muss, wenn er an der Erstellung des Projektplans arbeitet. Lassen Sie uns einige andere Dinge besprechen, die ein Projektmanager zu Beginn des Projekts identifizieren muss, um es erfolgreich zu liefern.

Wie wir besprochen haben, ist eine Projektannahme das, was in einem Projekt für wahr gehalten wird. Dies können Ereignisse oder Umstände sein, die wahrscheinlich im Laufe des Projektlebenszyklus eintreten. Der Projektmanager kann solche Annahmen über das Projekt treffen, weil er Erfahrung hat, historische Daten recherchieren und den Rat von Experten einholen kann.

Eine Projektbeschränkung ist eine Einschränkung des Projekts. Dies kann alles sein, vom Budget bis zum Zeitplan und den Ressourcen, die für die Durchführung des Projekts benötigt werden. Gemäß dem Project Management Book of Knowledge (PMBOK) des Project Management Institute gibt es sechs Einschränkungen in Projekten: Umfang, Qualität, Zeitplan, Budget, Ressourcen und Risiko.

Wie bei den Projektannahmen werden diese Einschränkungen zu Beginn des Projekts identifiziert und schaffen Grenzen, innerhalb derer das Projekt ausgeführt wird. Typischerweise gibt es zwei Arten von Beschränkungen. Geschäftliche Einschränkungen sind allgemeine Probleme, die von Ihrer Organisation abhängen. Es ist selten, dass sich diese Einschränkungen ändern. Technische Beschränkungen sind diejenigen, die die Gestaltungsmöglichkeiten einschränken. Sie sind behoben und Änderungen an ihnen wirken sich auf den Projektplan aus.

Die Unterschiede bestehen darin, dass angenommen wird, dass Annahmen wahr sind, Einschränkungen jedoch wahr sind. Annahmen sind in der Regel gut für das Projekt, Beschränkungen hingegen nicht. Wenn sich eine Annahme als falsch erweist, kann dies schlecht für das Projekt sein, während falsche Einschränkungen gut sind.

Projektannahmen vs. Projektrisiken

Es ist klar, dass Projektannahmen etwas bedeuten, das passieren wird. Ähnlich kann man das Projektrisiko betrachten. Risiken können gut oder schlecht sein, aber sie sind auch Annahmen. Wenn tatsächlich ein Risiko im Projekt auftaucht, ist es kein Risiko mehr, sondern ein Problem und ein Problem, das entweder gelöst oder genutzt werden muss.

Aber Projektannahmen und Projektrisiko sind zwar ähnlich, aber nicht dasselbe. Sie unterscheiden sich in ihrer Sichtweise. Wenn ein Risiko eintritt, wird das Projekt entweder positiv oder negativ beeinflusst. Wenn jedoch eine Annahme über den Lebenszyklus des Projekts nicht eintritt, ist das Projekt betroffen.

Beispiele für Projektannahmen

Wir haben Annahmen diskutiert und wie wichtig sie für die Projektplanung sind. Sie sind ein so kritischer Teil der Planung, dass Sie ein Projektannahmeprotokoll führen müssen. Wir haben auch diskutiert, wie Projektannahmen Gemeinsamkeiten mit Projektbeschränkungen und -risiken aufweisen und wie sie sich unterscheiden.

Bevor wir zum Abschluss kommen, sehen wir uns ein paar Beispiele an. Beispiele für Projektannahmen helfen dabei, abstrakte Definitionen in die reale Welt zu übertragen, wo sie in Ihrem Projekt existieren. Werfen wir einen kurzen Blick auf einige der Annahmen, die im Laufe des Managements eines Projekts auftreten können.

Eine der Annahmen, die Sie treffen, ist, dass Sie über alle Ressourcen verfügen, die Sie benötigen, um das Projekt innerhalb des zulässigen Zeitrahmens abzuschließen. Das heißt, qualifizierte Teammitglieder, Ausrüstung, Materialien usw. Vielleicht gehen Sie davon aus, dass diese Teammitglieder verfügbar und nicht im Urlaub sind. Sie gehen davon aus, dass der Zeitrahmen des Projekts nicht über einen wichtigen Feiertag fällt, der die Produktion stören könnte.

Es könnte etwas so scheinbar Triviales sein wie die Annahme, dass alle Beteiligten bei Ihren Meetings anwesend sein werden. Dies scheint keine große Sache zu sein, aber wenn Sie die Erwartungen Ihrer Stakeholder kennen, haben Sie nicht alle Informationen, die Sie für eine entsprechende Planung benötigen.

Eine weitere Annahme ist, dass die Ausrüstung, die Sie haben, in gutem Zustand ist. Es sollte gepflegt und einsatzbereit sein, damit Sie beispielsweise die Geräte herstellen können, die der Markt dringend benötigt. Aber wenn Maschinen repariert oder ersetzt werden müssen, können Sie diese Nachfrage nicht vor Ihren Konkurrenten decken.

Dort sind Ihre Lieferanten. Wenn Sie auf dem Bau sind, müssen Sie die Materialien zum geplanten Zeitpunkt vor Ort haben. Wahrscheinlich haben Sie gute Beziehungen zu Ihren Anbietern und Lieferanten. Sie werden wie erwartet liefern. Aber wenn sie es nicht tun, wird das Projekt wahrscheinlich die Frist nicht einhalten, was einen Dominoeffekt haben könnte, den Sie definitiv nicht wollen.

ProjectManager hilft bei der Verfolgung von Projektannahmen

Um diese falschen Annahmen zu vermeiden, benötigen Sie eine Projektmanagement-Software, die Live-Daten verfolgen kann. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Ihre Projektannahmen in Echtzeit verfolgen kann. Dadurch können Projektmanager aufschlussreichere Entscheidungen treffen. Darüber hinaus helfen Ihnen unsere Risikomanagement-Tools dabei, Risiken in Ihren Projekten zu identifizieren, zu verfolgen und zu mindern.

Überwachen Sie in Echtzeit mit Live-Dashboards

Projektmanager müssen ihren Fortschritt und ihre Leistung während des gesamten Projektlebenszyklus überprüfen. Unsere Echtzeit-Dashboards bieten ihnen jederzeit eine Übersicht auf hoher Ebene. Es ist keine Einrichtung erforderlich und unser Tool erfasst und berechnet automatisch sechs Projektmetriken, die in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt werden.

Verwalten Sie Ressourcen, um den Zeitplan einzuhalten

Sie gehen davon aus, dass Ihre Ressourcen die erwartete Leistung erbringen. Wenn Sie auf dem Echtzeit-Dashboard ein Workload-Problem feststellen, wechseln Sie einfach zum Workload-Diagramm. Es ist farbcodiert, wodurch leicht zu erkennen ist, wer überlastet ist und wer mehr Arbeit benötigt. Gleichen Sie dann die Arbeitsbelastung des Teams anhand des Diagramms aus. So einfach ist das.

Unser Tool macht es auch einfach, die Verfügbarkeit Ihres Teams beim Planen von Aufgaben zu sehen, die Zeit, die sie für diese Aufgaben aufwenden, mit sicheren Stundenzetteln zu verfolgen und ihnen eine kollaborative Plattform zu geben, um Dateien zu teilen, zu kommentieren und besser zusammenzuarbeiten. Die einzige Annahme, auf die Sie sich verlassen können, ist, dass ProjectManager Ihnen hilft, ein erfolgreiches Projekt zu liefern.

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