Eine Kurzanleitung zu Projektchartas

Projekte müssen genehmigt werden, bevor sie ausgeführt werden können. Eine Projektcharta ist ein Projektplanungsdokument, das das Projekt an Stakeholder und Sponsoren verkauft. Wenn Sie in der Lage sind, seine Realisierbarkeit und Rentabilität nachzuweisen, erhält die Arbeit grünes Licht, um voranzukommen.

Aber jeder erfolgreiche Projektauftrag hat viele Elemente. Wenn Sie neu im Projektmanagement sind, können Sie mit einer Projektcharter-Vorlage sicherstellen, dass Sie alle wichtigen Punkte erreichen. Als Beispiel dafür, was ein Projektauftrag enthalten sollte, haben wir eine kostenlose Hilfe für Projektvorlagen beigefügt.

Was genau ist also ein Projektauftrag? Die folgende Kurzanleitung hilft Ihnen dabei, ein umfassenderes Verständnis zu erlangen, damit Sie bei der Präsentation Ihres nächsten Projekts alles haben, was Sie für den Erfolg benötigen.

Was ist ein Projektauftrag?

Ein Projektauftrag ist die Erklärung des Umfangs, der Ziele und der Personen, die an einem Projekt teilnehmen. Es beginnt mit dem Prozess der Definition der Rollen und Verantwortlichkeiten dieser Teilnehmer und skizziert die Ziele und Zielsetzungen des Projekts. Die Charta identifiziert auch die wichtigsten Stakeholder und definiert die Befugnisse des Projektmanagers zu Beginn des Projektplans.

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Folgen Sie unserer Kurzanleitung zum Schreiben und Ausführen Ihrer Projektmanagement-Charta unten.

Schlüsselelemente einer Projektcharta

Als Referenzdokument dient die Projektmanagement-Charta. Es sollte diese drei Hauptpunkte definieren.

1. Was ist die Essenz des Projekts? Was sind die Ziele und Zielsetzungen des Projekts? Wie planen Sie, diese Ziele zu erreichen und zu erreichen?
2. Warum gibt es dieses Projekt? Sorgen Sie für ein gemeinsames Verständnis des Projekts. Die Charta sollte ihren Wert und/oder Existenzgrund jeder Person mitteilen, die daran beteiligt ist, vom Team bis zum Projektmanager, Stakeholdern, Sponsoren usw.
3. Können wir uns auf dieses Projekt einigen? Die Charta fungiert als Vertrag zwischen dem Projektsponsor, den wichtigsten Stakeholdern und dem Projektteam. Indem die Verantwortlichkeiten jeder am Projekt beteiligten Partei notiert werden, ist jedem klar, was seine Pflichten sind.

So erstellen Sie einen Projektauftrag

Das sind also die groben Züge, und während eine Projekterklärung nicht sehr ins Detail gehen muss, enthält sie viel mehr Schlüsselelemente als diese allgemeinen Aussagen. Denken Sie daran, dass die unten aufgeführten Abschnitte kurz sein sollten, da sie sich auf detailliertere Projektplanungsdokumente beziehen, wie z. B. eine Scope-Erklärung, ein Projektbudget, einen Risikomanagementplan oder eine Angebotsanfrage.

1. Geben Sie die Projektinformationen an

In diesem ersten Abschnitt Ihres Projektauftrags geben Sie die allgemeinen Informationen zu Ihrem Projekt an, z. B. Name, Beschreibung und wer Projektsponsor, Projektmanager, Teammitglieder und Interessengruppen sind.

2. Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams

Eine wichtige Funktion eines Projektauftrags besteht darin, zu dokumentieren, wer Ihre Teammitglieder sind und welche Rollen und Verantwortlichkeiten sie haben. Sie sollten auch die wichtigsten Stakeholder identifizieren. Es ist immer wichtig, die Stakeholder in jedem Projekt zu beachten, denn sie sind diejenigen, denen Sie Bericht erstatten und in gewisser Weise ihre Erwartungen verwalten. Je früher Sie wissen, wer sie sind, desto eher können Sie einen produktiven Stakeholder-Managementplan erstellen.

3. Identifizieren Sie Projektziele und Projektziele

Für Projektmanager ist es wichtig, zwischen diesen beiden zu unterscheiden. Projektziele sind die übergeordneten Vorteile, die das Projekt generieren soll, während Projektziele die spezifischen Meilensteine ​​oder Schritte sind, die erforderlich sind, um sie abzuschließen. Wenn Sie kein klares Ziel haben, wird Ihr Projekt das Ziel verfehlen.

4. Präsentieren Sie einen Business Case

Ein Projektauftrag benötigt einen Business Case, da er im Wesentlichen die Gründe für die Durchführung des Projekts festlegt. Es hilft Projektmanagern zu erklären, welche geschäftlichen Anforderungen das Projekt erfüllen wird und welche finanziellen Vorteile und Renditen für die Projektbeteiligten erwartet werden. Eine gute Möglichkeit, das Projekt zu verkaufen, besteht darin, ein Gefühl dafür zu haben, was das Projekt für Sponsoren und Interessengruppen bringt. Finden Sie heraus, was diese Vorteile sind, und listen Sie sie hier auf.

5. Skizzieren Sie den Projektumfang

Was sind die In-Scope- und Out-of-Scope-Elemente? Der Umfang sind die Grenzen Ihres Projekts, wie z. B. sein Startdatum und sein Abschluss. Was sind also die im Umfang enthaltenen Elemente, wie z. B. die Teile des Projektprozesses im Gegensatz zu Aufgaben oder Aktionen, die außerhalb des schrittweisen Projektprozesses liegen? Skizzieren Sie Ihre wichtigsten Projektleistungen und Meilensteine. Später, während der Planungsphase, müssen Sie eine Scope-Anweisung erstellen, die den Projektumfang detaillierter beschreibt.

6. Erstellen Sie eine Projektzeitachse

Eine Projektzeitleiste ist eine vereinfachte Version Ihres Projektzeitplans. Dieser Projektzeitplan sollte wichtige Ergebnisse, Meilensteine ​​und Projektphasen zeigen, damit die Beteiligten das Gesamtbild verstehen.

7. Erstellen Sie das Projektbudget

Während Sie bei der Erstellung des Projektbudgets ins Detail gehen, möchten Sie hier eine grobe Zahl darüber erhalten, welche Projektkosten Sie erwarten. Definieren Sie das Budget für das Projekt und wer die Ausgabenbefugnis haben wird. Geben Sie die geschätzten Kosten für die von Ihnen definierten Aufgaben an, aber beachten Sie, dass neue Projektanforderungen und Aufgaben eine Anpassung dieses Budgets erfordern.

8. Wichtige Annahmen und Einschränkungen beachten

Es ist wichtig, alle Annahmen oder Einschränkungen aufzuschreiben, die sich auf die Entwicklung oder Ausführung Ihres Projektplans auswirken können. Das Notieren von Schlüsselannahmen ist für das Stakeholder-Management sehr wichtig, da das Setzen klarer Erwartungen der Schlüssel zum Erfolg ist. Sie möchten auch zumindest einen Überblick darüber haben, wie Sie mit Projektbeschränkungen umgehen werden. Wenn Sie es jetzt nicht abdecken, müssen Sie später nachholen.

9. Protokollieren Sie wichtige Projektrisiken

Identifizieren Sie alle potenziellen Risiken, die im Projekt auftreten könnten, damit Sie nicht überrascht werden. Hier sollten Sie die wahrscheinlichsten oder schwerwiegendsten Risiken hervorheben, damit die Beteiligten sich frühzeitig ihrer bewusst sind. Darauf sollten ein Risikoregister und ein Risikomanagementplan in Ihrem Projektplan folgen, in dem Sie detailliert beschreiben, wie Sie diese Risiken lösen und wer im Team dafür verantwortlich ist, sie zu erkennen und zu beheben.

10. Definieren Sie Projektanforderungen und Erfolgskriterien

Das Projektmanagementteam und die Projektbeteiligten müssen sich auf Erfolgskriterien einigen. Die häufigsten Aspekte zur Bestimmung des Projekterfolgs sind die dreifachen Beschränkungselemente Zeit, Kosten und Umfang. Aber je nach Projekt kann es viele Projektanforderungen wie Risikotoleranzstufen und Qualitätsstandards geben.

Projekt-Charta-Vorlage und Beispiel

Das Schreiben eines Projektauftrags erfordert Zeit und Mühe und kann eine Herausforderung darstellen, wenn Sie neu in der Projektplanung sind. Aber Sie müssen sich keine Sorgen machen, Sie können unsere kostenlose Projektauftragsvorlage verwenden, um loszulegen. Verwenden Sie es als Beispiel für einen Projektauftrag, an dem Sie arbeiten können.

Software kann Ihnen helfen, Ihre Charter zu organisieren

Selbst mit Hilfe einer Vorlage erforderte ein Projektauftrag viel Arbeit. Projektplanungssoftware kann Ihnen dabei helfen, alle Informationen zu organisieren, die zum Erstellen einer Charta erforderlich sind.

ProjectManager hat eine dynamische Listenansicht, die mehr kann als andere Softwaretools, die nur Ihre To-do-Liste digitalisieren. Hängen Sie Dateien an jedes Element auf Ihrer Liste an, legen Sie Prioritäten fest und fügen Sie Tags hinzu, um es einfacher zu finden. Behalten Sie den Überblick, indem Sie Fälligkeitsdaten für jedes Element festlegen. Wir zeigen Ihnen den Fertigstellungsgrad in Prozent. Lassen Sie Ihre Charta richtig und pünktlich erstellen, indem Sie ProjectManager noch heute kostenlos nutzen.

Was sind die Verwendungen einer Projektcharta?

Für die Durchführung eines Projekts sind viele Dokumente erforderlich. Bevor Sie überhaupt anfangen, müssen Sie viele Dinge erstellen, von einem Projektplan bis hin zu einem Projektbudget und mehr. Alle diese Dokumente gehen detailliert auf die Punkte ein, die Sie in Ihrer Projekterklärung grob umrissen haben. Warum brauchen Sie also ein weiteres Dokument, ist es nicht überflüssig?

Es stimmt zwar, dass Sie diesen Bereich auf einer granularen Ebene abdecken werden, aber dies ist Ihr erster Durchgang, und es gibt einen Grund, warum er allgemeiner ist und vor allem anderen kommt. Die folgenden drei Hauptverwendungen des Dokuments:

1. Sie benötigen es, um Ihr Projekt zu autorisieren. Dies ist das Dokument, das das Projekt an Ihre Stakeholder verkauft und allgemein definiert, wie ihre Kapitalrendite aussehen wird. Es ist wie ein Elevator Pitch, also muss das Projekt verkauft werden.
2. Es dient als primäres Verkaufsdokument. Wenn Sie dies den Stakeholdern präsentieren, haben sie jetzt eine Zusammenfassung, die sie verteilen oder präsentieren können, wenn sie wegen anderer Projekte angesprochen werden, damit sie ihre Ressourcen dort konzentrieren können, wo sie benötigt werden.
3. Dies ist ein Dokument, das Sie während des gesamten Lebenszyklus des Projekts begleitet. Sie werden sich durchgehend darauf beziehen, sei es bei Besprechungen oder zur Unterstützung bei der Scope-Verwaltung. Die Charta fungiert als Fahrplan ohne all die Kleinigkeiten, die Sie von anderen Projektmaterialien ablenken.

Tipps zum Schreiben einer Projektmanagement-Charta

Es gibt einen Prozess zum Schreiben eines Projektauftrags, der damit beginnt, zu wissen, was die Vision des Projekts ist. Diese Vision darf nicht vage sein, sondern muss den Zweck Ihres Projekts erfassen und das Endziel für das Projektteam definieren.

Vision

Sobald Sie die Vision klar haben, können Sie sie in praktischere Teile aufteilen.

• Zielsetzung. Nennen Sie drei bis fünf Ziele des Projekts, seien Sie SMART: spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitgebunden.
• Zielfernrohr. Skizzieren Sie nun die formalen Grenzen des Projekts, indem Sie beschreiben, wie sich das Unternehmen durch die Durchführung Ihres Projekts ändern oder verändern kann, und notieren Sie auch, was für den Arbeitsumfang relevant ist und was nicht. So behalten Sie eine bessere Kontrolle über das Projekt.
• Leistungen. Beschreiben Sie alle Leistungen, die das Projekt zu erbringen hat. Sobald Sie alle erledigt haben, haben Sie in Ihrer Charta Fuß gefasst und sind bereit, weiterzumachen. Sie können eine PSP-Vorlage verwenden, um Ihre Leistungen zu identifizieren.

Organisieren

Wenn Sie eine Struktur für Ihre Charta erstellen, müssen Sie vier Untergruppen identifizieren. Dies geschieht, indem Folgendes aufgelistet wird:

1. Kunden/Endnutzer. Um diese Liste zu vervollständigen, fragen Sie sich: Was ist ein Kunde und/oder Endbenutzer im Kontext dieses Projekts? Wer sind die Projektkunden? Gibt es eine bestimmte natürliche oder juristische Person, die für die Abnahme der Projektergebnisse verantwortlich ist?
2. Stakeholder. Wie bereits erwähnt, ist die Identifizierung der Stakeholder des Projekts von entscheidender Bedeutung. Sie sind die Person oder Organisation innerhalb oder außerhalb des Projekts mit einem bestimmten Hauptinteresse an diesem Projekt. Es kann ein Finanzkontrolleur sein, der die Kosten überwacht, oder der CEO, aber wer auch immer es ist, sie haben je nach ihrer Rolle einen etwas anderen Fokus.
3. Rollen. Sie müssen die wichtigsten Rollen und Verantwortlichkeiten denjenigen zuweisen, die an der Durchführung des Projekts beteiligt sind, vom Projektsponsor, dem Projektvorstand und dem Projektmanager. Schreiben Sie nach jedem Eintrag eine kurze Zusammenfassung, die ihre Rolle und ihre Verantwortlichkeiten im Projekt definiert.
4. Struktur. Jetzt müssen Sie die Berichtslinien zwischen diesen verschiedenen Rollen im Projekt definieren. Verwenden Sie dazu ein Projektorganigramm. Es stellt die Struktur einer Organisation und die Beziehungen und Rollen der am Projekt Beteiligten dar.

Gantt-Diagramme sind das traditionelle Planungstool für Projekte. Sie verwandeln Ihre Aufgaben und Fristen in visuelle Zeitleisten. ProjectManager verfügt über ein Online-Gantt-Diagramm und andere Planungstools, mit denen Sie Aufgaben zuweisen und den Fortschritt in Echtzeit verfolgen können. Darüber hinaus können Sie den kritischen Pfad schnell filtern und dann die Baseline festlegen, um den geplanten Aufwand mit dem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen. Halten Sie den Zeitplan ein und bleiben Sie innerhalb Ihres Budgets, indem Sie ProjectManager verwenden.

Implementierung

Sie haben eine Vision und haben die verschiedenen Teile Ihres Projekts organisiert. Jetzt müssen Sie einen Plan entwickeln, um sie umzusetzen. Dazu gibt es vier Teile:

1. Planen. Wenn Sie implementieren möchten, benötigen Sie einen Implementierungsplan. Dies ist eine Möglichkeit, eine Atmosphäre des Vertrauens für Ihre Kunden und Stakeholder zu schaffen, indem Sie die Phasen, Aktivitäten und Zeitrahmen des Projektlebenszyklus auflisten.
2. Meilensteine. Meilensteine ​​markieren wichtige Phasen im Projekt und sammeln kleinere Aufgaben zu größeren Arbeitspaketen. Das Projekt sollte nur wenige davon haben, deshalb sind sie Meilensteine, aber sie sind ein wichtiger Weg, um die Fertigstellung eines wichtigen Ergebnisses anzuerkennen.
3. Abhängigkeiten. Listen Sie alle wichtigen Abhängigkeiten und ihre Bedeutung für das Projekt auf. Dies sind Aufgaben oder Aktivitäten, die miteinander verknüpft sind, da sie das Projekt während seines Lebenszyklus beeinflussen.
4. Ressourcenplan. Welche Ressourcen sind in das Projekt eingebunden? Unterteilen Sie diese Liste in Arbeit, Ausrüstung und Materialien. So wissen Sie, was Sie brauchen, bevor Sie es brauchen, und können Ihr Budget genauer einschätzen. Wenn das Projekt fortschreitet und Änderungen eingeführt werden, müssen Sie Ihren Ressourcenplan anpassen. ProjectManager verfügt über Arbeitsbelastungs- und Ressourcenmanagement-Tools, mit denen Sie schnell die Arbeitsbelastung aller Personen sehen können, sodass Sie Aufgaben nach Bedarf neu zuweisen können. Dies verhindert, dass alle über- oder unterfordert sind.

Risiken, Probleme & Budget

Wir sind fast fertig, aber keine Charta ist vollständig, ohne die potenziellen Risiken und Probleme zu sammeln, die ein Projekt zum Scheitern bringen können. Dazu gehören Annahmen und Einschränkungen im Zusammenhang mit dem Projekt.

Ein Risiko ist ein potenzielles Problem, das in einem Projekt auftreten kann oder nicht. Risiko ist nicht immer negativ, denn es gibt auch positives Risiko, und auch darauf sollten Sie sich vorbereiten.

Ein Problem ist etwas, das bereits im Projekt aufgetreten ist. Grundsätzlich ist das Risiko Zukunftsform und ein Thema eine Gegenwartsform, aber Sie müssen bei der Erstellung einer Projektmanagement-Charta auf alle Eventualitäten vorbereitet sein.

Schließlich können Sie mit all den oben genannten Informationen eine grobe Schätzung darüber erstellen, wie viel es kosten wird, das Projekt innerhalb des Ihnen erlaubten Zeitrahmens zu liefern. Dann legen Sie Ihre Charta vor, und sobald sie genehmigt und unterschrieben ist, beginnt die eigentliche Arbeit.

Machen Sie den nächsten Schritt in der Planung mit ProjectManager

Die Charta legt den Grundstein für das Projekt. Es bietet eine Vision und bestimmt, wo alle Teile platziert werden. Es ist ein großartiger Rahmen, aber es ist kein Plan. Die Charta führt zur Projektplanung, und ProjectManager ist die preisgekrönte Projektmanagementsoftware, die Sie benötigen, um Ihr Projekt von Anfang bis Ende zu verwalten.

Gantt-Diagramme für die Planung

Um eine Charta in einen Plan umzuwandeln, ist ein Werkzeug erforderlich, das flexibel genug ist, um auf die vielen damit verbundenen Aufgaben zu reagieren und sich an diese anzupassen. Die Online-Gantt-Diagramm-Projektansicht übernimmt Aufgaben und füllt eine Projektzeitachse, in der Abhängigkeiten verknüpft werden können, um spätere Engpässe zu vermeiden. Legen Sie Meilensteine ​​fest, bearbeiten Sie schnell Termine und weisen Sie Teammitgliedern sogar Arbeit zu.

Arbeiten Sie an Aufgaben zusammen

Bei der Zuweisung von Teams ist es wichtig, dass ihnen klare Anweisungen gegeben werden. Projektmanager haben zu viel zu tun, um Zeit für das Mikromanagement ihrer Teams aufzuwenden.

ProjectManager macht die Zuweisung einfach, aber mit seinem unbegrenzten Dateispeicher können Sie so viele Dokumente und Bilder wie nötig für die Anleitung anhängen. Kommentare können auf Aufgabenebene abgegeben werden, sodass zwischen den Teammitgliedern immer ein Kanal offen ist, um zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Bericht über alles

Ein leistungsstarkes Fenster in das Projekt ist die Berichtsfunktion, die mit nur wenigen Klicks detaillierte Projektberichte erstellt. Manager können Berichte filtern, um genau das anzuzeigen, was sie sehen müssen, wie z. B. Aufgabenfortschritt oder Projektabweichung. Diese Berichte überwachen das Projekt, um es auf Kurs zu halten, können aber auch mit Stakeholdern geteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten.

Sobald Sie Ihren Projektauftrag verfasst und von Ihren Stakeholdern genehmigt haben, benötigen Sie die richtigen Tools, um den Umfang, die Aufgaben und die Ressourcen Ihres Projekts zu verwalten und sicherzustellen, dass Sie es innerhalb des Budgets und im Zeitplan einführen. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Projektmanagement-Software, die sofort meldet, wenn der Status aktualisiert wird, damit Sie wissen, wo sich Ihr Projekt befindet und wie Sie es zum erfolgreichen Abschluss bringen können. Testen Sie unsere preisgekrönte Software jetzt mit dieser kostenlosen 30-Tage-Testversion.