5 Schritte zum Projektabschluss (inklusive Checkliste)

So viel Zeit und Mühe wird in die Planung eines Projekts gesteckt, dass oft vergessen wird, dass das Ende eines Projekts – der Projektabschluss – genauso wichtig ist. Auch wenn ein Projekt technisch abgeschlossen ist, steckt viel Arbeit dahinter.

Zum Beispiel gibt es viele Aufgaben, die Sie noch erledigen müssen. Sie mögen prozedural sein, aber das macht sie nicht weniger wichtig. Es gibt Genehmigungen, Unterschriften, Zahlungen, die Ihnen alle wie Papierkram erscheinen mögen, aber sagen Sie das dem Teammitglied, das darauf wartet, bezahlt zu werden.

Ganz zu schweigen davon, dass Sie, wenn Sie ein Projekt beenden, wahrscheinlich ein neues planen. Daher möchten Sie sich für diese Umstellung Übergangsunterstützung holen. Sie müssen Ressourcen freigeben, Dokumente archivieren und vergessen nicht, den Projekterfolg mit einer Party oder einer Feier zu würdigen. Das ist auch wichtig.

Unsere kostenlose Projektabschlussvorlage ist eine großartige Ressource, die Ihnen hilft, sich daran zu erinnern, was noch zu tun ist.

Was ist Projektabschluss?

Der Projektabschluss ist die letzte Phase eines Projekts. In diesem Fall überprüft der Projektmanager, ob der Kunde, Stakeholder oder Kunde die Projektergebnisse akzeptiert hat. Wenn das Projekt oder Produkt nach dem Projekt weiterläuft, muss die Wartung eingerichtet werden.

Der Projektmanager überprüft auch das gesamte Projekt, bevor er es abschließt, bewertet die Leistung und vergleicht diese mit dem Ausgangswert. Das Projektteam wird Teil dieses Prozesses sein, indem es seine Beobachtungen und Rückmeldungen anbietet, die in einem Lessons-Learned-Dokument gesammelt werden. Das gibt Orientierung für zukünftige Projekte.

Die Bedeutung des Projektabschlusses ist mehr als nur die Unterzeichnung aller Unterlagen, die Erfüllung aller Verträge mit Anbietern und die Freigabe des Teams für die Teilnahme an anderen Projekten. Es stellt sicher, dass die ursprünglichen Ziele des Projekts erreicht wurden, und bindet alle losen Enden, wie Risiken oder offen gebliebene Probleme.

Schritte zum Schließen eines Projekts

Der Abschluss des Projekts ist die letzte Phase Ihrer Arbeit, es ist die letzte Runde im Projektlebenszyklus, und wie jeder andere Aspekt eines Projekts erfordert es einen Prozess. Die folgenden fünf Schritte sollten Sie unternehmen, um sicherzustellen, dass Sie alle I's getroffen und alle T's überschritten haben, sowie den vollen Vorteil aus der Erfahrung gezogen haben.

1. Vereinbaren Sie eine Obduktion

Bei der Verwaltung eines Projekts geht es nicht nur um Aufgaben und Ressourcen, Budget und Fristen, es ist eine Erfahrung, aus der Sie ständig lernen können. Während Sie während des gesamten Projekts hätten lernen sollen, ist jetzt ein guter Zeitpunkt, um zurückzublicken, ohne den Druck und die Ablenkungen, die Ihren Fokus getrübt haben könnten.

Versammeln Sie das Kernteam, um Feedback dazu einzuholen, was funktioniert hat und was nicht. Ehrlichkeit fördern. Indem Sie die Fehler und Erfolge des Projekts dokumentieren, bauen Sie einen Katalog auf, der historische Daten bietet. Sie können zurückgehen und die Informationen nach Präzedenzfällen durchsehen, wenn Sie neue Projekte planen.

Projekte sind nie eigenständige Dinge, sondern Teil eines Kontinuums, in dem die Einzelheiten variieren können, die allgemeinen Methoden jedoch in der Regel gleich bleiben. Nach Abschluss eines Projekts entsteht eine Fülle von Erkenntnissen.

2. Vervollständigen Sie den Papierkram

Wie bereits erwähnt, erzeugen Projekte Unmengen von Dokumenten. Diese Dokumente müssen von den Interessengruppen abgesegnet und genehmigt werden. Alles muss beachtet und unterschrieben werden, was der rechtliche Beweis dafür ist, dass diese Dokumente tatsächlich abgeschlossen sind. Dazu gehört der Abschluss aller Verträge, die Sie möglicherweise mit internen Partnern oder Anbietern oder anderen Ressourcen abgeschlossen haben, mit denen Sie Verträge abgeschlossen haben.

Dazu gehört auch die Abwicklung aller ausstehenden Zahlungen. Sie möchten sicherstellen, dass alle Rechnungen, Provisionen, Gebühren, Boni usw. bezahlt werden. Schließen Sie alle mit dem Projekt verbundenen Kosten ab. Es ist nicht getan, wenn es nicht bezahlt wird.

Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, all diese Dokumente zu organisieren. ProjectManager fungiert als Drehscheibe für alle Ihre Projektdateien. Sie können sie in unserer Listenansicht verfolgen, die mehr ist als die übliche To-do-Listen-App. Zum einen können Sie den Prozentsatz der Fertigstellung für jedes Element auf der Liste sehen. Jetzt wissen Sie, ob dieser Auftragnehmer bezahlt wurde und ob Sie den Vertrag unterzeichnen können. Sie können sogar Benachrichtigungen einrichten, um sicherzustellen, dass Ihre Zahlungen pünktlich geliefert werden. Probieren Sie es selbst mit dieser kostenlosen Testversion aus.

3. Ressourcen freigeben

Sie stellen ein Team für das Projekt zusammen und müssen es jetzt loswerden. Es ist ein formaler Prozess und ein entscheidender, der sie für das nächste Projekt frei macht. Jedes Team wird aufgrund der Mischung aus Fähigkeiten und Erfahrungen zusammengestellt, die es in ein Projekt einbringt. Das Projekt bestimmt die Teammitglieder, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten, und jedes Projekt wird ein wenig anders sein, was sich in dem für die Ausführung eingestellten Team widerspiegeln wird.

Dies gilt sowohl für interne als auch für externe Ressourcen. Die externen könnten offensichtlicher sein, da Sie mit ihnen einen Vertrag abgeschlossen haben, und dieser Vertrag wird eine Dauer haben. Wenn es vorbei ist, stellen Sie sicher, dass alle vollständig bezahlt sind, damit sie sich abmelden und gehen können. Aber interne Ressourcen bleiben, also müssen Sie sich daran erinnern, dass ihre Zeit für das Projekt ebenfalls begrenzt ist und Sie möglicherweise die Projekte anderer Teams blockieren, wenn Sie Ihre Ressourcen nicht freigeben, sobald das Projekt abgeschlossen ist.

4. Dokumente archivieren

Aus alten Projekten lassen sich Lehren ziehen, weshalb Sie sich während des Projekts regelmäßig mit Ihrem Team treffen und hinterher auf den Prozess zurückblicken. Wenn Sie jedoch kein Archiv haben, in dem Sie die alten Aufzeichnungen abrufen können, gehen alle gewonnenen Erkenntnisse aufgrund schlechter Organisation und Verwaltung verloren. Sie haben hart gearbeitet, um eine großartige Projektdokumentation zu haben, verlieren Sie sie nicht.

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Bevor Sie ein Projekt abschließen, archivieren Sie alle Dokumente und alle Notizen und Daten, die sich als nützlich erweisen könnten. Selbst wenn Sie nie darauf zugreifen, müssen Sie für andere Personen in der Organisation eine Aufzeichnung der an einem Projekt geleisteten Arbeit führen. Dies kann Rechtsteams oder HR-Teams oder sogar Ihren Nachfolger umfassen. Sie wissen nie, wann jemand zurückgehen und auf eine Frage antworten muss oder erfahren möchte, wie ein altes Problem gelöst wurde. Betrachten Sie es wie das Einräumen von Vorräten für den Winter.

5. Erfolge feiern

Wenn es Ihnen albern vorkommt, dann machen Sie Ihren Job nicht. Es ist nichts Dummes daran, Ihr Team zu belohnen, um eine gut gemachte Arbeit anzuerkennen. Es schafft Abschluss, worum es in diesem Teil des Projekts geht, aber es pflanzt auch einen Samen, der in späteren Projekten aufblühen wird, wenn Sie mit Mitgliedern des alten Teams zusammenarbeiten.

Checkliste Projektabschluss

Um sicherzustellen, dass Sie Ihr Projekt ordnungsgemäß abschließen, befolgen Sie diese Schritt-für-Schritt-Checkliste für den Projektabschluss.

1. Beginnen Sie am Anfang mit dem Dokument zum Projektumfang, das Sie erstellt haben, und stellen Sie sicher, dass Sie alle dort aufgeführten Anforderungen erfüllt haben.
2. Stellen Sie sicher, dass alle Ergebnisse übergeben und von den Stakeholdern unterzeichnet wurden, um deren Zustimmung und Zufriedenheit einzuholen.
3. Andere Projektdokumente müssen ebenfalls von der zuständigen Person unterzeichnet werden, dazu gehören alle ausstehenden Verträge und Vereinbarungen mit Anbietern und anderen Auftragnehmern.
4. Sobald die Dokumente freigegeben sind, bearbeiten Sie sie und bezahlen Sie alle Rechnungen und schließen Sie alle projektbezogenen Verträge ab.
5. Fügen Sie alle Dokumente zusammen, einschließlich der Fertigstellung aller Projektberichte, und organisieren und archivieren Sie sie dann als historische Daten, um sie für zukünftige Referenzzwecke zu verwenden.
6. Verwenden Sie gesammelte Unterlagen, um die im Laufe des Projekts gelernten Lektionen zu identifizieren und zu dokumentieren, einschließlich des Feedbacks von Stakeholdern, damit Sie in zukünftigen Projekten nicht dieselben Fehler machen.
7. Weisen Sie eine Übergangsunterstützungsperson zu, die das Projekt nach Abschluss betreut, damit der Projektabschluss gründlich ist.
8. Geben Sie die Projektressourcen frei oder weisen Sie sie neu zu, was Ihr Team und anderes Projektpersonal sowie alle für das Projekt verwendeten Geräte oder Standortmieten umfasst.
9. Wenn Sie noch keine Projektmanagement-Software verwendet haben, besorgen Sie sich eine, da sie dabei hilft, nicht nur den Lebenszyklus des Projekts, sondern auch den Prozess des gründlichen Abschlusses des Projekts zu kontrollieren.
10. Feiern Sie schließlich, aber vielleicht am wichtigsten, mit Ihrem Projektteam. Sie haben die Arbeit geleistet und verdienen Anerkennung und die Möglichkeit, Dampf abzulassen, bis das nächste Projekt gestartet wird.

Kostenlose Vorlagen zur Unterstützung beim Projektabschluss

Es gibt viel zu beachten, wenn Sie ein Projekt abschließen. Sie möchten keine kritischen Schritte verpassen und einige Dokumente nicht unterschreiben lassen oder die gewonnenen Erkenntnisse nicht diskutieren, um die gleichen Fehler beim nächsten Projekt zu vermeiden. ProjectManager ist eine großartige Software, aber auch die erste Online-Site für alles Projektmanagement. Dazu gehören Dutzende von kostenlosen Vorlagen. Hier sind einige, die Ihnen helfen sollen, all die kleinen Dinge zu erledigen, die für einen ordnungsgemäßen Projektabschluss erforderlich sind.

Projektabschlussvorlage

Alles, was Sie beim Abschluss eines Projekts erfassen müssen, ist in unserer kostenlosen Projektabschlussvorlage für Word beschrieben. Sie können sicherstellen, dass die Beteiligten jedes Dokument unterzeichnet haben, die Auftragnehmer bezahlt und ihre Verträge geschlossen wurden und Ihr Team aus dem Projekt entlassen wurde, damit es mit dem nächsten beginnen kann.

Lessons Learned-Vorlage

Es ist viel Verwaltungsarbeit erforderlich, um ein Projekt zu beenden, aber es sollte auch eine Zeit der Reflexion sein. Unsere kostenlose Lessons Learned-Vorlage für Excel ist ein großartiges Tool, um die Erfolge und Probleme zu erfassen, die im Laufe des Projektlebenszyklus aufgetreten sind. Sie beschreiben, was passiert ist, wie es sich auf das Projekt ausgewirkt hat und was Sie in zukünftigen Projekten anders machen werden, um eine Wiederholung dieser Fehler zu vermeiden. Es ist ein klassisches Projektabschlussdokument.

Vorlage für Aktionselemente

Die kostenlose Vorlage für Aktionselemente für Excel ist ein großartiger Ort, um die in der obigen Vorlage gesammelten Lektionen in einen Plan umzuwandeln. Sobald Sie die Fehler sehen, die Sie in der Vergangenheit gemacht haben, können Sie einen Aktionsplan formulieren, um sie nicht zu wiederholen. Mit dieser kostenlosen Vorlage können Sie Aufgaben erstellen, sie Teammitgliedern zuweisen, Prioritäten hinzufügen, damit Sie wissen, was zuerst geht, und sogar Fristen angeben und den Status verfolgen.

Ihr Projekt ist geschlossen – Verwenden Sie ProjectManager für Ihr nächstes!

Jetzt wissen wir, dass ein ordnungsgemäßer Projektabschluss Ihnen helfen wird, Ihr nächstes Projekt auf dem richtigen Fuß zu starten. Wenn Sie Ihre Projekte in einer zentralisierten Projektmanagementsoftware wie ProjectManager planen und verwalten, haben Sie Zugriff auf alle Ihre vorherigen Projekte.

So können Sie bei der Planung eines neuen Projekts schnell alte Dokumente, Aufgaben, Kommentare und Vorlagen im System überprüfen. Es vereinfacht auch das Onboarding für das nächste Projekt, da die Teammitglieder bereits im System sein sollten.

Erstellen Sie Berichte für die Nachwelt

Automatisierte Reporting-Software kann bei diesem Prozess eine große Hilfe sein. Mit ProjectManager können Manager Berichte mit nur einem Klick erstellen. Dazu gehören Berichte wie Arbeitszeittabellenberichte, sodass Sie schnell die von einem Teammitglied während der Laufzeit des Projekts geleisteten Arbeitsstunden sehen können. Sie können auch mehr Stakeholder-spezifische Berichte erstellen, wie z. B. Statusberichte, Abweichungsberichte oder Projektplanberichte. In unserer Projektmanagement-Software ist alles automatisiert, sodass Sie das Projekt noch schneller abschließen können.

Zeit sparen und einen Vorsprung haben, wenn Sie ein neues Projekt beginnen, so sparen Sie effektiv Zeit und Kosten. ProjectManager rationalisiert das Projekt für Sie von Anfang bis Ende.

Ein Teil des Abschlusses eines Projekts besteht darin, es planen und ausführen zu können. Hier kommt ProjectManager ins Spiel. Als Cloud-basierte Software ermöglicht es Ihnen und Ihrem Team, bei der Überwachung und Berichterstattung über das Projekt Echtzeitdaten zu erhalten. Außerdem ist Ihre Dokumentation zugänglicher und sicherer. Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.