So verwenden Sie ein Projektentscheidungsprotokoll für optimale Ergebnisse

Projekte sind eine Reihe von Entscheidungen. Jede Entscheidung sollte im Idealfall das Ergebnis gründlicher Recherche, Beratung durch das Team und historischer Daten sein. Projektmanager verwenden ein Entscheidungsprotokoll, um die Beteiligten darüber auf dem Laufenden zu halten, wer eine Entscheidung autorisiert hat und wie sie zustande gekommen ist.

Ein Entscheidungsprotokoll ist ein wichtiges Kommunikationsinstrument, das alle Projektmanager verstehen müssen. Sie können Projektmanagement-Software, Vorlagen oder einfach einen Notizblock verwenden, um Entscheidungen zu verfolgen. Aber bevor wir uns damit befassen, wie man eines erstellt, wollen wir die Definition eines Projektentscheidungsprotokolls besser verstehen.

Was ist ein Entscheidungsprotokoll?

Ein Entscheidungsprotokoll ist eine Aufzeichnung von Entscheidungen, die zu einer Entscheidung führen, die Sie während eines Projekts treffen. Das können Besprechungsinformationen, ein Protokoll oder ein Dokument des Projekts sein – alles wird in einem Entscheidungsprotokoll zusammengefasst und an den Projektträger weitergegeben.

Kommunikationsprobleme sind der Tod eines Projekts. Ein Entscheidungsprotokoll dient als Kommunikationsinstrument, das den Beteiligten unterstützende Informationen liefert. Entscheidungen werden nicht nur in geplanten Meetings getroffen, sondern können auch in lockeren Meetings oder zwischen ein paar Teammitgliedern getroffen werden. Ein Entscheidungsprotokoll dokumentiert all diese Informationen.

Ein Entscheidungsprotokoll ist daher eine Liste kritischer Entscheidungen, die im Laufe des Projekts vereinbart wurden. Obwohl das Projektentscheidungsprotokoll nicht von allen am Projektmanagement Beteiligten verwendet wird, hat es definitiv an Bedeutung gewonnen.

Warum brauchen Sie ein Entscheidungsprotokoll?

Entscheidungen können ein Projekt über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Stakeholder haben ein begründetes Interesse an den getroffenen Entscheidungen. Genauso wie sie regelmäßig mit Stakeholder-Präsentationen und Statusberichten aktualisiert werden, erklärt ein Entscheidungsprotokoll, warum Entscheidungen getroffen wurden und wer sie autorisiert hat.

Dokumentation ist der Schlüssel für Projekte, und obwohl die Mainstream-Welt des Projektmanagements das Entscheidungsprotokoll vielleicht noch nicht vollständig angenommen hat, hat sie schon immer eine gründliche Dokumentation verwendet. Die Dokumentation bietet historische Daten, die für die Planung zukünftiger Projekte erforderlich sind, und dient auch als Teil eines Risikomanagementplans bei der Prüfung von Entscheidungen.

Ein Entscheidungsprotokoll kann lediglich eine Erinnerung an die Vorgehensweise sein. Während des Lebenszyklus eines Projekts werden viele Entscheidungen getroffen, und manchmal brauchen die Mitarbeiter des Projektteams eine Erinnerung, um unnötige Konflikte zu vermeiden. Es erklärt auch, wer diese Entscheidung getroffen hat und warum, was dazu beitragen kann, dass das Team nicht anderer Meinung ist.

Ein Projektentscheidungsprotokoll als einzige Quelle der Wahrheit zu haben, das für alle zugänglich und einfach mit den Beteiligten zu teilen ist, ist für die Durchführung eines erfolgreichen Projekts unerlässlich. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die hybride Teams, Manager und Stakeholder mit einem Echtzeit-Arbeitsmanagement-Tool verbindet.

Bewahren Sie Ihr Projektentscheidungsprotokoll, Änderungsprotokoll, Problemprotokoll, Risikoprotokoll, Aktionsprotokoll, Überfallprotokoll, Risikoregister oder ein beliebiges Protokoll, das Sie verwenden, in der Aufgabenlistenansicht unserer Software auf. Sie können Dateien anhängen, sie mit dem Team teilen und benachrichtigt werden, wenn neue Elemente hinzugefügt werden. Schließen Sie sich den über 35.000 Benutzern weltweit an und starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Elemente eines Entscheidungsprotokolls

Ein Entscheidungsprotokoll hilft bei der Änderungsanalyse, da es wichtige Daten zur Entscheidungsfindung erfasst. Im Grunde ist es wie eine Tabellenkalkulation. Jede Spalte vermerkt einen bestimmten Teil der Entscheidung. Hier sind einige der Punkte, die in jedem Entscheidungsprotokoll enthalten sein sollten:

• Projektname: Hält alle im Projekt getroffenen Entscheidungen zusammen
• Projektmanager: Die verantwortliche Person
• Identifikationsnummer: Weisen Sie jeder Entscheidung eine zu, um sie leichter nachschlagen zu können
• Titel der Entscheidung: Die Bezeichnung einer Entscheidung unterscheidet sie von anderen Entscheidungen, die während des Lebenszyklus des Projekts getroffen wurden
• Datum: Wann Sie die Entscheidung getroffen haben und alle damit verbundenen Fristen
• Bereich: Welchen Aspekt des Projekts besprechen Sie?
• Beschreibung: Eine Übersicht über die von Ihnen getroffene Entscheidung
• Begründung: Der Grund für die Entscheidung und alle zitierten Kommentare oder Meinungsverschiedenheiten
• Alternativen: Andere Optionen, die Sie besprochen, sich aber dagegen entschieden haben
• Erwartete Auswirkungen: Beschreiben Sie kurz, was sich Ihrer Meinung nach durch die Entscheidung ändern wird
• Mitwirkende: Listen Sie alle auf, die zur Entscheidung beigetragen haben
• Genehmigungsunterschrift: Die Freigabe, normalerweise vom Projektmanager

Beispiel für ein Entscheidungsprotokoll

Lassen Sie uns einen theoretischen Fall erfinden, um den Prozess zu durchlaufen. Betrachten wir für unser Entscheidungsprotokollbeispiel eine Baustelle, die sich fragt, ob sie Stahl oder Holz verwenden soll, wenn sie ein kleineres Hinterhaus an das größere Gebäude rahmen soll.

Das Entscheidungsprotokoll enthält alle oben aufgeführten Daten, z. B. den Projektnamen, den Namen des Projektleiters, eine ID, und der Titel könnte etwa „Backhouse Frame“ lauten. Die beteiligten Personen wären mindestens der Projektmanager, der Architekt und der Bauunternehmer.

Die Diskussion könnte sich um Preis versus Sicherheit drehen. Sammeln Sie diese Vor- und Nachteile und fügen Sie sie dem Projektentscheidungsprotokoll hinzu. Untersuchen Sie die Auswirkungen und Alternativen, z. B. wie sich Stahl auf das Budget auswirken würde und Holz zusätzliche Stabilisierungselemente erfordern könnte. Auf diese Weise können Sie die Best Practices durchgehen und feststellen, welche für das Projekt am besten geeignet ist.

Treffen Sie eine Entscheidung, notieren Sie sie im Protokoll und lassen Sie den Projektleiter abzeichnen. Übergeben Sie das Dokument dann den Projektbeteiligten, sagen Sie dem Eigentümer der Immobilie, der die Arbeiten in Auftrag gegeben hat. Dies gibt den Beteiligten einen Kontext für die Diskussion und Entscheidung und leitet die Subunternehmer bei der Erstellung der Struktur an.

So verwenden Sie ein Entscheidungsprotokoll

Verwenden Sie ein Protokoll, wenn im Projekt eine Entscheidung getroffen wird. Das bedeutet nicht unbedingt kleine Entscheidungen, aber je mehr desto besser. Nehmen Sie alle Entscheidungen auf, die sich auf das Projekt auswirken. Die Chancen stehen gut, dass sich die Beteiligten irgendwann aufregen und wissen wollen, warum dies, das oder das andere getan wurde. Das Entscheidungsprotokoll ist eine Möglichkeit, mit ihnen zu kommunizieren und die Entscheidung zu unterstützen.

Daher ist ein Projektentscheidungsprotokoll nicht wichtig, während Sie es schreiben, sondern umso mehr, wenn Sie in die Lage versetzt werden, Ihre Entscheidung zu verteidigen. Wenn Sie herausgefordert oder eine Entscheidung in Frage gestellt wird, ist das Protokoll da, um Sie zu unterstützen.

Wenn ein Entscheidungsprotokoll überarbeitet wird, sollte dies im Entscheidungsprotokoll vermerkt werden. Auch diese Entscheidung wollen Sie dokumentieren. Erklären Sie, warum die Entscheidung getroffen und warum sie geändert wurde. Aktualisieren Sie dann das Protokoll und erstellen Sie ein neues, das die Änderung widerspiegelt.

Vorlagen für Entscheidungsprotokolle

Sie können in jeder Tabellenkalkulations- oder sogar Textverarbeitungsanwendung selbst ein Entscheidungsprotokoll erstellen, aber es gibt viele kostenlose Vorlagen für Entscheidungsprotokolle, die es für Sie erstellen, wenn dies einfacher ist. Hier sind einige der beliebtesten, die wir online gefunden haben.

Mustervorlagen

SampleTemplates hat über neun verschiedene Vorlagen für Entscheidungsprotokolle für PDF und Word. Sie decken eine Reihe verschiedener Branchen ab, sodass Sie in der Lage sein sollten, die Vorlage zu finden, die Ihren speziellen Anforderungen entspricht.

WordVorlagenOnline

WordTemplatesOnline bietet kostenlose Vorlagen für Entscheidungsprotokolle für Excel, Word und ein PDF. Sie bieten eine Vielzahl unterschiedlicher Protokollvorlagen für verschiedene Arten von Geschäftstreffen an, z. B. Richtlinien und Grundsätze für Pensionspläne, eine, die wichtige Entscheidungen und Risiken erfasst, andere, die Priorität, Status und mehr beinhalten.

Natürlich sind Vorlagen statisch und können nicht für eine effektive Zusammenarbeit verwendet werden. Anstatt eine Entscheidungsprotokollvorlage zu verwenden, ist es besser, Software zu verwenden, um Ihre Entscheidungen zu verwalten und Ihre Projektänderungen zu verfolgen.

Wie ProjectManager bei Entscheidungsprotokollen hilft

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Arbeitsverwaltungssoftware, die hybride Teams verbindet und ihnen hilft, produktiver zu arbeiten. Mit mehreren Projektansichten für jeden Arbeitsstil und Echtzeitdaten zur Förderung der Zusammenarbeit und besseren Überwachung von Projekten ist ProjectManager auch eine großartige Möglichkeit, die Entscheidungsfindung zu verfolgen.

Verwenden Sie Dashboards, um KPIs zu verfolgen

Bevor Sie eine Entscheidung treffen können, benötigen Sie Daten, die Ihnen einen besseren Einblick in das Problem geben. Das Echtzeit-Dashboard und die Ein-Klick-Berichte von ProjectManager erfassen Projektmetriken automatisch. Das Dashboard verfolgt Zeit, Kosten, Arbeitsbelastung und mehr und gibt Ihnen einen sofortigen Statusbericht.

Erstellen Sie visuelle Workflows mit Kanban-Boards

Anstatt eine statische Vorlage als Entscheidungsprotokoll zu verwenden, verwenden Sie die Kanban-Board-Ansicht. Ein Kanban-Board ist ein visuelles Werkzeug, das den Arbeitsablauf zeigt. Sie können jede Spalte als eine der Kategorien in Ihrem Entscheidungsprotokoll einrichten und die Karten können die relevanten Daten erfassen. Anschließend können Sie die Funktion verwenden, um den Fortschritt dieser Änderung zuzuweisen und nachzuverfolgen, nachdem sie autorisiert wurde.

Folgen Sie Ihrem Plan in Gantt-Diagrammen

Tatsächlich können Sie alle an Ihrem Projekt vorgenommenen Änderungen mit dem Gantt-Diagramm von ProjectManager planen. Wechseln Sie einfach von der Kanban- zur Gantt-Diagrammansicht und Sie sehen die Arbeit auf einer Projektzeitachse. Jetzt können Sie Abhängigkeiten hinzufügen, nach dem kritischen Pfad filtern und eine Baseline festlegen, um Ihren geplanten Aufwand mit Ihrem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die hybride Teams unabhängig von ihrem Standort, ihrer Abteilung oder ihrem Qualifikationsniveau verbindet und ihnen die Werkzeuge für eine bessere Zusammenarbeit an die Hand gibt. Unsere Arbeitsverwaltungssoftware verfügt über Ressourcenverwaltungstools, Arbeitszeittabellen und mehr, damit Sie effizienter arbeiten können. Treten Sie Teams bei NASA, Nestles und Siemens bei, die unsere Software bereits verwenden. Starten Sie jetzt mit ProjectManager.