Projektdefinition: Die Bedeutung eines Projekts

Was genau ist die Definition eines Projekts? Wir sprechen viel über spezifische Facetten des Projektmanagements, aber manchmal ist es wertvoll, an der Wurzel anzufangen und sich mit den Grundlagen zu beschäftigen.

Um hochrangige Projektmanagementkonzepte vollständig zu verstehen, ist es wichtig, die einfachen Antworten zu kennen. Wenn Sie auf dieses Wissen zurückgreifen können, sind kompliziertere Konzepte einfacher zu meistern. Egal, ob Sie der Projektmanager oder ein Stakeholder sind, geben Sie Ihre nächste Projektdefinition mit diesen Tipps zum Projektmanagement im Hinterkopf.

Projektdefinition

Ein Projekt ist eine Reihe von Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen, um ein bestimmtes Ziel oder Ergebnis zu erreichen. Je nach Größe und Umfang des Projekts können diese Aufgaben einfach oder aufwändig sein, aber alle Projekte können in Ziele und die erforderlichen Maßnahmen zu deren Erreichung heruntergebrochen werden.

Organisationen und Einzelpersonen verwalten Projekte mit einer Vielzahl von Zielen. Diese können viele Formen annehmen, vom Bau eines Gebäudes über die Planung einer Veranstaltung bis hin zur Erfüllung einer bestimmten Pflicht. Einzelhändler können beispielsweise Projekte verfolgen, die die Art und Weise verbessern, wie sie die Auftragserfüllung verfolgen. Bauteams schließen Projekte ab, wann immer sie etwas planen und bauen – und so weiter!

7 Wichtige Projektbegriffe, die Sie kennen sollten

Unabhängig vom Projekt gibt es universelle Projektbegriffe, die unabhängig von Projekttyp, Projektgröße oder anderen Faktoren verwendet werden. Diese sieben Begriffe kennen Sie wie Ihre Westentasche und Sie sind schon vor Projektbeginn einen Schritt voraus:

1. Projektlebenszyklus

Der Projektlebenszyklus bezieht sich auf die fünf Phasen, die alle Projekte von Anfang bis Ende durchlaufen müssen. Die fünf Phasen eines Projektlebenszyklus dienen als grundlegendste Gliederung, die eine Projektdefinition vorgibt. Diese fünf Phasen sind Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Abschluss.

2. Projektumfang

Der Projektumfang ist ein wichtiger Aspekt der Projektplanungsphase. In vielerlei Hinsicht ist es der Ausgangspunkt. Die Bestimmung des Projektumfangs erfordert, dass der Projektmanager und sein Team Ziele und Zielvorgaben festlegen, Leistungen detailliert beschreiben, Aufgaben erstellen, wichtige Termine festlegen und vieles mehr. Der Projektumfang definiert die gewünschten Ergebnisse und alle spezifischen Faktoren, die sich auf deren Erreichung auswirken.

3. Beteiligter

Ein Stakeholder bezieht sich auf jeden, der an einem Projekt beteiligt ist. Ein Stakeholder kann in jeder Phase des Projekts oder nur auf eine bestimmte Weise einbezogen werden. Die Stakeholder-Analyse hilft bei der Kategorisierung, wie Investoren, Teammitglieder, Anbieter, Auftragnehmer und mehr Ihr Projekt beeinflussen können.

4. Lieferbar

Eine Leistung bezieht sich auf das/die spezifische(n) Ergebnis(se), die ein Projekt hervorbringt. Ergebnisse können „materiell“ oder „immateriell“ sein, was bedeutet, dass sie ein physisches Produkt oder etwas Konzeptuelles sein können. Typischerweise sind die Ergebnisse die Notwendigkeit, die das Projekt überhaupt erst inspiriert hat. Wenn jemand einen Bauunternehmer beauftragt, einen Büroraum zu entwerfen und zu bauen, ist das Büro ein greifbares Ergebnis.

5. Meilenstein

Meilensteine ​​sind vorgegebene Erfolge, die dabei helfen, den Projektfortschritt zu verfolgen. Stellen Sie sich Meilensteine ​​als Kontrollpunkte vor. Diese Kontrollpunkte werden festgelegt, bevor ein Projekt beginnt, damit der Projektmanager und das Team wissen, wann sie auf dem richtigen Weg sind, um Ergebnisse zu erzielen. Ohne Meilensteine ​​ist es schwierig zu wissen, ob das Projekt auf Erfolgskurs ist oder umgeleitet werden muss.

6. Ressourcen

Eine Ressource ist alles, was zum Abschließen eines Projekts erforderlich ist. In einem Bauprojekt sind Materialien eine wesentliche Ressource. Allerdings sind andere Ressourcen – wie Zeit, Arbeit und Ausrüstung – genauso wichtig. Ein Projektmanager muss in der Lage sein, alle Projektressourcen zu identifizieren, um einen Ressourcenplan zu erstellen und die Ressourcen entsprechend zu verwalten. Wenn Ressourcen nicht berücksichtigt werden, können sie leicht falsch verwaltet werden.

7. Abhängigkeiten

Projektabhängigkeiten beziehen sich darauf, wie Ressourcen innerhalb eines Projekts geteilt und zugewiesen werden müssen. Viele Projekte werden die gleichen physischen Materialien für unterschiedliche Zwecke und über verschiedene Phasen hinweg verwenden. Das Verständnis dieser Abhängigkeit ist der einzige Weg, um sicherzustellen, dass genügend Ressourcen vorhanden sind. Ebenso werden alle Projekte in Aufgaben unterteilt. Wenn eine Aufgabe nicht beginnen kann, bevor eine andere abgeschlossen ist, teilen sich diese Aufgaben eine Abhängigkeit.

Was es bedeutet, an einem Projekt zu arbeiten

Egal, ob es sich um den Projektmanager, ein Teammitglied oder einen anderen Projektbeteiligten handelt, sie sind Mitglieder des größeren Projektteams und ihre Handlungen wirken sich direkt auf andere Teammitglieder aus. Wie jedes Team „gewinnt“ oder „verliert“ man als Einheit, daher ist es unglaublich wichtig, mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren und ihnen zuzuhören, um die Bemühungen zu koordinieren und erfolgreich zu sein. Die meisten Projektpannen und Projektmisserfolge sind die direkten Ergebnisse schlechter Kommunikation oder mangelnder Zusammenarbeit.

Warum ist das wichtig, solange die Arbeit erledigt wird? Bei der Arbeit an einem Projekt geht es darum, das Projekt als Ganzes zu verstehen, genauso wie es darum geht, die Arbeit zu erledigen. Der einzige Weg, dieses Gesamtbild zu sehen, besteht darin, dem Team zuzuhören und voneinander zu lernen.

Was ist Projektmanagement?

Der Prozess des Projektmanagements beginnt mit der Konzeption des Projekts und setzt sich über den gesamten Projektlebenszyklus fort. Dies erfordert detaillierte Kenntnisse der Unternehmensressourcen und deren Zuordnung, um Aufgaben, Pflichten, Ereignisse und andere Projekte zu erledigen.

Eine Vielzahl von Branchen verlässt sich auf Projektmanagement-Methoden und -Tools, um Projekte durchzuführen. Einige Beispiele für diese Branchen sind Bauwesen, IT, Ingenieurwesen, Marketing und Werbung. Jedes Team, das zusammenarbeitet, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen, betreibt eine Art Projektmanagement.

Was macht ein Projektmanager?

Ein Projektmanager ist mehr als nur ein Manager im klassischen Sinne. Diese Person ist der Leiter des Projektteams und überwacht jeden Aspekt des Projekts von Anfang bis Ende. Der Projektmanager schreibt normalerweise den Projektplan, führt Teambesprechungen durch, weist Aufgaben zu und führt Qualitätskontrolltests durch, um sicherzustellen, dass alles reibungslos läuft. Ein Projektmanager kann jedoch nicht das gesamte Projekt auf dem Rücken tragen. Tatsächlich ist es eine ihrer Hauptaufgaben, zu wissen, wie man Teammitgliedern verschiedene Verantwortlichkeiten anvertraut.

Projektmanager erstellen mit Hilfe ihres Teams Projektpläne und Budgets. Sie erstellen auch Projektberichte während des gesamten Projektlebenszyklus.

Wie Sie sehen können, sind ihre Verantwortlichkeiten weit verbreitet, aber das bedeutet nicht, dass sie sich zu weit ausbreiten. Idealerweise schafft ein Projektmanager das Fundament des Projekts – wie das Fundament eines Hauses. Sie ernennen dann andere Personen, um jeden Raum fertigzustellen.

Projektdefinition: Best Practices für das Projektmanagement

Unabhängig vom Projekt, der Größe des Teams oder irgendetwas anderem gibt es Praktiken, die die Erfolgschancen exponentiell erhöhen. So wichtig es ist, Ziele zu erreichen und Ergebnisse zu erzielen, so wichtig ist es, eine positive Kultur innerhalb des Projekts zu schaffen. Diese fünf Tipps mögen einfach erscheinen, aber sie machen den Unterschied in der Welt:

Legen Sie regelmäßige Team-Check-ins fest

Es ist einfach, sich „nach Bedarf“ mit dem Team zu treffen, aber sobald ein Projekt beginnt, wird es schwieriger, Zeit im Zeitplan aller zu finden. Planen Sie stattdessen regelmäßige Treffen ein, bevor ein Projekt überhaupt beginnt. Diese Meetings dienen als Check-Ins, bei denen Teammitglieder sich gegenseitig auf dem Laufenden halten, Bedenken äußern, Fragen stellen, Anpassungen vornehmen und alles andere tun können, was sie benötigen. Wenn diese Check-Ins bereits in den Zeitplan integriert sind, wartet niemand auf ein Treffen, bis es ein Missgeschick oder ein Problem gibt.

Delegieren

Ein Teil dessen, was eine Projektdefinition ausmacht, ist das Wissen, wie man delegiert. Ob es sich um die Projektmanager oder ein Teammitglied handelt, sie werden höchstwahrscheinlich irgendwann Hilfe bei einer Aufgabe benötigen. Nun, das bedeutet nicht, die Aufgabe einfach an jemand anderen weiterzugeben. Das bedeutet, dass jedes Teammitglied die gleiche Verantwortung trägt. Stattdessen wissen die besten Projektmanager, wie man etwas Kontrolle abgibt und an Teammitglieder delegiert.

Kennen Sie das Team

Jeder im Projektmanagement-Team sollte mit den Stärken, Schwächen und Besonderheiten des anderen vertraut sein. Wenn ein Teammitglied beispielsweise Informationen aus einer anderen Abteilung benötigt, sollte es genau wissen, wen es fragen muss. Diese Vertrautheit verkürzt die verlorene Zeit. Für einen Projektleiter ist es besonders wichtig, sein Team sehr gut zu kennen.

Wenn die Projektmitglieder diese Dinge kennen, können sie Entscheidungen treffen, die auf die Stärken ihrer Teammitglieder eingehen, und nicht auf deren Schwächen. Das Team zu kennen ist ein wichtiger Aspekt bei der Schaffung einer positiven Kultur innerhalb eines Projekts, da es die Fähigkeiten aller würdigt.

Feiern Sie Meilensteine

Apropos positive Kultur: Unterschätzen Sie niemals die Kraft, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um das Erreichen eines Meilensteins zu markieren. Eines zu erreichen bedeutet, dass das Team erhebliche Fortschritte gemacht hat und das Projekt noch auf Kurs ist. Zumindest ist es wichtig, das Erreichen von Meilensteinen bei Team-Check-Ins anzukündigen. Dadurch bleiben alle auf dem gleichen Stand und die Effizienz des Teams wird verbessert.

Entscheiden Sie sich für überlegene PM-Tools

Projektmanagement ist eine äußerst komplexe Aufgabe. Ohne die richtigen Werkzeuge ist es leicht, Fehler zu machen, unorganisiert zu werden und sogar das Projekt nicht abzuschließen. Der beste Weg, Ihr Projekt vor diesen Fehltritten zu schützen, ist die Wahl von Tools, die den gesamten Prozess vereinfachen.

Die beste Projektmanagement-Software tut genau das. Der Einsatz von Projektmanagement-Software setzt das volle Potenzial Ihres Teams und des Projekts frei und hebt das Endergebnis auf ein neues Niveau. Der Schlüssel liegt darin, eine intuitive, benutzerfreundliche Projektmanagement-Software zu finden, die keine Kompromisse bei der Funktionalität eingeht.

Wie ProjectManager die Verwaltung von Projekten vereinfacht

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die die Verwaltung von Projekten einfacher denn je macht. Unsere Cloud-basierte Software ermöglicht es dem gesamten Team, im Außendienst oder unterwegs am Projekt zu arbeiten, und unsere moderne Oberfläche kombiniert Funktionalität mit benutzerfreundlicher Navigation. Das bedeutet, dass Sie keine Zeit mehr damit verschwenden müssen, sich mit einem neuen Tool vertraut zu machen, und mehr Zeit haben, Ihre Projektdefinition zu perfektionieren.

Planen Sie auf Gantt-Diagrammen

Planen Sie Ihre Projekte von Anfang bis Ende mit der leistungsstarken Gantt-Diagrammfunktion von ProjectManager, mit der Sie Projektaufgaben in Phasen abbilden können. Sie können sogar Abhängigkeiten erstellen und Meilensteine ​​setzen. Außerdem können Sie Excel-Dateien und Microsoft Project-Dateien importieren, sodass der Wechsel zu unserer Software nahtlos ist.

Verfolgen Sie auf Projekt-Dashboards

Während das Projektteam mit Aufgaben fortfährt, können Projektmanager jede Statusaktualisierung auf unserem Echtzeit-Dashboard verfolgen, das Sie personalisieren können, um die wichtigsten Kennzahlen anzuzeigen. Jede Änderung an einer Aufgabe wird nachverfolgt und die farbenfrohen, leicht lesbaren Diagramme und Grafiken werden automatisch aktualisiert. Nie war es einfacher, den Fortschritt Ihres Projekts im Auge zu behalten!

Holen Sie sich all diese Funktionen und mehr, wenn Sie ProjectManager verwenden. Alle diese Tools sind in unserer Software verfügbar, um Ihnen bei der Planung, Verfolgung und Berichterstattung über Ihr Projekt in Echtzeit zu helfen. Sehen Sie, was es für Sie tun kann, indem Sie an diesem kostenlosen 30-Tage-Testlauf teilnehmen!