Projektdesign im Projektmanagement: Eine Kurzanleitung

Die Projektentwurfsphase ist der allererste Schritt bei der Planung eines Projekts. Es bildet die Grundlage für die Projektinitiierungs- und Projektplanungsphase sowie für wichtige Dokumente wie die Projektcharta und den Projektplan.

Was ist Projektdesign?

Beim Projektdesign handelt es sich um einen Brainstorming-Prozess, bei dem das Projektmanagementteam beginnt, aus einer übergeordneten Perspektive über das Projekt nachzudenken und Ziele, Methoden, Ressourcen und Erfolgskriterien zu skizzieren, um einen Projektansatz festzulegen, der den Stakeholdern vorgestellt wird, um dann mit der Projektinitiierung zu beginnen und Projektplanungsphasen. In dieser Phase des Projekts werden die Entscheidungen darüber getroffen, wie verwaltet und verwaltet wird.

Anschließend können nach der Projektentwurfsphase ein Projektvorschlag, eine Projektcharta und ein Projektplan erstellt werden. Diese Projektdokumente werden dann zur Verwaltung der Ausführungsphase des Projektlebenszyklus verwendet.

Das Denken während des Projektentwurfs konzentriert sich jedoch nicht so sehr auf Details, sondern erfolgt auf einer höheren Ebene im Hinblick auf die Verwaltung des Projekts. Projektplanungssoftware kann bei der Organisation sowohl der übergeordneten Strategie als auch der spezifischen Details eines Projektentwurfs helfen.

ProjectManager verfügt beispielsweise über Gantt-Diagramme zur Erstellung detaillierter Zeitpläne, aber auch über Kanban-Boards für eine einfache Zusammenarbeit für den strategischen Aspekt des Projektdesigns. Verwalten Sie Ihre Strategie, Ihren Plan, Zeitplan, Ihre Ausführung und Ihr Reporting in einer benutzerfreundlichen Projektmanagement-Software. Probieren Sie es noch heute kostenlos aus.

Was ist der Zweck des Projektdesignprozesses?

Der Projektentwurf definiert die allgemeine Projektmethodik, die verwendet wird, und einen Überblick über das Projekt. Es beschreibt die wichtigsten Leistungen, Produkte oder Funktionen, die fertiggestellt werden. Der Projektentwurf gibt außerdem eine grobe Schätzung des Budgets vor und beschreibt, wie der Fortschritt überwacht und bewertet werden kann. Es kann mehr als ein Design den Stakeholdern vorgelegt werden, die dann auswählen können, welches ihrer Meinung nach ihren Bedürfnissen am besten entspricht.

Warum ist die Projektentwurfsphase wichtig?

Das Projektdesign ist ein wichtiger erster Schritt zu einem erfolgreichen Projekt. Ein Projektdesign ist eine strategische Organisation von Ideen, Materialien und Prozessen mit dem Ziel, ein Ziel zu erreichen. Projektmanager verlassen sich auf ein gutes Design, um Fallstricke zu vermeiden und Parameter bereitzustellen, um wichtige Aspekte des Projekts wie den Zeitplan und das Budget einzuhalten.

Projektdesignprozess: So entwerfen Sie ein Projekt Schritt für Schritt

Es sind Schritte zur Definition von Projektentwürfen und zur Entwicklung einer Umsetzungsstrategie erforderlich. Sie sind die wichtigsten Schritte in einem Projekt. Daher möchten Sie Ihr Team und Ihre Stakeholder in den Prozess einbeziehen, um sicherzustellen, dass Sie alle Grundlagen abdecken. Nehmen Sie sich die Zeit, diese Phase gründlich abzuschließen.

1. Definieren Sie Ihre Projektvision

Was ist Ihre Vision für das Projekt? Dies ist keine Zukunftsmusik, sondern eine Vision, die ein Problem vor Augen führt, das gelöst werden muss. Das bedeutet, den Grund für das Projekt zu klären. Das Vision Statement ist ein formelles Dokument, das das Potenzial des Projekts darlegt. Es wird den Stakeholdern vorgelegt, um die Realisierbarkeit des Projekts und seine Vorteile aufzuzeigen.

Es ist kein langes, detailliertes Dokument. Sie können eine kurze, idealistische Vorstellung vom Ergebnis des Projekts haben; Schließlich verkauft man so das Projekt. Zeichnen Sie also ein Bild vom Erfolg des Projekts und stellen Sie es in einen größeren Kontext.

2. Geben Sie das Problem an, das Ihr Projekt lösen wird

Um dieses Visionsdokument zu unterstützen, müssen Sie ein Problem identifizieren, das gelöst werden muss. Daher ist häufig eine Bedarfsanalyse erforderlich, damit Sie die Hindernisse erkennen können, auf die das Unternehmen stößt. Dadurch wird das Problem, das Sie ansprechen, mit der Organisation und ihrer Strategie in Einklang gebracht. Außerdem erhalten Sie die notwendigen Daten, um eine optimale Lösung für das Problem zu entwerfen.

Welche Informationen sammeln Sie zunächst? Welche Quellen gibt es für diese Informationen und wie werden Sie die Informationen dann sammeln? Analysieren und ermitteln Sie als Nächstes die Probleme, die Ihr Projekt lösen soll. Sammeln Sie diese Ergebnisse in einem Dokument.

3. Schätzen Sie die benötigten Projektressourcen

Als nächstes müssen Sie die notwendigen Ressourcen erkennen, um das Projekt durchzuführen. Ressourcen umfassen alles, von Menschen über Ausrüstung bis hin zu den Einrichtungen, die für den erfolgreichen Abschluss des Projekts erforderlich sind.

Eine gute Möglichkeit, die Ressourcen herauszufinden, ist die gleiche Art und Weise, wie Journalisten an eine Nachricht herangehen, mit den fünf Ws: Wer, Was, Wo, Wann und Warum. Wen benötigen Sie zur Durchführung des Projekts, welche Ressourcenmanagement-Tools sind erforderlich, wo wird die Arbeit erledigt, wann beginnt und endet das Projekt und warum werden diese Ressourcen benötigt?

4. Skizzieren Sie Ihre Projektziele

Sie können Ihre Ziele nicht erreichen, wenn Sie sie nicht zuerst identifiziert haben. Ein Ziel ist etwas am Ende des Projekts, das sowohl beobachtbar als auch messbar ist. Ein Ziel fällt mit der Lösung eines Problems zusammen.

Erstellen Sie eine Zielerklärung, die erläutert, wie die Ziele im Projekt angegangen werden. Um dies gut zu erreichen, wenden Sie die SMART-Methode an, die für spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitrelevant steht. Jedes Ziel sollte durch diese Begriffe definiert werden.

5. Strukturieren Sie Ihre Projektstrategie

Um die Projektziele zu erreichen, muss eine Strategie vorhanden sein. Eine Strategie ist ein Prozess, um die Ziele des Projekts innerhalb der Projektbeschränkungen wie Ressourcen, Zeitplan, Budget usw. zu erreichen. Wie kann eine Strategie erstellt werden, um die Projektziele zu erreichen?

Betrachten Sie Präzedenzfälle und werfen Sie einen Blick auf ähnliche Projekte aus der Vergangenheit und darauf, was diese im Hinblick auf die Vor- und Nachteile der angewandten Strategien gezeigt haben könnten. Best Practices für das Projektmanagement sind immer eine gute Grundlage. Anschließend entwickeln Sie schrittweise eine Strategie und schaffen so einen Weg zum Erfolg.

6. Bereiten Sie einen Notfallplan vor

Jeder Projektmanager weiß, dass nur sehr wenige Dinge wie geplant verlaufen. Es muss ein Backup-Plan vorhanden sein, um schnell und richtig auf Probleme reagieren zu können, sobald sie in einem Projekt auftreten. Daher muss dies in Ihren Projektentwurf einbezogen werden.

Achten Sie auf die mit dem Projekt verbundenen negativen Risiken. Sie sind an verschiedenen Stellen verankert, beispielsweise in Teams, denen es möglicherweise an Fähigkeiten mangelt, die unvermeidbare Abwesenheiten, Fluktuationen usw. haben. Zeitpläne können mit Verzögerungen behaftet sein. Möglicherweise wurde der Geltungsbereich schlecht definiert. Die Kosten werden unterschätzt oder die Mittel versiegen. Erstellen Sie einen Plan zur Bewältigung dieser Risiken.

7. Erstellen Sie einen Evaluierungsplan

Ein Projekt muss immer evaluiert werden. Ein Evaluierungsplan hilft Ihnen bei der Überwachung des Projekts und macht Sie vielleicht sogar darauf aufmerksam, wenn es aus der Bahn gerät. Verwenden Sie diesen Plan, um die Komponenten des Projekts, die Ergebnisse und die Auswirkungen zu analysieren.

Ergebnisse sind messbare Veränderungen, während Auswirkungen angeben, wie gut die Projektziele erreicht werden. Daher ist der Evaluierungsplan ein detailliertes Dokument, das Kriterien zur Bestimmung der Wirksamkeit und Effizienz des Projekts definiert, indem der Fortschritt in allen Aspekten des Projekts verfolgt wird.

8. Schätzen Sie die Kosten und erstellen Sie ein Projektbudget

Das Budget beschreibt die finanziellen Ressourcen, die das Projekt vorantreiben. Ein Budget weist jeder Projektanforderung Kosten zu. Das Erstellen eines Projektbudgets bedeutet, die finanziellen Ressourcen zu formalisieren, die dem Projekt zugewiesen werden. Dies beginnt mit der Auswahl einer Methode zur Kostenschätzung, zur Ermittlung der Auswirkungen und zur Berichterstattung über die Bewertung.

9. Erstellen Sie einen Projektvorschlag

All dies führt zu einem Projektvorschlag, in dem erläutert wird, warum das Projekt durchgeführt werden sollte und welche Vorteile es bringt. Die vorherigen Schritte werden zusammengefasst, indem die Vision des Projekts und eine kurze Beschreibung des Problems, um das es geht, niedergeschrieben werden. Geben Sie dann die Ziele des Projekts an und skizzieren Sie die Strategie, mit der diese Ziele erreicht werden sollen.

Beispiel für ein Projektdesign

Projektmanager nutzen Projektmanagement-Tools wie Gantt-Diagramme, um ihren Projektentwurf zu strukturieren. Hier ist ein einfaches Projektdesign-Beispiel, das zeigt, wie die Projektdesign-Ideen zu diesem Projektplanungstool hinzugefügt werden.

Schauen wir uns für dieses Projektdesign-Beispiel ein Bauprojekt an. Wie Sie in der Abbildung unten sehen können, können Projektmanager während der Projektentwurfsphase Gantt-Diagramme verwenden, um die wichtigsten Aufgaben und Ergebnisse hinzuzufügen sowie die Projektgliederungsstruktur eines Projekts zu erstellen, um die Phasen der Projektausführung zu skizzieren.

Die Gantt-Diagramme von ProjectManager bestehen aus zwei Hauptteilen. Auf der linken Seite befindet sich eine Tabelle, in der Projektmanager Informationen eingeben können, die zur automatischen Erstellung einer Projektzeitleiste auf der rechten Seite verwendet werden. Diese Zeitleiste zeigt nicht nur die Projektaufgaben, sondern auch Meilensteine, Aufgabenabhängigkeiten und Fälligkeitstermine für Projektergebnisse.

Was ProjectManager tun kann, um Ihr Projektdesign zu unterstützen

Das Entwerfen eines Projekts erfordert viel Arbeit, aber die Verwendung von Projektmanagement-Tools erleichtert die Erstellung einer Gliederung, die diese verschiedenen Teile des Projekts detailliert beschreibt. Neben der Verwendung von Gantt-Diagrammen zum Organisieren Ihrer Projektdesignideen in einer Projektzeitleiste können Sie mit ProjectManager auch Kanban-Boards verwenden, um den Arbeitsablauf zu verwalten.

Planen Sie Arbeitsabläufe mit Kanban-Boards

ProjectManager verfügt über eine Kanban-Funktion, die zur Visualisierung von Arbeitsabläufen erstellt wurde. Die Projektentwurfsphase umfasst die Zusammenarbeit zwischen Mitgliedern des Projektmanagementteams, die Dateien austauschen und in Echtzeit kommunizieren müssen. Dies kann mit den Kanban-Boards von ProjectManager erreicht werden, mit denen Projektteams besser kommunizieren und den Projektentwurf strukturieren können.

Es ist leicht zu erkennen, wie dieser Prozess Ihnen während des gesamten Projektentwurfs nützlich sein kann, wenn Sie mehr Dokumente sammeln, um Ihr Projekt zu definieren. Sobald Sie die erforderlichen Schritte ausgeführt haben, können Sie die Echtzeit-Dashboards von ProjectManager verwenden, um den Projektfortschritt zu verfolgen.

Verfolgen Sie Projekte mit Echtzeit-Dashboards

Die Echtzeit-Dashboards von ProjectManager helfen Projektmanagern dabei, Projektkosten, Zeitpläne und Fortschritt im Auge zu behalten, sobald der Projektentwurf Realität wird. Mit diesen leistungsstarken Dashboards können mehrere Projekte in einem Portfolio verfolgt werden.

Nur eine robuste Projektmanagement-Software kann alle Daten verarbeiten, die für eine gute Projektgestaltung erforderlich sind. ProjectManager ist ein cloudbasiertes Tool mit Funktionen wie dem Online-Gantt-Diagramm zur Planungsunterstützung sowie weiteren Funktionen zur Unterstützung bei der Budget- und Ressourcenzuweisung. Erfahren Sie, wie es Ihnen helfen kann, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.