Techniken zur Projektschätzung: Eine Kurzanleitung

Ein erfolgreiches Projekt beginnt mit einer erfolgreichen Schätzung. Um die Arbeiten zur Ausführung Ihres Projekts richtig zu planen, müssen Sie den Zeitplan, die Kosten, den Umfang, das Risiko und mehr kennen. Alle diese Überlegungen sind Teil der Techniken zur Projektschätzung.

Schätztechniken sind hilfreich, um Entscheidungen über die Durchführbarkeit Ihres Projekts zu treffen. Wenn Sie sich entscheiden, weiterzumachen, sind sie für die genaue Prognose von Projekten unerlässlich. Lassen Sie uns Techniken zur Projektschätzung definieren, einschließlich einer Checkliste dessen, was geschätzt werden muss, und einige der beliebtesten Techniken anbieten, die Sie implementieren können.

Was sind Projektschätzungstechniken?

Projektschätzungstechniken sind Werkzeuge, die Projektmanagern helfen, Kosten, Zeit und andere Variablen in Bezug auf ein bevorstehendes Projekt vorherzusagen. Diese Schätztechniken ermöglichen eine genauere Prognose der Schlüsselelemente in jedem Projekt und umfassen Kosten, Zeit, Umfang, Risiko, Ressourcen und Qualität. Schätzungen der Ressourcenzuweisung werden eher im agilen IT-Betrieb verwendet.

Der Zweck von Projektschätzungstechniken besteht darin, Kunden dabei zu helfen, die für die Durchführung des Projekts erforderlichen Investitionen zu verstehen. Der Projektmanager muss das Projekt an den Kunden verkaufen und ihn davon überzeugen, dass sich seine Investition auszahlt. Wenn das Projekt genehmigt wird, benötigt der Projektmanager diese Schätztechniken, um einen durchführbaren Plan zu erarbeiten, um das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets zu liefern.

Insbesondere umfassen Projektschätzungstechniken eine grobe Berechnung von Preis, Zeit oder anderen messbaren Projektaspekten. Diese Schätztechniken sind für Kunden, Interessengruppen und den Projektplanungsprozess notwendig, da Sie ohne sie eine Vermutung anstellen. Stattdessen können Sie mit Techniken zur Projektschätzung eine realistische Zahl berechnen.

Projektmanagement-Software kann beim Einsatz von Schätztechniken helfen. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Ihnen nicht nur dabei hilft, Projektkosten, Zeit, Ressourcen und mehr zu schätzen, sondern auch über die Funktionen verfügt, die Sie zum Planen, Überwachen und Berichten über dieses Projekt benötigen. Mit unseren Gantt-Diagrammen können Sie Zeit, Kosten und Ressourcen schätzen, um Ihnen bei der Erstellung Ihres Projektplans zu helfen, einschließlich eines Projektstrukturplans, der Verknüpfung abhängiger Aufgaben zur Vermeidung von Engpässen und sogar der Filterung nach kritischen Pfaden. Wenn Sie eine Baseline festlegen, können Sie die Abweichung automatisch berechnen, während Sie Ihr Projekt ausführen, um auf Kurs zu bleiben. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Checkliste für die Projektschätzung

Wir sind die wesentlichen Elemente durchgegangen, die Teil Ihrer Projektschätzungstechniken sein sollten, aber es ist hilfreich, mehr über sie einzeln zu erfahren. Wie oben erwähnt, gibt es sechs Hauptbereiche, die bei der Recherche oder Planung eines Projekts geschätzt werden sollten. Sie sind Kosten, Zeit, Umfang, Risiko, Ressourcen und Qualität. Sehen wir uns jedes dieser Projektelemente genauer an.

1. Kosten

Kosten sind das, was die meisten Leute denken, wenn sie an Schätztechniken denken. Dies ist verständlich, da die meisten Projekte in Dollar und Cent besprochen werden. Projekte sind eine Investition, und wenn Sie aus dieser Investition keine Rendite erzielen können, haben Sie kein erfolgreiches Projekt geliefert.

Wenn Sie sich mit Projektmanagement auskennen, kennen Sie die dreifache Einschränkung: Kosten, Umfang und Zeit. Dies sind die drei Hauptkräfte, die jedes Projekt beeinflussen. Kosten sind einfach Geld; Sie haben entweder nicht genug, um das Projekt abzuschließen, oder Sie geben zu viel aus und das Projekt kostet am Ende viel mehr als vorhergesagt. Keines der Szenarien ist ideal.

Eine genaue Prognose der Kosten des Projekts vor der Ausführung ist für Ihren Kunden und Ihre Stakeholder wichtig. Diese Zahl bestimmt oft, ob sie mit dem Projekt vorankommen oder nicht. Es hilft Ihnen auch, die Erwartungen Ihres Kunden an das Projekt zu verwalten, also herauszufinden, wie viel Sie brauchen und wann Sie es brauchen werden, sind wichtige Projektschätzungen.

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Eine weitere Säule der dreifachen Einschränkung ist die Zeit. Dies bezieht sich auf die Gesamtzeit, die benötigt wird, um das Projekt und die begleitenden Aufgaben abzuschließen. Wenn Sie wissen, wie lange Ihr Team für seine Aufgaben benötigt, können diese Aufgaben einbezogen werden, um eine ziemlich genaue Zeitschätzung zu erhalten.

Dies ist für den Projektmanager von entscheidender Bedeutung, wenn er mit der Formulierung des Projektplans und -zeitplans beginnt. Während Projektmanager wissen möchten, wie lange ein Projekt dauert, und die Projektbeteiligten sicherlich an Fristen interessiert sind, gibt es andere Gründe, warum Zeit eine entscheidende Projektschätzung ist.

So wie das Geld die Projektfinanzierung vorschreibt, ermöglicht das Wissen, wie lange das Projekt dauern wird, dem Projektmanager, die erforderlichen Ressourcen einzuplanen. Die Koordinierung der Ressourcen hängt vom entwickelten Zeitplan ab. Die Zeit informiert auch darüber, wann die wichtigsten Ergebnisse eingehen werden.

3. Geltungsbereich

Die letzte dreifache Einschränkung ist der Geltungsbereich. Der Projektumfang ist einfach alles, was im Projekt getan werden muss, damit es erfolgreich geliefert wird. Mit anderen Worten, Projektmanager müssen abschätzen, wie viel Arbeit erforderlich ist, um das endgültige Ergebnis zu erhalten. Wenn Sie dies tun, einschließlich der damit verbundenen Aufgaben, kennen Sie die Materialien, die zur Durchführung des Projekts erforderlich sind.

Der Umfang passt gut zu Zeit und Kosten, um die dreifache Einschränkung und eine Grundlage zu schaffen, auf der alle genauen Techniken zur Projektschätzung basieren müssen. Tatsächlich sind Umfang, Zeit und Kosten so voneinander abhängig, dass sie der Schlüssel zum Management eines Projekts sind.

Benötigt beispielsweise ein Projekt mehr Zeit, müssen sich entweder der Umfang oder die Kosten ändern. Gleiches gilt, wenn Mehrkosten entstehen. Es ist wie ein Balanceakt, wenn der Erfolg des Projekts von diesen drei Beinen getragen wird. Aber das bedeutet nicht, dass sie die einzigen Schätzungen sind, die für Schätztechniken benötigt werden.

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4. Risiko

Außerhalb der dreifachen Einschränkung, aber nicht weniger einflussreich, ist das Projektrisiko. Risiko ist alles, was nicht erwartet wird, aber dennoch eintritt und sich auf das Projekt auswirkt. Risiken können schlecht sein und werden meistens als negativ angesehen, aber es gibt positive Risiken, die Chancen sein können.

Unabhängig davon, ob Sie ein Risiko mindern oder ausnutzen möchten, müssen Sie abschätzen, was passieren könnte, damit Sie vorbereitet sind. Schätztechniken für Risiken umfassen die Identifizierung dessen, was passieren könnte, und die Entwicklung eines Plans, um darauf zu reagieren. Dies deckt möglicherweise nicht alle Grundlagen ab, versetzt Sie jedoch in eine bessere Position, um zu handeln.

Dies ist der Beginn eines Risikomanagementplans. Es wird auch Teammitglieder geben, die für die Identifizierung von Risiken verantwortlich sind, und wenn ein Problem auftaucht, gibt es Teammitglieder, die dafür verantwortlich sind. Das bedeutet, dass sie dafür verantwortlich sind, den Fortschritt zu verfolgen, wenn er gemildert oder zum Vorteil des Projekts genutzt wird.

5. Ressource

Ressourcen sind alles, was Sie brauchen, um das Projekt zu erledigen, einschließlich Ihres Teams, Materialien, Ausrüstung und so weiter. Natürlich brauchen auch Ressourcen Schätztechniken. Sie möchten nicht mit der Ausführung eines Projekts beginnen, ohne zu wissen, wie viele Subunternehmer Sie benötigen oder welche Software Ihr Team verwenden wird.

Das Ressourcenmanagement hilft Ihnen zu wissen, was Sie brauchen und wann Sie es brauchen, damit es keine Verzögerungen gibt, wenn Teams bei der Arbeit an Aufgaben auf die Ausrüstung warten. Sie müssen auch wissen, wer wann verfügbar ist, damit ihm Arbeit zugewiesen werden kann. Es ist wichtig zu wissen, wem welche Arbeit zugewiesen wurde, um sicherzustellen, dass die Zuordnung ausgeglichen ist.

Es ist klar, dass drei der wichtigsten Faktoren für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts drei der wichtigsten Faktoren sind, aber sie sind nicht allein. Natürlich sind Ressourcen entscheidend. Sie könnten sogar noch schwieriger abzuschätzen sein, da sie oft von einer Vielzahl von Anbietern, Lieferanten und Außenstehenden stammen, die außerhalb der Kontrolle des Projektmanagers liegen.

6. Qualität

Schließlich ist das Projekt kein Erfolg, wenn die Qualitätserwartungen nicht erfüllt werden. Sie können das Projekt termingerecht und sogar unter dem Budget abliefern, aber ohne die Anforderungen der Kunden oder Stakeholder Ihres Kunden zu erfüllen, ist das ein gescheitertes Projekt.

Qualität erfüllt je nach Projekt bestimmte Vorschriften oder Erwartungen. Möglicherweise gibt es Umweltbeschränkungen oder das Produkt muss wie beworben funktionieren. Unabhängig von den Qualitätsbeschränkungen können sie dazu führen, dass mehr Zeit und Geld in das Projekt fließen.

Eine genaue Schätzung des erwarteten Qualitätsniveaus informiert die anderen fünf oben genannten Schätzungen. In gewisser Weise sind alle sechs dieser Projektschätzungen verwandt oder zumindest miteinander verbunden. Welche Qualitätsschätzungen Sie auch immer erstellen, sie wirken sich mit Sicherheit auch auf Ihre Kosten und Zeit, Ihren möglichen Umfang, Ihr Risiko und Ihre Ressourcen aus.

Arten von Projektschätzungstechniken

Nachdem wir nun verstanden haben, was wir schätzen, wollen wir uns einige der populäreren Methoden zur Projektschätzung ansehen. Projekte werden wahrscheinlich einen oder mehrere davon verwenden, wenn sie Schätzungen vornehmen, und je mehr Sie verwenden, desto wahrscheinlicher sind Ihre Schätzungen genau.

1. Top-Down-Schätzung

Top-down-Schätzungen sind eine Schätztechnik, die mit einer Gesamtzeit für das Projekt beginnt und diese dann in Phasen aufteilt, die dann weiter in Aufgaben unterteilt werden. Hierbei handelt es sich um eine klassische Schätztechnik, bei der ein Look wie der Work Breakdown Structure (PSP) verwendet wird.

Dies wird häufig verwendet, wenn ein Kunde verlangt, dass das Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens abgeschlossen wird. Diese Projektschätzungstechnik eignet sich gut für dieses Szenario, da Sie einen Zeitblock haben und ihn in Aktivitäten aufteilen können, um die Frist einzuhalten.

2. Bottom-up-Schätzung

Dies ist die Umkehrung der obigen Schätztechnik. Anstatt den Zeitplan in Aufgaben aufzuteilen, schätzen Sie jede Aufgabe und kombinieren sie zu einer Schätzung für das gesamte Projekt.

Dies ist eine genauere Methode, da Sie durch die Verwendung kleinerer Aufgaben zum Erstellen eines größeren Zeitplans eine bessere Schätzung der Zeit erhalten, die zum Abschluss des Projekts benötigt wird. Das Problem ist, dass diese Schätztechnik mehr Zeit in Anspruch nimmt.

3. Analoges Schätzen

Die analoge Schätzung ist eine Technik, bei der der Projektmanager ein früheres, ähnliches Projekt betrachtet und seine Variablen untersucht, um eine Schätzung für die Zeit und die Kosten des aktuellen Projekts zu erstellen. Dieser Vergleich funktioniert am besten, wenn mehr Daten vorhanden sind, die zu mehr Genauigkeit führen.

Dies ist eine Top-Down-Schätztechnik, da der Projektmanager zuerst die Kosten des Projekts schätzt und sie dann in kleinere Teile aufteilt. Es ist hilfreich, dieses Schätzverfahren zu verwenden, wenn Sie nur über begrenzte Schätzressourcen verfügen.

4. Parametrische Schätzung

Dies ist eine weitere Schätztechnik, die sich frühere Projektdaten zunutze macht. Bei dieser Schätztechnik wird versucht, die Daten anzupassen, um die Unterschiede zwischen dem vergangenen Projekt und dem neuen Projekt, das Sie schätzen, widerzuspiegeln.

Indem die Details aus einem früheren Projekt übernommen und anteilig bewertet werden, kann der Projektmanager das aktuelle Projekt genauer einschätzen. Dies wird manchmal als parametrische Modellierung bezeichnet.

5. Drei-Punkte-Schätzung

Beim Schätzen von unten nach oben wird häufig eine Drei-Punkte-Schätzung verwendet. Anstatt die Dauer einer einzelnen Aufgabe zu schätzen, werden in diesem Fall drei Schätzungen angewendet. Eine ist die optimistische Schätzung, die andere eine pessimistische und schließlich die wahrscheinlichste Schätzung. Der Durchschnitt davon wird als tatsächliche Schätzung verwendet.

Sie sind vielleicht mit der Drei-Punkte-Schätzung vertraut, wenn Sie jemals die Programmier-, Bewertungs- und Überprüfungstechnik (PERT) verwendet haben. Es verwendet auch einen sogenannten gewichteten Durchschnitt als Schätztechnik, um genauere Prognosen zu erstellen.

6. Expertenurteil

Die Suche nach Hilfe von Experten oder Personen mit Erfahrung in der Verwaltung der Art des Projekts ist bei weitem die häufigste Schätzmethode. Es ist sicherlich schneller und einfacher als Berechnungen durchzuführen. Menschen neigen dazu, anderen zu vertrauen, die ähnliche Erfahrungen gemacht haben.

Es ist eine flexible Schätztechnik, da Sie sie für Top-Down- oder Bottom-Up-Schätzungen verwenden können. In einigen Fällen stimmen Experten und Erfahrungen nicht mit Ihrem aktuellen Projekt überein. Experten können immer noch hilfreich sein, aber ihre Meinungen sollten durch andere Schätztechniken gemildert werden.

Schätztechniken & Projektmanager

ProjectManager ist eine Projektmanagement-Software, mit der Sie Kalkulationstechniken in Projektpläne und Zeitpläne umwandeln können. Unsere Software liefert Echtzeitdaten, damit Projektmanager den Fortschritt und die Leistung verfolgen können, während sie stattfinden. Die Verwendung der Software ist das beste Werkzeug in Ihrem Arsenal, um Pläne anzupassen, wenn die Schätzungen nicht stimmen. Schätztechniken sind fundierte Vermutungen, aber Echtzeitdaten sind Fakten.

Überwachen Sie die Kosten in Echtzeit

Es ist schwierig sicherzustellen, dass Ihre Schätzungen korrekt sind und Sie nicht zu viel ausgeben. Diese Kosten nicht nachverfolgen zu können, kann Probleme für den Projekterfolg bedeuten. Aus diesem Grund haben wir Echtzeit-Dashboards, die Ihnen einen Überblick über das Projekt auf hoher Ebene geben und sechs Metriken, einschließlich der Kosten, automatisch berechnen und anzeigen. Für einen tieferen Einblick gibt es Arbeitszeittabellen und Berichte zu Arbeitszeittabellen, Kosten und mehr, die angepasst werden können, um sich nur auf das zu konzentrieren, was Sie sehen möchten.

Behalten Sie den Umfang im Auge

Gleiches gilt für Ihren Projektumfang. Sie haben eine genaue Schätzung vorgenommen, aber hält sich das Projekt daran? Wir haben Ressourcenmanagement-Tools, mit denen Sie die Arbeitsbelastung Ihres Projektteams verfolgen können. Wenn sie mit Aufgaben über- oder unterbelegt sind, kann das Ärger bedeuten. Ein kurzer Blick auf das farbcodierte Workload-Diagramm und es ist klar zu sehen, wer was macht. Sie können dann die Arbeitsbelastung aus dem Diagramm ausgleichen, um Ihr Team produktiv zu halten und auf Kurs zu bleiben.

Schätztechniken sind wichtig. Projektmanager können unser Gantt-Diagramm oder unsere Arbeitsblattansicht verwenden, um das Projekt zu planen und Kosten, Zeit, Umfang und mehr herauszufinden. Aber sobald das Projekt beginnt, kommt der Gummi auf die Straße. Sie haben besser ein Projektmanagement-Tool, das Ihre Zeit, Ihren Umfang und Ihre Kosten in Echtzeit überwachen und nachverfolgen kann, um Erfolg zu erzielen.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Sie bei der Planung, Überwachung und Berichterstattung über Projekte während ihres gesamten Lebenszyklus unterstützt. Unsere kollaborative Plattform bedeutet, dass Sie Dateien einfach teilen und zusammenarbeiten können, egal ob Sie im Büro, unterwegs oder remote arbeiten. Treten Sie Teams bei NASA, Siemens und Nestle bei, die unser Tool bereits verwenden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.