Top 10 Strategien zur Projektdurchführung

Kann Ihre Organisation die Lücken zwischen Strategie und Projektdurchführung nicht schließen? Das ist keine leichte Aufgabe.

Glücklicherweise gibt es Strategien (und Tools!), mit denen Sie diese Lücken schließen können, und Sie sind mit dieser Herausforderung nicht allein. Lassen Sie uns erfahren, wie Sie mit den richtigen Strategien und Tools Lücken schließen können, um eine erfolgreiche Projektabwicklung zu fördern. Wir werden von Experten hören und wichtige Erkenntnisse besprechen, die Projektleiter sofort in ihren Programmen und Projekten in die Praxis umsetzen können.

Was ist Projektausführung?

Während der fünf Prozessgruppen des Projektlebenszyklus gibt es für jede Phase mehrere Ziele und Ergebnisse. Nach der Projektinitiierung und den Planungsprozessen beginnt die Projektabwicklung.

Die erfolgreichen CEOs Ram Charan und Larry Bossidy definieren Ausführung in ihrem Buch Executive: The Discipline of Getting Things Done: „Ausführung ist eine bestimmte Reihe von Verhaltensweisen und Techniken, die Unternehmen beherrschen müssen, um einen Wettbewerbsvorteil zu haben. Es ist eine eigene Disziplin.“

Die Projektdurchführung ist die dritte Phase des Projektlebenszyklus und eine der wichtigsten Projektphasen. In dieser Phase konstruieren Sie Ihre Ergebnisse und präsentieren sie Ihren Kunden und wichtigen Stakeholdern. Dies ist normalerweise die längste Phase des Projektlebenszyklus und vorhersehbar die anspruchsvollste.

Der Hauptzweck der Projektdurchführung besteht darin, die im Projektmanagementplan definierte Arbeit abzuschließen und die wichtigsten Projektziele zu erreichen. Während dieser Phase konzentriert sich ein Projektleiter auf diese Schlüsselprozesse:

• Leute führen
• Verfolgen von Prozessen
• Übermittlung von Informationen an alle wichtigen Stakeholder, Sponsoren und Teammitglieder

Wenn Sie ein Projekt ausführen, müssen Sie viele Dinge verwalten: Ressourcen, Kosten, Zeitplan und mehr. ProjectManager ist eine Arbeits- und Projektmanagement-Software mit mehreren Projektansichten, die dies effizienter erledigen können. Erstellen Sie Gantt-Diagramme, weisen Sie Aufgaben zu und verfolgen Sie den Fortschritt, um Daten mit Stakeholdern zu teilen und das Projektteam in Echtzeit in Verbindung zu halten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Schritte der Projektausführung

Die Projektausführung ist wie das Projektmanagement in Schritte unterteilt, um sicherzustellen, dass Sie nichts Entscheidendes vernachlässigen. Die acht Projektschritte können sich je nach Projekt und Funktionsweise Ihrer Organisation leicht unterscheiden, aber wir haben die Grundlagen unten skizziert.

1. Projektumfang ausführen

Sie haben den Projektumfang geplant, Anforderungen gesammelt und anhand eines Projektstrukturplans definiert. Sobald dieser Geltungsbereich validiert wurde, ist es an der Zeit, ihn in die Tat umzusetzen. Dazu gehört auch die Scope-Kontrolle, die Teil der Monitoring- und Controlling-Phasen eines Projekts ist.

2. Verwalten Sie Ihr Team

Das Zuweisen von Aufgaben an das Team ist nur der Anfang; Sie müssen ihre Arbeit überwachen und sicherstellen, dass sie mit voller Kapazität produzieren, indem Sie ihre Arbeitsbelastung überwachen und alle Engpässe beseitigen, die ihren Fortschritt blockieren könnten.

3. Nehmen Sie Änderungen vor

Dies führt zu den Änderungen, die für jedes Projekt notwendig sind. Egal wie gut Ihr Plan ist, es wird Änderungen geben, die sich auf Ihren Zeitplan und Ihr Budget auswirken. Sie müssen das Projekt überwachen, Änderungen empfehlen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um auf Kurs zu bleiben.

4. Stakeholder aktualisieren

Ihre Stakeholder sind in das Projekt investiert, und Sie müssen ihre Erwartungen verwalten. Eine Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, regelmäßig mit ihnen zu kommunizieren. Verwalten Sie diese Kommunikation, indem Sie herausfinden, wie oft sie aktualisiert werden möchten und wie sie diese Updates erhalten möchten.

5. Führen Sie Teambuilding-Übungen durch

Eine ordnungsgemäße Ausführung erfolgt nur, wenn Teams zusammenarbeiten. Diese Zusammenarbeit beinhaltet viele Dinge, wie z. B. Tools, um sie zu verbinden, aber auch Vertrauen. Teambuilding-Übungen sind eine Möglichkeit, Vertrauen aufzubauen, insbesondere für neue Teams, die nicht viel gemeinsame Erfahrung haben.

6. Feiern Sie Meilensteine

Einige möchten die Feierlichkeiten vielleicht bis zur endgültigen Lieferung aufheben, aber Meilensteine ​​zu haben, sie anzuerkennen und das Team während der gesamten Ausführungsphase zu belohnen, ist die Art und Weise, wie Sie die Moral aufrechterhalten, was sich auf die Produktivität auswirkt.

7. Treffen Sie sich regelmäßig

Um Ihre Stakeholder auf dem Laufenden zu halten, müssen Sie sich ein klares Bild von der Leistung und dem Fortschritt des Projekts machen. Es gibt Tools, die die Leistung überwachen und darüber berichten, aber Sie müssen sich auch regelmäßig mit dem Projektteam treffen und Statusberichte und Feedback erhalten.

8. Dokumentänderungen

Wie bereits erwähnt, ist Veränderung Teil eines Projekts. Sie könnten versucht sein, Änderungen schnell zu erkennen und darauf zu reagieren, was wichtig ist. Aber ohne diese Änderungen am Projektplan zu dokumentieren, bereiten Sie sich auf Probleme vor. Diese Änderungsmanagementdokumente bieten historische Daten für zukünftige Projekte, erläutern aber auch Maßnahmen im aktuellen.

Herausforderungen bei der Projektdurchführung

Es gibt mehr Probleme, als wir skizziert haben, da Dinge schief gehen oder vom Projektplan abweichen können. Deshalb sind Monitoring und Tracking während der Ausführung so wichtig. Hier sind einige häufige Probleme, auf die Sie achten sollten.

Scope Creep liegt vor, wenn der Projektumfang über seine ursprünglichen Ziele hinausgeht. Dies kann passieren, weil Stakeholder Änderungen wünschen, Lieferkettenprobleme und mehr. Es ist Ihre Aufgabe, jede Änderung zu überprüfen und sie entsprechend zu priorisieren oder zu ignorieren.

Ein vertrauensvolles Team zu haben erfordert, dass jeder für seine Arbeit verantwortlich ist. Ohne Verantwortlichkeit haben Sie lange Verzögerungen und höhere Kosten. Ihr Team zur Rechenschaft zu ziehen, ist Teil des erfolgreichen Managements Ihres Teams.

Sie sollten während der Planungsphase einen Risikomanagementplan entwickelt haben, der sich bei der Durchführung des Projekts als nützlich erweisen wird. Auf diese Weise können Sie auftretende Probleme erkennen und schnell darauf reagieren.

Ausführungslücken

Organisationen, die eine Führungsstrategie implementieren, um strategische Ziele in Geschäftswert umzuwandeln, werden das „größere System“ für den Erfolg entdecken – die Führungskräfte der C-Suite, das mittlere Management, der Projektmanager und das Projektteam.

Anfang dieses Jahres wurde ein weiteres Buch mit dem Titel Filling Execution Gaps von Todd Williams veröffentlicht. Williams' Buch geht noch einen Schritt weiter und identifiziert eindeutig „sechs Ausführungslücken“, die es zu schließen gilt, um einen wiederholbaren Projekterfolg zu erzielen.

Laut dem neuesten PMI Pulse of the Profession 2017 „konzentriert sich die C-Suite weiterhin weitgehend auf die Formulierung und Umsetzung von Strategien und die Bewältigung von Technologie- und Geschäftsunterbrechungen.“ Williams' Recherche deckt die Lücken auf, die uns bisher entgangen sind.

Die Forschung von Williams identifiziert sechs Hauptlücken, die eine erfolgreiche Projektdurchführung verhindern:

• Fehlendes gemeinsames Verständnis
• Nicht engagierte Sponsoren der Geschäftsführung
• Fehlausrichtung auf strategische Ziele
• Schlechtes Änderungsmanagement
• Ineffektive Unternehmensführung
• Glanzlose Führung

Die Realität ist, dass es nicht die Lösung ist, jede Lücke einzeln zu beheben. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, Lösungen zu finden, Aktionspläne zu entwickeln und Strategien umzusetzen, um alle sechs Lücken zu schließen. Laut Williams ist es keine Raketenwissenschaft, aber zu verstehen, wie sich jede Lücke auf Ihre Programminitiativen auswirkt, ist der Schlüssel zur kritischsten Phase Ihres Projekts: der Ausführung.

Schließung der Ausführungslücke

Es gibt zwei Teile, um die Lücke zu schließen:

• Ausrichtung der Ziele und Ziele des strategischen Plans mit einem Umsetzungsplan
• Durchführung des Programms und Projektlieferung von Ergebnissen, die diese Ziele erfüllen

Das Schließen dieser Ausführungslücke, auch als Strategielücke bekannt, ist eine der frustrierendsten Herausforderungen, denen sich Unternehmensleiter heute stellen müssen. Die Umsetzungslücke ist eine wahrgenommene Lücke zwischen den Strategien und Erwartungen eines Unternehmens und seiner Fähigkeit, diese Ziele zu erreichen und Ideen in die Tat umzusetzen.

Vorlage für den Projektausführungsplan

Wenn Sie nach einer Projektdurchführungsvorlage suchen, haben wir eine kostenlose Aktionsplanvorlage für Excel, die die erforderlichen Aktionsschritte umreißt. Es listet auf, wer der Aufgabe zugewiesen ist, die Deadline, welche Ressourcen benötigt werden und mehr. Es ist ein statisches Dokument, aber wenn Sie nicht bereit sind, auf eine Projektmanagement-Software umzusteigen, werden Sie es nützlich finden.

Strategische Tipps zur Verbesserung der Projektausführung

Sehen wir uns einige Strategien zur Förderung einer erfolgreichen Projektausführung an.

1. Beginnen Sie mit dem Ende im Kopf

Es ist eine gute Idee, Ihre Strategie an den prognostizierten Endergebnissen auszurichten. Ein großes Problem beim Übergang vom Konzept zur Umsetzung ist einfach das Fehlen klar definierter Ziele und Vorgaben. Führungskräfte, die nicht definieren können, was sie erreichen wollen, können kaum erwarten, dass Projektleiter ihre Strategie verstehen und ihre Projekte mit einem sinnvollen Beitrag führen.

2. Gewinnen Sie Unterstützung von Ihrem Kernteam

Ein gut definiertes Projekt trägt dazu bei, die Unterstützung Ihres Teams und Ihrer Stakeholder zu gewinnen. Die Erläuterung der Vision hinter strategischen Entscheidungen gibt diesem Kernteam ein tieferes Verständnis dafür, wie ihr Wissen und ihre Arbeit zum größeren Ganzen beitragen werden. Die Verwendung von Software für kollaboratives Projektmanagement ist eine ideale Möglichkeit, um alle als Team zusammenarbeiten zu lassen und gleichzeitig die primären Ziele im Auge zu behalten.

3. Projektleiter bringen ihre Projekte über die Ziellinie

Um sicherzustellen, dass Strategien in Gang gesetzt werden, stellen Sie sicher, dass Sie über das Talent mit den richtigen Projektleitungsfähigkeiten verfügen, um das Projekt zu leiten. Emotionale Intelligenz und Selbstbewusstsein sind nach wie vor wesentliche Fähigkeiten für Projektleiter.

4. Bauen Sie ein leistungsstarkes Team auf

Streben Sie danach, ein hochqualifiziertes Team aufzubauen, das Ihnen helfen kann, die richtigen Strategien und Ausrichtungen für Ihre Programme und Projekte zu definieren. Projektleiter, die ihre Vision ausrichten und mit ihren Teams zusammenarbeiten können, werden wichtige Programme und Projekte erfolgreich durchführen, und die Ausrichtung von Vision und Strategie an der Umsetzung wird Ihnen helfen, diese Lücken zu schließen.

5. Überwachung von Fortschritt und Leistung durch Verantwortlichkeit

Die Umsetzung einer Strategie beinhaltet Meetings, um die verschiedenen Projekte und Programme zu besprechen, die erforderlich sind. Meetings sind entscheidend, um den Fokus in dieser Phase zu bündeln, um Folgendes zu erreichen:

• Menschen verwalten
• Prozesse verfolgen
• Kommunizieren Sie Informationen an alle wichtigen Stakeholder, Sponsoren und Teammitglieder

Besprechungen sind eine großartige Möglichkeit, Vereinbarungen zu festigen, umsetzbare Punkte zu dokumentieren, Risiken/Probleme zu identifizieren und Ihr Team zur Rechenschaft zu ziehen, um Ergebnisse zu erzielen.

Halten Sie die Kommunikationslinie während des gesamten Projekts offen. Stellen Sie sicher, dass Sie vor, während und nach Besprechungen bezüglich ausstehender Aktionspunkte, Probleme und Risiken nachfassen. Vermeiden Sie Mikromanagement und passen Sie Ihren Führungsstil der Situation und dem Teammitglied an.

Weitere Projektmanagement-Vorlagen zur Unterstützung der Projektausführung

Sie haben unsere kostenlose Aktionsplanvorlage für Excel gesehen, aber das ist nur eine von Dutzenden von Projektvorlagen, die wir anbieten. Es gibt kostenlose Vorlagen für jede Phase Ihres Projekts, einschließlich der Ausführungsphase. Hier sind einige, die bei der Ausführung helfen.

Projekt-Dashboard-Vorlage

Ein Teil der Ausführung eines Projekts besteht darin, sicherzustellen, dass es Ihren Zeitplan und Ihre Budgetbeschränkungen erfüllt. Unsere kostenlose Projekt-Dashboard-Vorlage für Excel verfolgt Metriken wie Aufgaben, Arbeitsbelastung, Kosten und mehr. Natürlich müssen Sie die Daten eingeben, aber wenn Sie keine Cloud-basierte Projektmanagement-Software verwenden, ist dies die beste Wahl.

Projektaufgaben-Tracker-Vorlage

Eine weitere Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihre Aufgaben wie geplant ablaufen, ist unsere kostenlose Projektaufgaben-Verfolgungsvorlage für Excel. Es ermöglicht Ihnen, den geplanten Aufwand mit dem tatsächlichen Effekt zu vergleichen, sodass Sie Anomalien erkennen und schnell beheben können. Es ist ein großartiges Aufgabenverwaltungstool, das auch als Vorlage für Aufgabenchecklisten, Projektverfolgung und Aufgabenanalyse verwendet werden kann.

Vorlage für Arbeitszeittabellen

Ein weiterer wichtiger Teil der Ausführungsphase ist die Verwaltung Ihres Teams. Unsere kostenlose Stundenzettel-Vorlage für Excel ermöglicht es Ihnen, ihre Arbeitszeit im Auge zu behalten und die Kosten pro Stunde, Urlaub und Überstunden zu berechnen. Verfolgen Sie, wie viel Zeit sie für ihre Aufgaben aufwenden, und erhalten Sie eine andere Ansicht des Projekts, damit Sie es auf Kurs halten können.

Verwenden von ProjectManager für die Projektausführung

Strategie und Theorie bringen Sie nur bei der Umsetzung weiter: Damit Ihr Projektplan zum Erfolg wird, brauchen Sie die richtigen Werkzeuge. ProjectManager verfügt über eine leistungsstarke Suite von Tools, die Sie bei der Ausführung Ihres Projektplans unterstützen.

Verfolgen Sie die Projektausführung in Echtzeit

Verschaffen Sie sich mit Echtzeit-Dashboards einen Überblick über Ihr Projekt. Es ist keine Einrichtung wie bei anderer leichtgewichtiger Software erforderlich. Unser Tool sammelt und berechnet automatisch Live-Daten und zeigt sie in farbigen Grafiken an. Sehen Sie sich sechs Projektmetriken an, die Fortschritt und Leistung überwachen, von Zeit und Kosten bis hin zu Arbeitsbelastung und Zustand.

Aufgaben effektiver verwalten

Das Dashboard ermöglicht es Managern, das Projekt zu überwachen, während unsere Tools zur Aufgabenverwaltung den Teammitgliedern helfen, tägliche Aufgaben zu erledigen. Unsere preisgekrönte Software verfügt über mehrere Projektansichten, einschließlich einer Listenansicht, in der Teammitglieder alle ihnen zugewiesenen Aufgaben, die Aufgabenpriorität und das Fälligkeitsdatum sehen können. Es ist einfach, den Fortschritt zu aktualisieren, Kommentare hinzuzufügen und Dateiaufgaben anzuhängen, damit die gesamte Arbeit projektzentriert bleibt. Transparenz ist der Schlüssel für eine gute Ausführung, und ProjectManager hat sie im Überfluss.

Wenn Sie nach einem Tool suchen, mit dem Sie diese Strategien bei der Ausführung Ihres Projekts implementieren können, gibt es ProjectManager. Unsere Cloud-basierte Projektmanagement-Software bietet Echtzeitdaten, sodass Sie sehen können, was passiert, während es passiert. Probieren Sie es kostenlos mit dieser 30-tägigen Testversion aus.