So erstellen Sie ein Projektinitiierungsdokument (Vorlage enthalten)

Bevor Sie ein Projekt starten können – noch bevor Sie es planen können – müssen Sie das Projekt zunächst im Detail definieren. Dies ermöglicht es dem Projektmanager, die Zustimmung der wichtigsten Projektbeteiligten einzuholen und sicherzustellen, dass alle Recherchen durchgeführt wurden, um ohne Probleme in die Planungsphase übergehen zu können.

Deshalb ist ein Projektinitiierungsdokument (PID) so wichtig. Um zu verstehen, warum, definieren wir den Begriff und vergleichen ihn mit anderen Projektdokumentationen. Wir werden seine Bedeutung untersuchen und wie man ein Projektinitiierungsdokument mit all seinen vielen Komponenten erstellt. Sie können sogar eine kostenlose Vorlage für ein Projektinitiierungsdokument für Word herunterladen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Was ist ein Projektinitiierungsdokument (PID)?

Ein Projektinitiierungsdokument (PID) wird verwendet, um das Projekt gründlich zu definieren. Es ähnelt einer Projektcharta, ist jedoch ausführlicher. Es wird hauptsächlich in der PRINCE2-Methodik verwendet, einem Akronym, das für PRojects IN Controlled Environments steht. Ein PID ist linear und prozessbasiert, unterteilt ein Projekt in definierte Phasen und wird hauptsächlich im Vereinigten Königreich verwendet.

Während das Projektinitiierungsdokument den letzten Teil der Projektinitiierungsphase darstellt, kann es als Grundlage des Projektplans betrachtet werden, der in der nächsten Phase erfolgt. Es trägt auch dazu bei, die Zustimmung der wichtigsten Stakeholder für das Projekt zu erhalten und das Projektteam über die Zukunft zu informieren.

Ein Projektinitiierungsdokument ist ein lebendiges Dokument, das während des gesamten Projektlebenszyklus häufig überprüft und überarbeitet wird. Dinge ändern sich und diese Änderungen müssen sich im Projektinitiierungsdokument widerspiegeln. Aus diesen und weiteren Gründen ist es ein unglaublich wichtiges Dokument, auf das wir in Kürze eingehen werden.

Es kann auch als Startschuss im Rennen um die Fertigstellung des Projekts betrachtet werden. Sobald Sie die Strecke mit dem Projektinitiierungsdokument festgelegt haben, benötigen Sie das Fahrzeug, um effektiv durch die Strecke zu kommen. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagementsoftware, die Ihre PID in einen umsetzbaren Projektplan umwandelt. Unser robustes Gantt-Diagramm hilft Ihnen bei der Planung und Planung von Projektaufgaben und -ressourcen, verknüpft alle vier Arten von Aufgabenabhängigkeiten, um kostspielige Verzögerungen zu vermeiden, und filtert sogar den kritischen Pfad, um wichtige Aufgaben zu identifizieren. Sobald Ihr Plan vorliegt, legen Sie die Basislinie fest, um Ihren geplanten Aufwand zu erfassen und ihn in Echtzeit mit Ihrem tatsächlichen Aufwand zu vergleichen. Dies hilft Ihnen, den Zeitplan und das Budget Ihres Projekts einzuhalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum ist es wichtig, ein Projektinitiierungsdokument zu erstellen?

Es gibt so viele Gründe, warum ein Projektinitiierungsdokument wichtig ist. Es ist wahrscheinlich das wichtigste Projektdokument, das während der Initiierungsphase erstellt wird, da es die meisten anderen Projektdokumente aus dieser Phase sammelt. Auf diese Weise stellt das Projektinitiierungsdokument sicher, dass das Projekt vollständig verstanden wird, bevor es dem Projektvorstand vorgelegt und um dessen finanzielle Unterstützung gebeten wird.

Ein weiterer wichtiger Aspekt des Projektinitiierungsdokuments besteht darin, dass es als Grundlage dient. Sowohl der Projektvorstand als auch der Projektmanager können darauf zurückgreifen und ihren Fortschritt verfolgen. Dazu sammeln sie Daten über den tatsächlichen Prozess und vergleichen diese mit dem Projektinitiierungsdokument. Es kann auch dabei helfen, Probleme zu identifizieren, die auftreten und sich auf den Umfang, die Kosten oder die Zeit des Projekts auswirken könnten.

Das Projektinitiierungsdokument ist auch ein großartiges Hilfsmittel, um neue Projektmitglieder auf den neuesten Stand zu bringen. Sie können an einem Ort alles erfahren, was sie über das Projekt wissen müssen, z. B. was es mit dem Grund des Projekts auf sich hat, geschäftliche Gründe, Risiken, wie es verwaltet wird und mehr.

Was sollte in einem Projektinitiierungsdokument enthalten sein?

Wir haben viel darüber gesprochen, was ein Projektinitiierungsdokument ist und warum es wichtig ist, aber wir müssen noch im Detail darauf eingehen, was es beinhaltet. Dies könnte der wichtigste Teil unserer Diskussion sein. Hier skizzieren wir die verschiedenen Abschnitte des Projektinitiierungsdokuments und was sie bewirken.

Projektdefinition

Zu Beginn fasst das Projektinitiierungsdokument das Projekt kurz zusammen und geht auf eine kurze Beschreibung des Folgenden ein.

• Zweck: Der Grund für das Projekt, sei es ein neues Produkt, die Besetzung einer Marktnische usw.
• Ziele und Vorgaben: Definieren Sie die Ziele, die langfristigen Ergebnisse und die Ziele, die kurzfristigen Ergebnisse, des Projekts.
• Erfolgskriterien: Erklären Sie, wie Sie das Projekt messen, um festzustellen, ob es erfolgreich ist oder nicht.
• Annahmen und Einschränkungen: Listen Sie auf, was Ihrer Meinung nach wahr ist und was Sie hinsichtlich dessen, was sich auf das Projekt auswirken kann, als wahr erwiesen haben.

Geschäftsfall

Der Business Case ist das Dokument, das das Projekt begründet. Es ähnelt dem, was in der Projektdefinition besprochen wird, geht jedoch detaillierter darauf ein. Darin werden Dinge wie der Nutzen des Projekts, seine Kosten und Risiken usw. definiert.

Projektumfang

Hier beschreiben Sie alles, was zum Abschluss des Projekts getan werden muss, einschließlich der Definition seiner Ziele, Einschränkungen und des Workflow-Managements.

Projektbudget

Hier können Sie die Projektkosten möglichst genau einschätzen. Dies geschieht durch verschiedene Techniken, da Sie so nah wie möglich an den tatsächlichen Kosten sein möchten, um Geldverluste zu vermeiden. Nutzen Sie daher Expertenmeinungen und historische Daten, unterteilen Sie das Projekt in Aufgaben und schätzen Sie die mit diesen Aufgaben verbundenen Kosten, um Ihr Budget zu ermitteln.

Projekt Zeitleiste

Die Auflistung aller Ihrer Liefergegenstände, Aktivitäten und Aufgaben wird Ihnen bei der Planung des Projekts helfen. Jede Aufgabe sollte ein Anfangsdatum und ein Enddatum haben. Anschließend möchten Sie die Aufgaben auf einer visuellen Zeitleiste platzieren, damit Sie das gesamte Projekt auf einer Seite sehen können.

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Projektaufschlüsselung

Um zu vermeiden, dass Sie versehentlich eine Aufgabe in Ihrer Projektzeitleiste übersehen, verwenden Sie einen Projektstrukturplan. Dabei handelt es sich um ein hierarchisches Baumdiagramm mit dem endgültigen Liefergegenstand oben und allen anderen Liefergegenständen, die Sie dorthin führen, von dort aus nach unten verzweigt. Wenn Sie alle Ihre Liefergegenstände kennen, können Sie alle Aufgaben bestimmen, die für deren Erstellung erforderlich sind.

Ressourcenplan

Ressourcen sind alle Dinge, die Sie zur Durchführung des Projekts benötigen, einschließlich Ihres Teams, Ihrer Ausrüstung, Materialien usw. In diesem Dokument werden alle diese Ressourcen aufgeführt, wie viel davon Sie benötigen und wann Sie sie benötigen. Diese Bemühungen werden so koordiniert, dass sie so effizient wie möglich sind.

Risikoplan

Risiken sind allen Projekten inhärent, ob positiv oder negativ, und müssen berücksichtigt werden. Der Risikoplan identifiziert diese Risiken und was mit ihnen zu tun ist, wenn sie zu Problemen im Projekt werden. Sie möchten ein Teammitglied damit beauftragen, darauf zu reagieren und eine Priorität, Auswirkung und Eintrittswahrscheinlichkeit festzulegen.

Change-Management-Plan

Veränderung ist eine weitere Selbstverständlichkeit in einem Projekt, und hier kommt der Change-Management-Plan ins Spiel. Es erstellt einen Prozess zur Verwaltung dieser Änderungen, sodass sie überprüft und genehmigt oder abgelehnt werden können. Im Falle einer Genehmigung wird im Plan auch detailliert beschrieben, wie die Änderung kommuniziert und im Projekt umgesetzt wird.

Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams

In diesem Dokument werden die Rollen und Verantwortlichkeiten aller am Projekt Beteiligten definiert. Außerdem wird erklärt, wem Sie Bericht erstatten müssen und wer im Team etwaige Fragen des Teammitglieds beantworten wird. Dies wird allen vor Beginn des Projekts klar kommuniziert.

Projektkontrollen

Um Projekte im Zeitplan zu halten, müssen Manager ihren Fortschritt und ihre Leistung überwachen. Mithilfe von Projektkontrollen wird sichergestellt, dass das Projekt mit Plan und Budget übereinstimmt, die erwartete Leistung erbringt und Qualitätsstandards erfüllt.

Kommunikationsplan

Die Stakeholder müssen auf dem Laufenden gehalten werden, aber sie müssen sich nicht in die Grundlagen des Projekts vertiefen. Der Kommunikationsplan definiert, wer was wissen muss, wie oft er aktualisiert werden sollte und welche Methode er bevorzugt, um Daten zu erhalten. Der Kommunikationsplan kann auch die Information aller Mitglieder des Projektteams umfassen.

Vorlage für ein Projektinitiierungsdokument

Damit Sie nicht alles von Grund auf erstellen müssen, haben wir eine kostenlose Vorlage für ein Projektinitiierungsdokument für Word beigefügt. Es beschreibt alle verschiedenen Abschnitte, die wir oben definiert haben, und ist vollständig anpassbar, sodass Sie Abschnitte nach Belieben hinzufügen oder entfernen können. Wenn Sie alle Ihre unterstützenden Unterlagen beifügen, wird diese kostenlose Vorlage für die Projektinitiierung von unschätzbarem Wert sein.

Projektinitiierungsdokument vs. Projektplan

Das Projektinitiierungsdokument klingt möglicherweise stark nach einem Projektplan. Wie wir sehen werden, wenn wir es in verschiedene Komponenten zerlegen, gibt es einige Elemente, die gleich sind. Beide verfügen beispielsweise über einen Projektzeitplan, einen Umgang mit Ressourcen und ein Budget. Obwohl die beiden ähnlich sind, sind sie nicht dasselbe.

Zum einen ist das Projektinitiierungsdokument anspruchsvoller als ein Projektplan. Der Projektplan ist speziell darauf ausgelegt, die Schritte zu skizzieren, die ein Projekt von Anfang bis Ende durchlaufen und zu einem Ergebnis führen. Es wird eher als Roadmap verwendet, während das Projektinitiierungsdokument einen detaillierten Überblick über das gesamte Projekt, einschließlich seines Bestehens, bietet.

Ein weiterer Unterschied zwischen dem Projektinitiierungsdokument und einem Projektplan besteht darin, dass das PID Teil von PRINCE2 ist. Es ist unwahrscheinlich, dass Sie eine solche Dokumentation in einem Projekt finden, das mit einer anderen Methodik durchgeführt wird. Bei einem Wasserfall-Ansatz würde es ein ähnliches Dokument geben, es aber als Projektcharta bezeichnen, das weitgehend den gleichen Bereich abdeckt.

Projektinitiierungsdokument vs. Projektbeschreibung

Ein Projektbriefing ähnelt hinsichtlich des Umfangs einem Projektinitiierungsdokument, unterscheidet sich jedoch wiederum in den Details. Während der PID Informationen vom Projektvorstand erhält, der über die Genehmigung des Projekts entscheidet oder nicht, handelt es sich bei einem Projektbrief um eine kurze Beschreibung der Schlüsselelemente des Projekts.

Der Projektmanager oder Projektleiter erstellt das Projektinitiierungsdokument. Normalerweise beginnen sie mit der Erstellung des PID, nachdem die Projektbeschreibung erstellt und vereinbart wurde. Es leitet gewissermaßen das Projektinitiierungsdokument ein. Dadurch wird vermieden, dass viele Detailarbeiten durchgeführt werden müssen, die vom Projektvorstand oder den Stakeholdern abgelehnt werden.

ProjectManager hilft Ihnen bei der Verwaltung des Projekts

Vorlagen sind großartig, aber es handelt sich um statische Dokumente, die manuelle Aktualisierungen erfordern. Wenn Sie ein Projekt verwalten, wollen Sie Effizienz. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Ihnen alle Funktionen bietet, die Sie benötigen, um von der Initiierungsphase des Projekts bis zur Ausführung, Überwachung und Kontrolle überzugehen. Unser unbegrenzter Dateispeicher bietet Ihnen einen zentralen Knotenpunkt, an dem Sie alle unterstützenden Projektdokumente aus Ihrem Projektinitiierungsdokument aufbewahren können, sodass sie immer griffbereit sind. Aber das ist nur der Anfang dessen, was unsere Software für Sie tun kann.

Überwachen Sie Ihr Projekt mit Echtzeit-Dashboards

Sobald ein Projekt ausgeführt wird, sind die Manager stark in die Überwachung und Steuerung des Projekts eingebunden, um sicherzustellen, dass es mit dem Projektzeitplan und -budget übereinstimmt. Projekt-Dashboards in Echtzeit bieten einen umfassenden Überblick über den Fortschritt und die Leistung von Projekten. Sie erfassen Live-Daten und zeigen sie in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an, die Zeit, Kosten, Arbeitsaufwand und mehr zeigen. Im Gegensatz zu leichten Werkzeugen ist keine Einrichtung erforderlich. Es ist fertig, wenn Sie es sind.

Halten Sie Ihre Teams mit Ressourcenverwaltungsfunktionen produktiv

Eine Möglichkeit sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben, ist die Verwaltung der Ressourcen. Ihre wichtigste Ressource ist natürlich das Projektteam. Sie können ihre Verfügbarkeit, einschließlich PTO und weltweiter Feiertage, speichern, um ihnen die Zuweisung von Aufgaben zu erleichtern. Verwenden Sie dann das farbcodierte Arbeitsauslastungsdiagramm, um sicherzustellen, dass niemand überlastet wird. Wenn dies der Fall ist, weisen Sie die Ressourcen einfach direkt aus dem Diagramm neu zu, um die Arbeitsbelastung auszugleichen und dafür zu sorgen, dass sie voll ausgelastet und produktiv arbeiten.

Es gibt viele weitere Funktionen, die bei der Aufgabenverwaltung helfen, wie zum Beispiel unsere mehreren Projektansichten, die es Teammitgliedern ermöglichen, mit den von ihnen gewünschten Tools zu arbeiten, und Risikomanagementfunktionen, die Probleme identifizieren und verfolgen, bis sie behoben sind. Automatisierte Arbeitsabläufe steigern die Effizienz und Aufgabengenehmigungseinstellungen stellen sicher, dass nur Qualität geliefert wird. Ein Projektinitiativendokument bereitet das Projekt auf den Erfolg vor und der Projektmanager stellt sicher, dass dies der Fall ist.

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Teams verbindet, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder wann sie arbeiten. Teilen Sie Dateien, kommentieren Sie auf Aufgabenebene und mehr, um eine bessere Zusammenarbeit zu fördern. Werden Sie Teil von Teams bei Unternehmen wie Avis, Nestle und Siemens, die unsere Software für die erfolgreiche Umsetzung von Projekten nutzen. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.