Projektinitiierung: So starten Sie Ihr Projekt richtig

Veröffentlicht: 2023-01-07

Große Projekte beginnen oft mit großen Hoffnungen und Erwartungen. Aber wenn die Phase der Projektinitiierung nicht erfolgreich ist, kann das Projekt vom Kurs abweichen und auf eine Katastrophe zusteuern. Sie müssen Ihr Projekt von Anfang an verankern, indem Sie ihm eine Struktur geben. Ideen gibt es viele, aber wenn Sie einen Projektplan haben und ihn ausführen, können Sie diese Hoffnungen und Ideen verwirklichen.

Natürlich gibt es noch weitere Phasen des Projektmanagements, aber die Projektinitiierung ist der erste und oft wichtigste Schritt. Mit einer starken Projektinitiierungsphase sind Sie auf dem besten Weg, das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Was ist Projektinitiierung?

Die Projektinitiierung ist die erste Phase im Lebenszyklus eines Projekts. An diesem Punkt wird die Gelegenheit oder der Grund für das Projekt identifiziert und ein Projekt entwickelt, um diese Gelegenheit zu nutzen. In dieser Phase werden Projekte auch von wichtigen Stakeholdern genehmigt oder abgelehnt, sodass Sie Machbarkeitsstudien und eine Kosten-Nutzen-Analyse durchführen müssen, um sicherzustellen, dass das Projekt einen geschäftlichen Wert hat.

Die Projektinitiierung ist eine geschäftige Projektphase, in der Sie viel planen und recherchieren müssen, damit Ihre Projektidee Wirklichkeit wird. ProjectManager ist eine Projektmanagementsoftware, die mehrere Projektansichten wie Gantt-Diagramme, Kanban-Tafeln und Projekt-Dashboards bietet, damit Sie Risiken, Aufgaben, Zeit und Ressourcen im Auge behalten.

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Welche Bedeutung hat die Phase der Projektinitiierung?

Die Projektinitiierungsphase ist aus mehreren Gründen wichtig. Der Hauptgrund dafür ist, dass Projektmanager in dieser Phase ein Projektteam zusammenstellen und eine Projektdokumentation erstellen, um die Stakeholder vom Wert des Projekts zu überzeugen. Sobald diese Projektbeteiligten entscheiden, mit dem Projekt fortzufahren, kann das Projektmanagementteam mit den Phasen Projektplanung, Projektdurchführung und Projektüberwachung fortfahren, bis das Projekt abgeschlossen ist. Projekte können einfach nicht ohne eine angemessene Projektmanagement-Initiierungsphase beginnen.

Dokumentation zur Projektinitiierung

Wie bereits erwähnt, unterstützt die Projektinitiierungsdokumentation Projekte beim Übergang von der Konzeption zur Realität. Hier sind die am häufigsten verwendeten Projektinitiierungsdokumente, die Ihnen dabei helfen sollen, die Vorteile Ihres Projekts hervorzuheben und die Grundlagen für Ihren Projektplan zu schaffen.

In dieser Phase wird ein Team zusammengestellt und ein Business Case erstellt, um das Projekt im Detail zu definieren.

Geschäftsfall

Ein Business Case wird verwendet, um den Grund für den Start eines Projekts zu erläutern. Der Business Case zeigt, wie der Einsatz finanzieller und anderer Ressourcen die Bedürfnisse eines Unternehmens unterstützt. Ein Business Case ist anpassungsfähig, passt sich der Größe und dem Risiko des Projektvorschlags an, ist aber strukturell für alle Projekte gleich. Es befasst sich nicht mit technischen Fragen, sondern mit den geschäftlichen Belangen des Projekts und muss umfassend sein.

Idealerweise sollte der Business Case leicht verständlich, logisch und relevant sein. Die Schlüsselaspekte müssen nachverfolgt, gemessen und begründet werden. Es muss auch Verantwortung und Verpflichtung für die Lieferung und die damit verbundenen Kosten geben.

Die Struktur eines Business Case sollte folgendermaßen aussehen:

Vorwort
Inhaltsverzeichnis
Executive Briefing, das beinhaltet, was das Projekt ist, was die Ergebnisse dieses Projekts sein werden und warum es durchgeführt werden sollte
Eine Einführung, die die Geschäftstreiber, den Umfang des Projekts und die Finanzen erläutert
Eine vorläufige Kostenschätzung, etwa eine grobe Größenordnung
Analyse mit Annahmen und Kosten und Nutzen, einschließlich Risiko
Fazit, was die nächsten Schritte sein werden
Anhang

Projektcharta

Ein Projektauftrag beschreibt den Zweck des Projekts und wie es strukturiert und ausgeführt wird. Darin werden die Vision, die Ziele, der Umfang und die Ergebnisse des Projekts detailliert beschrieben. Auch die Verantwortlichkeiten des Projektteams und der Stakeholder werden beschrieben.

Dieser nächste Schritt hilft dabei, die Projektvision und -ziele klar zu identifizieren. Es definiert den Umfang des Projekts und listet die zu erbringenden Leistungen auf.

Die Projektcharta listet auch die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams auf und identifiziert die Kunden und Stakeholder des Projekts. An diesem Punkt wird das Projekt strukturell organisiert, der Projektplan dokumentiert und alle Risiken, Probleme und Annahmen aufgelistet.

Team-Charter

Eine Teamcharta ähnelt einer Projektcharta, nur dass sie sich auf die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektteams konzentriert. Der Hauptzweck dieses Dokuments besteht darin, Teams dabei zu helfen, besser zu verstehen, wie sie zusammenarbeiten können, um ihre Ziele zu erreichen.

Projektinitiierungsdokument (PID)

Ein Projektinitiierungsdokument wird verwendet, wenn Projekte mit einem PRINCE2-Framework verwaltet werden. Ein Projektinitiierungsdokument wird verwendet, um die Projektelemente zu definieren, die von den Stakeholdern genehmigt werden müssen, wie z. B. Business Case, Umfang, Risiken, Erfolgskriterien und andere wichtige Aspekte der Projektinitiierung.

Wichtige Schritte der Projektinitiierungsphase

Wie oben erwähnt, kann die Phase der Projektinitiierung in einige einfache Schritte unterteilt werden. Hier sind 5 Schritte zur Projektinitiierung, um die meisten Projekte zu starten. Sie können diesen Projektinitiierungsprozess gerne anpassen, um ihn besser an die Bedürfnisse Ihres Teams anzupassen.

1. Erstellen Sie Ihre Projektinitiierungsdokumente

Wie oben erwähnt, sind die Projektinitiierungsdokumente eines der Hauptergebnisse dieser Phase. Mit einer Projektcharta, einem Business Case, einem Dokument zur Projektinitiierung und anderen unterstützenden Projektdokumentationen stellen Sie Ihr Projekt auf Erfolgskurs.

2. Führen Sie eine Machbarkeitsstudie durch

Sobald der Business Case genehmigt wurde, ist der nächste Schritt eine Machbarkeitsstudie, die mögliche Lösungen für die Chance oder das Geschäftsproblem dokumentiert, die das Projekt ansprechen soll. Es führt Sie zum richtigen Weg, um das Projekt anzugehen.

Eine Machbarkeitsstudie untersucht die Möglichkeit und dokumentiert, was erforderlich ist, um ein erfolgreiches Projekt abzuschließen. Falls verfügbar, werden auch andere Lösungen identifiziert. Zu diesem Zeitpunkt werden Risiken und Probleme sowie die vorgeschlagene Lösung für jedes Problem skizziert, falls sie auftreten.

3. Stellen Sie ein Projektteam zusammen

Ein Projekt kann nicht ohne ein Team initiiert werden: Dies ist ein wichtiger Teil der Projektentwicklung. Als nächstes kommen also die Stellenbeschreibungen für die Personen, die den Projektplan umsetzen werden, einschließlich ihrer Ziele und Verantwortlichkeiten.

Um ein Projektteam zu bilden, müssen die Rollen jedes Mitglieds so klar wie möglich definiert werden, damit die Arbeit reibungslos abläuft. Beginnen Sie damit, alle Verantwortlichkeiten für eine Position aufzulisten und an wen die Person in dieser Rolle berichten wird.

Das Erstellen eines detaillierten Organigramms kann hilfreich sein. Durch die Auflistung der Fähigkeiten und Erfahrungen, die für jede Position erforderlich sind, ist es einfacher, diese Position zu besetzen. Es ist auch hilfreich zu beachten, ob Qualifikationen erforderlich sind. Natürlich müssen auch ein Leistungskriterium, Gehalt und Arbeitsbedingungen definiert werden.

4. Lassen Sie sich Ihre Projektinitiierungsphase genehmigen

Überprüfen Sie Ihre Projektinitiierungsdokumente, um sicherzustellen, dass keine Schritte ausgelassen wurden, bevor Sie die Zustimmung der Stakeholder einholen. Es ist auch wichtig, sich die identifizierten Risiken anzusehen und zu sehen, ob etwas fehlt. Überprüfen Sie, ob sich Ihre Annahmen und Einschränkungen geändert haben, bevor Sie mit der nächsten Phase fortfahren.

Nur wer ein Projekt richtig anfängt, kann es erfolgreich beenden. Durch eine gründliche Projektinitiierungsphase definieren Sie den Umfang klar und bauen ein großartiges Team auf, um dieses Projekt zu einem erfolgreichen Abschluss zu bringen.

5. Bereiten Sie Ihr Team mit einem Projekt-Kickoff-Meeting vor

Nachdem Ihr Projektauftrag genehmigt wurde, müssen Sie ein Projekt-Kickoff-Meeting mit Ihrem Projektteam und dem Projektkunden abhalten. Während dieses Kickoff-Meetings werden unter anderem gemeinsame Ziele und Erwartungen hinsichtlich des Projektumfangs, des Zeitplans und der Ergebnisse festgelegt. Dies garantiert einen reibungslosen Übergang in die Projektplanungs- und -ausführungsphase.

6. Richten Sie das Project Management Office (PMO) ein

Ein Projektmanagementbüro ist ein physischer Raum im Büro oder am Arbeitsplatz, an dem sich der Projektmanager und die Supportmitarbeiter während des Projekts befinden. Es beherbergt die Kommunikationsinfrastruktur und alle für das Projekt erforderlichen Technologien.

Als Erstes müssen Sie herausfinden, wo sich das Projektbüro befinden soll, und dann sicherstellen, dass die Infrastruktur mit den richtigen PMO-Tools und -Geräten ordnungsgemäß eingerichtet ist.

Jetzt ist es an der Zeit, die Rollen und Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter im Projektbüro zu skizzieren und die richtigen Standards und Prozesse festzulegen. An diesem Punkt kann das Projektbüro Dienstleistungen für die von ihm betreuten Projekte erbringen.

Projektmanagement-Vorlagen zur Unterstützung der Projektinitiierungsphase

Wir haben Dutzende von Projektmanagement-Vorlagen erstellt, damit Sie bei der Erstellung Ihrer Dokumentation zur Projektinitiierung Zeit sparen. Hier sind einige davon.

Business-Case-Vorlage

Der Business Case ist eines der wichtigsten Instrumente, um den Projektbeteiligten zu zeigen, dass die Vorteile Ihres Projekts die potenziellen Risiken oder Einschränkungen überwiegen. Ein guter Business Case ist von grundlegender Bedeutung, um Projekte von der Idee bis zum Abschluss voranzutreiben.

Projekt-Charta-Vorlage

Der Projektauftrag ist der erste Schritt zur Erstellung eines vollständig ausgearbeiteten Projektmanagementplans. Diese Vorlage hilft Ihnen, wichtige Informationen zu sammeln, um auf einfache Weise einen Projektauftrag zu erstellen.

Vorlage für die Team-Charta

Eine Teamcharta hilft Projektmanagern, ihren Teammitgliedern Klarheit darüber zu verschaffen, wie das Team strukturiert ist und welche Rollen und Verantwortlichkeiten sie haben, was der Schlüssel zum Erfolg im Teammanagement ist.

Projekt-Roadmap-Vorlage

Diese Projekt-Roadmap-Vorlage hilft Ihnen, auf einfache Weise eine visuelle Zeitleiste zu erstellen, die als Teil Ihrer Projektinitiierungsdokumente enthalten sein kann. Dies ist eine einfache Möglichkeit, Ihre Projektzeitleiste schnell von einer übergeordneten Ansicht aus zu teilen.

Verwenden von ProjectManager über die Projektinitiierung hinaus

Nachdem Sie die Phase der Projektinitiierung abgeschlossen haben, ist es an der Zeit, Ihren Projektplan zu erstellen. Testen Sie ProjectManager, unsere preisgekrönte Projektmanagement-Software. Sie haben Zugriff auf eine Reihe leistungsstarker Tools, die Ihnen beim Planen, Verfolgen und Berichten von Projekten helfen können.

Gantt-Diagramme für Pläne

Verwenden Sie unsere Online-Gantt-Diagramme, um Ihr Projekt von der Initiierungs- in die Planungsphase zu überführen. Ordnen Sie Ihre Aufgaben zu und verknüpfen Sie Aufgaben mit Abhängigkeiten. Legen Sie Fristen fest und weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu, damit jeder seine Projektverantwortung kennt. Sie können den Aufgaben sogar Kommentare und Anhänge hinzufügen, damit die Teammitglieder alles haben, was sie für den Einstieg benötigen.

Gantt-Diagramm des Projektmanagers mit Kommentar

Ressourcenmanagement-Tools, um das Projekt auf Kurs zu halten

Wenn ein Teammitglied krank oder überlastet ist, haben Manager mit unseren Ressourcenmanagement-Tools sogar die Möglichkeit, Aufgaben neu zuzuweisen und die Arbeitslast mit einem Klick neu zu verteilen. Diese leistungsstarken Funktionen tragen dazu bei, dass die gesamte Arbeit, die Sie in den Initiierungsphasen geleistet haben, Früchte trägt.