Projektmanagementplanung: Best Practices und Schlüsselkomponenten

In der Welt des digitalen Marketings müssen Sie Ihren Kurs festlegen. Hier kommt ein umfassender, effektiver und effizienter Projektplan ins Spiel.

Erinnern Sie sich an die Geschichte der „FCK“-Eimer-Kampagne von KFC im Jahr 2018 in Großbritannien? Als KFC das Huhn ausging und dieser Fehler in einen Marketing-Triumph verwandelte? Das war kein glücklicher Zufall. Es war ein sorgfältig orchestriertes Meisterwerk.

Was auf dem Spiel steht? Laut Harvard Business Review geben satte 60 % der Unternehmen zu, dass sie Strategie nicht effektiv mit Umsetzung verknüpfen.

Zu Ihrem Glück ist unsere Senior-Projektmanagerin Chloe Oman hier, um Ihnen die ultimativen Best Practices und Schlüsselkomponenten vorzustellen, um sicherzustellen, dass Sie jede Strategie bestmöglich umsetzen.

Schlüsselkomponenten eines effektiven Projektplans

Wenn Sie mit der Ausarbeitung eines Projektplans beginnen, legen Sie im Wesentlichen die Weichen für Ihren digitalen Marketingzug.

So stellen Sie sicher, dass Ihre Gleise gut ausgebaut sind und Ihr Zug nicht entgleist:

1. Definieren Sie Ihre Ziele klar: Bevor Sie etwas in die Wege leiten, identifizieren Sie, was Sie erreichen möchten. Ihre Ziele sollten SMART sein: spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und terminiert. Im Bereich des digitalen Marketings könnte dies bedeuten, den Traffic zu steigern, die Konversionsraten zu erhöhen oder die Markenbekanntheit zu steigern.

2. Detaillierter Projektumfang und Anforderungen: Es ist von entscheidender Bedeutung, die Breite und Tiefe Ihres Projekts zu verstehen. Geben Sie Ihre Zielgruppe, die von Ihnen genutzten Kanäle und die Arten von Inhalten an, die Sie produzieren möchten. Wenn Sie beispielsweise vielbeschäftigte Berufstätige ansprechen, sind Podcasts oder LinkedIn-Beiträge möglicherweise besser geeignet als lange Artikel.

3. Ressourcenzuweisung und Budgetierung: Skizzieren Sie Ihre verfügbaren Ressourcen, einschließlich Personal, Tools und Budget. Wir empfehlen, die Ressourcen an strategischen Zielen auszurichten, um den ROI zu maximieren. Teilen Sie Ihre Kampagnen mit Bedacht ein und scheuen Sie sich nicht davor, zu wechseln, wenn bestimmte Kampagnenelemente nicht zum Tragen kommen.

4. Achten Sie auf Zeitpläne und Fristen: Erstellen Sie einen Zeitplan, der den Verlauf Ihres Projekts vom Anfang bis zum Abschluss darstellt. Digitales Marketing ist eine sich ständig verändernde Landschaft und Agilität ist der Schlüssel. Sorgen Sie jedoch für ein Gleichgewicht zwischen Geschwindigkeit und Qualität, indem Sie Meilensteine ​​und Fristen festlegen, um die Projekte auf Kurs zu halten und die Beteiligten auf dem Laufenden zu halten.

5. Risikomanagement und Notfallplanung: Einem Bericht von Deloitte zufolge haben 85 % der agilen und widerstandsfähigen Unternehmen den Sturm in Zeiten wirtschaftlicher Instabilität überstanden. Dazu gehört es, einen Notfallplan zu haben und sich anzupassen, wenn das Unerwartete eintritt. Identifizieren Sie potenzielle Risiken wie Algorithmusänderungen oder Veränderungen im Verbraucherverhalten und formulieren Sie Strategien zu deren Minderung.

Best Practices für die Erstellung einer umfassenden und effizienten

Um einen Projektplan zu erstellen, der sowohl umfassend als auch effizient ist, stellen Sie sich das wie die Orchestrierung einer Symphonie vor. Sie benötigen die richtigen Instrumente, die perfekte Komposition und natürlich die Fähigkeit, sich im Verlauf der Aufführung anzupassen.

Hier sind die Best Practices, um sicherzustellen, dass Ihr Projektplan alle richtigen Noten trifft:

Beziehen Sie alle Stakeholder in den Planungsprozess ein: Durch den Input aller Stakeholder – vom kreativen Genie bis zum analytischen Guru – wird sichergestellt, dass Ihr Plan unterschiedliche Perspektiven und Fachkenntnisse berücksichtigt. Durch die aktive Einbindung der Stakeholder werden die Erfolgsquoten von Projekten erheblich gesteigert. Es ist das alte Sprichwort in Aktion: Zwei (oder mehr) Köpfe sind besser als einer.

Führen Sie eine gründliche Bedarfsanalyse durch: Welche zugrunde liegenden Bedürfnisse treiben Ihr Projekt voran? Durch die Analyse von Faktoren wie Marktnachfrage, Kundenproblemen und Wettbewerbsstrategien erhalten Sie wertvolle Erkenntnisse.

Unterteilen Sie Ihr Projekt in überschaubare Aufgaben: Komplexe Projekte müssen in kleine Aufgaben unterteilt werden. Dieser als Work Breakdown Structure (WBS) bekannte Ansatz ist eine tragende Säule der Projektmanagementplanung. Im Rahmen einer digitalen Marketingkampagne könnte dies bedeuten, dass Sie Ihr Projekt in Phasen wie Recherche, Inhaltserstellung und Vertrieb unterteilen.

Überprüfen und aktualisieren Sie Projektpläne regelmäßig: Ihr Projektplan ist kein Relikt, das in Stein gemeißelt werden muss. Es ist eine lebendige, atmende Einheit, die sich an die Höhen und Tiefen des Marktes anpassen muss. Eine regelmäßige Überprüfung und Verfeinerung des Plans kann zu rechtzeitigen und fundierten Kurskorrekturen führen.

Tools und Software für die Projektplanung im digitalen Marketing

Stellen Sie sich vor, Sie wären Koch in einer High-Tech-Küche. Sie haben alle Zutaten, aber Sie brauchen die richtigen Utensilien und Geräte, um ein kulinarisches Meisterwerk zu schaffen. Das Gleiche gilt für Tools zur Projektplanung im digitalen Marketing.

Mit den richtigen Tools und der richtigen Software können Sie Ihr Projekt von einem Rohkonzept zu einer fein ausgeführten Kampagne machen. Hier ist eine Aufschlüsselung der Arten von Tools, die Sie in Betracht ziehen sollten:

Projektmanagement-Software

Asana: Asana ist für seine benutzerfreundliche Oberfläche bekannt und ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu organisieren, Fristen festzulegen und Verantwortlichkeiten zuzuweisen. Es ist wie Ihr digitales Whiteboard, auf dem Sie alles visuell planen können.

Asana – Projektmanagementplanung

Trello: Das kartenbasierte System von Trello eignet sich hervorragend für alle, die gerne mit Post-its organisieren, aber eine digitale Lösung wünschen. Es ist flexibel, intuitiv und wird, wie der Benutzerbericht von Atlassian zeigt, sowohl von Unternehmen als auch von kleineren Teams weithin angenommen.

Trello

Airtable: Picture Excel zu Steroiden. Airtable kombiniert die Struktur von Tabellenkalkulationen mit der Flexibilität einer Datenbank. Es ist besonders praktisch für Inhaltskalender, Kampagnenverfolgung und Datenanalyse.

Airtable für Projektmanagement

Kollaborations- und Kommunikationstools

Wenn Sie diese Tools in Ihrem Projektplanungsarsenal haben, sind Sie wie ein gut ausgestatteter Koch, der bereit ist, eine makellose Mahlzeit zu servieren. Wählen Sie diejenigen aus, die zum Arbeitsablauf Ihres Teams passen, und schon sind Sie auf dem Weg, eine erfolgreiche digitale Marketingkampagne zu orchestrieren.

Slack: Für Teams, die von Kommunikation leben, ist Slack der virtuelle Wasserspender. Seine Fähigkeit, eine Vielzahl anderer Tools zu integrieren und Kanäle für verschiedene Themen zu erstellen, macht es von unschätzbarem Wert, um in Verbindung und auf dem Laufenden zu bleiben.

Slack für Kommunikation

Google Workspace: Wenn es um die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, Tabellenkalkulationen und Präsentationen geht, ist Google Workspace führend. Die Zusammenarbeit in Echtzeit ist ein Kinderspiel und es ist fast selbstverständlich, dass Ihre Stakeholder bereits damit vertraut sind.

Google Workspace-Apps

Figma: Wenn Ihr Projekt Designelemente umfasst, ist Figma ein kollaboratives Designtool, das es mehreren Teammitgliedern ermöglicht, gleichzeitig an derselben Designdatei zu arbeiten. Stellen Sie es sich wie Google Docs vor, nur aus Designgründen.

Figma – Projektmanagement-Tool

Software zur Ressourcen- und Budgetverfolgung

Harvest: Mit Zeiterfassungs- und Rechnungsfunktionen eignet sich Harvest perfekt, um die für verschiedene Aspekte Ihres Projekts aufgewendeten Ressourcen im Auge zu behalten und sicherzustellen, dass Sie Ihr Budget einhalten.

Tool zur Erntezeiterfassung

Smartsheet: Wenn Ressourcenmanagement und Budgetverfolgung einen stärker projektorientierten Ansatz erfordern, bietet Smartsheet eine Reihe von Tools zum Planen, Verfolgen und Berichten von Projektfinanzen und -ressourcen an einem Ort.

Smartsheet – Managementlösungen

Quickbooks: Wenn Sie für Ihre Budgetierung eine umfassende Buchhaltung benötigen, ist QuickBooks eine zuverlässige Lösung. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Projekt ein komplexes Finanzmanagement umfasst.

Quickbooks-Funktionen

Beispiele für Projektplanformate für digitales Marketing

Wenn es um die Strukturierung einer Projektplanvorlage für digitales Marketing geht, ist Abwechslung das A und O. Unterschiedliche Projekte erfordern möglicherweise unterschiedliche Ansätze.

Nachfolgend sind drei gängige Arten von Projektplänen aufgeführt, die sich im digitalen Marketing als effektiv erwiesen haben.

1. Das Gantt-Diagramm

Gantt-Diagramme sind bekannt und zuverlässig effizient. Ein Gantt-Diagramm ist im Wesentlichen eine visuelle Zeitleiste, die die Dauer der Aufgaben und deren Überlappung darstellt.

Beispiel: Stellen Sie sich vor, Sie bringen ein neues Produkt auf den Markt und benötigen eine integrierte Marketingkampagne. Das Gantt-Diagramm könnte parallele Zeitleisten für die Inhaltserstellung, Social-Media-Werbung und E-Mail-Marketing anzeigen.

Es ist einfacher, wichtige Meilensteine ​​zu identifizieren, indem gezeigt wird, wie diese Aktivitäten ineinandergreifen, z. B. wann ein Teaser-Video veröffentlicht oder eine E-Mail-Drop-Kampagne gestartet werden sollte.

Tools: Microsoft Project ist ein Klassiker zum Erstellen von Gantt-Diagrammen, TeamGantt bietet jedoch benutzerfreundlichere, kollaborative Funktionen, die speziell auf Gantt-Diagramme zugeschnitten sind.

2. Der Checklisten-Ansatz

Eine Checkliste unterteilt Ihr Projekt in eine Reihe von Aufgaben, von denen jede über ein Kontrollkästchen verfügt, das nach Abschluss angekreuzt werden kann.

Beispiel: Wenn Sie eine Influencer-Marketingkampagne durchführen, könnte Ihre Checkliste Folgendes umfassen: Identifizierung potenzieller Influencer, Kontaktaufnahme mit Influencern, Bestätigung von Kooperationen, Erstellung und Weitergabe von Kampagnenbriefings, Überwachung des Kampagnenfortschritts und Analyse der Kampagnenergebnisse.

Sobald jede Aufgabe erledigt ist, wird sie abgehakt, was den Fortschritt deutlich anzeigt.

Tools: Todoist ist ein einfaches, aber leistungsstarkes Tool zum Erstellen von Checklisten, während Asana auch als ausführlichere Checkliste konfiguriert werden kann.

3. Das Kanban-Board

Inspiriert durch den Toyota-Herstellungsprozess in den 1940er-Jahren ist das Kanban-Board ein visuelles Managementtool, mit dem Sie Aufgaben in Spalten kategorisieren können, die normalerweise mit „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“ gekennzeichnet sind.

Beispiel: Wenn Sie eine Content-Marketing-Kampagne verwalten, kann das Kanban-Board dabei helfen, den Überblick über verschiedene Inhalte zu behalten, während diese Phasen wie Ideenfindung, Schreiben, Bearbeiten und Veröffentlichen durchlaufen. Dies gewährleistet einen kontinuierlichen Content-Fluss und hilft, Engpässe zu erkennen.

Tools: Trello ist das Aushängeschild für Kanban-Boards, aber auch Jira wird häufig verwendet, insbesondere wenn Sie agile Methoden anwenden.

Erfolg im digitalen Marketing durch Projektmanagementplanung

• Schlüsselkomponenten: Stellen Sie sicher, dass Ihr Projektplan klar definierte Ziele und Vorgaben hat und dass Sie den Umfang und die Anforderungen verstehen.Behalten Sie Ihre Ressourcen und Ihr Budget im Auge und legen Sie realistische Zeitpläne und Fristen fest. Und denken Sie daran: Ein guter Kapitän hat immer einen Notfallplan für das Unerwartete.
• Best Practices: Beziehen Sie alle Beteiligten in den Planungsprozess ein und führen Sie eine gründliche Bedarfsanalyse durch, um zu verstehen, was für die bevorstehende Reise benötigt wird.Teilen Sie die bevorstehende Mammutaufgabe in überschaubare Aufgaben auf und überprüfen und aktualisieren Sie Ihren Plan regelmäßig, um auf Änderungen zu reagieren.
• Werkzeuge und Software: Rüsten Sie Ihr Schiff mit den besten verfügbaren Werkzeugen aus.Von Projektmanagement-Software wie Asana und Trello bis hin zu Kommunikationstools wie Slack und Ressourcenverfolgungssoftware wie Harvest – es ist entscheidend, sicherzustellen, dass Sie die richtige Technologie an Bord haben.