Projektmanagement-Prozessgruppen: Eine Kurzanleitung

Projekte sind kompliziert. Es gibt tausend Dinge, die sich ständig auf das Projekt auswirken und erfordern, dass Sie Ressourcen neu zuweisen, um auf Kurs zu bleiben.

Um Ihren Zeitplan einzuhalten und Kosten zu verwalten, müssen Sie Projektdaten in den fünf PMBOK-Projektmanagementgruppen sammeln und verarbeiten.

Was sind die 5 PMBOK-Projektmanagement-Prozessgruppen?

Lassen Sie uns zunächst einen Blick auf die fünf Projektmanagement-Prozessgruppen werfen, die im Project Management Book of Knowledge (PMBOK) definiert sind, das vom Project Management Institute (PMI), der führenden Branchenvereinigung, herausgegeben wird.

Projektmanager nutzen die fünf Projektmanagementphasen, um Projekte zu strukturieren und von Anfang bis Ende zu führen. Jede dieser Phasen dient einem bestimmten Zweck, und Projektmanager müssen sie kontrollieren, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Projektmanagement-Software hilft Projektmanagern, bei jeder dieser Prozessgruppen den Überblick zu behalten.

Die Projektmanagement-Prozessgruppen sind die folgenden.

Einleitungsphase

Das PMBOK definiert die Projektinitiierungsphase als „den Prozess der formellen Anerkennung, dass ein neues Projekt existiert oder dass ein bestehendes Projekt in seiner nächsten Phase fortgesetzt werden sollte“.

In dieser Phase besprechen Projektmanager den Geschäftswert des Projekts sowie die Machbarkeit des Projekts. Sie untersuchen auch die Auswirkungen auf Stakeholder. Wenn das Projekt als tragfähig und wertvoll erachtet wird, wird es weiterverfolgt. Ist dies nicht der Fall, wird es aufgegeben.

In dieser Phase müssen Sie auch einen Business Case erstellen, der diese Fragen beantwortet. Der Business Case beinhaltet die geschätzten Kosten und Nutzen des Projekts. Es gibt auch eine Machbarkeitsstudie, um zu sehen, ob das Projekt für die Organisation und ihre Stakeholder sinnvoll ist. Darauf folgt ein Projektauftrag, der das Wer, Was und Wo des Projekts beantwortet.

Natürlich gibt es noch mehr, wie zum Beispiel:

• Stakeholder-Analyse
• Auswahl der Mannschaft
• Rollen und Verantwortlichkeiten definieren
• Auswahl des Projektbüros
• Auswahl der richtigen Werkzeuge, Ausrüstung und Kommunikationsinfrastruktur

Sobald das Projekt unterzeichnet wurde und bereit ist, voranzukommen, gibt es ein Kickoff-Meeting. Verwenden Sie ein Kickoff-Meeting, um alle Mitglieder des Projektteams auf dieselbe Seite zu bringen, damit das Projekt richtig beginnen kann.

Planungsphase

Sobald die Projektinitiierung abgeschlossen ist und das Projekt grünes Licht hat, kann die Projektplanungsphase beginnen. Der Planungsprozess findet statt, wenn Stakeholder und das Projektteam lernen, wie das endgültige Ergebnis des Projekts oder der Dienstleistung erreicht werden kann.

An dieser Stelle dokumentieren Sie den Projektplan und definieren die Projektleistungen und -anforderungen. Sie erstellen einen Projektplan, der darauf ausgelegt ist, Zeit, Kosten, Qualität, Änderungen, Risiken und alle projektbezogenen Probleme zu verwalten.

Sie nutzen diese Gelegenheit auch, um Ressourcen wie Teams, externe Lieferanten, Materialien und Geräte zu steuern. Sie definieren auch Rollen, Verantwortlichkeiten und wo Teammitglieder in der Projektstruktur sitzen.

Dazu gehört auch die Erstellung eines Stakeholder-Registers. Dies ist ein wichtiges Dokument, das alle wichtigen Interessengruppen und Projektsponsoren eines Projekts auflistet. Es ist Teil des Stakeholder-Managements und kann beinhalten, wie und wann Sie Projekt-Stakeholder über den Fortschritt des Projekts informieren.

Der Projektmanager ist dafür verantwortlich, die Projektplanungsphase zu leiten und genaue Schätzungen zu Zeit, Budget und Ressourcen vorzunehmen. In dieser Phase des Projekts planen Sie den Umfang, verwenden einen Projektstrukturplan (PSP), um Aufgaben zu organisieren, Beschaffungspläne zu erstellen und Kommunikationskanäle und -häufigkeit zu definieren.

Bei der Erstellung eines Projektmanagementplans ist es hilfreich, eine Projektmanagementsoftware zur Organisation Ihrer Arbeit zu haben. ProjectManager verfügt über robuste Aufgabenlisten, die mehr tun, als nur Aufgaben zu sammeln. Die Aufgabenlistenansicht (eine von fünf verschiedenen Projektansichten, mit denen hybride Teams nach Belieben arbeiten können) kann Prioritäten festlegen, Dateien anhängen, Beschreibungen hinzufügen, Teammitgliedern zuweisen und den Status verfolgen. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus.

Ausführungsphase

An diesem Punkt sind Sie bereit, das Produkt oder die Dienstleistung zu entwickeln, die Sie geplant haben. Diese Phase ist daher tendenziell die längste des Projekts. Hier wenden Sie den größten Teil Ihrer Energie und Ressourcen auf, um das Projekt trotz verschiedener Projektbeschränkungen auf Kurs zu halten.

Die Ausführungsphase ist eng mit der nächsten Phase des Projekts, der Überwachung und Kontrolle, verbunden. Der Projektmanager hat die Aufgabe, die Leistung und den Fortschritt zu verfolgen, um sicherzustellen, dass der tatsächliche Aufwand mit dem geplanten Aufwand übereinstimmt.

Überwachungs- und Kontrollphase

Während der Ausführung des Projektplans überwacht und kontrolliert der Projektmanager die Leistung, um die Arbeit wie geplant und innerhalb des Budgets fortzusetzen. Projektmanager messen kontinuierlich Kennzahlen, um sicherzustellen, dass sie ihre Meilensteine ​​erreichen.

Einige der wichtigsten Aufgaben in dieser Projektphase sind:

• Umfangsprüfung und Änderungskontrolle
• Zeitplankontrolle
• Kostenkontrolle
• Qualitätskontrolle
• Leistungsberichte
• Risikokontrolle
• Vertragsverwaltung

Abschlussphase

Es ist wichtig, das endgültige Ergebnis pünktlich, innerhalb des Budgets und innerhalb der Qualitätserwartungen Ihrer Stakeholder zu übergeben, aber es ist nicht das Ende des Projekts. Sie müssen noch einige lose Enden binden. Alle Aktivitäten enden an diesem Punkt und das Projekt ist abgeschlossen, was bedeutet, dass Sie Dokumente abzeichnen und Verträge erfüllen müssen.

Ein Post-Mortem des Projekts wird empfohlen. Während eines Post-Mortem gehen der Projektmanager und das Team durch, was funktioniert hat und was nicht, um zu erfahren, wie sie die Prozesse im nächsten Projekt verbessern können. Sie tun dies, indem sie Best Practices und die Lektionen, die sie gelernt haben, auflisten.

Anschließend können Sie Ihr Team entlasten und den Projekterfolg feiern. Der letzte Teil mag nicht entscheidend erscheinen, aber er ist es! Die Teammoral hoch zu halten, indem ihre harte Arbeit validiert wird, wird sich positiv auf zukünftige Projekte auswirken.

Unterschied zwischen PMBOK-Projektmanagement-Prozessgruppen und Wissensbereichen

Wir haben die fünf Prozessgruppen im Projektmanagement detailliert beschrieben, die alle dem Controlling-Prozess im Projektmanagement unterliegen. Um diese Projektmanagement-Prozessgruppen zu verwalten, müssen Sie die Wissensgebiete des Projektmanagements nutzen.

Die zehn Wissensbereiche des Projektmanagements

Es gibt 10 Projektmanagement-Wissensbereiche. Sie sind:

• Projekt Integrationsmanagement
• Projektrahmenmanagement
• Projektzeitmanagement
• Projektkostenmanagement
• Projektqualitätsmanagement
• Projektressourcenmanagement
• Projektkommunikationsmanagement
• Projektrisikomanagement
• Projektbeschaffungsmanagement
• Management von Projektbeteiligten

Projektmanagement-Wissensbereiche sind nicht dasselbe wie die Projektmanagement-Prozessgruppen. Der Hauptunterschied besteht darin, dass die Prozessgruppen beschreiben, was ein Projektmanager tun muss, während die Wissensbereiche das sind, was ein Projektmanager wissen muss.

Genauer gesagt werden die Wissensgebiete in allen Projektmanagement-Prozessgruppen verwendet. Die Wissensbereiche bestehen aus Prozessen. Sie haben Inputs, Tools, Techniken und Outputs. Sie sind Projektmanagementfunktionen, die dazu beitragen, erfolgreiche Projekte zu liefern.

Wann verwenden Sie Projektmanagement-Wissensbereiche?

Die Wissensgebiete wirken in allen Prozessgruppen des Projektmanagements. In den Prozessgruppen unterteilen und kategorisieren Sie ein Projekt. Es ist der Ablauf des Projekts von Anfang bis Ende. Sie können die Wissensbereiche in jeder Phase des Prozesses verwenden.

Eine gute Möglichkeit, den Unterschied zu verstehen, besteht darin, dass Wissensbereiche Prozesse kategorisieren, während Projektmanagement-Prozessgruppen Phasen oder Phasen des Projekts sind. Die Wissensgebiete stehen in keinem logischen Zusammenhang, sondern die Projektmanagement-Prozessgruppen führen von einer zur nächsten.

Sowohl Projektmanagement-Prozessgruppen als auch Wissensbereiche arbeiten besser zusammen, wenn sie von Projektmanagement-Software unterstützt werden. Projektmanagement-Software hilft Ihnen, die Prozessgruppen zu steuern und führt Sie zu einem erfolgreichen Projekt.

Wie ProjectManager bei PMBOK-Prozessgruppen hilft

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Projektmanagern aufschlussreichere Daten liefert, um bessere Entscheidungen zu treffen, und Hybridteams mit mehreren Projektansichten ausstattet, um die Arbeit so zu erledigen, wie sie es bevorzugen. Es gibt Funktionen, die in jeder Prozessphase hilfreich sind. Von unbegrenztem Dateispeicher für einen zentralen Dokumentations-Hub beim Initiieren bis hin zum Überprüfen, was beim Schließen funktioniert hat und was nicht.

Beginnen Sie mit dem richtigen Fuß in der Planungsprozessgruppe

Planung ist eine der komplexeren Prozessgruppen. Sie brauchen ein Tool, das Ihre Aufgaben organisiert, Abhängigkeiten verknüpft und Meilensteine ​​setzt. Die Gantt-Diagramm-Projektansicht von ProjectManager bietet genau das und mehr. Sie können nach dem kritischen Pfad filtern, anstatt zeitraubende Berechnungen durchführen zu müssen. Legen Sie dann eine Baseline fest und verfolgen Sie den geplanten Aufwand im Vergleich zum tatsächlichen Aufwand.

Bringen Sie Ihre Ausführungsphase mit verschiedenen Projektansichten auf den Punkt

ProjectManager hat mehrere Projektansichten. Manager können die Gantt- oder Tabellenansicht verwenden, während Teams ihre eigene Arbeitsbelastung auf Kanban-Tafeln, Aufgabenlisten und Kalendern verwalten können. Dies verbindet hybride Teams, egal wo sie sich befinden. Das Kanban-Board visualisiert den Arbeitsablauf während der Ausführungsphase, sodass Teammitglieder ihren Rückstand verwalten und Sprints planen können. In der Zwischenzeit erhalten Manager die Transparenz, die sie benötigen, um Ressourcen genau zuzuweisen und dafür zu sorgen, dass Teams voll ausgelastet sind.

Verfolgen Sie den Fortschritt in der Prozessgruppe Überwachung und Kontrolle

Während der Prozessgruppe Überwachung und Steuerung sind Echtzeitdaten praktisch. Daten geben Managern einen Einblick in den Fortschritt und die Leistung des Projekts. Die Live-Dashboards von ProjectManager berechnen Metriken wie Projektabweichung, Kosten und mehr für einen sofortigen Statusbericht, ohne dass Sie sich wie bei anderen Tools Zeit nehmen müssen, um das Tool zu konfigurieren.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software mit Funktionen zum Organisieren, Überwachen und Berichten über Ihr Projekt. Berichtsfunktionen mit einem Klick filtern detaillierte Daten und können problemlos mit Beteiligten geteilt werden, und Ressourcenverwaltungssoftware stellt sicher, dass jeder das hat, was er braucht, wenn er es braucht, um seine Arbeit abzuschließen. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!