Wie balanciert man das Projektmanagement-Dreieck erfolgreich aus?

Sie haben eine Idee und wollen eine tolle Anwendung machen.

Richtig?

Aber um zu sehen, wie Ihre Idee zu einem robusten Produkt wird, müssen Sie eine Strategie entwickeln, das richtige Team zusammenstellen und ein Kick-off-Meeting durchführen .

Aber es ist noch nicht vorbei. Das Kick-off-Meeting impliziert, dass Sie gerade erst anfangen.

Das Erstellen einer mobilen App ist ein langer Prozess. Während die Scoping-Sitzung und die Entdeckungsphase der App-Entwicklung genug betont wurden, hat die effiziente Verwaltung des Projekts einen großen Einfluss auf den Erfolg eines Produkts.

Laut einer PwC-Studie glauben satte 97 % der Unternehmen, dass Projektmanagement entscheidend für die Geschäftsleistung und den Unternehmenserfolg ist.

Unabhängig davon, wie einfach oder komplex Ihre Idee ist, das Projektmanagement spielt eine grundlegende Rolle in der App-Entwicklung. Ein effektives Projektmanagement stellt sicher, dass Fristen eingehalten werden und die Ergebnisse rechtzeitig geliefert werden.

Wenn Sie also mit Ihrem App-Entwicklungsprojekt auf Kurs bleiben wollen, sei es in Bezug auf den Zeitplan oder die Bereitstellung der gewünschten App, sind neben der regelmäßigen Kommunikation mit der Entwicklungsagentur effektive Projektmanagementtechniken ein Muss.

Und besonders Ihr Projektmanager muss sich um das Projektmanagement-Dreieck kümmern.

Was ist das Projektmanagement-Dreieck?

Das Projektmanagement-Dreieck, auch als Eisernes Dreieck oder Projektmanagement-Triple Constraint bezeichnet, definiert die grundlegenden Einschränkungen, innerhalb derer ein Projekt abläuft, nämlich Umfang, Zeit und Kosten.

Das Eiserne Dreieck ist, wie der Name schon sagt , die Beziehung zwischen drei entscheidenden Kräften in einem Projekt. Es wird so genannt, weil Sie einen Aspekt des Dreiecks nicht ändern können, ohne andere Schlüsseldimensionen zu beeinflussen.

Die Einführung von Änderungen an einem der drei Aspekte des Projektmanagement-Dreiecks ist ziemlich schwierig.

Angenommen , Sie sind Projektmanager und Ihr Kunde besteht darauf, dem Produkt weitere Funktionen hinzuzufügen. Die Erweiterung des Projektumfangs impliziert, dass die für die Erstellung des Produkts erforderliche Zeit zunimmt, was letztendlich die Kosten eines Projekts erhöhen würde.

Um also sicherzustellen, dass die Projektkosten das Budget nicht überschreiten und das Produkt innerhalb des Zeitrahmens mit der richtigen Funktionalität geliefert wird, ist es wichtig, die gegenseitige Abhängigkeit der drei Einschränkungen zu verstehen.

Wenn Sie die dreifachen Beschränkungen des Projektmanagements nicht kennen, besteht die Gefahr , dass Sie falsche Entscheidungen treffen, und es kann sich negativ auf den Erfolg Ihres Projekts auswirken.

Warum ist es wichtig, in einem Projektmanagement-Dreieck Ausgewogenheit zu haben?

Wenn Sie die dreifachen Einschränkungen des Projektmanagement -Dreiecks im Auge behalten, während Sie ein Projekt leiten, können Sie sich an die sich ändernden Anforderungen anpassen und gleichzeitig sicherstellen, dass das Projekt pünktlich geliefert wird und das Budget nicht überschreitet.

Das Konzept des Projektmanagement-Dreiecks findet seine Referenz in der Agile-Methodik , und Agilität ermöglicht es uns, Veränderungen zu begrüßen. Wir können Änderungen im Entwicklungsprozess nicht wirklich ignorieren, sie werden zwangsläufig auftreten.

Daher sind Projektmanagement, Zeit, Kosten, Qualität und ein intelligentes Management des eisernen Dreiecks von entscheidender Bedeutung. Eine gute Vorbereitung stellt sicher, dass jegliche Änderungen das gesamte Projekt nicht beeinträchtigen oder gefährden.

Bevor Sie also den Umfang erweitern oder die Frist verschieben, sollten Sie wissen, wie sich dies auf Ihr Projekt auswirken kann.

Um Ihnen eine klare Vorstellung und ein klares Verständnis zu vermitteln, lassen Sie uns einige Szenarien untersuchen und tief in die Dimensionen des Dreiecks eintauchen und die Konsequenzen messen und eine Triple-Constraint-Analyse projizieren , wenn das Dreieck in eine oder zwei Dimensionen verschoben wird.

Umfang

Scope bezieht sich auf den Umfang, die Dimension und das Spektrum der Arbeit, die in einem Projekt zu leisten ist. Es umfasst alle Arbeiten, die durchgeführt werden müssen, und alle Dienstleistungen, die in Bezug auf die Produktfunktionalitäten bereitgestellt werden müssen.

Die Erweiterung des Projektumfangs wirkt sich auf die Zeit und das Budget aus. Das Hinzufügen weiterer Funktionalitäten oder das Erweitern der bestehenden erfordert Ressourcen, die bei der Planung möglicherweise nicht berücksichtigt wurden.

Wenn zusätzliche Ressourcen angefordert werden, muss ein Projektmanager viele Faktoren berücksichtigen, die die Projektkosten erhöhen oder den Entwicklungsprozess verlängern können.

Außerdem haben Sie mit einem knappen Budget und strengen Fristen wenig oder gar keine Flexibilität in Bezug auf die Erweiterung des Projektumfangs.

Es gibt jedoch einen Ansatz, mit dem Sie Funktionalitäten hinzufügen können, ohne den Umfang eines Projekts zu erweitern.

Und hier kommt das Konzept eines MVP ins Spiel. Ein Minimum Viable Product ist die erste Version eines Produkts mit einem grundlegenden Satz von Funktionen. Es bestimmt, ob das Produkt das Potenzial zum Erfolg hat oder nicht.

Ein MVP wird in kürzester Zeit auf den Markt gebracht, um festzustellen, ob es das Interesse der Benutzer weckt. Nach der Generierung von unschätzbarem Benutzerfeedback und der Validierung mit echten Benutzern werden nach und nach neue Funktionen hinzugefügt.

Es ist eine großartige Möglichkeit, das Wasser zu testen. Produkte, die als MVPs voll funktionsfähig sind, können nach und nach weitere Funktionalitäten hinzufügen. Ihr Fokus sollte im Wesentlichen darauf liegen, einen Product-Market-Fit zu finden.

Product-Market-Fit ist das Ausmaß, in dem ein Produkt eine starke Marktnachfrage befriedigt. Das Finden des richtigen Produkt-Market-Fit gilt als erster Schritt zum Aufbau eines erfolgreichen Unternehmens.

In den meisten Fällen fordern viele Kunden eine Erweiterung des Arbeitsumfangs, während sich das Produkt in der Entwicklungspipeline befindet. Das Hinzufügen neuer Funktionalitäten ohne Kompromisse in Bezug auf Zeit und Budget klingt unmöglich.

Außer in manchen Fällen ist es das wirklich nicht.

Das Hinzufügen neuer Funktionen durch Entfernen ursprünglich geplanter Funktionen wirkt sich nicht so sehr auf die dreifachen Einschränkungen aus. Beim Erstellen eines neuen Produkts oder einer neuen Anwendung ist es ratsam, den Umfang auf ein Minimum zu beschränken – nur die „must-have“-Features einzubeziehen und die „nice to have“-Features zu belassen. Ein MVP sollte nur die Kernfunktionalität beinhalten und das Wertversprechen charakterisieren. Auf diese Weise können Sie vermeiden, das Budget für etwas zu verschwenden, das die Benutzer nicht einmal benötigen.

Bei der Abwicklung komplexer Projekte, die auf stark umkämpfte Märkte ausgerichtet sind, wird das Hinzufügen neuer Funktionen manchmal zu einer Notwendigkeit. In Fällen, in denen Änderungen für den Benutzer und das Unternehmen einen großen Unterschied machen können, sollten sie durch eine offene und ehrliche Kommunikation zwischen dem Projektmanager und den wichtigsten Interessengruppen berücksichtigt werden.

Faktoren, auf die Sie bei Umfangsherausforderungen achten sollten, damit Sie keine Probleme haben:

• Unsichere Anforderungen
• Anfragen zu Add-On-Funktionen
• Ändern von Spezifikationen

Zeit

Der erwartete Zeitrahmen eines Projekts wird durch eine Reihe von Faktoren bestimmt, wie z. B. den Arbeitsumfang, die Komplexität des Projekts, die Verfügbarkeit der Ressourcen und die Expertise des Teams.

Während Zeitbeschränkungen im Projektmanagement die Zeitdauer implizieren, die Sie für die Erledigung der Aufgaben benötigen, misst der Geschwindigkeitsfaktor, wie viel Arbeit in einem bestimmten Zeitrahmen erledigt wird.

Da Menschen nicht wirklich jeden Tag mit der gleichen Geschwindigkeit und Effizienz arbeiten, variiert die Geschwindigkeit tendenziell über Tage und Wochen

Das Abschätzen des Zeitrahmens wird aufgrund der Geschwindigkeitsänderungen schwierig.

Aus diesem Grund gilt die Scrum-Arbeitsmethodik in einem agilen Umfeld als idealer Ansatz, um sicherzustellen, dass das Projekt im vorgegebenen Zeitrahmen abgeschlossen wird.

Mit effizienter Kommunikation zwischen Teammitgliedern, täglichen Stand-Ups, Sprint-Planung und Retrospektiven ist es einfach, die Arbeitsbelastung des Teams zu planen, an Hindernissen zu arbeiten und den Geschwindigkeitsfaktor bei jedem Schritt im Auge zu behalten.

Idealerweise lässt sich nach Abschluss von drei Sprints leicht abschätzen, ob weitere Ressourcen im Projekt benötigt werden oder der Termin verschoben werden muss.

Zeit ist ein sehr wichtiges Gut. Um Verzögerungen zu vermeiden, sollten Sie sich daher zeitlicher Herausforderungen bewusst sein wie:

• Interne und externe Verzögerungen:
• Zu viel Optimismus
• Teamlücken
• Zu viel Arbeitsdruck

Kosten

Die dritte wichtige Dimension, die Kosten, umfasst das Projektbudget und die Anzahl der Teammitglieder, die für die Lieferung eines Produkts benötigt werden.

Um den Kostenfaktor unter Kontrolle zu halten, ist es ratsam, die zu liefernden Elemente des Projektumfangs zu priorisieren und die Ressourcen in allen Phasen der Entwicklung entsprechend zuzuweisen.

Die Schätzung der für ein Projekt erforderlichen Kosten und Ressourcen ist nicht so einfach, insbesondere wenn es sich um ein komplexes Projekt handelt. Ein guter Projektmanager macht entweder Schätzungen auf der Grundlage von Daten, die aus ähnlichen Projekten in der Vergangenheit gesammelt wurden, oder er trifft eine angemessene Vermutung auf der Grundlage der detaillierten Interaktion mit dem Kunden.

Nach der ersten Schätzung umfasst die Projektplanung für PMs die Kontrolle und Verwaltung des Budgets während des gesamten Entwicklungszyklus.

Alles hat eine Begrenzung, daher sind hier einige Faktoren, um die Sie sich kümmern können, die dazu führen können, dass das Projektbudget zusammenbricht:

• Mangel an Verantwortlichkeit
• Kostenunterschätzung
• Steigende Personalkosten
• Verzögerung im Projekt

Wie balanciert man das Eiserne Dreieck?

Das Eiserne Dreieck existiert nicht, um uns dabei zu helfen, alle Elemente eines Projektmanagements – Umfang, Zeit und Kosten – detailliert darzustellen. Vielmehr zeigt es weiter, wie diese Beschränkungen kompliziert miteinander verflochten sind.

Das Verwalten und Ausbalancieren des Scope-Zeit-Kosten-Dreiecks ist dem Jonglieren ziemlich ähnlich und es ist sicherlich nicht einfach.

Projektmanager unterteilen das gesamte Projekt in Meilensteine ​​und Aufgaben, um das Dreieck effektiv auszugleichen. Die Prioritäten für das Team werden definiert und es gibt immer eine offene Kommunikation mit dem Kunden, um seinen individuellen Anforderungen gerecht zu werden.

Das eiserne Dreieck ist ein Kompromiss, den der Projektmanager beherrschen muss, indem er Variablen und Faktoren kontrolliert. Zusammengenommen kann das Abwägen des Projektmanagements und dieser drei Anforderungen dazu beitragen, die Qualität des gesamten Projekts zu bestimmen.
Wenn beispielsweise ein Projekt zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen sein soll, kann es erforderlich sein, den Umfang zu verringern oder die Kosten zu erhöhen, um zusätzliche Ressourcen oder zusätzliche Zeit zu binden. Oder wenn ein Projekt ein Budget nicht überschreiten kann, muss der Projektmanager möglicherweise die Zeit verlängern, um die zusätzlich benötigte Zeit zu reduzieren.

Hier sind einige unserer Best Practices für die effektive Verwaltung der Triple Constraints:

Entdeckungsworkshops:

Zu Beginn jedes Projekts führen wir mit unseren Kunden Product Discovery Workshops durch. Diese Workshops werden durchgeführt, um den Zweck des Projekts zu definieren, den Projektumfang festzulegen, die Kernfunktionen zu skizzieren und einen Fahrplan für die Durchführung der Arbeit zu optimieren. Es gibt dem Kunden Klarheit darüber, was zu tun ist.

Schätzen:

Nach einem umfassenden Verständnis aller Aspekte des Projekts liefern wir eine detaillierte Schätzung des Projektzeitplans und des erforderlichen Budgets, um das Produkt erfolgreich zu entwickeln.

Planen:

Unsere Projektmanager planen die Arbeitsbelastung des Teams strategisch gemäß den Meilensteinen. Indem wir das Scrum-Framework praktizieren, halten wir die Geschwindigkeit unter Kontrolle und es gibt einen zeitnahen Fluss von Ergebnissen. Es hilft uns, Hindernisse frühzeitig zu beseitigen und die Arbeit in der vorgegebenen Frist zu erledigen.

Team:

Wir weisen ein funktionsübergreifendes Team zu, um sicherzustellen, dass wir die bestmögliche Lösung pünktlich und innerhalb des Budgets liefern. Ein funktionsübergreifendes Team bringt Menschen mit unterschiedlichen funktionalen Fachkenntnissen zusammen. Durch gemeinsames Know-how und gemeinsames Ausloten der Perspektiven eines Projekts erreichen wir gemeinsam ein gemeinsames Ziel.

Kommunikation:

Im Produktentwicklungsprozess ist eine offene Kommunikation zwischen dem Team und den wichtigsten Stakeholdern entscheidend. Unser Liefersystem sorgt für proaktive Updates, was bedeutet, dass unser Kunde nie im Dunkeln tappt. Wir besprechen mögliche Änderungen in den Schlüsseldimensionen im Voraus und das Team passt sich schnell an Änderungen an.

Das Ausbalancieren des Eisendreiecks ist ein entscheidender Teil. Laut einem Artikel des Project Management Institute mit dem Titel „ Beyond the Iron Triangle “ sollten Projektmanager weiche Faktoren wie soziale Erwartungen (Meetings und analytische Räume) und persönliche Motivation berücksichtigen. Diese internen Faktoren können Projekte genauso beeinflussen wie die drei Hauptbeschränkungen.

Fazit

Während das Gleichgewicht des Projektmanagement-Dreiecks dem Jonglieren sehr ähnlich ist, ist es auch eine ständige Erinnerung daran, wie sich die Änderung einer Einschränkung auf das gesamte Projekt auswirkt.

Es ist ein wertvolles Werkzeug, das den Projektmanager darauf vorbereitet, strategisch zu denken, klügere Entscheidungen zu treffen und das Projekt effektiv zu verwalten.