10 Projektmeetings zur Führung Ihres Projektmanagementteams
Veröffentlicht: 2023-01-12Projektbesprechungen fühlen sich oft so an, als würden sie Ihrer Arbeit im Wege stehen. Wenn Sie nicht nach einer Agenda arbeiten oder diese Meetings nicht verwalten, kann das wahr sein. Meetings sind jedoch entscheidend für die Projektplanung und Teamzusammenarbeit. Deshalb gibt es so viele Projektmeetings und jedes hat seinen eigenen Schwerpunkt und seine eigene Bedeutung. Werfen wir einen Blick auf 10 verschiedene Arten von Projektmanagement-Meetings und definieren sie, und wir beginnen mit der Definition dessen, was ein Projektmeeting ist.
Was sind Projektmeetings?
Ein Projektmeeting ist eine regelmäßig stattfindende Veranstaltung, bei der einige oder alle Projektteams und Stakeholder zusammenkommen, um das Projekt zu besprechen. Es gibt viele Arten von Projektbesprechungen während des gesamten Projektmanagementzyklus. Einige Projektmanagement-Meetings finden täglich statt, während andere weiter auseinander liegen. Es hängt alles von der Dringlichkeit und Art des Meetings ab. Das bedeutet nicht, dass ein Meeting ausschließlich dazu dient, Updates auszutauschen, außer wenn es um Stakeholder geht. Projektmeetings für Teams bringen die Gruppe zusammen, um ein Problem zu lösen oder den Fortschritt zu verbessern, um bestimmte Ziele und Erwartungen zu erfüllen. Ein Meeting könnte auch genutzt werden, um eine bessere Teamarbeit aufzubauen, was zu einer höheren Produktivität und Moral führt.
Arten von Projektmeetings
In Bezug auf Projektmanagement-Meetings gibt es verschiedene Arten. Einige übliche sind ein Fortschrittsbericht, das Erörtern des Zwecks des Projekts oder das Generieren von Ideen, das Sprechen über Probleme, die im Laufe des Projekts aufgetreten sind, und das Genehmigen oder Ablehnen von Ideen. Es gibt auch Meetings, bei denen es um die Teilnehmer geht. Dazu können regelmäßige Teammeetings und Stakeholder-Meetings gehören, die allgemeiner sind und die Stakeholder nur über Meilensteine auf dem Laufenden halten.
Welche Art von Meeting es auch ist, der Projektmanager wird es leiten, weshalb Kommunikationsfähigkeiten für diese Position so wichtig sind. Meetings sind produktiver, wenn sie von Echtzeitdaten gesteuert werden. ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware, die Berichte mit Live-Daten erstellt. Sie können schnell einen Statusbericht für einen Überblick erstellen, einen Fortschrittsbericht, um zu sehen, wie es Ihnen geht, einen Abweichungsbericht, um sicherzustellen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, und vieles mehr. Alle Berichte sind anpassbar, sodass Sie sie filtern können, um nur die Daten anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Sie können sie dann mit Stakeholdern teilen, um sie auf dem Laufenden zu halten.
10 wichtige Projektmeetings
Projektmanagement-Meetings sind Kommunikationsevents und eine klare Kommunikation hält Projekte auf Kurs. Daher gibt es viele verschiedene Arten von Projektmeetings, die über den Lebenszyklus eines Projekts hinweg immer wieder stattfinden. Hier sind 10 der wichtigsten.
1. Kickoff-Meeting des Projekts
Das Kickoff-Meeting ist vielleicht nicht das allererste Meeting des Projekts, aber es ist das erste bedeutende Meeting. Hier werden Projektleiter, Kunde und Projektteam vorgestellt und die Projektziele formuliert. Das Projekt-Kickoff-Meeting beginnt mit einer Vorstellung, einem Rückblick auf den Hintergrund des Kunden und einem Gespräch über den Umfang des Projekts. Auch die Rollen und Verantwortlichkeiten des Projektteams sowie die nächsten Schritte werden besprochen.
2. Projektstatus-Meeting
Beim Projektstatusbericht-Meeting liefern Teammitglieder Daten, die der Projektmanager verwendet, um zu überprüfen, wo sich das Projekt über einen bestimmten Zeitraum befindet. Dies dient nicht nur dazu, den Projektmanager auf dem Laufenden zu halten, sondern dient auch dazu, das Projektteam zur Rechenschaft zu ziehen. Sie möchten darüber sprechen, was erreicht wurde und was noch aussteht, sowie über bevorstehende Meilensteine. Sie sollten auch das Budget überprüfen, Risiken einschätzen und anstehende Meetings planen, um sicherzustellen, dass alles Besprochene gelöst wurde.
3. Projektbesprechung
Ein Projekt-Review-Meeting wird auch als Post-Mortem-Meeting bezeichnet und findet nach Abschluss des Projekts statt. Unabhängig davon, ob es ein Erfolg oder Misserfolg war, ist ein Review-Meeting hilfreich, da es auflistet, was funktioniert hat und was nicht. Die Post-Mortem-Analyse ist besonders hilfreich, da sie Projektmanagern die Möglichkeit gibt, sicherzustellen, dass dieselben Fehler nicht noch einmal vorkommen. Das Meeting beginnt mit der Wiederholung der Projektziele und der Öffnung der Diskussion für das Team, das die Möglichkeit haben sollte, die Arbeit, Hindernisse und Risiken ehrlich zu kritisieren. Sie sollten auch über das Budget sprechen, was verwendet wurde und was nicht und warum. Gleichzeitig soll ein erfolgreiches Projekt gefeiert werden.
4. Treffen aller Hände
Das All-Hands-Meeting oder Townhall versammelt alles im Unternehmen. Alle Mitarbeiter sind beteiligt, einschließlich Teamleiter, das Führungsteam, Interessengruppen usw. Bei diesen Meetings werden Angelegenheiten besprochen, die die gesamte Organisation betreffen, z. B. Einnahmen, Strategie usw. Bei einem Projekt umfasst dies das gesamte Projektteam, vom Projektmanager bis zu den Stakeholdern und allen dazwischen. Sie können abgehalten werden, um Updates auszutauschen, die Ausrichtung voranzutreiben, Meilensteine zu feiern oder Fragen zu stellen.
5. Sprint-Planungsmeeting
Scrum ist eine agile Arbeitsweise, bei der Projekte in Blöcke unterteilt werden, die Sprints genannt werden. Dies sind in der Regel nur 2-4 Wochen. Das Sprint-Planungsmeeting umfasst den Scrum-Master, den Scrum-Produktmanager und das Scrum-Team. Sie treffen sich, um sich die Backlog Items anzusehen und zu entscheiden, welche davon im kommenden Frühjahr bearbeitet werden. Dies ist eine gemeinsame Anstrengung, die als Scrum-Zeremonie bezeichnet wird. Vor dem Meeting überprüfen der Scrum Master und der Produktmanager die Kapazität des Teams, den Zeitplan und verwenden Erkenntnisse aus früheren Sprints, um den neuen zu definieren.
6. Sitzung des Lenkungsausschusses
Lenkungsausschüsse sind eine Art von Governance, an der Stakeholder beteiligt sind, die für die Überwachung des Projekts und die Bereitstellung von Unterstützung verantwortlich sind. Ein anderer Begriff für eine Gruppe, die daran arbeitet, das Projekt beim Erreichen seiner Ziele zu unterstützen, ist ein Stakeholder Board, eine Führungsebene, eine Projektarbeitsgruppe oder ein Projektaufsichtsausschuss. Die Häufigkeit von Commitment-Meetings zur Lenkung variiert je nach Projekt, obwohl sie normalerweise stattfinden, nachdem ein Meilenstein erreicht wurde.
7. Stakeholder-Treffen
Das Stakeholder-Meeting dient dazu, Stakeholder eines Projekts einander vorzustellen. Es wird verwendet, um Zustimmung zu erhalten, und definiert auch die Ziele des Projekts. Es ist auch eine Zeit, in der Stakeholder-Interviews stattfinden können, um Einblicke in ihre Ziele und Perspektiven zu erhalten, wie sie Updates erhalten möchten und vieles mehr. Projektmanager werden sich auch während des gesamten Lebenszyklus des Projekts mit Interessenvertretern treffen, um sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten.
8. Sitzung zur Notfallplanung
Ein Notfallplan ist ein Was-wäre-wenn-Szenario für den Fall, dass das Projekt Probleme oder Probleme hat, die eine Änderung des Umfangs, des Zeitplans oder des Budgets erfordern. Diese Probleme können umweltbezogener, technischer Art usw. sein. Dies bedeutet, dass ein Notfallplanungstreffen eine Gelegenheit zum Brainstorming mit dem Projektteam und relevanten Stakeholdern ist, um Risiken zu identifizieren und, falls vorhanden, wie darauf zu reagieren ist. Als Nächstes möchten Sie den Schweregrad und die Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieser Risiken und ihre möglichen Auswirkungen auf das Projekt bestimmen. Dies führt dazu, dass der Projektmanager einen Notfallplan erstellt.
9. Sitzung des Änderungskontrollausschusses
Das Änderungskontrollgremium wird eingerichtet, um Änderungsanforderungen zu überprüfen, die in einem Projekt auftreten. Sie werden dann bewertet und genehmigt, zurückgestellt oder abgelehnt. Dieser Prozess findet während einer Sitzung des Änderungskontrollgremiums statt. Wenn das Projektteam und der Sponsor jedoch bereits die Bedeutung der Änderung festgestellt haben, ist es unwahrscheinlich, dass das Änderungskontrollgremium in seinem Meeting gegen ihren Vorschlag verstoßen wird.
10. Tägliches Scrum-Meeting
An jedem Tag des Sprints findet ein tägliches Scrum-Meeting statt. Diese Meetings finden normalerweise am selben Ort und zur selben Zeit statt, obwohl diese Zeit idealerweise der Beginn des Tages ist, um die folgenden Arbeiten vorzubereiten. Tägliche Scrum-Meetings sind kurz und dauern nicht länger als 15 Minuten, um das Gespräch relevant zu halten. Das Meeting, auch tägliches Standup-Meeting genannt, umfasst die engagierten Mitglieder des Teams, die den Frühling machen, den Scrum Master und in den meisten Fällen den Product Owner. Das sind keine Problemlösungsmeetings, sondern beantworten drei Fragen: Was wurde gestern gemacht? Was ist heute zu tun? Gibt es Hindernisse?
Welche Projektmanagement-Vorlagen können bei Projektbesprechungen helfen?
Projektmeetings sind wichtig und dienen alle einem Zweck im Projektmanagement. Um sicherzustellen, dass Ihr Meeting richtig durchgeführt wird, haben wir einige kostenlose Vorlagen, die Sie herunterladen können. ProjectManager ist natürlich eine Projektmanagement-Software, bietet aber auch eine vollständige Suite kostenloser Projektmanagement-Vorlagen für jede Phase Ihres Projekts, einschließlich dieser Vorlagen für Projektmanagement-Meetings.
Vorlage für Besprechungsprotokolle
Meeting-Protokolle erfassen die relevanten Punkte in gedruckter Form und stellen sicher, dass diese Takeaways nach Abschluss des Projektmanagement-Meetings ausgeführt werden. Unsere kostenlose Vorlage für Besprechungsprotokolle für Word erleichtert das Sammeln und Verteilen dieser Informationen sowie der Tagesordnung, Aktionspunkte und Details zum nächsten Meeting.
Vorlage für den Projektstatusbericht
Wenn Sie ein Meeting zum Projektstatus planen, verwenden Sie unsere kostenlose Vorlage für den Projektstatusbericht, um die benötigten Daten zu sammeln. Es hilft Ihnen bei der Kommunikation mit Ihren Stakeholdern mit Informationen wie der Zusammenfassung des Projekts über diesen Berichtszeitraum, dem Zustand des Projekts und sogar einem Überblick über aufgetretene Risiken und Hindernisse.
Projekt-Dashboard-Vorlage
Welche Projektbesprechung Sie auch haben, ein Dashboard liefert wichtige Daten. Dashboards bieten eine allgemeine Ansicht des Projekts. Mit unserer kostenlosen Projekt-Dashboard-Vorlage für Excel können Sie Daten zu Aufgaben, Arbeitsbelastung, Aufgabenlängen und Kosten eingeben, die dann automatisch als farbenfrohe Diagramme gerendert werden, die in Projektmanagement-Meetings leicht verdaulich sind.
ProjectManager hilft Ihnen bei der Verwaltung von Projektbesprechungen
Vorlagen sind hilfreich, aber begrenzt. Sie müssen zum einen manuell imputiert werden, während ProjectManager eine Online-Software ist, die Daten in Echtzeit aktualisiert. Sie können sogar Projektbesprechungen planen und Ihr Team zu einer bestimmten Uhrzeit und einem bestimmten Datum einladen. Fügen Sie Dateien und andere Informationen hinzu und legen Sie die Besprechungen sogar als wiederkehrend fest, wenn sie sich während des gesamten Projekts wiederholen. Aber das ist nur die Spitze des Eisbergs in Bezug auf unsere funktionsreiche Software.
Verwandeln Sie Aktionspunkte in Aufgaben
Projektmanagement-Meetings sind wichtig, aber noch wichtiger ist es, auf die Takeaways zu reagieren. Unsere Software verfügt über mehrere Projektansichten, die es Teams in allen Abteilungen ermöglichen, die Tools zu verwenden, mit denen sie vertraut sind. Sie können die Aktionspunkte in Aufgabenlisten, Kanban-Tafeln oder Kalenderansichten erfassen. Während Manager es wahrscheinlich vorziehen, ihre Online-Gantt-Diagramme zu aktualisieren. Unabhängig davon, welche Projektansicht Sie verwenden, alle Daten werden in der Software gemeinsam genutzt und in Echtzeit aktualisiert, damit alle an den aktuellsten Informationen arbeiten können.
Verwenden Sie Echtzeit-Dashboards
Anstelle einer Dashboard-Vorlage werden unsere Echtzeit-Dashboards ständig aktualisiert. Sie berechnen automatisch die Zahlen und zeigen die Ergebnisse in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen an, die Zeit, Kosten und vieles mehr verfolgen. Nutzen Sie das Echtzeit-Dashboard in Projektmeetings als visuelles Hilfsmittel, das Ihnen immer Live-Daten liefert. Im Gegensatz zu anderen Softwaretools ist keine rechtzeitige Konfiguration erforderlich. Unsere Dashboards sind einsatzbereit, sodass Sie sie sofort verwenden können. Die eigentliche Arbeit beginnt, sobald Sie das Projektmeeting verlassen. Unsere Software verfügt über Risiko-, Aufgaben- und Ressourcenverwaltungsfunktionen, die Sie auf dem Laufenden und produktiv halten können, egal was das Projekt auf Sie zuwirft. Unsere kollaborative Plattform bedeutet, dass alle miteinander verbunden sind, egal ob in einer anderen Abteilung oder Zeitzone. Sie können jederzeit auf Aufgabenebene kommentieren und Dateien teilen, um besser zusammenzuarbeiten.
Verwandte Projektmeeting-Inhalte
Wenn Sie immer noch mehr über Projektmanagement-Meetings erfahren möchten, finden Sie hier einige Links, die Sie dorthin führen können. Wir veröffentlichen wöchentliche Blogs, Leitfäden, Videos und natürlich Vorlagen für jede Phase des Projektmanagement-Lebenszyklus. Dies ist nur ein Vorgeschmack auf die kostenlosen Inhalte, die Sie auf unserer Website finden.
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ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die Manager und ihre Teams in die Lage versetzt, ihre Projekte besser zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Holen Sie das Beste aus Projektbesprechungen heraus und wenden Sie dies an, um Ihre Arbeit effizienter auszuführen. Steigern Sie die Produktivität, wie es Teams von Avis, Nestlé und Siemens getan haben, indem Sie unsere Software verwenden. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.