Projektüberwachung und -steuerung: Tools und Schritte

Projekte werden in Phasen unterteilt, um sie leichter handhabbar zu machen. Alle sind wichtig, insbesondere die Projektüberwachung. Mit der Projektüberwachung und -kontrolle stellt ein Projektmanager sicher, dass der Plan, den er mit dem Projektteam umsetzt, reibungslos abläuft.

Das Projektcontrolling umfasst viele Schritte zur sorgfältigen Überwachung des Projektzeitplans, der Ressourcen und Kosten. Natürlich gibt es Projektüberwachungstools, aber wie alles im Projektmanagement gibt es einen Prozess, den wir erklären.

Was ist Projektüberwachung und -steuerung?

Bevor wir zu den Schritten zur Überwachung Ihres Projekts kommen, lassen Sie uns das Konzept in einen Kontext stellen. Der Projektmanagementprozess besteht aus fünf Phasen: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Kontrolle sowie Abschluss. Projektüberwachung und -steuerung erfolgen parallel zur Ausführungsphase im Projektlebenszyklus.

Die Projektüberwachung und -steuerung ist eine Projektmanagementphase, in der die Projektleistung gemessen und sichergestellt wird, dass sie den Vorgaben des Projektplans entspricht. Projektmanager werden den Fortschritt und die Leistung des Projekts genau verfolgen, den Projektstatus überprüfen, potenzielle Probleme identifizieren und bei Bedarf Korrekturmaßnahmen umsetzen, um das Projekt im Zeitplan und innerhalb des Budgets zu halten.

Um Probleme im Projekt zu finden, benötigen Sie eine Projektmanagementsoftware, die den Fortschritt und die Leistung im Verlauf überwachen kann. ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die Ihnen die Tools an die Hand gibt, die Sie zur Überwachung und Steuerung von Projekten in Echtzeit benötigen. Projektmanager können sich einen umfassenden Überblick über ihr Projekt verschaffen, indem sie zum Echtzeit-Dashboard wechseln. Es sammelt automatisch Projektdaten zu Kennzahlen wie Zeit, Kosten, Arbeitsaufwand und mehr, die in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen angezeigt werden. Im Gegensatz zu einfacher Software ist keine zeitaufwändige Einrichtung erforderlich. Unser Dashboard ist bereit, wenn Sie es sind. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.

Warum ist Projektüberwachung und -steuerung wichtig?

Projektüberwachung und -steuerung sind für das Projektmanagement so wichtig, dass es sich um einen der fünf Projektmanagementprozesse handelt. Wie bereits erwähnt, geht die Projektüberwachung Hand in Hand mit der Projektausführung, um sicherzustellen, dass bei der Erledigung von Aufgaben der Zeitplan und das Projektbudget eingehalten werden.

Neben der Einhaltung des Zeitplans eines Projekts und der Vermeidung von Mehrausgaben ist die Projektüberwachung auch eine hervorragende Möglichkeit, Risiken zu managen und Scope Creep zu vermeiden. Durch die Verfolgung verschiedener Kennzahlen kann ein Projektmanager Risiken früher erkennen, wenn sie im Projekt als Problem auftauchen. Frühere Erkennung bedeutet frühere Schadensbegrenzung. Das Gleiche gilt für Scope Creep. Wenn Änderungen am Projekt vorgenommen werden, können Kontrollverfahren wie Änderungsanfragen dazu beitragen, dass sich diese nicht negativ auf den Zeitplan auswirken.

Wenn Sie die Projektüberwachung und -kontrolle vernachlässigen, überlassen Sie Ihr Projekt dem Schicksal. Vielleicht passt alles zusammen, vielleicht auch nicht. Aber das ist nicht die Aufgabe eines Projektmanagers. Sie planen nicht nur das Projekt und weisen das Team zu, sondern sind auch dafür verantwortlich, dass das Team seine Aufgaben gemäß dem Projektplan ausführt, ohne dass unnötige Kosten entstehen.

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Schritte zur Projektüberwachung

Sobald der Projektmanager die Aufgaben geplant und einen Projektplan erstellt hat, den die Projektsponsoren genehmigen, ist es Zeit, mit der Projektausführungsphase fortzufahren. Wie oben definiert, erfolgt die Projektüberwachung zusammen mit der Projektausführung, um sicherzustellen, dass das Projekt gemäß Zeitplan und Budget ausgeführt wird. Im Folgenden finden Sie die acht Schritte, die Sie unternehmen müssen, um sicherzustellen, dass Sie das Projekt ordnungsgemäß überwachen.

1. Erstellen Sie eine Projektumfangs-Baseline

Ein Projektumfang definiert die Erwartungen und Anforderungen der Projektbeteiligten. Es wird während des gesamten Projekts verwendet, um den Fortschritt zu überwachen. Eine Projektumfangsbasislinie erfasst diese Erwartungen und Anforderungen und kann verwendet werden, um den geplanten Aufwand am tatsächlichen Aufwand zu messen, um sicherzustellen, dass die Projektausführung mit dem Projektplan übereinstimmt. Die Umfangsbasislinie kann während des Projekts überprüft und überarbeitet werden, jedoch nur durch einen formellen Änderungskontrollprozess, um eine Ausweitung des Umfangs zu vermeiden.

2. Erstellen Sie einen Basisplan für den Projektplan

Wenn Ihr Zeitplan von den wichtigsten Beteiligten genehmigt wurde, speichern Sie ihn. Dies wird als Projektzeitplan-Baseline bezeichnet. Dieser kann dann während des gesamten Projekts wie eine Umfangsbasislinie verwendet werden. In diesem Fall dient er jedoch dazu, Ihren tatsächlichen Fortschritt mit Ihrem geplanten Prozess zu vergleichen. Dadurch können Projektmanager Projektabweichungen verfolgen und Korrekturmaßnahmen ergreifen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Es hilft auch bei der Stakeholder-Kommunikation, da diese immer daran interessiert sind, ob das Projekt im Zeitplan liegt. Eine Projektzeitplan-Grundlinie ist eine weitere notwendige Projektkontrolle.

3. Schätzen Sie die Projektkosten und definieren Sie ein Projektbudget

Je genauer Ihre Projektkosten sind, desto genauer ist Ihr Projektbudget. Sobald Sie ein Budget eingereicht und dieses von den Beteiligten genehmigt haben, möchten Sie als Letztes mehr Mittel für die Umsetzung des Projekts anfordern. Es gibt verschiedene Techniken, mit denen Sie die Kosten genau abschätzen und Ihr Budget entsprechend planen können. Jetzt möchten Sie alle Projektkosten überwachen und Änderungskontrollsysteme verwenden, um die Projektkosten zu verfolgen und auf etwaige Unstimmigkeiten zu reagieren. Sie können auch einen Basisplan für das Budget erstellen, um damit die tatsächlichen Kosten mit den geplanten Kosten zu vergleichen und so die Ausgaben zu überwachen.

4. Verwenden Sie ein Risikoprotokoll

Eines der wichtigsten Dinge, auf die man bei der Überwachung eines Projekts achten sollte, ist das Risiko. Während der Planungsphase können Sie ein Risikoprotokoll erstellen, das die Risiken erfasst, die Ihrer Meinung nach im Projekt auftreten könnten. Anschließend können Sie die potenziellen Auswirkungen des Risikos auf das Projekt ermitteln und feststellen, wer für die Identifizierung und Minderung des Risikos verantwortlich ist. Sie können auch Prioritäten festlegen, um zu bestimmen, welche Risiken sofort behandelt werden müssen oder ob sie warten können. Während Sie das Projekt überwachen, hilft Ihnen das Risikoprotokoll dabei, auf Probleme aufmerksam zu bleiben, die sich wahrscheinlich positiv oder negativ auf das Projekt auswirken. Wenn ein Problem erkannt wird, können Sie schnell und effektiv reagieren.

5. Verwenden Sie ein Änderungsprotokoll

Bei der Projektüberwachung geht es vor allem darum, Veränderungen zu erkennen. Wenn Sie dies tun, benötigen Sie ein Änderungsprotokoll, um dies zu kontrollieren. Ein Änderungsprotokoll ist ein Dokument, das die am Projekt vorgenommenen Änderungen chronologisch auflistet. Dies dient als Zusammenfassung der von Ihnen vorgenommenen Änderungen und ermöglicht es Projektmanagern, alle vorgenommenen Änderungen zu verfolgen und zu kommunizieren. Dies gibt Projektmanagern auch ein weiteres Kommunikationsinstrument an die Hand, um Projektbeteiligte auf dem Laufenden zu halten, damit sie die aufgetretenen Änderungen verstehen und wissen, dass sie ordnungsgemäß verwaltet wurden.

6. Legen Sie Qualitätskontrollverfahren fest

Es wird oft darüber gesprochen, wie wichtig es ist, Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abzuliefern, aber vernachlässigen Sie nicht die Bedeutung der Qualität. Wenn das Produkt oder die Dienstleistung die Qualitätserwartungen nicht erfüllt, handelt es sich um einen Fehlschlag. Qualitätskontrollverfahren stellen sicher, dass das Produkt oder die Dienstleistung getestet wird und den in der Projektplanung festgelegten Standards entspricht. Es trägt auch dazu bei, Fehler zu reduzieren. Daher ist die Einrichtung von Qualitätskontrollverfahren ein wesentlicher Bestandteil jeder gründlichen Projektüberwachung.

7. Verwenden Sie Projektüberwachungstools

Projektüberwachungstools sind für die Projektüberwachung unerlässlich. Projektmanagement-Software verfügt über viele Funktionen, die Projektmanagern einen Einblick in das Projekt geben, unabhängig davon, ob es um Kosten, Ressourcen oder Zeit geht. Es gibt Dashboards, die einen allgemeinen Überblick über den Fortschritt und die Leistung des Projekts bieten, detaillierte Statusberichte und andere Arten von Berichten, um weitere Informationen zu erhalten, und sogar Funktionen zur Ressourcenverwaltung, mit denen Sie die Leistung Ihres Teams verfolgen können. Achten Sie darauf, nach einer Projektmanagement-Software zu suchen, die über diese Funktionen verfügt und cloudbasiert ist, damit Sie Echtzeitdaten für eine aufschlussreichere Überwachung erhalten.

8. Erstellen Sie Projektberichte

Wir haben die Projektberichte gerade erst angesprochen, aber sie verdienen mehr Details. Projektberichte beschreiben den aktuellen Stand des Projekts. Statusberichte erfassen Daten für einen bestimmten Zeitraum, während Portfolio-Statusberichte dasselbe tun, jedoch für mehrere Projekte. Es gibt jedoch weitere Berichte zu Projektabweichungen, Arbeitsbelastung und mehr. Alle Berichte sind wichtig für die Überwachung des Projekts und sollten mit den Stakeholdern geteilt werden, um sie über das Projekt auf dem Laufenden zu halten.

ProjectManager ist eine robuste Projektüberwachungssoftware

ProjectManager ist eine Online-Projektmanagementsoftware mit den Tools, die Projektmanager zur Überwachung und Steuerung ihrer Projekte benötigen. Unsere Software liefert Echtzeitdaten, sodass Sie das Projekt so sehen, wie es ist, und nicht so, wie es war. Darüber hinaus sorgt unsere Plattform für die Zusammenarbeit dafür, dass alle miteinander verbunden sind, egal ob im Büro, im Außendienst oder irgendwo dazwischen. Dies erleichtert die Kommunikation und Probleme werden schnell erkannt und gelöst, um das Projekt auf Kurs zu halten.

Anpassbarer Bericht

Dashboards eignen sich hervorragend, wenn Sie einen allgemeinen Überblick über das Projekt benötigen. Wenn Sie jedoch tiefer in die Daten eintauchen möchten, verwenden Sie unsere anpassbaren Berichte. Mit nur wenigen Tastendrücken können Sie Berichte über Projekt- oder Portfoliostatus, Arbeitsbelastung, Abweichungen und mehr erstellen. Alle Berichte können gefiltert werden, um nur die Informationen anzuzeigen, die Sie sehen möchten. Projektmanager können nicht nur ihre Projekte überwachen, sondern jeder Bericht kann auch in verschiedenen Formaten geteilt oder für Stakeholder-Präsentationen gedruckt werden.

Behalten Sie den Überblick über Ihre Ressourcen

Die Überwachung Ihrer Ressourcen, sei es Ihr Team, Materialien oder Ausrüstung, ist ein wichtiger Teil des Projektüberwachungsprozesses. Unsere Ressourcenverwaltungstools verfügen über ein farbcodiertes Arbeitsauslastungsdiagramm, um leicht zu erkennen, wer überlastet ist. Sie können Aufgaben aus diesem Diagramm neu zuweisen und die Arbeitsbelastung des Teams ausgleichen, damit es weiterhin voll ausgelastet ist. Die Teamproduktivität hilft Ihnen, den Zeitplan einzuhalten. Sie können unser sicheres Arbeitszeittabellen-Tool nicht nur zur Optimierung der Gehaltsabrechnung nutzen, sondern auch, um die protokollierten Stunden des Teams einzusehen und sicherzustellen, dass es den Projektplan einhält.

ProjectManager verfügt über mehrere Projektansichten, die es jedem ermöglichen, an dem von ihm bevorzugten Tool zu arbeiten. Ob Gantt-Diagramm, Kanban-Board, Aufgabenliste oder Kalenderansicht, alle Daten werden in Echtzeit gleichzeitig aktualisiert, sodass alle zusammenarbeiten können. Wir verfügen außerdem über Risikomanagementfunktionen, mit denen Sie Projektrisiken identifizieren und verfolgen können, um Abweichungen vom Zeitplan zu vermeiden.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software, die es Teams ermöglicht, ihre Projekte in Echtzeit zu planen, zu verwalten und zu verfolgen. Unsere zahlreichen Überwachungs- und Kontrollfunktionen sorgen dafür, dass Projektmanager stets den Überblick über Änderungen behalten und diese während des gesamten Projektlebenszyklus verwalten. Starten Sie noch heute kostenlos mit ProjectManager.