Projektbeschaffungsmanagement: Eine Kurzanleitung

Veröffentlicht: 2023-02-11

Jedes Unternehmen benötigt Ressourcen wie Arbeitskräfte, Rohstoffe, Ausrüstung und andere Inputs. Ihr Team verwendet Ressourcen, um eine Vielzahl von Projekten auszuführen, z. B. um Produkte herzustellen oder Dienstleistungen bereitzustellen. Diese Ressourcen müssen von Ihrer Organisation erworben werden, und der Beschaffungsprozess muss sorgfältig geplant und durchgeführt werden. Darum geht es beim Beschaffungsmanagement.

Was ist Beschaffungsmanagement?

Beschaffungsmanagement bezieht sich auf alle Maßnahmen und Strategien im Zusammenhang mit dem Zyklus der Identifizierung, Bewertung und Auswahl von Lieferanten von Produktionsmitteln. Dazu gehört das Erstellen eines Beschaffungsmanagementplans, das Testen der Qualität, das Verwalten von Beschaffungsverträgen, das Ausführen von Einkäufen und alle anderen Aktivitäten, die erforderlich sind, um zu steuern, wie Einkäufe in Ihrem Unternehmen getätigt werden.

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Der Begriff Beschaffungsmanagement wird von den meisten Menschen mit Einkaufsmanagement verwechselt, aber es gibt einen großen Unterschied, der sowohl im Geschäfts- als auch im Fertigungs- und Projektmanagement sehr wichtig ist. So unterscheiden sich diese beiden ähnlichen Konzepte.

Beschaffungsmanagement vs. Einkaufsmanagement

Das Einkaufsmanagement ist nur ein kleiner Teil des Beschaffungsmanagements, der größer und strategischer ist. Einkaufsmanagement ist einfach die Menge von Dokumenten, Tools und Verfahren, die verwendet werden, um den Einkaufsprozess zu verwalten, wie z. B. Bestellanforderungen, Angebotsanfragen und Bestellungen.

Was ist Projektbeschaffungsmanagement?

Beschaffung bedeutet im Sinne des Projektmanagements, dass Sie eine externe Ressource kaufen, mieten oder einen Vertrag mit ihr abschließen müssen, um Ihr Projektziel zu erreichen. Diese Beziehungen müssen, wie jeder Prozess im Projekt, verwaltet werden.

Die Verwaltung dieser Beziehungen bedeutet, die beste Qualität von den externen Anbietern zu erhalten, die vom Unternehmen zur Unterstützung der Geschäftstätigkeit eingesetzt werden. Es gibt Einschränkungen beim Lieferantenmanagement, die sich um Kosten und Zeit drehen. Das Beschaffungsmanagement ist eine Möglichkeit, den Prozess der Beschaffung, Anforderung, Bestellung, Beschleunigung, Inspektion und Abstimmung der Beschaffung effizienter und produktiver abzuwickeln.

Vor einer Partnerschaft oder einem Kauf muss jedoch die Frage beantwortet werden, ob die Waren und Dienstleistungen von externen Anbietern benötigt werden. Wägen Sie die Vor- und Nachteile der Eigenproduktion der Waren oder Dienstleistungen und der Auftragsvergabe ab. Ist die Beziehung zu Fremdfirmen langfristig notwendig und kostengünstig? Sobald eine fundierte Entscheidung getroffen wurde, können Sie mit der Gewissheit voranschreiten, dass die Schritte, die Sie unternehmen, finanziell solide sind und in Ihren Zeitrahmen passen.

Was ist ein Beschaffungsmanagementplan?

Ein Beschaffungsmanagementplan beschreibt die Beschaffungsanforderungen, Richtlinien und den Gesamtprozess, die von einer Organisation für ein bestimmtes Projekt befolgt werden. Der Komplexitäts- und Detaillierungsgrad eines Beschaffungsmanagementplans variiert von Organisation zu Organisation, aber grundsätzlich sollte Ihr Beschaffungsmanagementplan:

Bewertungskriterien für die Lieferantenauswahl definieren
Skizzieren Sie das Bieterverfahren
Identifizieren Sie die anzuwendende Kostenmethode
Fügen Sie eine Kosten-Nutzen-Analyse hinzu
Erklären Sie, warum Beschaffungsaktivitäten erforderlich sind und wie sie mit den strategischen Zielen der Organisation übereinstimmen.
Legen Sie einen Zeitplan für Beschaffungsaktivitäten fest
Identifizieren Sie Stakeholder des Beschaffungsmanagements
Definieren Sie KPIs für Beschaffungsaktivitäten
Listen Sie alle Ressourcenbeschränkungen oder Projektannahmen auf, die sich auf Beschaffungsaktivitäten auswirken könnten
Definieren Sie allgemeine Rechts- und Zahlungsbedingungen
Erklären Sie die verschiedenen Rollen und Verantwortlichkeiten des Beschaffungsmanagements
Geben Sie die geschätzten Kosten für das Beschaffungsprojekt an
Listen Sie potenzielle Risiken auf, die sich auf den Einkauf und etwaige Minderungsstrategien auswirken könnten
Schließen Sie Beschaffungsverträge und Dokumentationen wie Bestellanforderungen, Bestellungen, Angebotsanfragen und Angebotsanfragen ein

Beschaffungsunterlagen

Es gibt mehrere Dokumente, die für den Beschaffungsprozess benötigt werden. Hier sind einige der wichtigsten.

Auskunftsersuchen (RFI)

Dieses Dokument wird für einen formalen Informationsbeschaffungsprozess verwendet. Es richtet sich an die Lieferanten von Waren und Dienstleistungen, mit denen Sie möglicherweise Verträge abschließen möchten. Die RFI hilft Beschaffungsmanagern, den Lieferanten zu finden, der das liefert, was sie brauchen und wann sie es brauchen, zu einem Preis, mit dem sie zufrieden sind.

Angebotsanfrage (RFP)

Wenn eine Organisation einen Vertrag mit einem Anbieter oder Auftragnehmer abschließen möchte, sendet sie eine Ausschreibung, in der erklärt wird, was sie tun möchten. Das Dokument erfasst dann die Beschreibung und den Preis für diese Arbeit durch eine Vielzahl von Unternehmen, von denen eines ausgewählt werden kann, da es das beste Gesamtangebot bietet.

Angebotsanfrage (RFQ)

Dieser Prozess wird verwendet, um einen oder mehrere Anbieter zu bitten, ihre Preisangebote für Artikel einzureichen, die in einem Projekt oder anderen Unterfangen verwendet werden. Auf diese Weise kann der Absender die Preise mit anderen potenziellen Anbietern vergleichen, die um den Auftrag konkurrieren. Es ist ein wesentlicher Bestandteil, um die richtige Entscheidung darüber zu treffen, mit wem man einen Vertrag abschließt.

Beschaffungsmanagementprozess

Sobald Sie bereit sind, Waren von einem Lieferanten zu beschaffen, wird das Projektbeschaffungsmanagement in vier Prozesse unterteilt.

1. Planen Sie das Beschaffungsmanagement

Beschaffungen werden zuerst während der Planungsphase des Projekts identifiziert. Für jeden externen Auftragnehmer muss eine Leistungsbeschreibung (SOW) vorliegen, die als Dokument dient, in dem die vertraglich vereinbarten Arbeiten aufgeführt sind.

Dem Vertrag geht jedoch eine Angebotsanfrage voraus, bei der mehrere Auftragnehmer Angebote für den Auftrag abgeben und der Projektmanager anhand ihrer Angebote bestimmen kann, wer den Auftrag erhält.

Diese Anforderungen sind gut durchdacht, da sie während des gesamten Projekts als Leitdokumente dienen. Je konkreter, desto besser. Dies vermeidet später Verwirrung und hilft, genauere Pläne zu entwickeln. Dieser Prozess wird im Beschaffungsmanagementplan erfasst, der Anforderungsdokumente, Risikoregister, Aktivitätsressourcenanforderungen, Projektzeitplan, Aktivitätskostenschätzungen und mehr umfasst.

Um diese Entscheidungen zu leiten, gibt es Tools und Techniken, wie z. B. die Make-or-Buy-Analyse, mit deren Hilfe festgestellt werden kann, ob die Aktivität einen externen Lieferanten benötigt oder intern durchgeführt werden kann. Die Suche nach Hilfe von Experten, Marktforschung und Treffen mit Stakeholdern hilft ebenfalls bei dieser Entscheidung.

2. Beschaffungen durchführen

Nachdem Sie den Papierkram der ersten Phase abgeschlossen haben, studieren Sie in der Durchführungsphase der Beschaffung die eingehenden Angebote und entscheiden, welches Sie annehmen möchten. Bevor Sie sich entscheiden, sollte jedoch ein Kriterium vorhanden sein, um zu entscheiden, welches Angebot für das Projekt am besten geeignet ist und zu Ihrem Logistikmanagement passt. Anschließend werden die Vereinbarungen unterzeichnet und der Projektmanagementplan aktualisiert.

Entscheiden Sie den Gewinner durch Konferenzen mit den Bietern, verfügen Sie über Techniken zur Bewertung der Vorschläge und haben Sie unabhängige Schätzungen, um sicherzustellen, dass die Gebote im normalen Bereich liegen. Es schadet nicht, den Rat von Experten in den Bereichen einzuholen, die Sie beauftragen, um ihre Perspektiven einzuholen.

Es gibt auch analytische Techniken, die Sie anwenden können. Werbung ist ein guter Weg, um sicherzustellen, dass Sie das größtmögliche Netz auswerfen, damit Sie auf der Grundlage aller potenziellen Bieter entscheiden können. Dann gibt es Beschaffungsverhandlungen, die erforderlich sind, um die endgültigen Verträge an Ihre Bedürfnisse und die des Auftragnehmers anzupassen. Sie sollten eine Bestellung verwenden, um den Preis, die Menge, das Lieferfenster und die Zahlungsbedingungen der von Ihnen bestellten Waren/Dienstleistungen zu dokumentieren. Es ist ein rechtsverbindliches Dokument, das sicherstellt, dass Sie und Ihr Anbieter auf derselben Seite sind. Unsere Bestellvorlage kann Ihnen dabei helfen, eine Vorlage zu erstellen, die zu Ihrem Projekt passt.

3. Kontrollbeschaffungen

Sobald die Verträge unterzeichnet sind, muss das Management dieser Auftragnehmer in die Gesamtmanagementverantwortung eingebunden werden. Auftragnehmer können sich negativ auf Budgets und Zeitpläne auswirken, was dazu führen kann, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft oder Schlimmeres.

Daher sind regelmäßige Statusaktualisierungen erforderlich, um Auftragnehmervereinbarungen zu überprüfen, Fortschrittsaktualisierungen zu erhalten und die Arbeitsleistung zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Auftragnehmer die in ihren Verträgen festgelegten Anforderungen erfüllen. Obwohl Sie Auftragnehmer einstellen, weil sie Experten in dem sind, was sie tun, müssen Sie ihre Arbeit dennoch überwachen und verfolgen, um sicherzustellen, dass sie wie geplant abläuft.

Es ist am besten, ein Änderungskontrollsystem zu beauftragen und regelmäßige Überprüfungen der Beschaffungsleistung durchzuführen, einschließlich Inspektionen und Audits, um sicherzustellen, dass die Arbeit richtig läuft. Die Leistungsberichterstattung hilft auch, Manager auf dem Laufenden zu halten. Ein Zahlungssystem muss ebenso vorhanden sein wie eine Schadensverwaltung und ein Dokumentenverwaltungssystem. Arbeitsaufträge müssen alle Details über die von Auftragnehmern durchgeführten Arbeiten enthalten, um die Leistungsüberwachung zu erleichtern.

4. Beschaffungen abschließen

So wie es einen Prozess gibt, um die Beschaffung zu starten, muss auch einer vorhanden sein, um ihn abzuschließen. Was eine abgeschlossene Arbeit darstellt, sollte in der ursprünglichen Vereinbarung mit dem Auftragnehmer detailliert festgelegt werden, damit es auf beiden Seiten keine Verwirrung darüber gibt, wann die Arbeit abgeschlossen ist.

Auch Versicherungen und Bürgschaften erfordern in der Regel eine formelle Haftungsfreistellung. Dadurch wird sichergestellt, dass es keine ausstehenden Änderungen in Bezug auf den Wert und das Fertigstellungsdatum des Auftrags gibt.

Beschaffungsaudits helfen bei diesem Prozess ebenso wie strukturierte Beschaffungsverhandlungen. Außerdem wird ein Aufzeichnungsverwaltungssystem benötigt, um den gesamten Papierkram zu verwalten, der mit dieser Phase des Beschaffungsprozesses verbunden ist.

Welche Rolle spielt der Projektmanager im Einkauf?

Der Projektmanager ist an der Beschaffung beteiligt, genauso wie an jedem anderen Aspekt, den er im Projektmanagementprozess kontrolliert. Dies ist jedoch ein Prozess, den sie möglicherweise nicht mit der gleichen Autorität besitzen wie andere Teile des Projekts.

Während der Projektmanager befugt ist, Vereinbarungen mit Auftragnehmern im Namen des Unternehmens zu treffen, ist der Projektmanager oft nicht die Person, die diesen Vertrag verwaltet, sobald er abgeschlossen ist. Unabhängig davon ist es wichtig, dass der Projektmanager auf dem Laufenden ist.

Das bedeutet, die sechs Prozesse innerhalb der Wissensbereiche des Projektbeschaffungsmanagements zu kennen, wie sie im Project Management Body of Knowledge (PMBOK) beschrieben sind. Die erste ist die Planung von Einkäufen und Akquisitionen, dh die Bestimmung, welche externen Ressourcen für das Projekt benötigt werden. Der Projektmanager hat die Kontrolle darüber, da er besser über die Gesamtprojektanforderungen Bescheid weiß.

Plan Contracting ist die Erstellung von Anforderungen für alle benötigten Produkte oder Dienstleistungen, einschließlich der Frage, welche Unternehmen diese Produkte oder Dienstleistungen anbieten. Sie fordern Verkäuferantworten an, indem sie die Unternehmen auf eine Handvoll eingrenzen und dann die Verkäufer auswählen, was normalerweise die Aufgabe der Einkaufsabteilung ist.

Die Vertragsverwaltung ist die Verwaltung des Vertrags mit dem Lieferanten. Der Projektmanager arbeitet täglich mit dem Kundenbetreuer des Anbieters zusammen. Wenn der Vertrag erfüllt ist, gibt es einen Vertragsabschluss. Dies wird in der Regel von der Einkaufsabteilung übernommen.

Wie ProjectManager bei der Beschaffung helfen kann

Wie jeder Teil eines Projekts kann die Projektmanagement-Beschaffung mit den richtigen Tools effektiver werden. ProjectManager bietet ein Online-Gantt-Diagramm, mit dem Sie den Vertrag Ihrer Beschaffungen planen können, indem Sie angeben, wann sie beginnen und wann sie enden sollen. Statusaktualisierungen werden sofort wiedergegeben, und Sie können den Fortschritt Ihrer Auftragnehmer verfolgen, um sicherzustellen, dass das Projekt im Zeitplan bleibt. Das Gantt-Diagramm kann auch bei der Planung von Materialien helfen, wenn sie zu einem bestimmten Zeitpunkt im Projekt an Bord kommen müssen.

Da ProjectManager online ist, werden alle Statusaktualisierungen, einschließlich Beschaffungszahlungen, sofort auf dem Echtzeit-Dashboard angezeigt. Das Echtzeit-Dashboard nimmt dann diese Zahlen und verarbeitet diese Daten, die in leicht lesbaren Grafiken und Diagrammen bereitgestellt werden. Jetzt können Sie sehen, ob das Projekt auf Kurs ist, und alle Beschaffungen verwalten, die für das Projekt getätigt wurden.

Die Dashboard-Ansicht von ProjectManager, die sechs Schlüsselmetriken zu einem Projekt anzeigt