Projektumfangserklärung: Beziehen Sie diese 7 Dinge ein

Projektumfang – es ist ein bewegliches Ziel und eines, das Sie ins Schwarze treffen sollten, bevor Sie Ihren Projektmanagementplan entwerfen . Definiert als die Summe aller Projektarbeiten ist Ihr Projektumfang die Grenze, in der sich Ihr gesamtes Projekt befindet.

Aber beim Umfang eines Projekts geht es nicht nur um das Arbeitsmanagement. Um es zu definieren, müssen Sie unter anderem die Projektziele, den Projektstrukturplan und die Anforderungen verstehen. Sobald Sie Ihren Projektumfang definiert haben, können Sie eine Scope-Anweisung erstellen.

Was ist eine Projektumfangserklärung?

Ein Scope Statement ist ein Dokument, das alle Elemente des Projektumfangs sowie Annahmen, Projektanforderungen und Abnahmekriterien definiert. Ihre Projektumfangserklärung dient als primäres Werkzeug für Stakeholder und Teamkollegen, auf das sie zurückgreifen und das sie als Richtlinie verwenden können, um den Projekterfolg genau zu messen.

Eine Projektumfangserklärung ist Teil des Scope-Managementplans, eines größeren Dokuments, das alle Strategien, Regeln und Verfahren zur Verwaltung Ihres Projektumfangs enthält. Ebenso ist der Scope Management Plan ein wichtiger Bestandteil Ihres Projektplans.

Diese drei Projektdokumente sind für den Erfolg Ihres Projekts sehr wichtig und müssen als Projektleiter den Überblick behalten. Dazu ist es wichtig, dass Sie eine robuste Projektplanungssoftware wie ProjectManager verwenden. ProjectManager ist mit professionellen Projektplanungstools wie Gantt-Diagrammen, Kanban-Boards, Aufgabenlisten und vielem mehr ausgestattet.

Gliederung des Projektumfangs

Nachdem wir nun wissen, was eine Projektumfangserklärung ist, wollen wir lernen, wie man dieses wichtige Projektmanagementdokument schreibt. Ähnlich wie bei den fünf Ws des Journalismus – Wer, Was, Wann, Wo, Warum – müssen Sie diese sieben Dinge ansprechen, damit Ihr Projektumfang richtig umrissen ist:

1. Projektziele & Ziele

Projektziele und Zielsetzungen definieren den Zweck eines Projekts. Projektziele sind die kleineren Schritte, die zu den umfassenderen Projektzielen führen. Beginnen Sie Ihre Erklärung zum Projektumfang, indem Sie sie erläutern. Diese Ziele sollten auch in einem Projektauftrag dokumentiert werden.

2. Projektanforderungen

Projektmanager und Stakeholder müssen sich über den Projektumfang und andere Projektanforderungen wie unter anderem die erwartete Qualität, das Risiko, den Nutzen und die Kosten einigen.

3. Beschreibung des Projektumfangs

Es mag einfach genug klingen, aber dies ist der wichtigste Schritt. Hier definieren Sie Ihren Projektumfang, der alle Arbeiten umfasst, die zum Abschluss des Projekts erforderlich sind. Hier sind einige einfache Schritte, die Ihnen helfen, den Projektumfang zu definieren.

• Verwenden Sie einen Projektstrukturplan, um alle Ihre Projektaufgaben, Ergebnisse und Meilensteine ​​zu visualisieren.
• Listen Sie auf, was im Rahmen Ihres Projekts liegt und was nicht. Alles, was nicht im Projektumfang enthalten ist, wird als Projektausschluss bezeichnet.
• Identifizieren Sie Projektbeschränkungen, die alle Beschränkungen wie Zeit oder Kosten sind.
• Erstellen Sie eine Scope Baseline, um Ihren tatsächlichen Fortschritt mit dem geplanten Projektumfang zu vergleichen.

Projektausschlüsse und -beschränkungen sind sehr wichtig, weil sie dabei helfen, Grenzen für die Existenz des Projekts festzulegen. Sie verwalten auch die Erwartungen/Eingaben Ihrer Stakeholder und geben Ihren Teammitgliedern einige kreative Einschränkungen, innerhalb derer sie arbeiten können.

4. Projektausschlüsse

Es ist zwar unerlässlich, dass Sie von Anfang an die Grenzen des Projektinhalts definieren, aber es ist auch äußerst wichtig, dass Sie auflisten, was dieses Projekt nicht beinhaltet. Zum Beispiel:

• Anwendungsaktualisierungen, die für ein späteres Projekt geplant sind und in diesem Projekt absichtlich nicht enthalten sind
• Eingeschränkter oder neu geplanter Kundenzugriff auf bestimmte Support-Leitungen/Produktfunktionen

5. Projektbeschränkungen

Projektbeschränkungen machen die Verwaltung von Projekten zu einem solchen Puzzle, das es zu lösen gilt. Die drei wichtigsten Einschränkungen bei der Verwaltung eines Projekts sind in der Regel Zeit, Geld und Umfang, bekannt als die dreifache Einschränkung des Projektmanagements. Sie sind miteinander verbunden, d. h. wenn Sie an einem Hebel bei „Umfang“ ziehen, bewegt sich auch ein anderer Hebel bei „Geld“ oder „Zeit“.

Es gibt jedoch zusätzliche Projektbeschränkungen, die jederzeit auftauchen können, darunter Risiken, Ressourcen, Organisation, Methode, Kunden und mehr. Listen Sie alle Einschränkungen auf, die Sie in Ihrem Projekt vorhersehen, damit Sie versuchen können, Lösungen bereit zu haben, die bei Bedarf gestartet werden können.

6. Projektannahmen

Ihre Projektannahmen drehen sich in der Regel um genau die Dinge, die letztendlich zu Einschränkungen werden, einschließlich Zeit, Geld und Umfang. In diesem Abschnitt listen Sie beispielsweise auf: „Das Front-End-Entwicklungsteam wird während dieses Projektzeitraums verfügbar sein“ oder „Das Kundensupport-Team erhält bis zum x-Zeitpunkt neue Produktschulungen“. Es ist wichtig, diese aufzulisten, da dies nicht nur den wichtigsten Stakeholdern mitteilt, was Ihre primären Ressourcen benötigen, um das Projekt zum Laufen zu bringen, sondern Ihnen auch einen schnellen Überblick darüber gibt, wo Ihre größten Risikofaktoren liegen.

7. Projektleistungen

Listen Sie die Leistungen auf, die Ihre Teammitglieder erbringen müssen, um die Geschäftsziele zu erreichen. Dies kann das Produkt selbst, Bedienungs- und Installationsanleitungen, Marketingmaterialien, Pressemitteilungen, Werbekampagnen und mehr umfassen.

Die Gliederung Ihrer Projektumfangserklärung dient als Markierung, wenn Sie Ihre vollständige Umfangserklärung erstellen. Denn obwohl es auf einem so hohen Niveau unmöglich ist, die Zukunft des Projekts vorherzusagen, ist dies der erste Schritt, um Ihr Projekt dem Ergebnis so nahe wie möglich zu bringen. Indem Sie mit den oben genannten sieben Schlüsselaussagen beginnen, können Sie einem erfolgreichen Projekt einen Vorsprung verschaffen.

Gantt-Diagramme sind die Arbeitspferde des Scope-Managements. Allerdings ist die meiste Gantt-Software in Bezug auf ihre Funktionalität stark eingeschränkt. ProjectManager verfügt über dynamische Online-Gantt-Diagramme, die das regelmäßige Organisieren, Priorisieren und Verknüpfen von Abhängigkeiten und das Hinzufügen von Meilensteinen übernehmen. Aber im Gegensatz zu anderen Tools können Sie nach dem kritischen Pfad filtern. Wenn Sie die Basislinie festlegen, können Sie Ihren tatsächlichen Fortschritt mit dem vergleichen, was Sie geplant hatten. Es gibt keinen besseren Weg, den Projektumfang zu überwachen.

Vorlage für die Erklärung zum Projektumfang

Unsere kostenlose Vorlage zum Projektumfang ist das perfekte Tool, um eine Scope-Erklärung für Ihre Projekte zu erstellen. Füllen Sie einfach die Felder aus, die wir gerade oben überprüft haben, und beginnen Sie mit der Verwaltung der Arbeit.

Projektumfangserklärung vs. Arbeitsumfang

Es gibt ein paar Dinge, mit denen Aussagen zum Projektumfang normalerweise verwechselt werden, einschließlich Ihres Arbeitsumfangs. Sie mögen ähnlich klingen, aber hier sind die Hauptunterschiede zwischen diesen beiden.

Ihr Arbeitsumfang ist eine Arbeitsvereinbarung, in der Regel zwischen Berater und Kunde, die die Vereinbarung über die auszuführenden Arbeiten enthält, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

• Leistungen/Produkte/Ergebnisse
• Projekt Zeitleiste
• Projekt Meilensteine
• Berichte zum Katalogisieren des Projektfortschritts

Während es zeitaufwändig sein kann, Ihren Arbeitsumfang zu schreiben, skizziert er das Projekt selbst und nicht unbedingt den Plan, der folgen soll. Die Projektumfangserklärung wiederum erfüllt diese Rolle, indem sie genau beschreibt und aufzeigt, was mit dem Projektplan und dem Projekt selbst zu erwarten ist.

Project Scope Statement vs. Project Scope Management Plan

Sie mögen ähnlich klingen und das Ergebnis des Projekts kann ähnlich sein, aber eine Projektumfangserklärung unterscheidet sich von Ihrem Projektumfangsmanagementplan. Ein Projektumfangs-Managementplan ist das, was auf die Projektumfangserklärung folgt und den Umfangsverwaltungsprozess vom Beginn bis zum Ende Ihres Projektlebenszyklus detailliert beschreibt.

Darüber hinaus hilft es, die Arbeit zu definieren, die im Laufe des Projekts erledigt werden muss, und es steuert und überwacht diese Prozesse. Es dokumentiert und verfolgt auch Phasen, um Umfangszunahmen zu vermeiden, und hilft beim Projektabschluss, einschließlich einer Prüfung der Leistungen und der Bewertung des Projektergebnisses auf Erfolgsfaktoren.

Ihre Scope-Anweisung ist bei weitem nicht so involviert – sie ist nur das Dach über Ihrem Projektumfangs-Managementplan und fungiert als Rubrik für Stakeholder und Teammitglieder, der sie folgen können.

Best Practices für ein erfolgreiches Statement zum Projektumfang

Hier sind die Best Practices, die Sie beim Schreiben Ihrer Projektumfangserklärung berücksichtigen sollten:

• Vermeiden Sie eine jargonlastige Sprache. Sie werden mit mehreren Personen aus verschiedenen Abteilungen und Fachrichtungen sprechen, also halten Sie die Sprache konsistent und klar.
• Halte es kurz. Da dies ein Dokument ist, das die Zustimmung der Interessengruppen sucht, wird es wahrscheinlich noch viel zu bearbeiten geben, bevor es fertiggestellt wird, und es muss eine Kurzanleitung für später sein. Halten Sie es also einfach und sparen Sie sich das Geschwätz für Ihren vollständigen Projektplan.
• Finger weg von pauschalen Aussagen. Sie möchten Ihre Ressourcen nicht zu sehr für das Projekt binden, bevor es überhaupt begonnen hat.
• Stellen Sie sicher, dass es Fragen beantwortet wie:
  • Was sind die langfristigen geschäftlichen Vorteile?
  • Was bietet es unseren Kunden, die es noch nicht gibt?
  • Ist das besser als das, was wir derzeit auf dem Markt anbieten?

Projektmanager & Projektumfangsmanagement

Rollouts von Großprojekten können sowohl Ihre Zeit als auch Ihre Energie in Anspruch nehmen. Lassen Sie sich vor dem Anpfiff nicht überwältigen. Für den Anfang können Sie unsere Gantt-Diagramm-Software verwenden, um einen WBS zu erstellen und sich einen Überblick über die zu erbringenden Ergebnisse sowie die Aufgaben zu verschaffen, die vor dem Einreichen Ihrer Projektumfangserklärung abgeschlossen werden müssen.

Von dort aus können Sie ProjectManager ausprobieren und unsere Aufgabenverwaltungsfunktionen verwenden, um alle erforderlichen Aufgaben zu organisieren, zu priorisieren und nach Projektphasen zu sortieren. Sie können sogar andere Personen um Input bitten: Teammitglieder können die Aufgaben direkt kommentieren, sodass die Kommunikation organisiert und auf den Punkt gebracht bleibt.

Behalten Sie Ihre Ressourcen, Aufgaben und Ergebnisse und mehr im Auge, damit Sie Ihr Projekt auf Kurs halten können. Mit ProjectManager können Sie üben, Ihren Projektzeitplan zu entwerfen, indem Sie unser Gantt-Diagramm verwenden, Ergebnisse mit unserer Aufgabenliste oder unserem Kanban-Tool auflisten und Teammitglieder einladen, den Zeitplan zu überprüfen, bevor Sie die Scope-Erklärung an die wichtigsten Stakeholder senden. Starten Sie noch heute Ihre kostenlose 30-Tage-Testversion.