Projektumfang 101

Die Definition des Projektumfangs ist ein kritischer Teil des Projektplanungsprozesses. Das liegt daran, dass der Projektumfang die Grenzen dessen definiert, was Teil der Projektarbeit sein wird und was nicht, was bei der Erstellung des Projektbudgets und des Zeitplans sehr wichtig ist.

Scope Management ist also natürlich ein sehr wichtiger Bereich des Projektmanagements und es gibt viel darüber zu lernen. Aber bevor wir uns damit befassen, beginnen wir mit der Definition des Projektumfangs.

Was ist der Projektumfang?

Der Projektumfang ist die Gesamtmenge an Arbeit, die getan werden muss, um ein Projekt abzuschließen. Es ist auch eine der dreifachen Einschränkungen des Projektmanagements. Das Definieren des Umfangs ist Teil des Projektplanungsprozesses und hilft Projektmanagern bei der Bestimmung der Projektziele, Leistungen, Aufgaben, Kosten und Fristen.

Der Projektumfang wird normalerweise in einem Dokument definiert, das als Scope Statement bezeichnet wird, während der Scope-Managementplan erklärt, wie er kontrolliert wird. Lernen wir diese wichtigen Dokumente zum Projektmanagement kennen.

Aussage zum Projektumfang

Wie oben erwähnt, ist das Scope Statement das Projektmanagementdokument, das den Umfang eines Projekts beschreibt. Es enthält normalerweise die folgenden Elemente:

• Projektziele und -ziele: Die Projektanforderungen oder Akzeptanzkriterien.
• Projektleistungen: Die Ergebnisse von Projektaufgaben.
• Projektausschlüsse und Einschränkungen: Als Projektmanager müssen Sie erklären, was nicht getan werden kann und warum.
• Projektannahmen: Einige anfängliche Annahmen, die das Projektmanagementteam vor der Ausführung der Arbeit hat.
• Projektmeilensteine: Diese markieren wichtige Momente in Ihrem Projektlebenszyklus, wie z. B. das Ende einer Phase.
• Scope Baseline: Ihr ursprünglicher Scope, wie Sie ihn geplant haben. Mit der Scope-Baseline können Sie die tatsächlichen Ergebnisse mit dem vergleichen, was in Ihrer Scope-Anweisung steht.

Das Scope Statement ist auch eine Richtlinie für den Projektleiter. Es hilft ihnen, Entscheidungen über Änderungsanforderungen während des gesamten Projektlebenszyklus zu treffen. Änderungen sind ein unvermeidlicher Bestandteil jedes Projekts, egal wie gründlich Ihr Projektplan ist. Daher sollten Sie die Wahrscheinlichkeit von Änderungen in Ihre Scope-Anweisung aufnehmen, um sie später besser verwalten zu können.

Unsere kostenlose Vorlage für Projektumfangserklärungen ist das perfekte Werkzeug, um Ihren Projektumfang zu definieren. Es ist leicht anpassbar, sodass Sie es an die Anforderungen Ihres Projekts anpassen können. Dann können Sie ProjectManager für eine solide Umfangs- und Aufgabenverwaltungserfahrung ausprobieren.

Scope-Management-Plan

Der Scope Management Plan ist Bestandteil des Projektplans. Es enthält die Scope-Erklärung sowie den Aktionsplan, den das Projektteam zur Überwachung und Kontrolle des Projektumfangs ergreifen wird.

So definieren Sie den Projektumfang

Das Definieren des Projektumfangs bedeutet mehr als nur das Identifizieren aller Aufgaben, Ergebnisse, Meilensteine ​​und Abhängigkeiten. Befolgen Sie diese Schritte, um einen ganzheitlicheren Überblick über Ihren Projektumfang zu erhalten.

1. Definieren Sie Projektziele und -vorgaben

Projektziele und Projektziele sind nicht dasselbe. Ziele sind höherrangig als Ziele, die spezifischer sind. Sie müssen in der Phase der Projektinitiierung in einem Projektauftrag definiert werden.

2. Projektanforderungen sammeln

Projektanforderungen finden sich auch im Projektauftrag. Stakeholder haben qualitative, finanzielle und andere Arten von Projektanforderungen. Diese Anforderungen helfen Ihnen zu definieren, was in Ihren Geltungsbereich aufgenommen werden kann und was nicht.

3. Projektausschlüsse und -beschränkungen

Projektausschlüsse beziehen sich auf alles, was nicht durchgeführt wird. Das zu bestimmen ist genauso wichtig wie die Festlegung des Geltungsbereichs. So vermeiden Sie Missverständnisse mit Projektbeteiligten. Es ist auch wichtig, alle wichtigen Einschränkungen wie Kosten zu beachten, die sich auf den Projektumfang auswirken könnten.

4. Definieren Sie Aufgaben und Leistungen

Ein Projektstrukturplan (PSP) ist ein Planungstool, das Projektmanagern dabei hilft, alle Aufgaben zu visualisieren, die zum Abschluss eines Projekts erforderlich sind, sie hierarchisch zu organisieren und Abhängigkeiten und Ergebnisse zu identifizieren.

5. Erstellen Sie einen Ressourcenmanagementplan

Nachdem Sie Ihre Projektaufgaben identifiziert haben, ist es an der Zeit zu bestimmen, welche Ressourcen für ihre Ausführung benötigt werden. Dazu gehören Teammitglieder, Ausrüstung und Materialien. Sie müssen diese Ressourcen zuweisen, um jede Aufgabe in Ihrem Projektumfang zu erfüllen. Schätzen Sie diese Kosten und fügen Sie sie Ihrem Projektbudget hinzu.

6. Kontrollprozess ändern

Der Projektumfang kann negativ beeinflusst werden, wenn Änderungen wie neue Projektanforderungen unbemerkt bleiben. Das liegt daran, dass sie zusätzliche Arbeit verursachen, die nicht berücksichtigt wird. Das nennt man Scope Creep. Um dies zu vermeiden, müssen Sie Kontrollverfahren wie Änderungsanforderungen ändern, damit das Projektteam den Scope-Managementplan anpassen kann.

Nachdem Sie Ihren Projektumfang definiert haben, haben Sie den ersten Schritt im Scope-Management-Prozess abgeschlossen.

Projektumfang-Management-Prozess

Das Scope-Management ist einer der kritischsten Bereiche des Projektmanagements, da das Management eines Projekts wirklich das Management seines Umfangs ist. Denn Scope Management besteht darin, die Ziele des Projekts innerhalb der von den Stakeholdern genehmigten Zeit und des Budgets zu erreichen. Aber diese Entscheidungen sind nicht notwendigerweise bindend. Natürlich ändern sich die Dinge, aber Sie müssen sicherstellen, dass diese Änderungen mit den Projektzielen des Stakeholders in Einklang stehen.

Umfang zu managen bedeutet von Anfang an, dass Sie und die Stakeholder eine klare Kommunikationslinie haben. Sie müssen ihre Vision kennen, um zu wissen, was sie von einem Projekt erwarten. Auf diese Weise können Sie Änderungen so lenken, dass sie die Projektziele erreichen, während das Gesamtprojekt auf Kurs bleibt. Aber das ist erst der Anfang.

Um den Umfang des Projekts zu verwalten, müssen Sie fünf Dinge tun:

1. Definieren Sie den Projektumfang
2. Schreiben Sie eine Scope-Anweisung
3. Erstellen Sie einen Scope-Managementplan
4. Definieren Sie eine Scope-Baseline, um den Scope zu steuern
5. Überwachen und steuern Sie Ihren Projektumfang während des Projektlebenszyklus

Profi-Tipp: Scope Management wird vom Project Management Institute (PMI) als Projektmanagement-Wissensbereich definiert.

So verwalten Sie den Projektumfang mit ProjectManager

ProjectManager verfügt über eine Vielzahl von Tools, mit denen Manager ihren Projektumfang verfolgen können. An erster Stelle steht aus Sicht eines Projektmanagers unser Online-Gantt-Diagramm. Verwenden Sie unser Gantt-Diagramm, um einen Projektplan zu erstellen, in dem alle Ihre Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen geplant sind. Außerdem verfügen unsere Gantt-Diagramme über Fortschrittsbalken, die in Echtzeit aktualisiert werden, wenn Teammitglieder ihre Aufgaben erledigen, sodass Sie größtmögliche Transparenz haben.

Aufgabenverwaltungsfunktionen für die Erledigung der Arbeit

ProjectManager bietet drei verschiedene Ansichten für die Bearbeitung von Aufgaben. Das bereits erwähnte Gantt, Kanban-Tafeln und Aufgabenlisten. Alle drei Ansichten können verwendet werden, um am selben Projekt zu arbeiten, was bedeutet, dass die Teammitglieder auf ihre eigene Weise an den Projektaufgaben arbeiten können. Diese Flexibilität verbessert die Produktivität im gesamten Team und stellt sicher, dass Sie den gefürchteten Scope Creep vermeiden.

Projekt-Dashboards für eine bessere Nachverfolgung

Dashboards sind Ihr bester Freund, wenn Sie versuchen, Scope Creep zu erkennen. Unser Echtzeit-Projekt-Dashboard gibt Ihnen einen Live-Einblick in wichtige Kennzahlen Ihres gesamten Projekts. Mit diesen Live-Daten können Sie Engpässe und Probleme schneller erkennen, als Sie es für möglich gehalten hätten. Außerdem wird alles in einfachen Diagrammen angezeigt, die leicht mit Stakeholdern oder Teammitgliedern geteilt werden können.

Der beste Weg, den Umfang eines Projekts zu verwalten, ist ein Online-Projektmanagement-Tool, das Ihnen Echtzeitdaten liefert, damit Sie handeln können, wenn Probleme auftreten und bevor sie zu Problemen werden. ProjectManager ist Cloud-basiert. Wenn Ihr Team also unabhängig von seinem Standort und zu jeder Zeit seine Statistik aktualisiert, werden diese Informationen sofort aktualisiert und Sie können den Fortschritt Ihres Projekts genauer überwachen. Überzeugen Sie sich selbst, indem Sie diese kostenlose 30-Tage-Testversion nutzen.