Projektzeitmanagement: Strategien, Tipps & Tools

Die Zeit ist nicht auf Ihrer Seite, wenn es um das Projektmanagement geht. Die Arbeit staut sich und Termine rücken schnell näher. Während Projektmanager noch nicht herausgefunden haben, wie sie Zeit und Raum nach ihren Wünschen biegen können, gibt es Zeitmanagementtechniken, mit denen Sie die Zeit verwalten können, die Sie für Aufgaben aufwenden.

Nein, das ist keine Science Fiction, das ist Projektzeitmanagement . Die Verwaltung der Projektzeit erfordert die Planung, Terminierung, Überwachung und Steuerung von Aufgaben während des gesamten Projektlebenszyklus. Aber wir überholen uns. Beginnen wir am Anfang.

Was ist Projektzeitmanagement?

Projektzeitmanagement ist der Projektmanagementprozess zur Analyse der Arbeit und Entwicklung eines Zeitplans, um sicherzustellen, dass Sie ein Projekt innerhalb eines bestimmten Zeitplans abschließen.

Es gibt sechs Schritte bei der Verwaltung der Projektzeit:

1. Aktivitäten definieren: Definieren Sie alle Aufgaben, die erforderlich sind, um das endgültige Ergebnis des Projekts zu erstellen.
2. Sequenzaktivitäten: Legen Sie die Reihenfolge der Aufgaben und Ergebnisse fest.
3. Ressourcen schätzen: Identifizieren Sie, welche Ressourcen (sowie die Menge) benötigt werden, um Aufgaben abzuschließen und Ergebnisse zu produzieren.
4. Dauer schätzen: Finden Sie heraus, wie lange jede Aufgabe dauern wird, um sie abzuschließen, und schätzen Sie die Dauer des gesamten Projektzeitplans.
5. Zeitplan entwickeln: Erstellen Sie anhand der obigen Informationen einen Projektzeitplan.
6. Kontrollzeitplan: Entwickeln Sie eine Strategie zur Minderung von Risiken und gehen Sie bei der Ausführung auf Änderungen am Projektzeitplan ein.

Die oben genannten Zeitmanagementschritte erfordern Eingaben von Ihrem Projektteam, aber auch von Stakeholdern und anderen am Projekt beteiligten Parteien, um so genau wie möglich zu sein. Ihr Projektzeitmanagementplan ist nicht statisch und muss während des gesamten Lebenszyklus des Projekts überprüft und überarbeitet werden.

Warum ist Projektzeitmanagement wichtig?

Projekte sind einschüchternd. Es gibt viel zu tun, mit normalerweise wenig Zeit oder Geld dafür. Es gibt keinen Platz für Fehler, die kostspielig und zeitaufwändig sein können. Stakeholder mögen Gewissheit – und obwohl Sie ihnen nicht versprechen können, dass alles wie am Schnürchen läuft, können Sie sicherlich Ihr Bestes tun, um die Zeit zu verwalten.

Das Projektzeitmanagement bietet Ihnen die Möglichkeit, ein Projekt in überschaubarere Teile wie Aufgaben zu unterteilen. Tatsächlich arbeitet das Projektzeitmanagement perfekt mit der Aufgabenverwaltung und dem Ressourcenmanagement zusammen, um Sie im Zeitplan zu halten.

Indem Sie jeder Aufgabe in Ihrem Projekt Zeit zuweisen, können Sie den Projektzeitplan kontrollieren und wie geplant liefern. Ob mit einer To-Do-Liste oder einer robusteren Projektmanagement-Software, Sie können Aufgaben priorisieren, Abhängigkeiten identifizieren und Meilensteine ​​setzen, um den Fortschritt zu verfolgen.

Projektmanagement-Software kann dabei helfen, all diese beweglichen Teile zu verwalten. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die mit Zeitmanagement-Tools ausgestattet ist, um die Arbeit deines Teams in Echtzeit zu verfolgen. Sie erhalten auch einen Überblick mit einem Live-Dashboard und One-Click-Berichten. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!

Zeitmanagement-Strategien

Es gibt viele Strategien für die Verwaltung der Projektzeit in Projekten:

• Befolgen Sie die obigen sechs Schritte: Dies ist entscheidend für die Organisation und Planung Ihrer Arbeit. Sie müssen wissen, wie Sie Ihre Zeit verbringen. Dazu gehört das Protokollieren von Stunden für Sie und Ihr Team.
• Sehen Sie, wie lange jede Aufgabe dauert: Vergleichen Sie dies mit der von Ihnen geschätzten Zeit. Wenn es eine Diskrepanz gibt, suchen Sie nach dem Grund und passen Sie Ihren Zeitplan an. Vielleicht sollte diese Aufgabe erledigt werden, wenn Ihr Team frisch ist, egal ob als erstes am Tag oder in der Woche.
• Konzentrieren Sie sich auf Ihre Aufgaben: Organisieren Sie Ihre Aufgabenliste. Ob Sie eine einfache Aufgabenliste oder eine Projektmanagement-Software verwenden, organisieren Sie Ihre Aufgaben nach dem Fälligkeitsdatum, um zu sehen, wann sie erledigt sein müssen.
• Was auch immer Sie tun, übertreiben Sie es nicht: Manchmal ist es am besten, eine Aufgabe zu verlassen, die zu viel Zeit in Anspruch nimmt, und mit der nächsten fortzufahren. Es mag kontraintuitiv erscheinen, aber genau darum geht es beim Projektzeitmanagement: Effizienz.
• Verwenden Sie die 80/20-Regel: Die 80/20-Regel besagt, dass 80 Prozent Ihrer Ergebnisse aus 20 Prozent Ihrer Arbeit stammen. Das bedeutet, dass Sie lernen, Ihre Arbeitsbelastung zu optimieren, indem Sie Aufgaben und Zeit priorisieren.
• Verwenden Sie die richtigen Projektzeitmanagement-Tools: Projektmanagement-Software kann Zeit sparen, indem sie die Arbeit rationalisiert und automatisiert, die Sie tagsüber ins Stocken bringt.

Beispiele für Projektzeitmanagement-Tools

Es gibt viele Softwaretools, die sich mit dem Projektzeitmanagement befassen. Einige der Grundlagen sind wie folgt:

Stundenzettel

Stundenzettel sind eine Notwendigkeit. Teams möchten bezahlt werden, und Arbeitszeittabellen optimieren den Gehaltsabrechnungsprozess und geben Projektmanagern einen Einblick, wie viel Zeit ihre Teams für Aufgaben aufwenden. Durch die Verfolgung ihrer Leistung können Manager sehen, wer gut arbeitet und wer möglicherweise weitere Ressourcen benötigt, um wieder in den Zeitplan zu kommen.

Berichte

Um mehr Daten über den Fortschritt des Projekts und die Leistung Ihres Teams zu erhalten, verwenden Sie die Projektberichterstattung. Die meisten Projektmanagement-Programme verfügen über mehrere Projektberichte, z. B. Statusberichte, Zeit- und Kostenberichte. Sie alle bieten unterschiedliche Perspektiven auf das Projekt und die Nutzung der Zeit.

Zeitplan-Grundlinie

Um Ihren Fortschritt genau zu verfolgen, müssen Sie eine Baseline festlegen. Eine Baseline erfasst den Projektzeitplan, sodass Sie den Plan mit Ihrem tatsächlichen Fortschritt vergleichen können. Cloudbasierte Software liefert Live-Zeiterfassungsdaten und lässt Sie sehen, ob das Projekt aus dem Ruder läuft.

Historische Daten

Um auf Kurs zu bleiben, benötigen Sie genaue Zeitschätzungen. Eine der besten Möglichkeiten, dies zu recherchieren, besteht darin, Ihr Projekt mit ähnlichen Projekten in der Vergangenheit zu vergleichen. Die Verwendung dieser historischen Daten gibt Ihnen ein klareres Bild davon, wie viel Zeit Sie voraussichtlich verbringen werden.

Tipps zum Zeitmanagement

Führen Sie zum einen eine To-Do-Liste. Es klingt wie ein offensichtlicher Schritt in Richtung Projektzeitmanagement, aber Sie wären überrascht, wie viele Menschen nicht absichtlich versuchen, produktiver zu arbeiten. Deine Arbeit auf Papierfetzen aufzubewahren oder deinen Bildschirm mit Post-Its zu verunreinigen, ist ein todsicherer Weg, wichtige Arbeiten zu verpassen.

Als Nächstes möchten Sie Ablenkungen verwalten. Dies ist zu einem großen Problem geworden, da viele Arbeitnehmer ihre Arbeit aus der Ferne oder von zu Hause aus erledigen. Wenn Sie den Platz zur Verfügung haben, richten Sie ein Home Office in einem abgelegenen Teil Ihres Wohnraums ein.

Erstellen Sie abschließend einen Zeitplan für sich. Egal, ob Sie von zu Hause oder in einem Büro arbeiten, Zeitblockierungen sind die beste Verteidigung gegen Schlaffzeiten in Ihrem Zeitplan. Das Planen von Aufgaben in einem Projekt ist Makro und das Planen Ihrer Arbeit ist Mikro. Gemeinsam knüpfen sie einen engen Knoten um die Zeit und holen das Beste daraus heraus. Wenn Sie all das tun, verwalten Sie Ihre Zeit effektiv und verbessern Ihre Zeitmanagementfähigkeiten.

Wie ProjectManager beim Projektzeitmanagement hilft

Gibt es eine Projektmanagement-Software, die all das und noch mehr kann? Ja. ProjectManager ist eine Cloud-basierte Software, die Echtzeitdaten liefert, um die aufgewendete Zeit zu verfolgen, sodass Sie den Fortschritt überwachen können, während er eintritt. Aber das ist nur der Anfang dessen, was ProjectManager tun kann, um Ihnen dabei zu helfen, auf Kurs zu bleiben und die Projektzeit effektiv zu verwalten.

Erstellen Sie Pläne von Anfang bis Ende in Gantt-Diagrammen

Organisieren Sie Ihre Aufgaben im Online-Gantt-Diagramm von ProjectManager. Es kann nicht nur Abhängigkeiten verknüpfen und Meilensteine ​​setzen, sondern Sie können auch nach dem kritischen Pfad in Ihrem Projekt filtern. Sobald Sie Ihre Zeitachse eingerichtet haben, legen Sie die Grundlinie fest und Ihr Zeitplanplan ist gesperrt. Wenn Sie jetzt Echtzeitdaten zu Ihrem Fortschritt sammeln, können diese mit Ihrem Ausgangswert verglichen werden. Erkennen Sie sofort, wenn Sie vom Zeitplan abweichen, und machen Sie sich wieder auf den Weg, bevor es zu einem größeren Problem wird.

Verfolgen Sie die Zeit auf robusten Stundenzetteln

Verwalten Sie Ihr Budget und Ihre Zeit genau mit der sicheren Arbeitszeittabellenfunktion von ProjectManager. Sparen Sie Zeit beim Einrichten von Arbeitszeittabellen, die die Aufgaben der letzten Woche automatisch ausfüllen oder kopieren können, wenn Ihr Team die gleiche Arbeit erledigt. Während Teams an ihren Aufgaben arbeiten, erhalten Manager Transparenz über ihren Fortschritt, um sicherzustellen, dass sie im Zeitplan liegen. Wenn ein Teammitglied die Arbeitszeittabelle einreicht, wird sie gesperrt und gesichert. Verfolgen Sie die Zeit, erhalten Sie genauere Schätzungen und verwalten Sie die Arbeitskosten in einer Funktion.

Verwalten Sie die Ressourcen Ihres Teams mit Leichtigkeit

Teams können nicht produktiv sein, wenn sie zu viel Arbeit haben. Das Ausbalancieren ihrer Arbeitsbelastung hält das Projekt in einem angemessenen Tempo voran und spart Zeit. Verwenden Sie die Ressourcenverwaltungsfunktionen von ProjectManager, wie z. B. das farbcodierte Arbeitsbelastungsdiagramm, um die Arbeitszuweisung Ihres Teams anzuzeigen. Wenn jemand zu viele Aufgaben hat, können Sie seine Arbeit direkt aus dem Diagramm neu zuweisen und dafür sorgen, dass das Projekt reibungslos läuft.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die von Zehntausenden von Teams verwendet wird, um die Projektzeit zu verwalten und produktiver zu arbeiten. Erfahren Sie, warum so unterschiedliche Organisationen wie die NASA, die Bank of America und Ralph Lauren unsere Software verwenden, um im Zeitplan zu bleiben. Testen Sie ProjectManager noch heute kostenlos.