11 Tipps zum Korrekturlesen von E-Mails

Mit E-Mail können wir mit Lichtgeschwindigkeit kommunizieren – oder falsch kommunizieren. Deshalb ist das Korrekturlesen von E-Mails so wichtig. Grammatikfehler, schlechte Links und fehlende Anhänge signalisieren einen Mangel an Professionalität, und ein verwirrender Satz kann die falsche Botschaft senden.

Eine solide E-Mail-Marketingstrategie ist das Herzstück der meisten digitalen Marketingkampagnen, daher ist es wichtig, dass Ihre E-Mails immer professionell und ausgefeilt aussehen. Dieser Leitfaden zum effektiven E-Mail-Korrekturlesen kann Ihnen helfen – solange Sie diese Tipps befolgen:

1. Machen Sie eine Pause
2. Kenne deine üblichen Fehler
3. Verwenden Sie ein Korrekturlesetool
4. Überprüfen Sie Themen und Schlagzeilen
5. Überprüfen Sie Namen und Pronomen
6. Laut vorlesen
7. Überprüfen Sie Links und Anhänge
8. Überprüfen Sie Fakten und Daten
9. Überprüfen Sie Ihren Ton
10. Vereinfachen
11. Holen Sie Unterstützung ein

1. Machen Sie eine Pause

Es ist schwer, Fehler zu korrigieren, während Sie immer noch in der gleichen Denkweise sind, die sie verursacht hat. Machen Sie eine kurze Pause, gehen Sie spazieren oder arbeiten Sie eine Weile an etwas anderem – kommen Sie dann zurück und lesen Sie noch einmal, was Sie geschrieben haben.

Es wird viel einfacher sein, vage Formulierungen, verwirrende Wortkombinationen und grammatikalische Fehler zu erkennen, wenn Ihr Gehirn frisch ist. Lesen Sie am nächsten Tag wichtige Nachrichten Korrektur, die an eine große Anzahl von Personen gesendet werden, z. B. Verkaufsgespräche, Newsletter und automatisierte E-Mails.

2. Kennen Sie Ihre üblichen Fehler

Wenn Sie Ihre eigenen Muster kennen, können Sie die Such-/Änderungsfunktion Ihres Computers – in den meisten Browsern und Apps im Menü „Bearbeiten“ – verwenden, um nach ihnen zu suchen.

Einige häufige Fehler, die zu Gewohnheiten werden, sind:

• Doppelter Zeilenabstand nach Punkten
• Verwenden Sie unnötige Modifikatoren wie „nur“ oder „irgendwie“, die Ihre Botschaft abschwächen
• Gängige Tippfehler, wie „teh“ statt „the“
• Missbrauch von Apostrophen im Plural
• Verwirrende Wörter wie their/there/they're oder too/to/two
• Verwenden Sie zu viele oder zu wenige Kommas

3. Verwenden Sie ein Korrekturlesetool

Wussten Sie, dass es kostenlose Plug-Ins gibt, die Ihre Grammatik und Zeichensetzung überprüfen können, während Sie in Ihrem Browser oder E-Mail-Programm tippen? Grammarly ist am beliebtesten und seine kostenlose Version ist ein echtes Arbeitstier. Es ist wie eine erweiterte Version der Rechtschreibprüfung, die alle Arten von Problemen mit Wörtern und Zeichensetzung kennzeichnet.

Verwenden Sie es selbst und empfehlen Sie es Ihrem Team, damit Ihre gesamte schriftliche Kommunikation professionell und ausgefeilt erscheint.

4. Überprüfen Sie Themen und Schlagzeilen

Fehler in Betreffzeilen sind das Letzte, was Ihnen beim Korrekturlesen auffällt – aber sie sind das Erste, was die Leser sehen werden. Achten Sie darauf, Ihre Betreffzeilen einen zweiten Blick zu geben.

Wenn Sie das E-Mail-Marketing-Tool von Constant Contact verwenden, um professionelle Newsletter und Kampagnen zu gestalten, gilt dieser Ratschlag auch für Schlagzeilen und Themenüberschriften. Wahrscheinlich übersehen Sie Fehler in Schlagzeilen, Kunden jedoch nicht.

5. Überprüfen Sie Namen und Pronomen

Eine weitere leicht zu übersehende Stelle ist der Name des Adressaten. Viele Menschen haben eine starke Abneigung dagegen, ihren Namen falsch geschrieben zu sehen. Dies kann ein Deal-Breaker sein, also verlassen Sie sich nicht auf Ihr Gedächtnis – überprüfen Sie es mit Ihrer Quelle, um sicherzustellen, dass Sie den Namen des Empfängers richtig geschrieben haben. Wenn Sie eine Serienbrieffunktion verwenden, ist es wichtig sicherzustellen, dass Ihre Datenbank keine Fehler in den Namen Ihrer Kontakte enthält.

Seien Sie vorsichtig mit Ihren Annahmen über Pronomen. Die Verwendung moderner Pronomen kann flexibel sein. Viele Menschen geben heutzutage ihre bevorzugten Pronomen in ihren E-Mail-Signaturzeilen an, sodass Sie leicht feststellen können, ob Sie mit einer Sie/Sie, einem Sie/Sie oder einem Er/Er sprechen. Wenn jemand seine Vorlieben für Pronomen klar zum Ausdruck gebracht hat, ist es ratsam, sie zu ehren.

6. Lesen Sie laut vor

Um zu überprüfen, ob Ihre Botschaft klar ist und einen reibungslosen Ideenfluss hat, lesen Sie sie laut vor. Unklarheiten oder Unklarheiten werden Ihnen sofort auffallen.

Ihr Computer kann Ihre Nachricht möglicherweise vorlesen – suchen Sie im Menü „Bearbeiten“ der App, die Sie verwenden, nach einem „Sprachbefehl“. Wenn Ihre App über eine Sprachfunktion verfügt, markieren Sie den Text, den Sie hören möchten, und wählen Sie „Sprechen beginnen“. Schauen Sie während des Lesens vom Bildschirm weg und prüfen Sie, ob Ihre Interpunktions- und Sprachauswahl den Computer zum richtigen Ton führt.

7. Überprüfen Sie Links und Anhänge

Die meisten Leute mussten Follow-up-Nachrichten senden, in denen stand: „Ups, ich wollte dieses Dokument an diese letzte E-Mail anhängen“ oder „Entschuldigung, dieser Link hat nicht funktioniert – hier ist der richtige.“

Das sind leicht zu machende Fehler – aber sie sind auch leicht zu vermeiden, wenn Sie sich die Zeit zum Korrekturlesen nehmen. Überprüfen Sie manuell jeden Link in Ihrer E-Mail, um sicherzustellen, dass er funktioniert, und vergewissern Sie sich vor dem Senden, dass alles, was Sie anhängen wollten, vorhanden ist.

8. Fakten und Daten überprüfen

Ein weiterer häufiger Fehler besteht darin, Zahlen in Ihrer E-Mail zu verwechseln. Beispielsweise können Sie keine Zeitzone angeben, vergessen, einen Betrag von Euro in Dollar umzurechnen, oder versehentlich eine nicht vorhandene Tag/Datum-Kombination angeben, z. B. „Freitag, 2. Juni“, wenn der 2. Juni tatsächlich fällt ein Donnerstag.

Dies sind leicht zu machende Fehler, aber die daraus resultierende Verwirrung kann viel Zeit in Anspruch nehmen, um sie aufzuklären. Wenn Sie wiederholt falsche Informationen übermitteln, kann dies das Vertrauen der Menschen in Sie als zuverlässige Informationsquelle beschädigen.

Es dauert nur einen Moment, um die Zahlen und Daten in Ihrer E-Mail schnell zu überfliegen.

9. Überprüfen Sie Ihren Ton

Ton kann schwierig sein. Was sich für den einen professionell anhört, kann sich für den anderen knapp und abrupt anfühlen, während eine als herzlich und freundlich gedachte Botschaft auf den Leser falsch oder sogar sarkastisch wirken kann. Diese Unterschiede sind sowohl kultureller als auch individueller Natur – und wenn Sie bereits Reibereien mit dem Empfänger haben, ist er möglicherweise nicht geneigt, Ihnen im Zweifelsfall zu helfen.

Wenn Sie keinen Smalltalk in Ihre Nachricht aufgenommen haben, fügen Sie ein oder zwei Sätze hinzu. Beginnen und schließen Sie Ihre Nachricht mit angenehmen Formalitäten, die sich eher auf Ihren Leser als auf Sie selbst konzentrieren, wie „Ich hoffe, Ihrer Familie geht es gut“ oder „Viel Glück mit dieser Präsentation nächste Woche“.

10. Vereinfachen

Bei einer guten Bearbeitung geht es darum, Dinge wegzunehmen – wie zusätzliche Wörter oder unnötige Sätze – anstatt etwas hinzuzufügen. Suchen Sie beim Korrekturlesen nach Möglichkeiten, Ihre Botschaft zu vereinfachen und zu verkürzen.

Kürzer ist immer besser, wenn es um E-Mails geht. Die meisten Nachrichten können verbessert werden, indem die Wortzahl halbiert wird. Die Leute sind beschäftigt und ignorieren einfach Nachrichten, die sie als zu lang empfinden. Der beste Weg, Menschen zu zeigen, dass du sie respektierst, ist, ihre Zeit und Aufmerksamkeit zu respektieren.

Ersetzen Sie komplizierte Wörter durch einfache. Kürze lange Sätze. Brechen Sie lange Absätze auseinander. Verwenden Sie für E-Mails am besten Absätze mit jeweils nicht mehr als 100 Wörtern.

Ein-Satz-Absätze können mächtig sein.

11. Holen Sie sich Unterstützung

Bitten Sie um Hilfe, wenn Sie eine sehr wichtige E-Mail schreiben – wie ein Verkaufsgespräch mit einem potenziellen Kunden, eine heikle Verhandlung mit einem Anbieter oder eine Willkommensnachricht, die Sie monatelang an jeden neuen Abonnenten senden werden.

Eine zweite Person kann Dinge in Ihrem Schreiben sehen, die Sie nie sehen werden, weil Sie Ihre Worte immer so lesen, wie Sie es beabsichtigt haben. Wenn es eine Möglichkeit gibt, Ihre Nachricht oder Ihren Ton falsch zu interpretieren, kann ein zweiter Leser dies erkennen.

Lassen Sie E-Mail für sich arbeiten

Das Versenden professioneller E-Mails ist mit den Vorlagen und Tools von Constant Contact ganz einfach. Wenn Sie diese Tipps zum Korrekturlesen von E-Mails befolgen, stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen immer elegant und makellos aussieht.