Einkaufsmanagement: Eine Anleitung mit Best Practices

Das Einkaufsmanagement ist entscheidend, um eine Organisation gut beliefert zu halten. Von Bestellungen bis zur Bestandsverwaltung muss es einen Prozess geben, um die Teams mit den erforderlichen Materialien auszustatten.

Wie verwalten Sie die Bestellabwicklung? Werfen wir einen Blick auf die Vor- und Nachteile einer Beschaffungsabteilung und einige Best Practices, die beim Einkauf von Inventar zu befolgen sind.

Was ist Einkaufsmanagement?

Einkaufsmanagement ist der Prozess der Beschaffung von Artikeln von externen Lieferanten. Es ist die Verwaltung des Einkaufs, des Empfangs, der Überprüfung und der Genehmigung von Bestellungen. Das Einkaufsmanagement umfasst auch die Verwaltung der Beziehung zum Lieferanten.

Der Beziehungsteil des Einkaufsmanagements ist einer der wichtigsten Aspekte des Prozesses. Während jeder Schritt im Kaufprozess wichtig ist, treten ohne eine gute Arbeitsbeziehung Probleme auf. Je besser die Beziehung zwischen Unternehmen und Anbieter ist, desto reibungsloser verläuft der Einkauf.

Man muss Einkaufsmanagement als mehr betrachten als nur den Kauf von Waren und Dienstleistungen. Der Kaufprozess umfasste die Recherche von Materialien und Bezugsquellen, die Sicherstellung der pünktlichen Lieferung, deren Qualitätsprüfung sowie eine gründliche Bestandsverwaltung und Buchhaltung.

ProjectManager ist eine Cloud-basierte Arbeitsverwaltungssoftware, mit der Sie Ihre Einkäufe in mehreren Ansichten wie Tafeln, Listen und Gantt-Diagrammen verwalten und Ihre Einkäufe in Echtzeit verfolgen können. Ein Live-Dashboard erfasst mehrere Metriken wie Zeit und Kosten und berechnet die Daten automatisch, um Sie bei der Überwachung Ihrer Beschaffung zu unterstützen. Probieren Sie ProjectManager noch heute aus!

Vorteile des Einkaufsmanagements

Geld ist das Endergebnis, und wenn diese Aspekte des Einkaufsmanagements nicht beachtet werden, wirkt sich dies negativ auf das Endergebnis eines Unternehmens aus. Das Einkaufsmanagement hilft Ihnen beim Beschaffungsmanagement, indem es Dokumentationen zusammenstellt, aus denen hervorgeht, dass Ihre Gewinne höher sind als Ihre Ausgaben.

• Niedrigere Kosten: Niedrigere Kosten sind der größte Vorteil, den ein Unternehmen aus dem Einkaufsmanagement ziehen kann. Dazu gehört, dass Sie Ihre Einkaufsabteilung effizienter betreiben, indem Sie die besten Preise und Konditionen erhalten. Die Einkaufsabteilung kann auch Garantien und Rabatte nutzen, die sonst durch das Raster fallen könnten.
• Reduziertes Risiko: Das Einkaufsmanagement kann das Risiko reduzieren und Ihre Lieferkette sicher halten. Risiken werden mit Lieferanten geteilt, und Sie könnten Risiken möglicherweise auf Lieferanten übertragen, die damit umgehen können. Die Einkaufsabteilung kann auch Schlüsselvorräte identifizieren und die Sicherheit der Lieferkette gewährleisten.
• Software: Technologie kann Ihr Einkaufsmanagement weiter verbessern, indem Software verwendet wird, die Probleme in der Lieferkette identifiziert und die Effizienz steigert.
• Supply Chain Management: Die Lieferkette ist der Fluss von Waren und Dienstleistungen. Supply-Chain-Management hilft Unternehmen, ihre Aktivitäten auf der Angebotsseite zu rationalisieren, um den Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bieten. Dadurch können sie sich einen Wettbewerbsvorteil auf dem Markt verschaffen, was zu einem rentableren Geschäft führt.
• Bestandsverwaltung: Bei der Bestandsverwaltung geht es um die Kontrolle und Überwachung der Einkäufe eines Unternehmens. Die Einkaufsverwaltung hilft Ihnen, Genehmigungen anzupassen, um den Lagerbestand zu verbessern, indem die Prozesse der Bestandskontrolle optimiert werden. Dies führt zu mehr Effizienz und geringeren Kosten. Die Kanban-Bestandsverwaltung ist eine Möglichkeit, dies in den Griff zu bekommen.
• Supplier Relationship Management (SRM): Beziehungen sind der Schlüssel zum Einkaufsmanagement. Es ist eine Möglichkeit, Vorteile sowohl für das Unternehmen als auch für die Lieferanten zu finden. Wenn Lieferanten mit Unternehmen zusammenarbeiten und in langfristige Beziehungen investieren, gehen beide als Gewinner hervor. Daher ist die Verwaltung dieser Beziehungen von entscheidender Bedeutung. Einkaufsmanagementsysteme verbessern die Lieferantenbeziehungen, indem sie Ihr Unternehmen verfolgen und mit Bestandsdaten in Echtzeit verbinden.
• Qualitätsmanagement: Auch die Qualität profitiert davon, indem sie Zielleistungsniveaus für die Qualität festlegt und diese verfolgt, um sicherzustellen, dass sie erreicht werden. Metriken wie Haltbarkeit und Pünktlichkeit der Lieferung können die Gesamtqualität der Produkte verbessern.

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Schritte des Kaufzyklus

Während des gesamten Einkaufszyklus werden Unternehmen Bedarfsermittlungen vornehmen, Lieferanten recherchieren, Wertanalysen durchführen, einen Überprüfungsprozess durchführen, die Bestellung überwachen und bewerten und vieles mehr.

Die sieben Schritte des Kaufprozesses beinhalten die folgenden.

1. Erstellen Sie eine Bestellanforderung

Die Bestellanforderung ist ein internes Dokument, das zum Einkauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet wird. Die Bestellanforderung kann für den Geschäftsbetrieb oder die Fertigung sein. Die Bestellanforderung enthält Name und Abteilung des Bestellers, Datum der Anfrage, angeforderte Produkte oder Dienstleistungen, Artikelbezeichnung, Menge und Preis.

2. Budgetgenehmigung

Das Budget ist das zugewiesene Geld, das zum Kauf von Waren oder Dienstleistungen verwendet wird. Das Budget stellt sicher, dass genügend Geld für den Artikel vorgesehen ist. Wenn ein Budget für den Kauf ermittelt wurde, muss es den Managern vorgelegt werden, die befugt sind, den Kauf zu genehmigen.

3. Erstellen Sie eine RFP

Die Angebotsanfrage beschreibt die Arbeit und erbittet Angebote von Lieferanten für Waren oder Dienstleistungen im Zusammenhang mit dem Angebot. Nicht alle Einkaufsmanagementprozesse beinhalten eine Ausschreibung, aber sie sind eine gute Möglichkeit, die Beziehung zu den Lieferanten zu standardisieren und den besten Preis für die höchste Qualität zu erzielen.

4. Lieferantenauswahl

Nachdem Sie die RFPs zurückerhalten haben, müssen Sie einen Lieferanten auswählen. Eine Scorecard für die Lieferantenauswahl kann Ihnen dabei helfen, Ihre Auswahl zu treffen, indem Sie die Merkmale, die strategische Ausrichtung, die Geschäftsrichtlinien und alle Einschränkungen, mit denen Sie arbeiten oder nicht arbeiten, detailliert beschreiben. Sobald Sie einen geeigneten Lieferanten gefunden haben, der Ihre Ausschreibung mit Kosten, Zeit und Qualität beantwortet, die Ihren Kriterien entsprechen, können Sie verhandeln, was zum nächsten Schritt führt.

5. Erstellen Sie eine Bestellung

Sobald Sie einen Lieferanten haben, der Ihren Bedingungen zustimmt, ist es an der Zeit, eine Bestellung (PO) zu erstellen. Die Bestellung ist ein verbindliches Dokument des Käufers für den Verkäufer. Der Unterschied zwischen einer Bestellung und einer Bestellanforderung besteht darin, dass letztere ein Vertrag ist. Das Unternehmen verpflichtet sich, wie in der Bestellung beschrieben, einen Kauf bei dem Lieferanten zu tätigen. Die Bestellung wird vom Unternehmen vor dem Kauf erstellt, legt dar, was benötigt wird, und enthält vorgeschlagene Zahlungsdetails.

6. Rechnungsgenehmigung

Nachdem Sie die Bestellung überprüft haben, um sicherzustellen, dass sie mit Ihrer RFP und allen anderen kaufbezogenen Dokumenten wie Kaufanfragen, Quittungen usw. übereinstimmt, und Ausnahmen definiert haben, um sicherzustellen, dass keine wichtigen Informationen fehlen, können Sie die Bestellung zu verwalten, um alle erforderlichen Genehmigungen zu erhalten.

7. Vertragsgenehmigung

Ein Vertrag mit einem Lieferanten kann langfristig oder für eine festgelegte Anzahl von Lieferungen abgeschlossen werden. In jedem Fall müssen Sie den Vertrag überprüfen und sicherstellen, dass alle Parteien mit den Bedingungen einverstanden sind. Es ist am besten, einen standardisierten Vertrag zu haben, um diesen Prozess zu rationalisieren. Lesen Sie vor der Genehmigung sorgfältig nach, da dies nach der Unterzeichnung ein rechtsverbindliches Dokument ist.

Einkaufsstrategien und Best Practices

Eine Einkaufsstrategie hilft Ihnen, effektivere Kaufentscheidungen zu treffen und qualitativ hochwertige Waren pünktlich zu für beide Seiten akzeptablen Bedingungen zu liefern. Es gibt eine Reihe von Einkaufsstrategien, die Unternehmen anwenden können, um diese Vorteile zu nutzen.

Eine davon ist die Single-Source-Beschaffung, d. h. ein Unternehmen übernimmt nur eine Bezugsquelle für die Beschaffung. Dies erfordert einen Anbieter mit exzellentem Service, der sich der Beziehung verschrieben hat. Meistens finden Sie diese Art von Strategie beim Kauf von Büromaterial.

Ein Einkaufszyklus ist, wenn ein Unternehmen bei einer Gruppe regelmäßiger Lieferanten bestellt, aber größere Ad-hoc-Einkäufe auslagert. Beschaffungsauktionen werden in kurzfristigen Projekten eingesetzt, um den besten Preis zu erzielen. Wenn Sie jedoch mit Lieferanten zu tun haben, gibt es mehrere Kernstrategien, die für alle Best Practices der Beschaffung gelten.

Schließlich können Sie mit Lieferanten zusammenarbeiten, die Ihnen die besten Bedingungen und Preise bieten, und eine starke Beziehung aufbauen. Total-Quality-Methoden (TQM) verlangen von den Anbietern eine immer bessere Qualität. Aber egal, wofür Sie sich entscheiden, ein Risikomanagementprogramm sollte beim Umgang mit jeder Lieferkette angewendet werden.

Wie ProjectManager beim Einkaufsmanagement hilft

ProjectManager ist eine Software, die dabei hilft, Arbeitsverwaltungsprozesse zu rationalisieren und gleichzeitig hybride Teams zu verbinden, unabhängig davon, wo sie sich befinden oder welche Fähigkeiten sie haben. Käufer können ihren Lagerbestand überwachen und sich im Tool mit Lieferanten verbinden, um Kauf- und Rechnungsdokumente auszutauschen. Benachrichtigungen können eingerichtet werden, um alle auf dem Laufenden zu halten und kostspielige Verzögerungen zu vermeiden.

Schaffen Sie Transparenz in der Produktion mit Kanban Boards

Verschaffen Sie sich Transparenz in Ihrer Fertigung, um sicherzustellen, dass Ihre Teams über alle Ressourcen verfügen, die sie benötigen, um mit Kanban-Tafeln ausgelastet zu bleiben. Dieses visuelle Workflow-Tool ermöglicht Managern einen Einblick in den Herstellungsprozess, sodass sie sehen können, wann der Lagerbestand niedrig ist, und mehr Material von ihren Lieferanten anfordern können.

Erstellen Sie Berichte in Sekunden

Für einen tieferen Einblick in den Prozess gibt es One-Click-Reporting. Erhalten Sie Berichte zu Arbeitszeittabellen, Status, Zeit, Kosten und vielem mehr. Diese Berichte können mit Anbietern geteilt werden, um sie auf dem Laufenden zu halten und bessere Beziehungen aufzubauen. Alle Berichte können gefiltert werden, um sich nur auf die Daten zu konzentrieren, die Sie verfolgen möchten.

Speichern Sie unbegrenzt Dateien an einem Ort

ProjectManager verfügt über unbegrenzten Dateispeicher, der ein zentraler Knotenpunkt für alle Ihre Einkaufsdokumente sein kann. Die Sicherheit kann so eingestellt werden, dass Anbieter nur auf die Teile der Software zugreifen können, die für ihre Arbeit kritisch sind, während der Rest Ihrer sensiblen Daten geschützt und sicher ist.

ProjectManager ist eine preisgekrönte Software, die den Einkauf für Hersteller und alle Unternehmen, die mit externen Anbietern zusammenarbeiten, rationalisiert. Organisieren Sie Ihre Arbeit, verbinden Sie Teams und schaffen Sie eine einzige Quelle der Wahrheit, um sicherzustellen, dass alle immer an den aktuellsten Informationen arbeiten. Probieren Sie ProjectManager noch heute kostenlos aus!