Bestellungen und der Bestellprozess erklärt

Ein Großteil Ihres Projekts wird intern durchgeführt, aber Sie werden wahrscheinlich auch Verträge mit Lieferanten und anderen abschließen, um benötigte Materialien oder Dienstleistungen zu liefern. Wie stellen Sie sicher, dass die Ware der von Ihnen benötigten Art, der vereinbarten Menge und dem Preis entspricht, der Ihren finanziellen Möglichkeiten entspricht?

Diese Parameter werden alle durch eine Bestellung vereinbart. Auf diese Weise können Sie eine Vereinbarung über die im Projekt erforderlichen externen Dienstleistungen treffen, um sicherzustellen, dass Sie sie in Ihren Projektplan einplanen können.

Was ist eine Bestellung?

Eine Bestellung (PO) ist ein rechtsverbindlicher Vertrag zwischen einem Käufer und einem Verkäufer, in dem detailliert beschrieben wird, was der Käufer wünscht und was der Verkäufer zu liefern bereit ist. Zu diesen Angaben gehören Preis, Menge, Liefertermin und Zahlungsbedingungen.

Bestellungen enthalten auch eine Bestellverfolgungsnummer. Je nachdem, welche Art von System Sie verwenden, ist dies für die Nachverfolgung des Kaufs von entscheidender Bedeutung – von der Platzierung bis zur Lieferung und Bezahlung.

Bestellungen haben ihren Ursprung in Papierform und werden in vielen Branchen immer noch so verwendet. Als Unternehmen jedoch zu Computern migrierten, folgte die PO diesem Beispiel. Es gibt Systeme, die den Kaufprozess rationalisieren, um den Bestand und die Zahlung zu verfolgen.

Wer erstellt eine Bestellung?

Größere Unternehmen haben möglicherweise eine Einkaufsabteilung, die sich der Überwachung von Bestellungen widmet. Kleinere Unternehmen verlassen sich möglicherweise auf Betriebsleiter, Finanzleiter, Büroleiter oder sogar Geschäftsinhaber, um die Bestellung zu erstellen.

Bestimmte Teams können bestimmte Personen ernennen, um Bestellungen zu erstellen. Zum Beispiel können Softwareunternehmen Büroleiter ernennen, um Bestellungen zu erstellen, während eine Finanzgesellschaft Finanzmanager ernennen kann, um Bestellungen zu erstellen. Wie ein Unternehmen seinen Einkaufsprozess einrichtet, bestimmt, wer Bestellungen erstellt.

Wer genehmigt Bestellungen?

Wer Bestellungen genehmigt, hängt von dem Prozess ab, der in einem bestimmten Unternehmen vorhanden ist. Größere Unternehmen haben möglicherweise Einkaufsprozesse konkretisiert, die aus Genehmigungen bestehen, die von bestimmten Standorten und Abteilungen stammen. Beispielsweise kann sich ein Softwareunternehmen sowohl an die Direktoren als auch an die Chief Financial Officers (CFOs) wenden, um Bestellungen zu genehmigen.

Kleinere Unternehmen können sich entweder an den CFO oder den CEO wenden, um eine Bestellung zu genehmigen, was den Prozess in einigen Fällen verlangsamen kann.

Warum eine Bestellung verwenden?

Die Bestellung macht genau klar, was ein Käufer von einem Verkäufer will. Es hilft, Verwirrung darüber zu vermeiden, was ein Käufer will, wie viel davon, was die Kosten sein werden, wann und wohin es geliefert wird und so weiter. Die Bestellung dient sowohl dem Schutz des Käufers als auch des Verkäufers. Wenn beispielsweise ein Käufer nicht wie in der Bestellung vereinbart zahlt oder der Verkäufer die Einzelheiten der Bestellung nicht erfüllt, kann er rechtliche Schritte einleiten, um sein Geld, seine Waren oder eine finanzielle Entschädigung zu erhalten.

Natürlich ist eine Klage nicht das, was jeder Projektmanager will. Daher fungiert die Bestellung als Rechtsdokument, um solche Meinungsverschiedenheiten zu vermeiden, indem eine klare Kommunikation zwischen beiden Parteien geschaffen wird. Es stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten der Beschaffung von Gütern oder Dienstleistungen zustimmen.

Praktisch gesehen hilft eine Bestellung einfach, eine Bestellung zu verfolgen, was wichtig ist, wenn sich Projekte ändern und Ressourcen neu zugewiesen werden müssen, um diese Änderungen widerzuspiegeln.

Elemente einer Bestellung

Eine Bestellung variiert im Detail, aber alle haben die folgenden Elemente gemeinsam:

• Eine Bestellnummer, um die Bestellung zu identifizieren und zu verfolgen
• Ein Bestelldatum, das erfasst werden soll, wenn die Bestellung vereinbart wurde
• Anbieterinformationen, einschließlich des Namens des Anbieters und seines Kontakts
• Kontaktinformationen des Käufers
• Ein Liefertermin für die Fälligkeit der Waren oder Dienstleistungen
• Versandart, wenn die Ware an eine Baustelle versendet wird
• Alle Anforderungen für den Versand
• Artikel, die in der Bestellung enthalten sind
• Die Kosten für jeden Artikel
• Die Gesamtkosten der gesamten Sendung
• Steuern für alle gekauften Artikel
• Fälligkeitsdatum
• Zahlungsbedingungen

Ihr Unternehmen benötigt möglicherweise weitere Details, was in Ordnung ist, aber wenn Sie mindestens die oben genannten Informationen in Ihrer Bestellung haben, sind der Eigentümer und der Verkäufer vertraglich geschützt. Um alle Parteien rechtlich zu schützen, ist es daher entscheidend, dass alle Details der Transaktion klar angegeben und vereinbart werden.

Ein Bestellbeispiel

Werfen wir einen Blick auf ein theoretisches Bestellbeispiel, um einen Eindruck davon zu bekommen, wie dieser Prozess funktioniert. Dazu verwenden wir die Bestellvorlage von ProjectManager.com, die Sie hier kostenlos herunterladen können. Stellen Sie sich einen Baujob vor, bei dem Acme Construction feststellt, dass sie mehr Spanplatten benötigen.

Sie setzen sich mit ihrem Lieferanten, Joe's Lumber, in Verbindung und besprechen die Bestellung am Telefon. Acme kommt zu einer Einigung über Preis und Lieferung und erstellt eine Bestellung. Sie enthalten ihren Firmennamen und Kontaktinformationen, erstellen eine Bestellnummer, ein Datum und eine Lieferanten-ID für Joe's.

Kontaktdaten des Anbieters

Der nächste Teil der Bestellung sind die Kontaktinformationen für den Verkäufer oder die Person, bei der Acme den Kauf tätigt. Anschließend erfolgt der Versand der Ware, in diesem Fall die Baustelle. Der genehmigte Liefertermin wird vermerkt und die Versandart, die in diesem Fall per LKW erfolgt.

Zahlungsdetails

Was folgt, sind Details zur Zahlung, wann sie fällig ist und ob es irgendwelche Bedingungen gibt. Die Zahlung ist in diesem Fall bei Lieferung fällig und erst nachdem der in den Versandinformationen genannte Ansprechpartner das Holz begutachtet und freigegeben hat.

Positionsinformationen

Es gibt eine Liste der Waren, die den Artikel zeigt, ihn beschreibt, die Menge, den Stückpreis angibt und dann eine Zeilensumme. Für diese Bestellung gibt es nur eine Position, es können aber mehrere sein. Wie viele es auch immer sind, sie werden zusammengezählt, nachdem die Steuern für den Kauf hinzugefügt wurden.

Zusätzliche Information

Es gibt ein Feld, in dem zusätzliche Informationen hinzugefügt werden können. Dies kann beispielsweise sein, wie Sie die Baustelle erreichen, wie die Ware verpackt werden muss usw. Für diesen Auftrag sind keine zusätzlichen Informationen erforderlich, und das Feld kann leer gelassen werden.

Unterschrift

Schließlich gibt es einen Platz für die Unterschrift des Verkäufers und das Datum, an dem die Bestellung unterzeichnet wurde. Nach der Unterzeichnung wird dies zu einem rechtsverbindlichen Vertrag.

Bestellprozess

Der Bestellprozess umfasst das Schreiben bis zur Lieferung. Der PO-Prozess gliedert sich in die folgenden Schritte.

1. Schöpfung

Sobald eine Bestellanforderung erstellt wurde, wird die Bestellung generiert, normalerweise vom Beschaffungsteam oder einem Administrator des Projekts.

2. Genehmigung

Stimmen alle Beteiligten den Artikel-, Mengen-, Preis- und Lieferbedingungen zu, wird das Dokument durch die Unterschrift des den Bedingungen zustimmenden Lieferanten genehmigt.

3. Versand

Die Bestellung wird über den akzeptierten Kanal an den Lieferanten gesendet. Dies kann persönlich, auf Papier, per Fax oder E-Mail usw. erfolgen.

4. Lieferung

Der Lieferant liefert die in der Bestellung aufgeführten Waren. Diese Waren werden geprüft und genehmigt, wenn die Qualität akzeptabel ist, z. B. keine Mängel oder fehlende Teile. Dies wird normalerweise von einem Administrator oder Beschaffungsmanager auf der Baustelle durchgeführt.

5. Schließung

Wenn mit der Bestellung alles in Ordnung ist, wird eine Genehmigungsrechnung zur Zahlungsabwicklung an die Finanzierung gesendet. Nach der Zahlung wird die Bestellung geschlossen.

Bestellung vs. Rechnung

Sie haben vielleicht gehört, dass Bestellungen und Rechnungen synonym verwendet werden, aber es ist wichtig, zwischen den beiden zu unterscheiden. Bestellungen beschreiben die Waren und Dienstleistungen, an deren Kauf ein Käufer interessiert ist, und sie enthalten Details wie Kaufdatum, Käuferdetails, Bestellinformationen, Lieferinformationen, Zahlungsbedingungen und eine Bestellnummer. Einkäufer senden Bestellungen an Lieferanten, um den Einkaufsprozess zu verfolgen.

Rechnungen hingegen fungieren als Zahlungsaufforderung, die der Verkäufer an den Käufer sendet, sobald die Bestellung ausgeführt ist. Neben der Auflistung der gelieferten Waren und Dienstleistungen wird auch angegeben, wie viel Geld geschuldet wird. Rechnungen enthalten in der Regel eine Identifikationsnummer, Lieferanteninformationen, Zahlungsdetails und den fälligen Betrag.

Wenn Sie versuchen, Bestellungen von Rechnungen zu unterscheiden, denken Sie an diese Hauptunterschiede:

• Einkäufer senden Bestellungen an Lieferanten, um den Einkaufsprozess zu überwachen und zu steuern
• Verkäufer senden Rechnungen als offizielle Zahlungsaufforderung an Käufer, sobald die Bestellung ausgeführt wurde

Sowohl Bestellungen als auch Rechnungen sind wichtige Dokumente, die die Details der gekauften Artikel enthalten.

Wie ProjectManager.com beim Bestellvorgang helfen kann

ProjectManager.com ist ein preisgekröntes Projektmanagement-Tool, das die Arbeit effizienter organisiert. Wenn Sie unsere Software zur Rationalisierung Ihres Bestellprozesses verwenden, können Sie Ihre Bestellungen einfacher erstellen, verfolgen und abschließen, sodass Sie sich nicht von der Verwaltung des Projekts ablenken lassen müssen.

Eine unserer Projektansichten ist das Kanban-Board, das den Arbeitsablauf visualisiert. Das Board besteht aus einer Reihe von Spalten mit darunter gestapelten Karten, die per Drag & Drop von einer Spalte zur nächsten gezogen werden können, während sie sich durch den Bestellprozess bewegen.

Sobald Sie einen Beschaffungsbedarf haben, können Sie die anpassbaren Spalten verwenden, um Ihren fünfstufigen Bestellprozess zu skizzieren. Erstellen Sie eine Karte, um die Bestellung darzustellen. Befestigen Sie die eigentliche Bestellung an der Karte und verschieben Sie sie nach Genehmigung, Lieferung und Abschluss über die Tafel.

Ihre Beschaffung kann auf einen Blick verfolgt werden, um sicherzustellen, dass sie pünktlich geliefert wird, indem Sie ein Fälligkeitsdatum auf der Karte erstellen. Fügen Sie Tags hinzu, um es einer Abteilung oder einem Projekt zuzuordnen, und erleichtern Sie es, es in einer Suche zu finden. Sie können die Karte sogar Ihrem Einkaufsmanager zuweisen und kommentieren, um die Kommunikationswege offen zu halten.

ProjectManager.com ist ein preisgekröntes Tool, das Ihnen hilft, organisiert zu bleiben, um die Produktivität zu steigern. Es kann Ihren Einkauf verwalten, planen, überwachen und über Projekte berichten. Schließen Sie sich Organisationen wie der NASA an, die unser Tool bereits nutzen, um erfolgreiche Projekte durchzuführen. Probieren Sie dieses kostenlose 30-Tage-Testangebot noch heute aus.